Úvod do analýzy, projektování a využívání informačních systémů

Posloupnost činností, která vede od úvodního nápadu až k realizaci řešení Přínosem dobře navrženého a postaveného IS jsou úspory času, materiálu i lidských zdrojů. Výraz dobře navržený IS je nutné zdůraznit, nebo implementace IS navrženého špatně může přinést více škody než užitku a jsou známy případy firem, kde byl nekvalitní IS důvodem zániku. IS je svým způsobem živý organismus. Jeho vývoj je věc velmi náročná a nikdy nekončící. Po zprovoznění IS v rámci organizace se většinou objevují nové a nové úkoly, které se musí do IS zapracovávat.

Při projektování systému lze vycházet ze dvou orientací: technokratické a uživatelské. Technokratická orientace projektu se projevuje tím, že aplikace celé technologie zpracování dat je plně podřízena potřebám a schopnostem výpočetní techniky. Jedná se hlavně o minimalizaci tiskových sestav a návrhy struktur dat s maximálním ohledem na datové objekty z hlediska optimální potřeby paměťových médií. To vede k silnému narušení pracovního rytmu uživatele a je spojené s jeho výraznou nechutí k zavádění výpočetní techniky. Opakem technokratické orientace je uživatelský návrh informačního systému, pro který jsou charakteristické požadavky na zachování stávajícího tvaru a formy dokladů a jejich toku. Cílem uživatele je přizpůsobení automatizovaného informačního systému stávající funkční struktuře organizace.

Charakteristika přístupů k tvorbě informačního systému Přístup Ad-hoc se vyznačuje svobodou tvorby, Převládajícími vlastními zkušenostmi a snahou projektantů vyhnout se novým problémům.

Fundamentalistický přístup spočívá Vyvážený přístup ve slepé věrnosti dané soustavě postupů, z čehož plyne, že ve slepé věrnosti dané soustavě postupů, z čehož plyne, že řešitelé často nerozumějí specifickým aktivitám či interakcím meziproduktů. vytváří rovnováhu mezi přístupem Ad-hoc a přístupem Fundamentalistickým a pragmaticky kombinuje systematičnost a kázeň s potřebnou tvůrčí volností.

Metody analýzy Analýza systému usiluje o celistvý a komplexní pohled na studovaný systém ve všech jeho vnitřních i vnějších souvislostech. Obtížnost analýzy složitých, rozsáhlých a málo průhledných systémů však vede k tomu, že je účelné získávat celistvý a komplexní pohled postupně. Proto analýzu dělíme na dvě části: analýza struktury systému analýza chování systému.

Smyslem analýzy struktury systému je vyšetření vztahů mezi prvky a vazbami systému, a to v převážně statické podobě. Hlavní metodou při analýze struktury je logický rozbor vycházející ze znalosti problematiky a vhodně utříděných dat. K hlavním úlohám o struktuře patří: o spojení o zpětných vazbách dekompozice a kompozice konzistence.

Při analýze složitých struktur se zpravidla postupuje řadou dílčích kroků, při níž přecházíme od globálního pohledu k detailům. Z tohoto důvodu jsou některé metody analýzy struktury uváděny ve dvou verzích: globální a detailní. Pomocí globálních určujeme prvky a vazby struktur, které vykazují určitou vlastnost bez podrobnějších informací o vzájemných vztazích mezi prvky a vazbami.Při postupech detailní analýzy získáváme navíc informace o těchto vztazích.

Zvláštní skupinu přístupů tvoří analýza, která je zaměřena na oblast řídicích systémů. V literatuře se uvádí pod názvem diagnostická analýza. Je to komplex rozborových a syntetických činností směřujících k nalezení nedostatků a slabých stránek reálného objektu a jeho řízení, formulaci cílů a směrů jeho zdokonalení, vypracování principů návrhu zlepšeného systému, zdůvodnění a plánování postupu při vypracování a zavádění nových metod a technických prostředků.

Metody popisu analyzovaného systému Prvním cílem analýzy je tedy systém náležitým způsobem popsat tak, aby byla pochopena jeho idea a bylo možno vytvořit model, který je pak předmětem zkoumání. Metody popisu obvykle dělíme na dvě základní skupiny: - neformální (popisné), využívající zkušeností při zpracování slovních charakteristik - formální (exaktní), důsledně používající formalizační aparát, obvykle z odvětví matematiky.

