ROP JV – REALIZACE PROJEKTU Monitorovací zprávy Evropská unie Evropský fond pro regionální rozvoj Investice do vaší budoucnosti

Monitorovací zprávy - obecně Typy monitorovacích zpráv: Monitorovací hlášení (průběžná monitorovací zpráva bez žádosti o platbu)Monitorovací hlášení Etapová monitorovací zpráva (s žádostí o platbu)Etapová monitorovací zpráva Závěrečná monitorovací zpráva (s žádostí o platbu) Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti projektu Četnost monitorovacích zpráv: Monitorovací hlášení musí být předkládáno každých 6 měsíců. První monitorovací hlášení je předkládáno 6 měsíců po podpisu Smlouvy o poskytnutí dotace. Celkové způsobilé výdaje projektu nejsou rozhodující pro četnost předkládání monitorovacích hlášení.

Monitorovací zprávy - obecně Periodicita monitorovacích zpráv: Výchozím datem je datum podpisu Smlouvy 30 dnů po uplynutí relevantní lhůty Pokud 30 den připadá na víkend či státní svátek, je rozhodným dnem pro předání MZ následující pracovní den MZ předkládána na příslušném OIP Obsah monitorovacích zpráv: Dodržování harmonogramu Popis aktivit zrealizovaných v daném monitorovacím období a aktivit plánovaných pro další období realizace projektu Realizované výdaje (proplacené faktury) Předpoklad realizovaných výdajů v dalším období Zahájení a ukončení výběrových řízení Naplňování monitorovacích indikátorů

Monitorovací zprávy - obecně Kde najít formuláře monitorovacích zpráv? Ve webové aplikaci BENEFIT7 Příjemce vyplní, vytiskne a doručí společně s přílohami na příslušné OIP Pokud nebudou formuláře v aplikaci funkční, vyplní příjemce formuláře, které jsou přílohami Příručky pro žadatele a příjemcePříručky pro žadatele a příjemce Monitorovací zpráva Monitorovací zpráva na OIP: V případě potřeby vyzvání k doplnění údajů Kontrola: –Úplnost údajů –Soulad s harmonogramem (časové plnění etap) –Soulad s platebním kalendářem (finanční plnění etap)

Monitorovací zprávy - typy Monitorovací hlášení: = průběžná monitorovací zpráva bez žádosti o platbu Předložení na OIP do 30 dnů od konce období, za které je hlášení předkládáno. Ověření do 15 dnů od jejího obdržení Spadá-li vypracování monitorovacího hlášení na termín jeden měsíc (nebo méně) před etapovou/závěrečnou zprávou (s žádostí o platbu), může OIP na žádost příjemce udělit výjimku → postačí pouze vypracování etapové/závěrečné zprávy

Monitorovací zprávy - typy Etapová/závěrečná monitorovací zpráva: Včetně Žádosti o platbuŽádosti o platbu Čestné prohlášení v originále Ostatní předkládané dokumenty - jedno vyhotovení (kopie) Kontrola dokumentů předkládaných k ŽoP Předkládané dokumenty:

Monitorovací zprávy - typy Předkládané dokumenty: –Účetní doklady (zaúčtované), doklady o zaplacení, soupiska faktursoupiska faktur –Oddělené účetnictví, zvláštní bankovní účet/podúčet se samostatným výpisem –Dokumenty k zadávacímu řízení včetně smlouvy s dodavatelem –Doklady o ukončení realizace projektuDoklady o ukončení realizace projektu pravomocný kolaudační souhlas nebo oznámení stavebnímu úřadu o započetí užívání stavby a čestné prohlášení, že do 30 dnů od oznámení stavební úřad užívání nezakázal, příp. povolení k předčasnému užívání stavby Doklady o uvedení strojů, zařízení a technologických linek do provozu –Doložení původu nákupu použitého zařízení/stavby včetně znaleckého posudku o ceně; kupní smlouvy a prohlášení původního majitele, že zařízení/stavba nebylo v uplynulých 5 letech před registrací žádosti podpořeno dotací

Monitorovací zprávy - typy –U „měkkých“ projektů nebo aktivit doklady o uskutečnění aktivit projektu (prezenční listiny, evaluační dotazníky, doklady o účasti na veletrzích¨, doklady o nasazení do vysílání …) –U staveb zápisy z kontrolních dnů včetně stavebního deníkuzápisy z kontrolních dnů stavebního deníku –Dodržení publicity projektuDodržení publicity projektu –Pojistnou smlouvu týkající se majetku pořízeného za podpory prostředků ROP JV včetně dokladu o zaplacení první splátky (pokud je to relevantní; zpravidla až se závěrečnou žádostí o platbu)

