Projektové řízení ASP 2009, 13.11.2009 doc. Ing. Jiří Vacek, Ph.D. katedra managementu, inovací a projektů Fakulta ekonomická ZČU v Plzni vacekj@kip.zcu.cz tel. 377633204, 724003943

Charakteristiky projektu Jedinečný Specifický výstup Termín dokončení “Časově vymezené úsilí k vytvoření unikátního produktu (výrobku nebo služby” Project Management Institute, 2000 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

Podmínky efektivního řízení projektu Řešení konfliktů Kreativita a flexibility Přizpůsobivost změnám Dobré plánování Vyjednávání win-win vs. win-lose 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

ASP - Projektové řízení Cíl projektu Přínos (výkonnost) Požadovaný přínos CÍL Náklady Rozpočtové omezení Čas Termín dokončení 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

Životní cyklus projektu 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

Paretova analýza Také: pravidlo 80:20, ABC analýza Relativně málo příčin vysvětluje většinu následků Provedení: setřídění položek (problémy, příčiny, rizika, výrobky, varianty) podle důležitosti (tj. ve vztahu k vytvářené hodnotě) Cíl: odhalit nejdůležitější položky, těm pak věnovat pozornost a odhlédnout od nedůležitých LS 2008/9 KIP/MR - 2

Kroky Paretovy analýzy Sestavte tabulku příčin a jejich důležitosti, stanovte relativní podíl příčin. Seřaďte řádky podle důležitosti příčiny (nejdůležitější příčina na prvním místě) Vypočtěte kumulativní podíl příčin Sestrojte spojnicový graf, na jehož ose x jsou příčiny a na ose y kumulativní podíl S použitím vedlejší osy znázorněte důležitost příčin Určete rozsah skupiny A (80%), stanovte příčinu, při níž je dosažení této kumulativní hodnoty. V případě potřeby pokračujte pro skupinu B Oddělte významné příčiny od méně významných LS 2008/9 KIP/MR - 2

Paretova analýza - skupiny Skupina položky hodnota A 10 – 20% 80% B 30 – 50% 15% C 45 – 50% 5% Příklad LS 2008/9 KIP/MR - 2

Paretova analýza – př. 2 Manažer přebírá servisní středisko, na které je spousta stížností. Nechá provést průzkum, proč jsou zákazníci nespokojeni a dostane následující odpovědi: Telefony se zvedají až po dlouhém vyzvánění. Personál vypadá utrápeně a vystresovaně. Technici nemají dobrou organizaci práce. Často se musejí vracet pro náhradní díly a zákazníci si musí brát další dovolenou na následující návštěvu. Není určena doba příchodu technika a zákazník na něj často musí čekat celý půlden. Zdá se, že personál často neví, co má vlastně dělat. Často se po příchodu technika zjistí, že celou záležitost bylo možné vyřešit telefonicky. LS 2008/9 KIP/MR - 2

Paretova analýza – př. 2, řešení Manažer seřadí příčiny stížností podle počtu stížností: Nedostatečný výcvik personálu: položky 5 a 6: 51 stížností Malý počet zaměstnanců: položky 1, 2 a 4: 21 stížností Špatná organizace práce a příprava: položka 3: 2 stížnosti S použitím Paretovy analýzy se ukazuje, že většinu (69%) problémů lze vyřešit lepším výcvikem zaměstnanců. Poté by bylo vhodné zvýšit jejich počet. Je také možné, že se zaměstnanci naučí řešit více problémů telefonicky a nebude nutné počet zvyšovat. Zdá se, že stížností na organizaci práce je málo a mohou být mimo kontrolu manažera. Závěr: manažer by se měl soustředit na výcvik zaměstnanců. LS 2008/9 KIP/MR - 2

VÝBĚR PROJEKTU

Výběr projektu – kvalitativní postupy Posvátná kráva (???) Nutnost (provozní, konkurenční) Porovnání přínosů 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

Výběr projektu – kvantitativní postupy Finanční hodnocení čistá současná hodnota diskontované peněžní toky doba návratnosti Bodové hodnocení kritéria, váhy 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

