Seminář pro příjemce/žadatele k výzvám 14, 15 a 16 oblast intervence 1.1 IOP Seminář pro příjemce/žadatele k výzvám 14, 15 a 16 oblast intervence 1.1 IOP Hotel Holiday Inn, Na Pankráci 15, Praha června 2013

Osnova prezentace  Novinky v Integrovaném operačním programu, o.i. 1.1  Základní informace  Nejčastěji řešené otázky  Změny v projektech  Rizikové oblasti projektů  Podmínky a sankce  Úspory v projektech  Dokumentace k veřejným zakázkám, kontroly, monitoring  Nejčastější chyby v MZ a ŽoP  Udržitelnost  Dotazy, diskuze

Novinky v Integrovaném operačním programu  stav čerpání v IOP (porovnání s ostatními OP)  spící a rizikové projekty, mimořádná opatření ZS a ŘO IOP – pracovní týmy (task-force projektu, od srpna 2012), důraz na etapizaci, včasné čerpání, atp.

Novinky v oblasti intervence 1.1 IOP  Výzva č. 16 (otevřena do ) - Strategické projekty Smart Administration  Výzva č. 17 (plán vyhlášení červenec 2013)  chystaná změna v systému vydávání řídicích dokumentů vč. Podmínek (předpoklad schválení ŘO IOP – červenec 2013) - sladění s Operačním manuálem IOP - změna typů právních aktů - odstupňované sankce za porušení Podmínek (nově jako součást textu Podmínek, nikoliv samostatná příloha PPŽP)

Základní informace  na koho se na OSF obracet:  od podání projektové žádosti do vydání právního aktu → projektový manažer oddělení hodnocení  od vydání právního aktu → projektový a finanční manažer oddělení realizace IOP  co je nutné prostudovat a znát:  Výzva a Příručka pro žadatele a příjemce k dané výzvě  Podmínky právního aktu (dle typu příjemce)  Metodika způsobilých výdajů a Pravidla způsobilých výdajů (nutno porovnat s textem výzvy, resp. PPŽP)  Zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách + Závazné postupy pro zadávání zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU, nespadajících pod aplikaci zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách v programovém období  Pravidla pro provádění informačních a propagačních opatření

Základní informace  co příjemce čeká v době realizace:  Status report (měsíční přehled o aktivitách realizovaných v projektu)  schůzky pracovního týmu (1x měsíčně s PM a FM)  změny a jejich oznamování  plnění publicitních opatření  předkládání dokumentací a poskytování informací k VŘ  poskytování informací k případným kontrolám a auditům (součinnost)

Příjem projektu Vystavení potvrzení o přijetí žádosti Posouzení přijatelnosti projektu Kontrola formálních náležitostí Věcné hodnocení externích hodnotitelů Ex-ante analýza rizik Ex-ante kontrola Posouzení projektů výběrovou komisí, schválení ředitelem OSF Oznámení žadatelům Registrační list, Podpis Podmínek Kontrola vystaveného RL a Podmínek ze strany OSF Stanovení výdajů na financování akce OSS/Dopis ředitele OSF Pokud budou v tomto kroku zjištěny nedostatky, bude žadatel požádán o doplnění. Hodnotící proces projektu

Změny v projektech  hlásit změny v projektech před samotnou realizací změny (v případě neočekávaných změn hlásit OSF neprodleně)  pro oznamování změny vždy použít stanovený formulář (příloha PPŽP)  vždy změnu věcně zdůvodnit (objektivní důvody)  změnami v projektu nelze přidávat či rozšiřovat aktivity, cíle a výstupy uvedené v projektové žádosti (v případě podání takové změny musí dojít k opětovnému hodnotícímu procesu vč. výběrové komise a schválení)  plánované změny doporučujeme konzultovat s OSF