Monitorovací zprávy - typy –Pracovní smlouvy, výkazy práce (příklad), pracovní náplně a mzdové listy pracovníků u nově vytvořených pracovních míst (pokud již existují),výkazy práce(příklad), –Přehled výpočtu přepočteného stavu zaměstnanců příjemce podpory – metodický pokynmetodický pokyn –Čestné prohlášení o vypořádání veškerých splatných závazků vůči státním fondům a státním institucím k datu předložení žádosti o proplacení –Prohlášení, že na činnost, která je předmětem pomoci dle Smlouvy v příslušném období, pro které je pomoc přiznána, nečerpá žádnou další dotaci, podporu, finanční příspěvek či jim obdobné, a to ani z jiných rozpočtových kapitol státního rozpočtu ČR, státního fondu či jiných SF nebo jiných prostředků EU

Monitorovací zprávy - typy –U projektu v rámci prioritní osy 2 (kde je to relevantní) dokládá žadatel se závěrečnou monitorovací zprávou a s žádostí o platbu podanou žádost o certifikaci. Do jednoho roku po ukončení realizace doložit získanou certifikaci. –Doložené dokumenty zůstávají na pracovišti OIP a žadateli se nevrací. Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti projektu: 1x ročně do 30 dnů od data „výročí“ ukončení realizace projektu Průběžně v období pěti let od ukončení realizace projektu

ROP JV – REALIZACE PROJEKTU Žádost o platbu Evropská unie Evropský fond pro regionální rozvoj Investice do vaší budoucnosti

Žádost o platbu Při podání ŽOP (příklad) musí být způsobilý výdaj uhrazen ze strany příjemce – doloženo bankovním výpisem (v případě nevyhnutelných plateb v hotovosti pokladním dokladem)ŽOP(příklad) Nejpozději 30 kalendářních dnů po ukončení etapy/realizace projektu Společně s etapovou/závěrečnou monitorovací zprávou s přílohamis přílohami První ŽOP lze po podpisu Smlouvy (bez podmínky intervalu 3 měsíců), následná ŽOP již dle podmínek pro etapu Minimálně požadováno 10 % způsobilých výdajů projektu U projektů nad 10 milionů Kč (kromě nákupu vozidel ve veřejné hromadné dopravě): první ŽOP do 30 kalendářních dní od skončení první etapy projektu, tj. nejpozději do třinácti měsíců od podpisu Smlouvy

Žádost o platbu V souvislosti s novelou zákona č. 235/2004 Sb. o DPH je povinností příjemce doložit k závěrečné žádosti o platbu čestné prohlášení, že pokud se během realizace/po ukončení projektu stane plátcem DPH, nebude uplatňovat nárok na odpočet DPH u výdajů, u kterých již DPH bylo proplaceno jako způsobilý výdaj projektu.čestné prohlášení

Žádost o platbu Změna harmonogramu podání ŽOP o více než 30 dnů bez podání žádosti o změnu nezpůsobilost výdajů uskutečněných v dané etapě Změna objemu plánované ŽOP o více než 15 % původní částky bez podání žádosti o změnu nezpůsobilost výdajů uskutečněných v dané etapě, kterých se změna objemu týká

ROP JV – REALIZACE PROJEKTU Účetnictví projektu Evropská unie Evropský fond pro regionální rozvoj Investice do vaší budoucnosti

Účetnictví projektu Zvláštní bankovní účet/podúčet se samostatným výpisemZvláštní bankovní účet/podúčet se samostatným výpisem Pokud se stane, že příjemce po registraci projektu hradí výdaje z běžného účtu, je možné to akceptovat, ale jen doby uzavření Smlouvy o poskytnutí dotace; výdaje musí být barevně odlišeny Oddělené účetnictví Dokladování všech operací dle relevantních nařízení ES při následných auditech a kontrolách Uskutečněné příjmy a výdaje analyticky vedeny ve vztahu k projektu → na dokladech registrační číslo a název projektuna dokladech registrační číslo a název projektu

