Mgr. Bc. Radka Burketová radka.burketova@seznam.cz Písemné vyjadřování, krizová komunikace, zásady a pravidla mluveného projevu Mgr. Bc. Radka Burketová radka.burketova@seznam.cz

Mluvit nebo psát? Mluvené slovo více prostředků ke sdělení/vyvolání emocí (působí intonace, rytmus, barva hlasu, hlasitost, interpunkce, mimika, gestikulace), jasná personifikace, možnost grafického doplnění, ale je: více náročné na vnímavost posluchačů, víc improvizace, větší možnost adaptace, plyne lineárně a jiné než lineární strukturování je obtížné, výhody se uplatní zejména při sdělování jednodušších faktů a souvislostí, v případech, kdy chceme vzbudit určité pocity Psané slovo umožňuje také vzbudit emoce, ale jinými prostředky, více času na přípravu, možnost korekcí, nemáme pod kontrolou prostředí, atmosféru, situaci, ve které bude text čten, a zda vůbec bude přečten, může být obsažnější, čtenář se k textu může vracet, aktivujeme zrakovou paměť, text lze graficky strukturovat, uplatní se zejména k exaktní formulaci (právní aspekt), složitějšímu popisu, objasnění složitějších souvislostí, shrnutí více stanovisek, pozdějšímu doložení

Efektivní psaní Přesvědčivý text, který najde uplatnění v médiích, splní komunikační cíl, podpoří image. Další požadované vlastnosti: výstižnost, osobitost, stručnost.

… o tom podrobně zajímavost (originalita, negativnost, konfliktnost) Přesvědčivost logické uspořádání (obecné – konkrétní, časová posloupnost, technologická, hvězdicová atp., induktivní, deduktivní) jasná a srozumitelná fakta, eliminace všech nesouvisejících tvrzení, úloha čísel, statistik, srovnání, příběhů. Co média vezmou zajímavost (originalita, negativnost, konfliktnost) význam – čím více můžeme danou skutečnost ukázat ve významných souvislostech, tím lépe. Přitom je samozřejmě rozhodující, jaká média oslovujeme – i regionální význam určité skutečnosti je pro regionální média rozhodujícím faktorem pro zveřejnění. Význam skutečnosti můžeme zvýšit, jestliže například uvedeme: kolika lidí v regionu nebo ve státě se tato skutečnost dotýká, když ji dáme do souvislosti s jinou známou skutečností, spojíme s osudem konkrétního člověka, firmy atp., když se v ní angažuje konkrétní osobnost – může to být citát ředitele, starosty nebo jiného člověka, odborníka. Očekávanost – pozornost veřejnosti a médií roste, je-li daná skutečnost již nějak očekávána, jsou-li již známy určité souvislosti, zkušenosti. Jednoznačnost – daná skutečnost by měla být jasná, jednoznačná, jednoduchá. S rostoucí složitostí klesá zájem, vykonstruované vazby a souvislosti nikoho nezaujmou. Celebrity – je-li skutečnost spojena s osobami, které jsou veřejně známé, jejich přitažlivost roste. zkrátka - do novin se dostane informace, pokud je (DZD) Důležitá, Zajímavá, Dobře podaná

… o tom podrobně Další vlastnosti Výstižnost - text by vždy měl být pouze o tom, čeho se skutečně týká. Polytematické texty jsou většinou v beletrii, odborné literatuře. Osobitost - není to nutné, ale čtenář by měl poznat, od koho text je. Kdo častěji píše, vypěstuje si určitý styl, charakteristická slovní spojení nebo stylistické obraty a jejich používáním své texty personifikuje. Stručnost - nikdo nechce číst rozvláčné texty, ve kterých je vše podrobně vysvětleno, ve kterých se místo popisu lesa popisují jednotlivé stromy. Autor musí vystihnout míru zasvěcenosti čtenářů a psát tak, aby jim sděloval skutečně to podstatné nové.