Čistá současná hodnota kde I0 = počáteční investice Ft = čistý tok hotovosti v období t k = diskontní míra 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

Přijatelnost projektu Podmínka přijatelnosti: NPV > 0 U mnoha nepodnikatelských projektů není splněno analýza přínosů a nákladů (CBA – cost-benefit analysis) – viz prezentace o podnikatelském plánu 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

Bodové hodnocení kde Si = výsledné hodnocení projektu i sij = hodnocení projektu i podle kritéria j wj = váha (důležitost) kritéria j 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

Nejistota a řízení rizik

Co je v projektu nejistého? Všechno, ale zvláště: Čas potřebný pro dokončení projektu Dostupnost klíčových zdrojů Náklady na zdroje Načasování řešení technologických problémů Aktivity konkurentů 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

ASP - Projektové řízení Analýza rizik Nejistotu nelze eliminovat, ale lze ji řídit Vypracujte model (analytický, simulační, …) Analyzujte výstupy modelu Dvě dimenze rizika: Frekvence závažnost 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

ROLE PROJEKTOVÉHO MANAŽERA

ASP - Projektové řízení Facilitátor Zprostředkovatel při řešení konfliktu projednáváním Manažer-jako-nadřízený vs. manažer-jako-facilitátor Systémový vs. analytický přístup Musí zajistit, aby členové týmu měli potřebné znalosti a zdroje 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

ASP - Projektové řízení Komunikátor 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

Virtuální řízení projektu Komunikace Email Web Telefon Videokonference “Svého šéfa nesmíte překvapovat (hlavně ne špatnými zprávami” 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

ZODPOVĚDNOSTI PROJEKTOVÉHO MANAŽERA PŘI ŘÍZENÍ PROJEKTU

Tři hlavní zodpovědnosti Zajištění zdrojů Získání zdrojů potřebné kvality a kvantity je klíčové Pozor na iracionální optimismus Překonávání překážek, hašení požárů Vedení (leadership), vyjednávání kompromisů 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

Vyjednávání, řešení konfliktů, přesvědčování Nutné pro výkon tří hlavních zodpovědností 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

VÝBĚR PROJEKTOVÉHO MANAŽERA

ASP - Projektové řízení Klíčová kritéria Důvěryhodnost , kompetence technická administrativní Citlivost – uvědomování si a schopnost řešení interpersonálních konfliktů Vedení, styl, etïka – schopnost řídit projekt etickým způsobem 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

PLÁNOVÁNÍ PROJEKTU

ASP - Projektové řízení Dva extrémy “Ke střelbě připravit - pal” “Paralýza z analýzy (Paralysis by Analysis)” 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

Prvky projektového plánu - 1 Souhrn Stručný popis projektu Výstupy Milníky Očekávaný zisk (přínos), konkurenceschopnost Cílová skupina : vrcholový management Cíle Podrobný popis výstupů Mise projektu 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

Prvky projektového plánu - 2 Celkový přístup k řešení technické a manažerské aspekty vztah k jiným projektům odchylky od standardních přístupů Smluvní aspekty souhlas s klienty a třetími stranami (stakeholdery) požadavky na reporting technické specifikace kontrolní dny 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

Prvky projektového plánu - 3 Harmonogram Časový průběh, milníky Požadavky na zdroje Odhadované náklaedy Režie, fixní náklady Personál Speciální kvalifikační požadavky Potřebný výcvik Legislativní požadavky (předpisy, pravidla, …) 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

ASP - Projektové řízení Metody hodnocení Postupy a standardy hodnocení Postupy monitorování, sběru a ukládání dat týkajících se výkonnosti projektu Potenciální problémy Seznam pravděpodobných potenciálních problémů 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

ASP - Projektové řízení Akční plán projektu Specifikace činností projektu s rostoucí podrobností (po úrovních) Typ a množství všech zdrojů pro každou činnost Předchůdci a doba trvání každé činnosti Stanovení milníků Přidělení jednotlivců nebo týmů pro provedení všech činností 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

STRUKTURA ROZPISU PRÁCE (THE WORK BREAKDOWN STRUCTURE – WBS)