Účetnictví projektu Uznání validity faktury za provedené stavební práce na základě doložení zjišťovacího protokolu s těmito náležitostmi:zjišťovacího protokolu −Název stavby, číslo projektu −Název a číslo stavebního objektu, resp. provozního souboru −Položky rozpočtu a jejich množství, jednotková cena a cena celkem, která byla odčerpána v rámci jedné etapy, a dále množství a cena celkem za období od zahájení stavby −Potvrzení zjišťovacího protokolu: zhotovitel, objednatel ( zjišťovací protokol podepsán zástupcem objednatele, který je na stavbě / faktura podepsaná jeho nadřízeným na stavbě – např. správce stavby), technický dozor −Nedoložení zjišťovacího protokolu → neproplacení způsobilých výdajů uvedených na faktuře

Účetnictví projektu Soupiska faktur:Soupiska faktur správné, úplné, průkazné, srozumitelné a chronologicky řazené faktury/účetní dokladysprávné, úplné, průkazné, srozumitelné a chronologicky řazené faktury/účetní doklady Náležitosti faktury: −dle příslušného zákona o účetnictví −název a číslo projektunázev a číslo projektu Obsah projektu pořizovaný z dotace veden v účetnictví min. po dobu udržitelnosti projektu Uchovávání dokladů souvisejících s realizací projektu a jeho financováním: −Na jednom místě po dobu min. deseti let od ukončení projektuNa jednom místě po dobu min. deseti let od ukončení projektu −Zároveň však alespoň do doby uplynutí tří let od ukončení programu dle čl. 88 a následujících Nařízení Rady (ES) 1083/2006, o obecných ustanoveních o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Evropském sociálním fondu a Fondu soudržnosti

Účetnictví projektu V průběhu realizace akce nesmí příjemce platit dodavatelům nebo zhotovitelům v hotovosti ani šekem, s výjimkou nevyhnutelných plateb v hotovosti (např. notářské poplatky). Dokladem o provedení těchto plateb budou pokladní doklady. Jeden pokladní doklad přitom může dosahovat maximálně výše Kč včetně DPH. Také takto provedené platby se musí promítnout do odděleného účetnictví.

ROP JV – REALIZACE PROJEKTU Žádost o změnu u projektu Evropská unie Evropský fond pro regionální rozvoj Investice do vaší budoucnosti

Žádost o změnu 30 dnů před uskutečněním změny (pokud je to možné) na základě písemné Žádosti o provedení změny informovat příslušné OIPŽádosti o provedení změny Posouzení žádosti o změnu, písemné vyjádření OIP: povolení změny: souhlas poskytovatele, případně vyhotovení dodatku ke Smlouvě zamítnutí změny: změna v rozporu s podmínkami ROP JV nebo významným způsobem zasahuje do projektu

Žádost o změnu Podstatné změny → dodatek ke Smlouvě: −Změna výstupů, výsledků či dopadů projektu −Změna cílů projektu −Změna obsahu a zaměření projektu −Změna délky trvání projektu −Významná změna rozpočtu projektu –přesun prostředků mezi rozpočtovými položkami v první/druhé úrovni (záleží na typu projektu), kdy se cílová či zdrojová položka mění o více než 15 % (s výjimkou změny nezpůsobilých výdajů)

Žádost o změnu Nepodstatné změny → nutné oznámení na OIP (NE dodatek ke Smlouvě): −Změna adresy pro doručování −Změna statutárního zástupce příjemce −Změna harmonogramu, která nemá vliv na datum ukončení realizace projektu −Změna kontaktní osoby −Změna harmonogramu předkládání žádostí o platbu

Žádost o změnu Dojde-li ke změně, kterou příjemce nemohl očekávat, je povinen ji oznámit neprodleně, nejpozději však do 7 dnů ode dne,kdy se o ní dověděl Pokud příjemce provede změny, aniž by informoval OIP, vyhrazuje si VRR právo odstoupit od Smlouvy, pokud to uzná za vhodné Nebudou povoleny takové změny Smlouvy, které by svou povahou byly podstatné a vedly k odchýlení projektu od původně stanovených cílů

Příklady žádosti o změnu Příjemce nemůže dodatečně vkládat nové aktivity do projektu v době jeho realizace. Může je měnit, jen pokud se obecně nemění jejich charakter a cíl. Smlouva je uzavřena na dotaci schválenou Výborem Regionální rady. Pokud žadatel vysoutěží méně než činí dotace - pak je mu uhrazená pouze vysoutěžená částka plus maximálně 20% na vícepráce dle Zákona o veřejných zakázkách, musí se bezprostředně týkat projektu. Dotace nelze vyčerpat na nákup více zboží či služeb než kolik jich bylo schváleno v rámci projektové žádosti, i přestože díky výběrovému řízení ušetří část výdajů oproti původně plánovaným.