Podmínky úspěchu Dobrá příprava co je cílem psaní, co chceme sdělit, jakou reakci očekáváme a na základě čeho bychom sami reagovali oním žádoucím způsobem pro koho píšeme (cílová skupina, médium), tomu je potřeba přizpůsobit styl, rozsah a formát Kvalitní text Méně je více! Není třeba popsat zevrubně celý problém a všechny okolnosti. Soustřeďme se na to podstatné (vylučovací metoda – napsat více a pak škrtat), efekt fotografie (portrét ostrý, ostatní rozmazané - naznačené). vnitřní propojenost textu (zejména delších) jasné a čtivé psaní (lehké pero): Jednoduchá, srozumitelná slova, krátké věty, neotřelé a jasné formulace. Využití headlinů, sloganů, mott, metafor, řečnických otázek, humoru. Příliš dlouhý text je dobré rozbít nadpisy, odrážkami, odlehčit vyjmutím poznámek pod čarou atp. Doplňky textu: fotografie, kresby, grafy, tabulky. Korektura: obsahová, jazyková, slohová (víc očí víc vidí) Správné umístění médium, čas, způsob

Typy textů z pera TM Tisková zpráva Press kit (soubor tiskových informací) Článek („PR článek“) Newsletter Firemní časopis Direct mail Dopisy Pozvánky Tiskoviny k akcím

Tisková zpráva Relativně krátký text, sdělující novou skutečnost, připravený tak, aby mohl být převzat do médií (zásada převrácené pyramidy – od základní informace k těm ostatním). Základní struktura: Titulek: výstižný, korektní, nápaditý, vzbuzující zájem o obsah Domicil: důležité pro novináře, zdůraznění místa i času může mít velký význam Hlavní sdělení: „kdo, co, kdy, kde“, to jsou hlavní sdělení, pak následuje „jak a proč“ další části: argumentace, rozvíjející ?proč“, souvislosti, reference, citace, informace o subjektu Kontakt Nejdůležitější zásady: hlavní sdělení jako první, pak vše ostatní; neobohacovat zprávu o další souvislosti, nejsou-li úplně podstatné; odstranit všechna nedůležitá adjektiva, zejména sebechválu; krátké věty; každé slovo musí být důležité, žádná vata.

Druhy tiskových zpráv Tisková zpráva o nové skutečnosti: chceme, aby byla v médiích použita, možno tvořit základní zprávu a mutace pro různá média Tiskové sdělení: informace pro novináře, kterou nemusejí zveřejňovat (ale mohou) Tisková oprava: Korekce nepravdivých tvrzení v tisku: rozeslat všem, po dohodě s chybujícím; Většinou obsahuje: Titulek: správná informace; text: přesné uvedení, kde je zveřejněno mylné sdělení a uvedení věci na pravou míru; případné krátké zdůvodnění; Nedoporučuje se: jmenovat autora, spekulovat o motivech zveřejnění mylné informace, vyslovovat odsudky, ohrazovat se proti nařčení; v zásadě vycházíme z toho, že došlo k omylu; Odpovědi dle tiskového zákona: V textu, který navrhneme zveřejnit, není nárok na vysvětlování, uvádění souvislostí ani na výčet škod, které nám chybnou informací vznikly.

Press kit (tisková výbava) Podklad s informací o historii, souvislostech Fact sheet (konkrétní údaje, statistiky, grafy, tabulky, výsledky) Životopisy a biografie Mediální monitoring, výstřižky Fotografie (objektů, osobností, loga, produkty) Tisková zpráva, shrnující a konkretizující Kontaktní informace pro média CD či DVD Reklamní materiály, výroční zprávy atp.

Článek (PR článek) Jednota obsahu a stylu v kontextu určení a firemní kultury Bez dlouhých úvodů k věci Vtipkování s mírou a účelně (nadsázka, příměr, poezie, slang) Respektování vlastní pozice! Pointa

Brožura více témat (více hledisek), papírová nebo elektronická podoba (web). možno převzít zahraniční texty, sestavit kompilát atp. (pozor na autorská práva). obsah brožury: předmluva, úvod, vlastní text, závěr, seznam literatury, slovník vybraných pojmů, adresář, informace o vydavateli, tiráž ad text: kapitoly, každá může mít své motto, citát, úvodní či závěrečnou charakteristiku

Newsletter Newsletter Pravidelné vydávání = ustálený vzhled, forma, tón i obsah (upgrade o to výraznější, stejně jako příležitostná vydání) Úloha rubrik, mutací, způsobu distribuce Úloha grafiky, fotografií