Jednoduchý postup vytvoření WBS Shromážděte projektový tým Rozdejte členům týmu samolepící poznámkové lístky Členové týmu zapíší všechny úkoly, které je napadnou Poznámkové lístky se roztřídí a nalepí na tabuli 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

ASP - Projektové řízení Matice odpovědností 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

Paralelizace činností Kroky probíhají paralelně místo postupně Klíčové výhody Zkrácení doby trvání projektu Snazší zahrnutí zpětných vazeb, částečné návraty Minimalizace konfliktů mezi různými funkcemi v týmu 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

ASP - Projektové řízení Delegování, zmocnění Participativní management Předání pravomocí a zodpovědností 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

ASP - Projektové řízení Výhody zmocnění Kvalitní řešení Není nutný mikromanagement Tým nese zodpovědnost za část výstupů Řešení využívá synergií Průběžné hodnocení Zahrnutí zpětných vazeb 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

ROZPOČTOVÁNÍ PROJEKTU

ASP - Projektové řízení Úvod Rozpočet je plán přidělení zdrojů organizace na provedení činností projektu. Předpověď požadovaných zdrojů – množství, kdy, náklady Rozpočet propojuje projekt s ostáními cíli organizace. Rozpočet je nástrojem vrcholového managementu pro monitorování a vedení projektů. 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

METODY ROZPOČTOVÁNÍ

Rozpočtování shora dolů Je založeno na kolektivním posouzení a zkušenostech vrcholového a středního managementu. Celkové náklady projektu jsou odhadnuty na základě nákladů hlavních úkolů Výhody Přesnost odhadu celkového rozpočtu Nemusíme se zabývat nepřesnosti ve financování méně důležitých úkolů. 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

Rozpočtování zdola nahoru Činnosti jsou definovány WBS nebo akčním plánem Osoby zodpovědné za provedení činností odhadnou požadavky na zdroje Výhoda Přesnější odhady pro všechny (i méně důležité) činnosti Nevýhoda Riziko přehlédnutí některé činnosti 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

ODHADY NÁKLADŮ

Určení nákladů podle činností Určete požadavky na zdroje a pak náklady pro každou činnost Náklady (např. materiálové) Pracovní doba lidí Vytížení pracovníků Pracovní doba strojů Vytížení strojů Režie (nepřímé náklady) 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

ASP - Projektové řízení Další faktory Změny v nákladech na zdroje (analýza citlivosti) Změňte všechny odhady o stejné procento Určete změny celkových nákladů a identifikujte vstupy, na něž jsou celkové náklady nejcitlivější Odpad, zmetky Fluktuace členů týmu “Mytický člověko-měsíc” Organizační klima 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

Analýza nezdarů a následků (Failure Mode and Effect Analysis - FMEA) Udělejte seznam možných důvodů nezdaru projektu Určete závažnost (S) každého nezdaru Určete pravděpodobnost (L) výskytu každého nezdaru Určete možnost detekování každého nezdaru (D) Vypočtěte priority rizik (RPN) Seřaďte potenciální nezdary podle RPN 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

Příčiny a následky LIDÉ ŘÍZENÍ ORGANIZACE FINANCE Nerozvinuté manažerské techniky Nedostatky týmové práce Nízká motivace k výkonu Nedostatky v komunikaci Zastaralá metodika Projektového řízení Uspořádání mezinárodní konference bylo drahé Nejasná pravidla pro poskytování služeb účastníkům Nedostatečné operativní informace Špatné určení zodpovědností a pravomocí schopnost a struktura přehledů Špatná vypovídající Náklady konference nevyčleněny z celkových nákladů organizace Nedostatečná podpora IT Plánování a rozpočtování zastaralé Nákladné prezentace ORGANIZACE FINANCE Zdroj: Pártl J., Řízení procesu projektového cyklu NNO 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

HARMONOGRAM PROJEKTU

Terminologie PERT/CPM - 1 Činnost úkol nebo soubor úkolů spotřebovává zdroje Událost stav, který nastane po dokončení jedné nebo několika činností nespotřebovává zdroje ani čas předchozí činnosti musí být dokončeny 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

Terminologie PERT/CPM - 2 Milník Událost vyznačující významný pokrok Síť Graf s uzly a spojnicemi Zobrazuje technologické vazby Cesta Řada propojených činností mezi dvěma událostmi 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