Regionální operační program NUTS 2 Jihovýchod 2007–2013 Veřejné zakázky Evropská unie Evropský fond pro regionální rozvoj Investice do vaší budoucnosti

Pokyny ROP JV jsou veřejně přístupné na součást příručky pro žadatele jsou zvláštními pravidly pro případy nepokryté podrobnými postupy zákona, tedy platí pro: - podnikatele (ne pro dotovaného zadavatele dle § 2 odst.3 zákona) - pro zadavatele podle zákona pro zakázky malého rozsahu jsou v souladu s principy zákona, vycházejí z metodiky MMR část obecná a část zvláštní žadatel se musí pro úspěch svého projektu seznámit s těmito Pokyny a se zákonem!

Hlavní zásady Pokynů vždy je nutno dodržovat principy § 6 zákona: transparentnost, rovné zacházení, nediskriminace nejste-li si jisti využijte úpravu zákona, jestliže vnitřní pravidla příjemce stanovují přísnější postupy, může se příjemce řídit vlastními pravidly, pokud nejsou v rozporu s těmito Pokyny bez dodržení těchto Pokynů nemohou být způsobilé výdaje považovány za způsobilé a nemůže za ně být proplacena dotace na nezpůsobilé výdaje (je-li část zakázky oddělitelná) se pokyny nevztahují

předpokládaná hodnota zakázky vychází z ceny bez DPH příjemce nesmí účelově dělit zakázku s cílem volnějšího režimu zadávání možné dělení na funkčně ucelené části (např. stavba, vnitřní vybavení, venkovní úpravy), metodický pokyn 10/2008 EX příjemce je povinen zajistit veřejný přístup k vyhlášené výzvě k podání nabídek a doložit jej (vlastní www stránky, úřední deska, komerční servery, u zakázek s předpokládanou hodnotou na služby a dodávky nad 2 miliony Kč a na stavební práce nad 6 milionů Kč je příjemce povinen zveřejnit svou poptávku na Hlavní zásady Pokynů

při navýšení ceny je příjemce povinen v dokumentaci z VŘ zdůvodnit nezbytnost navýšení pro realizaci projektu a zdůvodnit, že i přes navýšení zůstává vybraná nabídka nejvýhodnější existuje-li pro daný předmět zakázky pouze jeden možný dodavatel, je zadavatel povinen tuto skutečnost zdůvodnit a doložit. o průběhu VŘ musí zadavatel uchovávat dokumentaci pro kontrolu, ze strany RR RR je oprávněna kontrolovat dodržování těchto pokynů a zákonného postupu při VŘ povinnost poskytnout zadávací dokumentaci i v elektronické podobě

Hlavní zásady Pokynů příjemce je povinen zaslat alespoň em a sedm kalendářních dní předem OIP pozvánku na otevírání obálek a na každé jednotlivé zasedání hodnotící komise, probíhá – li toto zasedání po registraci projektu (u zakázek od 2 mil.+6 mil) Hodnotící kriteria: doporučujeme vždy dle zákona, tj. ekonomická výhodnost nabídky, případně cena. Není vhodné jako kriterium užívat kvalifikační předpoklady (praxe, vzdělání, zkušenosti). Příjemce je povinen uvést ve výzvě k podání nabídek a v uzavírané smlouvě s dodavatelem skutečnost, že dle § 2e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, je vybraný dodavatel osobou povinnou spolupůsobit při výkonu finanční kontroly. Upozornění: pro výzvy vyhlašované od platí nová metodika MMR

Přehled jednotlivých způsobů zadání zakázek malého rozsahu Tabulka – výběrová řízení dle pokynů ROP JV – aktuální stavTabulka – výběrová řízení dle pokynů ROP JV – aktuální stav Veřejné zakázky - checklist

Regionální operační program NUTS 2 Jihovýchod 2007–2013 Hlavní povinnosti dle smlouvy o poskytnutí dotace Evropská unie Evropský fond pro regionální rozvoj Investice do vaší budoucnosti