Zásady dobrého psaní Tvořivá práce s pravdivými informacemi Obsah je prvotní, forma jej podporuje Styl (osobitost, emoce, respektování některých tabu) Žánry: popis + citace, poznámky, označené komentáře, dodatečná fakta, infotaiment Rozsah

Zdá se to být samozřejmé, ale Gramatika (skloňování, časování, pravopis, úloha nespisovných výrazů) Stylistika (trpný rod, chybné předložky, cizí slova, více jak - více než, movitý – mohovitý) Pravdivost (litera skripta manet)- napsané zůstává Jazyková čistota (cizojazyčné zlozvyky) Vše se lze naučit nebo se v případě potřeby poučit.

Krizová komunikace a princip kontinuity

Myšlenky na úvod Krize může nastat kdykoliv a z nejrůznějších důvodů, je třeba s ní stále počítat. Krizi se nelze vyhnout, lze se na ni ale připravit. Komunikuj v míru tak, aby se s příchodem krize nemusela komunikace měnit. Princip kontinuity: krizí nic nekončí

Jak zvládnout krizi Cílem komunikace v krizi je Zmírnit negativní dopady na veřejné mínění Posílit reputaci Předpokladem zvládnutí krize je příprava Identifikace možných zdrojů krize Stanovení praktických pravidel toku informací Příprava vzorů zpráv a sdělení Trénink

Zásady komunikace v krizi Princip první informace, Nepotlačovat informace, V krizi mluví nejvyšší hlava, Dbát na racionální obsah Máme zájem na řešení Cítíme odpovědnost Nejsme bezradní Komunikujeme otevřeně, nejasnosti přiznáváme ,

Co ano a co ne Přednost mají Nesporná fakta o tom, co se stalo Popis toho, co děláme k nápravě, zvládnutí Praktické informace pro veřejnost Největším úskalím jsou Spekulace o příčinách, důsledcích, motivech Vlastní názory na vzniklou situaci Odmítání odpovědí Hledání viníka

Krizový štáb Složení vedoucí, copywriter, styk s médii (TM), interní komunikace, podpůrný tým Prvotní úkoly Vytvořit štáb, určit povinnosti členů, jejich pozice, telefonní seznam, písemné podklady a vzory, vyčlenění míst a techniky 3. Činnost v době míru Identifikace možných zdrojů krize, aktualizace seznamů osob, seznam kontaktů, identifikace spojenců, tréninky, cvičení 4. Zásada všechny informace přes KŠ

Dlouhodobý krizový plán Výčet možných problémů, které mohou nastat Strategie pro případ nejhoršího vývoje Formulace pro nejpravděpodobnější případy Přehled cílových skupin recipientů, nepřátel, spojenců, charakteristiky postojů Seznam členů krizového štábu s přehledem pravomocí a odpovědností Pracovní postupy krizového štábu Vzorové texty

Praktické rady - shrnutí Prvních 24 hodin rozhoduje o úspěchu, zároveň se na začátku dělá nejvíc chyb. Pohotová reakce je důležitá, ale neúplné informace vražedné. Dvě úvodní fáze krizové komunikace: První kontakt s médii (kdo a jak bude postupovat). První vlastní vystoupení, sdělení podstaty problému.

Krizové interview Kvalitní příprava – znát vše včetně kontroverzních témat a být schopen dát rozumné odpovědi. Tlumočník jako brzda a nárazník. Pozor na osobní názory, spekulace a komentáře, nereagovat na fámy ani na “co by, kdyby”. Jasně stručně a srozumitelně, nezabíhat do podrobností, pozor na odborný žargon. Sebevědomí, ne však arogance, nevyhýbat se novinářům!