Základní metodou, jak ověřit správnost vytvořeného modelu, je jeho testování pomocí zkušebních dat, která by měla postihovat všechny varianty vstupních dat, které mohou nastat. Tím je míněna množina reprezentantů všech přípustných dat. Jak již bylo uvedeno, metodou rozumíme způsob realizace určité činnosti. Není to technika a prostředky použité k této realizaci. Ty se mohou v různých případech lišit, i když metoda bude stejná.

Při analýze systému (objektu) se také provádí jeho dekompozice na subsystémy, a to někdy až do úrovně jednoduchých modulů (atomických subsystémů). Obdobně lze strukturovat i metody. Další možnost dělení je: - metody intuitivní a empirické, vycházejí z individuálních znalostí analytika - metody modulární, založené na dekompozici zkoumaného objektu na jednodušší moduly (z hlediska funkční složitosti), resp. kompozici z atomických modulů - strukturované modelování, vycházející z tvorby modulů vyhovujících metodice tvorby struktur - systémové metody strukturované metody objektově orientované metody.

Nyní se prakticky využívají pouze metody založené na systémovém přístupu. Z vlastní zkušenosti doporučuji při tvorbě modelů volit metodiku prototypování. Její princip spočívá v tom, že na základě více či méně podrobné analýzy je vytvořen prototypový model, který zhruba vyhovuje struktuře a chování studovaného systému. Ten se zrealizuje a implementuje. Podle doplňujících informací se pak dále upravuje a zpřesňuje

Výhoda tohoto přístupu je ve dvou rovinách. - v relativně krátké době analytik (projektant) prezentuje nějakou etapu práce a tím dokazuje, že své práci rozumí - umožňuje uživateli aktivně vstupovat do analýzy a tvorby konečné verze systému. Postupným cílem při analýze existujícího systému tedy je vytvoření adekvátního modelu.

Analytik postupuje následujícím způsobem: -zmapuje stávající systém zjistí strukturu, tj. horizontální i vertikální vazby mezi relativně samostatnými částmi, které současně specifikuje určí tok dat, jejich vznik, transformace a formu výstupu -vytvoří logické modely systému -vyvolá oponentní řízení, při kterém se doplní případné nedostatky modelu.

Zde je na místě potřeba se zmínit o vztahu analýzy a návrhu projektu (design). Analýza je aplikována na existující systém a návrh je nový, ještě nerealizovaný systém. V části odborné literatury se tyto pojmy dosti prolínají. Důvod je zřejmý. K popisu se obvykle používají tytéž nástroje. Analytik je často i projektantem nového systému a proto volí k analýze a návrhu projektu stejné metody a nástroje, čímž si výrazně ulehčí a zrychlí práci. Většinou to není na závadu. Stačí si uvědomit, že realizovaný a implementovaný návrh se v další etapě životního cyklu projektu stává analytickým podkladem pro vylepšení (upgrade) systému. Specifikace analyzovaného systému

Efektivnost zavádění informačních systémů Souhrnné vyjádření efektivnosti se zpravidla opírá o souhrnnou charakteristiku jednotlivých činitelů. Analýza efektivnosti je poměrně náročná a můžeme ji vyjadřovat několika způsoby, jež charakterizují: výstupy z určitého procesu (hrubý odbyt, výroba zboží apod.), rozdíly mezi výstupy a vstupy určitého procesu, relace výstupů ke vstupům určitého procesu, relace rozdílů výstupů a vstupů určitého procesu ke vstupům do tohoto procesu.

Pro určování efektivnosti zavádění automatizačních prostředků se používají základní a doplňkové ukazatele. Základními ukazateli jsou náklady a výnosy Ekonomická efektivnost při zavádění automatizační techniky

Náklady a výnosy se sledují v těchto etapách: zavedení technických prostředků (server, uživatelské stanice, síť) pořízení obecného aplikačního software návrh a realizace speciálního aplikačního software (informační systém) provoz a údržba systému. Vychází se nejčastěji ze srovnávací metody, přičemž se navzájem srovnávají různé varianty řešení. Mezi základní ukazatele patří – doba návratnosti a koeficient efektivnosti vložených prostředků.

