2008/2009 REPORTING Tereza Mulačová Česká zemědělská univerzita v Praze Tereza Řezníčková Provozně ekonomická fakulta Marek Tláskal obor Veřejná správa a regionální rozvoj 1/08

Informace v řízení a jejich význam Informace v řízení slouží k včasné identifikaci a charakterizování vnitřních a vnějších změn. Každá informace slouží k poznání objektivní reality, tzn. vnějšího a vnitřního prostředí organizace. Dostatek kvalitních informací vytváří předpoklad pro kvalifikovaná rozhodnutí na všech úrovních řízení. Na jednotlivých úrovních řízení probíhají odlišné rozhodovací procesy: »Strategické »Taktické »Operační Informace slouží k poznání objektivní reality = vnější a vnitřní prostředí organizace  můžeme je považovat za jakékoliv sdělitelné poznatky = zprávy v řízení organizace se využívají řízené systémy zpráv – reportingů

Využití informací v řízení procesů Informace: –musí být zpracovány efektivně, tzn. účelně a hospodárně –musí být připraveny k využití v řízení organizace –musí být strukturovány pro potřeby jednotlivých úrovní řízení organizace  přispívá ke kvalitě řízení organizace a také k její konkurenční výhodě Požadavky na rozsah, zaměření a analýzu informací: –jsou rozdílné a jsou vždy zpracovávány s ohledem na příjemce informací –zpracovávány pro příjemce v požadovaném rozsahu a struktuře –musí odpovídat stanoveným podmínkám kvalitou a formou –musí být předány včas –musí být rychle dostupné a využitelné

Reporting Využívá se při řízení organizace a je to vytváření předpokladů pro účelné uplatnění informací v řídícím procesu. Obsahuje předem záměrně vybraný soubor informací o vybraných procesech v organizaci uspořádaných a specifikovaných pro užití na různých úrovních řízení. Poskytuje managementu pravidelně soubory informací. Zpracovává se většinou formou předem obsahově koncipovaného formuláře (šablony), do kterého se vkládají zpracované informace.

Pro potřeby reportingu lze stanovit nároky kladené na informace pro jednotlivé úrovně řízení.

Tvorba zprávy - reporting Charakteristika reportingu: –Je to strukturovaný dokument obsahující informace o vybraném procesu nebo procesech probíhajících v organizaci. –Tímto dokumentem se potřebné informace dostávají k uživatelům – manažerům. V organizaci lze vytvořit systém navazujících vnitřních dokumentů (reportingů), které pravidelně charakterizují průběh procesů. Zpracovávají se v různé struktuře pro jednotlivé úrovně řízení. Tento systém dokumentů se stává součástí informačního systému (podnikového nebo manažerského). Kvalitní úroveň reportingů umožňuje manažerům rychlou a aktuální informovanost o sledovaném procesu.

Členění reportingu z časového hlediska na: reporting retrospektivní reporting s orientací na budoucnost z hlediska zaměření na: reporting dílčí obsahující hodnocení pouze vybraných procesů (bez návazností) reporting souhrnný hodnotící celkový vývoj např. výrobních a obchodních procesů z hlediska prostředí na: reporting hodnotící vnější prostředí (např. zákazníci, odbytové cesty apod.) reporting hodnotící vnitřní prostředí (např. výkonnost organizace, finanční hospodaření, personální vývoj apod.) reporting kombinovaný hodnotící vnější a vnitřní prostředí

Požadavky na zpracování reportingu

Zpracování reportingu Složky zpracování:  Proces - procesy výrobní, obchodní, ekonomické, personální apod. - rozhodování, které procesy budou dokumentovány formou reportingů (na úrovni managementu) - příprava souboru informací, které budou zpracovány - součástí přípravy je určení forem a technik zpracování (text, tabulka, graf apod.)  Zpracovatel - určení zpracovatelů podkladových nebo výstupních informací - zpracováním informací se pro reporting pověřují zaměstnanci odpovídající za sledované činnosti (hlavní účetní, personalista apod.)  Pravidla - stanoven systém návaznosti činností při tvorbě reportingu - stanovena a vytvořena posloupnost zpracování a předávání informací v organizaci - vytvoření tras pro předávání a zpracování informací => „trasování“ informací pro zpracování reportingu

Schéma postupu při zpracování personálního a mzdového reportingu

Zpracování reportingu Při rozhodování o zpracování reportingu se bere v úvahu: rozsah potřeby účelných souborů informací pro řízení procesů v organizaci, rozsah potřeby informací pro jednotlivé uživatele – managery (ekonom, vedoucí výroby, vedoucí odbytu apod.) nebo řídící úrovně, možnost využití vnitřního informačního systému, statistických údajů, účetnictví apod. Reporting se zpravidla zpracovává v těchto krocích:

Charakteristika jednotlivých kroků Sběr údajů - cílený proces s ohledem na určený cíl a strukturu reportingu Údaje jsou : -shromažďovány k předem stanovenému datu -posuzovány z hlediska objektivnosti, spolehlivosti, přesnosti -zpracovány pro potřeby jednotlivých částí reportingu Zpracování informací -zahrnuje kombinaci zpracování informací do tabulek s případným grafickým znázorněním a přehledů se stručným textovým doplněním Je nutné skloubit celkové, souhrnné informace s vloženými detaily, které obsahují dílčí analýzu. => důležitá pro ucelený obraz hodnoceného procesu Údaje se zpracovávají do předem stanovených strukturovaných formulářů => rychlá orientace uživatele v dokumentu. Přenos informací -elektronická nebo písemná podoba -elektronická podoba – reportingy přenášeny tak, aby přístup k nim byl umožněn jen určeným zaměstnancům. -distribuce reportingů v předem určených termínech (využití např. při přípravách na porady, při hodnocení vývoje v určitém časovém období…)

Příklad struktury zpracování měsíčního personálního a mzdového reportingu

Zdroje Kříž J., Zuzák R.: Administrativní technika. Skripta. Česká zemědělská univerzita v Praze, 2007