Zásady a zlatá pravidla mluveného projevu

Výhody a úskalí mluveného slova Dodatečná sdělení Projev emocí Zdůraznění, zpochybnění, zlehčení Dodatečné nástroje Poloha a barva hlasu Intonace, výslovnost, frázování Veřejný projev (TV, vystoupení) Mimika, gestikulace, řeč těla Podpůrné prostředky (kresby, grafy) Zjev, oblečení, vystupování Nevýhody Rušivý vliv prostředí Nižší úroveň zainteresovanosti a informovanosti posluchačů Snížená schopnost posluchačů vnímat a chápat daný problém

Co definuje kvalitního řečníka Paměť (rychlé vybavování argumentů, souvislostí, parametrů, definic, čísel) Inteligence (logické řazení, vtažení do problému) Slovní zásoba (přesné vystižení podstaty, zvýšení zajímavosti, gramatika, která neruší) Schopnost empatie (reflexe pocitů recipientů) Využití periferních výrazových prostředků (hlas, rytmus, mimika, gestikulace)

Jak se zdokonalit Paměť (pexeso, popis obrázku, volná interpretace textu, včerejšek) Slovní zásoba (cílená četba beletrie) Trénink (diktafon, kamera) Důkladná příprava každého vystoupení Sebereflexe, skromnost

Mluvení v médiích - interview Tři faktory úspěšnosti Kvalita přípravy Klíčová sdělení, argumenty, čísla, fakta Znalost daného média a novináře, charakter, styl, technologie Počítat I s nepříjemnostmi Schopnost přesvědčivé formulace Nasazení, energičnost, motivace Jasná a stručná vyjádření Reakce na otázky Logicky a přehledně řadit argumenty Neváhat Dobrý kontakt s novinářem (nepoučovat, bez konfrontace)

Techniky v interview Převzetí iniciativy (Veřejnost by mohlo zajímat …, Možná nebudete věřit, že…) Překlenutí od negativního k pozitivnímu (To je obecně pravda, ale v našem případě…, Dlouhá léta platilo, ale dnes…, Lze se na to podívat i z druhé strany…) Zdůraznění (To je pravda, ale nejdůležitější je…) Doložení (grafy, čísla, statistiky, zkušenosti jiných) Kouzlo osobnosti (připravené poznámky, formulace, headliny)

Specifika interview pro tisk Více času, hlubší záběr (30-60 min), připravení novináři, možnost variability témat! Natáčení rozhovoru – kontrola V projevu dobré respektovat, že Emoce se do výsledku nepromítnou Co se řeklo, to se může otisknout Nemusí být otištěno vše, přímá řeč se prokládá komentáři, dalšími sděleními, fakty Autorizace není povinná, ale kontrola je praktická

Specifika interview pro rozhlas Zpravodajský rozhovor – pouze výňatek Publicistický rozhovor – větší prostor, vnitřní logika, záměr Účast v diskusi Čím stručnější a jasnější, tím úspěšnější Někdy je lepší mlčet

Specifika interview pro televizi Úskalí a kouzla střihu Vystoupení ve zpravodajství a publicistice Účast v besedách Pár dobrých rad do studia Odpočatý, bez trémy a v dobré náladě Střízlivé oblečení (pozor na bílou a třpyt) Přiměřená mimika a gestikulace Výhodná poloha

Veřejné vystoupení Napsaný projev nebo zpaměti? Šikovná struktura Otevření tématu, které zaujme Popis problému Souvislosti, možnosti řešení, postoje zainteresovaných Cesta řešení, argumenty pro a proti Pointa = výzva nebo poučení Varianty Hvězdice (ukotvení a úvahy různými směry) Červená nit (soustavné opakování základního faktu) Substituční logika (rozvíjení tématu paralelně k jednoduchému a dobře známému příměru či příkladu) Úvod rozhoduje (pronikavá otázka, anekdota, historka) Jak skončit (zopakovat fakta, sugestivní otázka, výzva) Diskusní příspěvek (v panelových diskusích atp.): navázat na jiného účastníka, přímo k věci, jednoduše a logicky

Veřejné vystoupení Napsaný projev nebo zpaměti? Šikovná struktura Otevření tématu, které zaujme Popis problému Souvislosti, možnosti řešení, postoje zainteresovaných Cesta řešení, argumenty pro a proti Pointa = výzva nebo poučení Varianty Hvězdice (ukotvení a úvahy různými směry) Červená nit (soustavné opakování základního faktu) Substituční logika (rozvíjení tématu paralelně k jednoduchému a dobře známému příměru či příkladu) Úvod rozhoduje (pronikavá otázka, anekdota, historka) Jak skončit (zopakovat fakta, sugestivní otázka, výzva) Diskusní příspěvek (v panelových diskusích atp.): navázat na jiného účastníka, přímo k věci, jednoduše a logicky

Děkuji za vaši pozornost.