Terminologie PERT/CPM - 3 Kritická cesta Cesta složená z činností, při jejichž zpoždění dojde ke zpoždění celého projektu Kritická doba Doba potřebná k provedení všech činností na kritické cestě 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

GANNTŮV DIAGRAM

Ganttův diagram jednoduchého projektu 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

ASP - Projektové řízení 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

PŘIŘAZENÍ ZDROJŮ

ASP - Projektové řízení Úvod Projekty spolu soutěží o zdroje Cílem přiřazení zdrojů je optimalizace využití omezených zdrojů Je třeba kompromisů časová omezení zdrojová omezení 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

ASP - Projektové řízení Využití softwaru Vypracujte harmonogram Pert/CPM Analyzujte činnosti podle času a zdrojů Tam, kde požadavek na zdroje převyšuje možnosti, jsou zdroje přiřazovány podle priorit 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

ASP - Projektové řízení Pravidla priorit Co nejdříve Co nejpozději Nejdříve nejkratší úkoly Nejdříve úkoly s nejmenší rezervou Nejkritičtějsí následníci Nejdříve úkoly s největšími požadavky na zdroje 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

GOLDRATŮV KRITICKÝ ŘETĚZEC

ASP - Projektové řízení Úvod Při práci na projektech trápí lidi podobné problémy: Nerealistické termíny Příliš mnoho změn Nedostupnost zdrojů, nedostatek času Nerealistický rozpočet Jsou nutné kompromisy Do jaké míry jsou tyto problémy způsobeny rozhodnutími a postupy? 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

ASP - Projektové řízení Obvyklé příčiny - 1 Podcenění času potřebného pro dokončení projektu Členové projektového týmu „nafukují“ odhady potřebného času a zdrojů Práce zabere tolik času, kolik je ho k dispozici studentský syndrom předčasné dokončení se neohlašuje 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

ASP - Projektové řízení Obvyklé příčiny - 2 Špatné zacházení s časovými rezervami vede k nedodržování termínů a komplikuje stanovení priorit projektových činností Nedostatečně jasné priority vedou ke špatnému multitaskingu Špatný multitasking prodlužuje trvání činností 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

ASP - Projektové řízení Obvyklé příčiny - 3 Ke špatnému multitaskingu vedou i nerovnoměrné požadavky na zdroje Aby se zajistilo využití zdrojů, zahajuje se více projektů Více projektů dále znesnadňuje multitasking 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

ASP - Projektové řízení Obrácení cyklu Snižte počet projektů přiřazených každému jednotlivci Plánujte zahájení nových projektů na základě dostupnosti „bottleneck“ zdrojů Zkraťte časové rezervy jednotlivých činností a převeďte je do projektového zásobníku (buffer) 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

MONITORÓVÁNÍ A KONTROLA PROJEKTU

ASP - Projektové řízení Úvod Výběr a plánování je základem rozhodování, co monitorovat určuje, co kontrolovat Monitorování je sběrem, záznamem a reportováním informací Kontrola používá monitorovaných informací pro sladění skutečného průběhu s plánem 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

Cyklus plánování-monitorování-kontrola Uzavřená smyčka, iterace Plánování-monitorování-kontrola se často věnuje málo času, aby ho více zbylo na „skutečnou práci“, ale to se m§že vymstít 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

Návrh systému monitorování Určete veličiny, které je třeba kontrolovat (výkonnost, náklady, čas, …) pro každou úroveň projektu Data o skutečném průběhu je třeba sbírat a porovnávat s plánovanými hodnotami Nesoustřeďujte se na data, která se sbírají snadno 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

ASP - Projektové řízení Reportování Zprávy o stavu projektu o čase a nákladech o odchylkách Různí stakeholdeři potřebují (a požadují) jiné informace Vezměte v úvahu možnosti elektronických médií Informační systém projektu by měl být propojen s informačním systémem organizace 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

ASP - Projektové řízení Porady Porady by se měly soustředit na týmové rozhodování Rozešlete program porady předem Zajistěte, aby byli všichni účastníci na poradu připraveni 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

