Národní digitální archiv Národní archiv Archivní 4 149 01 Praha 4 http://www.nacr.cz kunt@nacr.cz

Archivnictví... vybrané právnické osoby mají povinnost navrhovat archivům dokumenty ze své činnosti k výběru archiválií archivy nepřejímají dokumenty všechny, ale pouze výběr z nich prováděný ve skartačním nebo mimo skartační řízení kompetence archivů (jejich oblast působnosti) stejně jako soustava archivů dána zákonem klíčovým je provenienční princip - organizace archivních fondů dle původců

Zákon č. 499/2004 Sb. Právní úprava platná od 1.1.2005. Podrobnosti stanovují prováděcí vyhlášky č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení archivního zákona a 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. I stará legislativa (zákon 94/1974 Sb. s prováděcími vyhláškami) umožňovala pracovat s elektronickými dokumenty - viz „a jiné záznamy“ (§ 2 odst. 1 cit. zák.) Povinnosti vykonávat spisovou službu a provádět výběr archiválií – odlišné pro různé subjekty: stanovuje zejména § 3 a § 63 zákona Ze strany archivů možnost uložení sankcí ve správním řízení a/nebo dle zákona o přestupcích, uplatňování státní kontroly

Definice dokumentu (§ 2 archivního zákona) dokumentem je každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti původce archiválií je takový záznam, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií; archiváliemi jsou i pečetidla, razítka a jiné hmotné předměty související s archivním fondem či s archivní sbírkou (…) vybrány a vzaty do evidence,

Vyhláška 646/2004 Sb. a elektronické dokumenty Vyhlášku tvoří ustanovení skartačního a spisového řádu, základních norem spisové služby v instituci Začleněna je legislativa k elektronickým podatelnám (Vyhláška 496/2004 Sb.) a elektronickém podpisu (zákon 227/2000 Sb. a nařízení vlády č. 495/2004 Sb.) Umožňuje vedení podacího deníku v elektronické podobě, ovšem hovoří o „knize z předem svázaných a očíslovaných tiskopisů“ a dodává „s možností tisku pro trvalé uložení“ (§ 2 odst. 3); obdobně tzv. rejstříky (§ 2 odst. 8)

Vyhláška 646/2004 Sb. a elektronické dokumenty „Písemné vyhotovení vyřízení dokumentu může být v digitální podobě na technických nosičích dat. Tyto jsou součástí spisu“ (§ 4 odst. 5) = zcela nevhodné, nelze udržovat Skartační návrh lze archivu zaslat elektronicky, se zaručeným elektronickým podpisem (§ 9 odst. 7) ohledně ukládání elektronických (resp. digitálních) dokumentů je odkázáno na § 3 vyhlášky o elektronických podatelnách (§ 8 odst. 1) = zcela nedostatečné, ve skutečnosti vůbec neřeší Dokument, jemuž podle spisového a skartačního plánu bude přidělen skartační znak "A", vyhotovuje určený původce na trvanlivém papíru určeném pro dokumenty.

Vyhláška 646/2004 Sb. a elektronické dokumenty „Dokument v digitální podobě se skartačními znaky "A" a "V" vzniklý z činnosti určeného původce musí být zapsán ve formátu, který zaručí jeho neměnnost a umožní jeho následné čtení. Pokud tuto podmínku nemůže určený původce zabezpečit, převede takové dokumenty do analogové formy odpovídající době jejich vyřízení a opatří je náležitostmi originálu, a to nejpozději před jejich zařazením do skartačního řízení; obdobně postupuje při vyřizování dokumentů přijatých určeným původcem v digitální podobě včetně potvrzení o platnosti elektronického podpisu v době přijetí dokumentu.“ (§ 8 odst. 9) = základní problém dlouhodobého uložení (SW nezávislost a otevřenost ukládaných dat) se neřeší.

Elektronické dokumenty (ED) Elektronickým dokumentem rozumíme soubory digitálních záznamů, které zprostředkují informace. Tyto informace mohou být jak alfanumerické (textové), obrazové nebo zvukové a vytvářejí se, využívají i ukládají prostřednictvím výpočetní techniky. Pro účely trvalého ukládání elektronických dokumentů mezi ně nezahrnujeme počítačové programy. Vlastnosti elektronických dokumentů Není je možné bez zvláštního zařízení využívat (číst) Neplatí předpoklad, že dokument = nosič, tj. médium k přenosu informací v prostoru a čase. Je to způsobeno možností bezeztrátového přenosu informace z jednoho média na druhé. Neexistuje tedy pojem „originál“ a „kopie“.

Definování problémů Nelze uchovávat výpočetní techniku (HW) - stárnutí elektronických součástek není možné zastavit, mikroprocesorovou techniku nelze „postavit nově“. => Muzeum výpočetní techniky udržované za účelem uchování dat je nesmyslem Média, na nichž jsou elektronické záznamy uchovávány lze zařadit k HW, problémy s jejich čtením v nových zařízeních se musí řešit migrací na média morálně novější. Na HW je přímo závislý operační systém počítače a na něm zase aplikační programy zpracovávající data => Nejsložitější problém