Změny v projektech  výše sankce za včasné neoznámení změny v projektu = % z částky nejbližší následné ŽoP  na co se zapomíná nejčastěji:  převod nevyčerpaných finančních prostředků mezi etapami nebo mezi kalendářními lety  včasná úprava etapizace v případě, kdy nedošlo k zrealizování výdajů dle plánovaného harmonogramu (před koncem etapy nutno podat OoZ) + úprava aktivit uváděných v etapě  personální zajištění projektu (změna kontaktní osoby, statutárního zástupce)  skutečné datum zahájení/ukončení VŘ  i změna termínů VŘ může mít vliv na plán čerpání! (pozor na změnu návaznosti čerpání v etapách)  přílohy nebo podrobnější údaje dle typu změn (vždy současný vs. plánovaný stav)

Rizikové oblasti projektů  nedostatečné personální zabezpečení projektu vzhledem k rozsahu plánovaných aktivit  neuvádění popisu personálního zajištění (konkrétní aktivity, které bude daný člen projektového týmu v projektu vykonávat v průběhu realizace/udržitelnosti, popis jeho konkrétních zkušeností)  nedostatek času v harmonogramu na realizaci konkrétních aktivit v etapách, případně na výběrová řízení  je nutné mít zajištěno financování aktivit z vlastních zdrojů tak, aby byla pokryta realizace projektu v období mezi podáním žádostí o platbu  nezajištěné financování z vlastních zdrojů na pokrytí udržitelnosti výstupů i pro období 5 let po ukončení realizace  nespecifikované částky v rozpočtu (obsah a rozsah, ne pouze souhrnná částka; + členění na etapy a roky)

Rizikové oblasti projektů  chybné zařazení nákladů (investiční neinvestiční; uznatelné/ neuznatelné)  neuvedení některých výdajů (publicita, administrace projektu…)  neprovázanost rozpočtu a klíčových aktivit  publicita projektu uváděna po celou dobu realizace, VŘ na publicitu termínově před ukončením projektu  nedodržení pravidel publicity na dokumentech týkajících se VŘ (např. zadávací dokumentace, protokoly…)  neuvedena všechna výběrová řízení, s nimiž projekt počítá (nutno uvést všechny zakázky, které budou řešeny dodavatelsky) POKUD SI NEJSTE JISTI POSTUPEM V URČITÉ OBLASTI, PODÍVEJTE SE DO PŘÍRUČKY PRO ŽADATELE A PŘÍJEMCE – POKUD NEPOMŮŽE PŘÍRUČKA, KONTAKTUJTE OSF.

Podmínky a sankce  při nedodržení ustanovení Podmínek právního aktu je dotace krácena dle popisu uvedeného v příloze PPŽP (Postup při porušení podmínek) - nejvyšší sankce (100 %)  nenaplnění účelu projektu  nedodržení zákazu dvojí podpory - procentuálně odstupňované sankce (od 1 % výše)  pochybení v zadávání veřejných zakázek (ZVZ a Závazné postupy)  ostatní povinnosti příjemce uvedené v Podmínkách  při potvrzení podezření na nesrovnalost a krácení finančních prostředků zasílá OSF informaci ŘO IOP a finančnímu úřadu

Úspory v projektech  rozdíl mezi předpokládanou hodnotou veřejné zakázky a skutečně vysoutěženou cenou  o využití úspor žádá příjemce prostřednictvím OoZ s odůvodněním nutnosti provedení změny (vč. podkladů pro posouzení dopadu do finančních plánů)  lze využít:  na dosud neuskutečněná VŘ nebo VŘ před proplacením plnění, kdy vysoutěžená částka je vyšší než předem odhadnutá cena  dorovnání změny výše DPH  nelze využít: !!!  navýšení osobních nákladů  publicita; poradenské služby  nové aktivity, které nebyly v projektu plánovány, rozšíření stávajících aktivit

Dokumentace k výběrovým řízením  předkládání dokumentace Ministerstvu financí (nutno zjistit u odboru příjemce, který vydává Registrační list akce a Stanovení výdajů na financování akce OSS): příklad MV:  projekty nad 200 mil. Kč → ZD před zveřejněním k VŘ nad 30 mil. Kč bez DPH + písemná zpráva o posouzení a hodnocení nabídek (zákon č. 218/2000 Sb., ve znění pozdějších předpisů)  informace do Vlády:  nadlimitní JŘBU a výjimka dle §18 ZVZ vč. odůvodnění použití (Usnesení Vlády ČR č. 246 z )