Doba návratnosti kde, CP – cena pořízené technologie, KU – kreditní úroky a ZR – průměrné použitelné zdroje za rok.

Doba návratnosti kde PZ – průměrný roční čistý výnos, p – procento kreditního zúročení vložených prostředků. Vzhledem ke složitému úrokování a výpočtu lze výše uvedený vzorec upravit

podíl zpracovaných dat na celkovém využití techniky podíl produktivní činnosti na celkovém strojovém čase struktura prostojů průměrný počet uživatelů na jednu stanici index četnosti vstupních informací index rychlosti zpracování informací apod.

Přínosy mají převážně relativní charakter, jsou závislé na růstu objemu výkonů charakteristických pro příslušnou činnost nebo pro subsystémy v jednotlivých odvětvích. Počítají se od roku, kdy bude příslušný subsystém zaveden do užívání a zahrnují: úsporu pracovních sil (ve všech oblastech) snížení stavu oběžných prostředků úsporu ostatních vlastních nákladů ostatní přínosy.

růst objemu výroby na základě intenzifikace a optimalizace výrobního programu, zvýšení rytmičnosti práce, lepší využití fondů zvýšení úrovně a operativnosti řízení účelným a včasným sběrem informací o průběhu plnění plánu a jejich rozboru pro manažery zvýšení produktivity práce v důsledku snížení prostojů přijetí včasných opatření, která zamezí narušování plánu plnění úkolů Mezi nejzávažnější přínosy, určující ekonomickou efektivnost patří:

Ukazatel ekonomické efektivnosti se počítá podle vztahu: kde E 0 je celkový ekonomický efekt, a – doba, která uplyne od zahájení tvorby informačního systému do konce jeho ekonomické upotřebitelnosti (v letech), N j – náklady v j-tém roce.

Celkový ekonomický efekt se počítá vztahem: kde P j je soubor sledovaných přínosů v j-tém roce, N – souhrn sledovaných nákladů v j-tém roce a n - doba od zahájení projektu do konce ekonomické upotřebitelnosti (v letech).

Jako podpůrné ukazatele charakterizující efektivnost a intenzitu vlastní činnosti mohou být použity ukazatele ekonomické upotřebitelnosti. E u = R v – R n kde R v – rok schválení zavedení informačního systému, resp. nové verze, R n – rok schválení zavedení staré verze.

racionalizaci řídicích procesů objektivizaci řídicích procesů z hlediska možnosti výběru optimální strategie využitím systémů pro optimální rozhodování zvýšení účinnosti řízení na základě včasných a komplexních informací zvýšení kvalifikace uživatelů snížení počtu rutinních, monotonních a opakujících se pracovních činností Jedná se zejména o:

Hlavním cílem většiny navrhovaných systémů je uspokojování informačních potřeb řídících pracovníků pro jejich rozhodování a řízení. Tento cíl může být realizován i prostřednictvím dílčích cílů, v jejichž rámci se řeší jednotlivé subsystémy úloh a teprve jejich integrací se může dosáhnout stanoveného hlavního cíle. Stanovení cílů jako základu efektivnost

Existují i variantní možnosti jak dosáhnout daného cíle. V tom se projevuje i určitá protikladnost cílů. Automatizace určitého subsystému je možná různými prostředky, jak technickými, tak i typovým či aplikačním programovým vybavením. Možnosti je nutno vážit. Hledisek pro rozhodování je mnoho. Za nejpodstatnější lze považovat: potřeby uživatele, čas na realizaci subsystému, náklady spojené s danou variantou apod. Je nutno odpovědně rozhodnout, zda např.požadavek na zkrácení času je úměrný zvýšeným nákladům nebo náklady na tvorbu speciálního aplikačního systému jsou úměrné jeho vyšší ceně v porovnávání s typovým aplikačním vybavením.

Dalším problémem je rozhodování o kritériích, která jsou ve vztahu k okolí systému, resp. organizace. Určité údaje musí podnik zpracovávat na základě povinnosti vůči nadřízeným a statistickým orgánů. To často negativně působí na rozsah administrativy. Nejvíce možností, jak ovlivnit efektivnost budovaného informačního systému je v úvodních etapách životního cyklu projektu, kdy se systémem zabýváme jako celkem s vazbami na okolí a definováním hlavního cíle projektu.