Principy elektronické archivace Emulace. Vývoj emulátorů starších systémů (HW/SW konfigurací) na systémech nových generací tak, aby byl starý SW spustitelný. Předpokládá archivaci původního software. I při tomto řešení je potřeba migrovat elektronická data na nová používaná média. Migrace. Periodický přenos digitální informace z jedné HW/SW konfigurace na jinou (především na novou generaci výpočetní techniky). Průvodním jevem migrace je zajištění uchování a využívání elektronických dokumentů bez původního SW Virtualizace. Řešení spojující prvky migrace i emulace pro vybrané datové formáty (JPEG, PDF): vytvoření interpretační struktury, UVC - Universal Virtual Computer. Použití Královská knihovna a Národní archiv Haag. Upřednostňována migrace - perspektivy emulace nejisté (nelze předvídat vývoj principů výpočetní techniky)

Digitální archiv - tři studie Dlouhodobé uchovávání elektronických dokumentů se zaručeným elektronickým podpisem (projekt výzkumu a vývoje býv. MIČR, řeší firma CEAG - dokončeno) Projekt pracoviště pro dlouhodobé ukládání a zpřístupňování dokumentů v digitální podobě (zadáno Národním archivem na základě usn.vl. 11 z r. 2004, dokončení v únoru, řeší ICZ, a.s.) Péče o dlouhodobě uchovávané digitální archiválie (projekt výzkumu a vývoje MVČR 2007-2008, řeší Odbor archivní správy a spisové služby MV)

Projekt digitálního archivu I Zadáno veřejnou soutěží, celé zadání ke stažení na stránkách NA: http://www.nacr.cz/Z-Files/zadavaci_dokumentace2.zip Zadání vycházelo ze zahraničních zkušeností, klasické předarchivní péče, výzkumu MV (Archivní správy) a průzkumu elektronických dokumentů u původců

Projekt digitálního archivu II Základní principy zadání: model OAIS Jako součást digitálního archivu „chráněné úložiště/spisovna“ Podpora širokého spektra dokumentů (ze systémů spisové služby EDMS/ERMS, audio, video, databáze, rastrová a vektorová grafika) Testovací pracoviště jako součást projektu DC a MoReq jako základ metadatového modelu SIP/AIP Přírůstek 10-15 TB ročně ve střednědobém horizontu Paralelní umístění na dvou místech vzdálených od sebe Dvě technologie pro ukládací médium Zadání obecnou formou, ale s komentáři (např. upřednostňujícími migraci před emulací a virtualizací, ale s možností tyto metody navrhnout)

Projekt digitálního archivu III

Projekt digitálního archivu IV Požadované části projektu: Životní cyklus digitálního dokumentu Metadata Uchovávací metoda Správa dat Zpřístupnění Způsob uložení dat HW a SW specifikace Bezpečnost dat Zabezpečení provozu Legislativní změny Autenticita digitálních záznamů Testovací pracoviště Finanční a časové parametry realizace projektu

Projekt digitálního archivu V

Projekt digitálního archivu VI

Projekt digitálního archivu - metadata · Informace o obsahu - vlastního obsah (datový objekt, elektronický dokument) a související informace pro interpretaci uloženého objektu. · Informace uchovávací (konzervační, technické) - nezbytné pro řízení uložení obsahu. Jedná se především o referenční informace (popis a identifikace obsahu), informace o původu (vzniku archivního obsahu), kontextové informace (vztahy obsahu k prostředí a jinému obsahu) a informace o neměnnosti (autenticita obsahu). · Informace o balíku - spojení digitálního obsahu a souvisejících metadat do jednoho celku (balíku). Jednoznačně identifikují tento celek a jeho součásti. · Popisné informace - obvykle vstup pro hledání v archivu (vyhledávání informačních balíků), odvozeny z informací o obsahu a o uložení. · Metadatové standardy DC, PREMIS (PREservation Metadata: Implementation Strategies) a METS (The Metadata Encoding and Transmission Standard)

Projekt digitálního archivu - média Rozborem navrženy následující: UDO (Ultra Density Optical) disk s kapacitou média 60 GB - provozně nejvýhodnější, kapacitní Primární médium: disková pole

MoReq Modelové požadavky na správu elektronických dokumentů

MoReq Evropské doporučení pro fungování systémů elektronické spisové služby (správy dokumentů). Řada termínů a postupů shodná s ISO 15489:2001 (terminologické problémy document/record) Český překlad - na Odboru archivní správy a spisové služby MV (120,- Kč) nebo http://www.cornwell.co.uk/moreq/. Připravovaný MoReq 2 (jaro 2008) bude zahrnovat metodiku certifikace systémů, integraci elektronických postupů (EP), definice procesů při správě dokumentů; náhrada národních norem (např. DOMEA v Německu) => rozvíjí původní MoReq

Funkční digitální archiv - VERS

Funkční digitální archiv - VERS

Funkční digitální archiv - VERS http://www.prov.vic.gov.au/vers/vers/ http://www.access.prov.vic.gov.au/ http://en.wikipedia.org/wiki/Base64

Národní digitální archiv versus Národní digitální knihovna? Není důvod konkurovat -> rozdílná úloha archivů a knihoven (jiná „sběrná oblast“) Důraz na jiné problémy dlouhodobého ukládání: Archiv Knihovna Ochrana dat Ochrana dat Bezpečnost Zpřístupnění Právní relevance Autorskoprávní problematika Přejímání od původce, výběr Automatizované akvizice, všechno Rozdílná metadata

Děkuji za pozornost, dotazy...? Národní archiv Archivní 4 149 01 Praha 4 http://www.nacr.cz kunt@nacr.cz