Dokumentace k výběrovým řízením  kontrola OSF probíhá ve třech fázích:  kontrola zadávací dokumentace – povinnost příjemce dodat ZD ke kontrole minimálně 10 PD před vyhlášením VZ (+ pozvání na jednání hodnotící komise, resp. komise pro otevírání obálek 7 kal. dní předem), písemné odůvodnění stanovení předpokládané hodnoty VZ  kontrola průběhu zadávacího řízení před podpisem smlouvy s vybraným uchazečem – povinnost příjemce dodat veškerou dokumentaci k VZ nad 500 tis. Kč. bez DPH před uzavřením smlouvy (platí od )  následná kontrola po podpisu smlouvy celé VZ – příjemce dodá k dříve doložené dokumentaci kopii podepsané smlouvy a čestné prohlášení k VŘ  k předané dokumentaci vždy předávací protokol vč. seznamu předávaných dokumentů (s uvedením počtu listů, bude na vyžádání zasláno ze strany PM OSF)  předkládat OSF dodatek ke smlouvě ihned po jeho uzavření (včetně odůvodnění nezbytnosti uzavírání dodatku)

Kontroly a audity  kontrola projektu ze strany OSF nemusí být poslední kontrola!  kontroly a audity jsou legislativně zakotveny (národní legislativa, evropská legislativa)  po ohlášení data zahájení kontroly/auditu informovat OSF ihned  mít dokumentaci v pořádku tak, aby ji bylo možno na vyžádání předat obratem  poskytovat kontrolním subjektům součinnost  kontroly a audity mohou být křížové (týkat se dodavatelů, partnerů)  předávat OSF bezodkladně kopie oznámení, usnesení, rozhodnutí ze všech kontrol a auditů (i předběžné, pro možnost součinnosti!) DOPORUČUJEME V PROJEKTECH ZACHOVÁVAT AUDITNÍ STOPU (věcné, konkrétní, relevantní informace o realizaci projektu)

Monitoring projektu  Status report  měsíční informace o průběhu realizace projektu  k poslednímu dni každého měsíce (vychází-li poslední den v měsíci na víkend, zasílá se poslední pracovní den v měsíci)  vždy včetně Soupisky faktur (scan nebo.xls)  zasílat vždy na PM + do kopie FM  schůzky pracovního týmu (task force)  každoměsíční setkání cca v polovině kalendářního měsíce (PM + FM OSF)  vzájemné předávání informací o realizaci a administraci projektu vč. případných konzultací k plánovaným změnám, přípravě HoP, MZ a ŽoP (lze zajistit účast metodika či právníka OSF – nutno oznámit předem)  informace v tištěném zápisu z jednání

Monitoring projektu  Hlášení o pokroku  navázáno na sledované období v délce 6 měsíců (počítáno od prvního dne měsíce následujícího po vydání prvotního právního aktu, podáváno do 5 pracovních dnů po skončení sledovaného období)  příjemce vyplňuje a finalizuje v IS BENEFIT7 + vč. příloh a zasílá tištěnou verzi dokumentace na OSF (obsáhlé přílohy lze na CD)  při pozdním odevzdání riziko sankcí v nejbližší následné ŽoP!  Monitorovací zpráva  navázána na etapizaci projektu + Žádost o platbu  předkládána vč. příloh do 20 pracovních dnů po ukončení etapy k níž se vztahuje  příjemce vyplňuje a finalizuje v IS BENEFIT7+ vč. příloh a zasílá tištěnou verzi dokumentace na OSF (obsáhlé přílohy lze na CD)  Při pozdním odevzdání riziko sankcí v související ŽoP!