ASP - Projektové řízení Porady – pokrač. Vedoucí porady zodpovídá za zápis Nebuďte příliš formální Pokud se má na poradě řešit určitá krize, omezte se jen na příslušné body. Stanovte dobu trvání porady, je-li to třeba, omezte délku diskusních příspěvků 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

KONTROLA PROJEKTU

ASP - Projektové řízení Důvod kontroly Redukce rozdílů mezi plánem a skutečností Obtíže: vliv chování lidí problémy často nejsou jasně vymezeny 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

ASP - Projektové řízení Účel kontroly Správa aktiv organizace: fyzické zdroje lidské zdroje finanční kontrola Změna činnosti 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

Návrh systému kontroly Účelem je náprava nedostatků, ne potrestání viníků Náklady na kontrolu mají snižující se návratnost Je třeba brát v úvahu dopad na kreativitu a inovace Nezdůrazňujte krátkodobé výsledky na úkor dlouhodobých cílů 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

ASP - Projektové řízení Typy systémů kontroly Pokračovat / zastavit Aby bylo povoleno pokračování projektu, musí být splněny předem stanovené požadavky Následná kontrola Po dokončení projektu Účel: učení se, uplatnění získaných zkušeností v dalších projektech 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

HODNOCENÍ

ASP - Projektové řízení Úvod Hodnocení projektu porovnává průběh a výkonnost projektu ve srovnání s původním nebo revidovaným plánem. Rovněž porovnává výstupy projektu s cíli stanovenými při výběru projektů Projekty by měly být hodnoceny v kritických bodech Účelem je zlepšit proces provádění projektů. 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

ASP - Projektové řízení Kritéria hodnocení Původní kritéria pro výběr a financování projektů Dosažené úspěchy Budoucí potenciál Příspěvek k dosažení cílů organizace Příspěvek k dosažení cílů členů týmu 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

ASP - Projektové řízení Měření Měření výkonnosti ve srovnání s plánovaným rozpočtem a harmonogramem Analýza přidané hodnoty – složitější 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

UKONČENÍ PROJEKTU

ASP - Projektové řízení Kdy ukončit projekt Ochota organizace investovat zdroje (čas, náklady, …) na ukončení projektu Stupeň plnění cílů 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

Způsoby ukončení projektu Zánik projektu Činnosti projektu náhle skončí Projekt je buď úspěšně dokončen nebo je vysoce pravděpodobný jeho neúspěch Ukončení připojením Přechází do nové části organizace Ukončení integrací Stává se integrální součástí organizačních systémů Ukončení „vyhladověním“ Jde o projekt jen podle jména 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

ASP - Projektové řízení Proces ukončení Rozhodnutí přijaté vrcholovým managementem Proces by měl být stanoven v plánu projektu 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

Závěrečná projektová zpráva Výkonnost projektu Čeho bylo dosaženo, důvody Administrativní výkonnost Posouzení administrativních postupů Organizační struktura Identifikace modifikací, které mohou pomoci budoucím projektům Techniky projektového managementu Doporučení pro zlepšení v budoucích projektech 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

ASP - Projektové řízení Příklady projektů ASP SPP - Společnost přátel přírody – patron lesa Domov Sue-Ryder – výstavba centra pro seniory Aktuality | Portus – chráněné bydlení Slapy, akce cihla 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

REFERENCE

ASP - Projektové řízení Knihy, příručky Základní Svozilová A., Projektový management, Grada Publishing, Praha, 2006, ISBN 80-247-1501-5 Dvořák D., Řízení projektů, Computer Press, Brno, 2008, ISBN 978-80-251-1885-6 Doporučená Hyndrák K., MS Office Project – Hotová řešení, Computer Press, Brno, 2008, ISBN 978-80-251-1681-4 Fiala P., Projektové řízení – modely, metody, analýzy, Professional Publishing, Praha, 2004 ISBN 80-86419-24-X Vacek J., Rozhodování za rizika a nejistoty, ZČU, Plzeň, 2008, ISBN 978-80-7043-618-9 13.11.2009 ASP - Projektové řízení

Děkuji za pozornost dotazy, připomínky?