Harmonogram uzavírání smlouvy Smlouva je kromě příručky pro příjemce a metodik základním dokumentem v době realizace a udržitelnosti projektu Po schválení projektů probíhají kontroly ex- ante Lhůta 80 dnů od schválení projektu pro předložení všech požadovaných podkladů, dalších 20 dnů na kompletaci a zajištění podpisů obou smluvních stran, Smlouva musí být podepsána ze strany žadatele nejpozději do 3 měsíců Podpis příjemce proveden buď přímo na ÚRR nebo úředně ověřen, podepisuje statutární orgán nebo pověřená osoba

Základní údaje ve smlouvě Obsahuje data o projektu převzatá z žádosti BENEFIT7 Dojde – li ke změně skutečností oproti žádosti ještě před podpisem smlouvy je nutné bezodkladně informovat OIP, aby údaje byly změněny Změny projektu po podpisu smlouvy se v některých případech stávají důvodem ke změně smlouvy prostřednictvím dodatku (viz. prezentace Žádost o změnu)

Zahájit fyzickou realizaci projektu do 6 měsíců od nabytí platnosti smlouvy Realizovat projekt dle žádosti ve stavu ke dni uzavření smlouvy, včetně naplnění monitorovacích ukazatelů a udržet je po stanovenou dobu (doba udržitelnosti 5 let),pozor zejména u projektů VP Použít dotaci pouze na způsobilé výdaje projektu, financování pro nezpůsobilé výdaje (např. vícepráce) je povinen zajistit z jiných zdrojů Dodržet povinnosti spojené s předkládáním žádostí o platbu Dodržet datum ukončení projektu Oznamovat změny projektu a neprovádět je bez souhlasu poskytovatele (výjimky: harmonogram, změny rozpočtu do 15 % mezi položkami, některé změny finančního plánu) Základní povinnosti

Platby Platební termín je stanoven na 75 dnů ode dne předložení bezchybné žádosti o platbu Uhrazeny budou pouze vynaložené a prokázané výdaje; v hotovosti je možné platit výdaje pouze do výše Kč včetně DPH pro jednotlivou platbu Skutečně vyplacená částka se snižuje o příjmy projektu, které je nutné uvést nejpozději v poslední žádosti o platbu

Ostatní důležité povinnosti Dodržovat pravidla pro zadávání zakázek Dohodnout se svými dodavateli fakturační podmínky vypovídající podrobně o předmětu faktury Poskytovat součinnost a umožnit kontrolu Uchovávat originály veškeré dokumentace k projektu Možnost zatížit majetek získaný z dotace nebo jeho části zástavním právem pouze ve prospěch zajištění úvěru pro realizaci projektu (metodický pokyn 3/2008EX). Věcné břemeno je možné zřídit pouze se souhlasem poskytovatele a za úplatu Zákaz převést majetek po dobu udržitelnosti na jinou osobu bez souhlasu poskytovatele

Ostatní důležité povinnosti Možnost pronajmout či vypůjčit majetek pouze se souhlasem poskytovatele a na základě výběrového řízení (výjimka pro tzv. inhouse provozovatele) Pojistit majetek pořízený z dotace Zákaz čerpat na úhradu způsobilých výdajů projektu prostředky z jiných finančních nástrojů ES, národních programů či programů územních samospráv. Příjemce může přijmout účelovou dotaci od územních samosprávných celků či státu nad rámec spolufinancování určený v ROP JV, pokud jeho projekt nezakládá veřejnou podporu a pouze s písemným souhlasem poskytovatele

Porušení smlouvy Porušení povinností ze smlouvy může znamenat nevyplacení části či celé dotace, popř. postihy spojené s prokázáním porušení rozpočtové kázně podle zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů Porušení RK- jednání příjemce, které má za následek neoprávněné použití nebo zadržení finančních prostředků poskytnutých poskytovatelem

Ukončení smlouvy Je vždy až krajním prostředkem řešení Ukončení smlouvy vždy předchází vrácení prostředků dotace, které byly již vyplaceny Dohoda smluvních stran Výpověď ze strany příjemce – ve výjimečných případech, podáním písemné výpovědi na ORP Odstoupení ze strany poskytovatel – má sankční povahu

Úřad Regionální rady regionu soudržnosti Jihovýchod Kounicova 13, Brno Kontakty: Mgr. Marta Sargánková ředitelka tel Metodické řízení programu: Ing. Artur Zatloukal vedoucí Odboru řízení ROP tel Ing. Erika Šteflová vedoucí Odboru implementace projektů Jihlava tel Konzultace projektů: Ing. Jan Karásek vedoucí Odboru implementace projektů Brno tel