Monitoring projektu  Závěrečné vyhodnocení akce  navázáno na ukončení realizace projektu  termín pro odevzdání do konce kalendářního roku, v němž je projekt ukončen (resp. je ukončeno financování projektu)  podává se tomu, kdo pro projekt vydává Stanovení výdajů na financování akce (+ OSF)  Hlášení o udržitelnosti  navázáno na ukončení realizace projektu (udržitelnost projektu = 5 let)  vyplňováno a odevzdáváno pouze v tištěné verzi (.doc) vč. případných příloh  první HoU – 10 měsíců po ukončení realizace projektu je příjemce ze strany OSF upozorněn na termín podání + 20 pracovních dnů na odevzdání; následující termíny pro odevzdání – vždy po 12 měsících od 1. termínu

Nejčastější chyby v MZ a ŽoP  povinnost předložit MZ/ŽoP vč. příloh do 20 PD po ukončení etapy (nečekat na poslední možný termín)  dokumenty nejsou sešity neoddělitelným způsobem, chybí přelepka, případně není přelepka orazítkována a podepsána (obdobně u příloh s více listy)  MZ nebo ŽoP není podepsána statutárním zástupcem/pověřenou osobou  nedodáno Čestné prohlášení  rozdílné finanční částky v MZ a ŽoP (případně i v přílohách)  Popis plnění finančního plánu/Popis realizace – nezahrnuty údaje z předchozích HoP × pouze zkopírováno bez doplnění aktuálnějších údajů

Nejčastější chyby v MZ a ŽoP  Výběrová řízení – bez předchozí oznámené změny měněna data, částky nebo formy VŘ; smazán a nahrazen popis VŘ (ztráta auditní stopy → nový text doplnit za stávající!)  Publicita – uváděná publicitní opatření se podstatným způsobem liší od publicity, kterou příjemce uváděl v projektové žádosti  Publicita – u zrealizovaného publicitního opatření chybí jeho doložení (výstupy – článek, prezentace.., fotodokumentace, vzorek předmětu, atp.)  Přílohy – nedodání všech relevantních příloh; u chybějících/nedodaných neuvedeno, proč jsou pro MZ a ŽoP nerelevantní; chybí popisy, co daná příloha zahrnuje konkrétně (vč. počtu listů)

Povinné přílohy v rámci předkládání ŽoP  Žádost o platbu  Soupiska faktur  Faktury  Výpisy z účtů  Akceptační protokoly  Seznam čísel účtů  Doklad o odděleném účetnictví  Čestné prohlášení příjemce  Podpisové vzory  Dokladování mezd – Osobní náklady jsou nezpůsobilé!!!

Žádost o platbu ŽoP není dostatečně vyplněna – je důležité vyplnit: 1.Veškeré identifikační údaje – tzn. název projektu, číslo projektu, název příjemce, typ žádosti apod. 2.Bankovní spojení – účet, který bude používán pro následnou refundaci finančních prostředků od MF 3.Finanční údaje: „Celkové výdaje“: součet způsobilých a nezpůsobilých výdajů. „Celkové způsobilé výdaje celkem“: částka celkových způsobilých výdajů ze Soupisky faktur (příp. zaokrouhlená). „Celkové způsobilé výdaje platby připadající na mezeru/očištěné o příjmy dle článku 55“ atd.

Žádost o platbu  „Celkové způsobilé výdaje investiční/neinvestiční“ zde je nutné částku celkových způsobilých výdajů etapy rozdělit na investiční a neinvestiční – rozdělení musí být shodné s rozdělením v Soupisce v tabulce „Požadovaná dotace“  v kolonkách „Celkové způsobilé výdaje vynaložené v rámci křížového financování“ a „skutečné příjmy“ budou uvedeny nuly  políčko „Zdůvodnění platby“ – není nutné vyplňovat  částky se do Zjednodušené žádosti o platbu v IS Benefit7 zadávají v celých korunách, protože proplácení žádostí o platbu probíhá také v celých korunách  vždy zaokrouhlujeme celkové způsobilé výdaje dolů!

Soupiska faktur  nová verze soupisky  vždy dokládat elektronickou soupisku, která musí souhlasit s tištěnou verzí  neměnit vzorce  vyplnit všechna pole  podepsané oprávněnou osobou (stejná osoba jako u MZ)

Faktury a akceptační protokoly  faktury (publicita, náležitosti dle zákona o účetnictví)  na OSF předat pouze kopie faktur – originály zůstávají u příjemce  faktury musí obsahovat patřičné náležitosti dle zákona o účetnictví  částky, jež jsou na fakturách se musí shodovat s částkami, které jsou uvedeny v Soupisce  na fakturách chybí označení, že daný výdaj patří k projektu. Příklad textu: Tento projekt je spolufinancován z Integrovaného operačního programu, registrační číslo CZ.xxxx. Toto označení musí mít bezpodmínečně každá faktura.  akceptační protokoly (podpisy zúčastněných stran)

Výpisy z účtů  výpisy z účtů se předkládají za období, za které je Monitorovací zpráva předkládána  kopie výpisů z účtů, ze kterých/na které byly realizovány platby v souvislosti s realizací projektu IOP  výpis z elektronického bankovnictví  obě formy výpisů z účtů musí být opatřeny razítkem příjemce a podpisem osoby odpovědné za účetní případy. Kopie navíc i označením „kopie souhlasí s originálem“.

Doklad o odděleném účetnictví  nutnost doložit po ukončení každé etapy projektu  musí být patrné zejména závazky vyplývající z realizace jednotlivých výdajů zaúčtované (např. dle funkčních oblastí, prvku SPP či jiného znaku, který si příjemce zvolí)  účetní sestava musí být vygenerovatelná z účetního systému kdykoliv znovu se stejným výstupem  doklad musí být podepsán odpovědnou osobou ze strany příjemce

Seznam čísel účtů Na formuláři musí být uvedeno:  Název příjemce  Název projektu  Registrační číslo projektu  Jméno a příjmení odpovědné osoby  Místo, datum a podpis  Příjmový účet uvedený v tomto seznamu je používán pro následnou refundaci finančních prostředků od MF  Seznam výdajových účtů musí odpovídat přiloženým bankovním výpisům s jednotlivými úhradami výdajů projektu

Udržitelnost projektu  každoročně po dobu 5 let od ukončení termínu realizace projektu předkládat Hlášení o udržitelnosti  doporučení:  hlídat termíny pro odevzdání Hlášení o udržitelnosti  uložit si HoU jako dokument a doplňovat do něj informace průběžně po celé sledované období roku  informovat v textu HoU o aktuálním stavu projektu v provozu a o změnách, k nimž za sledované období došlo, nikoliv o stavu ke dni ukončení realizace projektu  na žádost MV poskytnout dodatečně požadované informace o průběhu realizace i po ukončení realizace projektu  nezapomenout na povinnost umožnit kontrolu projektu a dále vést projektovou dokumentaci vč. účetnictví  pro nakládání s pořízeným majetkem platí stejná pravidla jako v době realizace – nelze prodat, pronajmout, převést, dát do zástavy…  předložit OSF Závěrečné vyhodnocení akce do stanoveného termínu

Udržitelnost projektu  povinnost udržet dosažené výstupy projektu vč. hodnoty indikátorů – možnost sankce za negativní změny dosažených cílových hodnot indikátorů až do 100 % vyplacené dotace  v Hlášení o udržitelnosti nutno uvádět, jak se za sledované období změnily hodnoty monitorovacích indikátorů oproti předchozím (při ukončení projektu)  příjemce je povinen nadále informovat o změnách týkajících se projektu (např. změna kontaktní osoby, změna statutárního zástupce, změny v možnostech udržení výstupů projektu, technické změny, atd.) – formulář Oznámení o změně

Závěrečná doporučení  přečíst dokumenty související s výzvou, zejména PPŽP  případné vyvstalé problémy a rizika v projektech řešit vždy včas (= ihned po identifikování) s pracovníky OSF  využít možnosti konzultace v rámci pravidelných pracovních týmů (připravit si konkrétní dotazy, dokumenty ke konzultaci – např. ŽoP, MZ)  sledovat web OSF, může docházet ke změnám ve formátech požadovaných dokladů  je-li to možné, nečekat při podání termínově vázaných dokumentů na poslední den daného termínu (např. v případě ŽoP a MZ, HoP)  zajistit zastupitelnost pro případné požadované doplnění, zejména po předložení ŽoP a MZ  z důvodu zachování auditní stopy zasílat dotazy nejlépe formou u  vždy vědět, kde jsou veškeré dokumenty (případně pořízený majetek), týkající se projektu

Zodpovězení dříve zaslaných dotazů Prostor pro další dotazy

Děkujeme Vám za pozornost a přejeme hodně úspěchů při realizaci projektu.