7. Modelování procesů Pojmy Modelování procesů Postup modelování procesů Nástroje pro modelování ARIS Základní modely Simulace

Pojmy - 1 Proces opakovaný a strukturovaný sled navazujících činností, popisujících tok práce, vykonávaný od jednoho útvaru, resp. pracovníka k druhému a poskytující službu internímu nebo externímu zákazníkovi. Proces má vždy jasně definovaný začátek, určitou strukturu činností a jasně vymezený konec. Subproces (několik úrovní dekomposice) logicky definovaná (ohraničitelná) část procesu, většinou s dílčími výstupy procesu Činnost nejnižší prvek procesu, popisuje nepřerušovanou aktivitu prováděnou jedním pracovníkem na jednom místě (pracovišti)

Pojmy - 2 Model zjednodušený abstraktní pohled na popisovanou realitu formální interpretace reality s ohledem na předem definovaný účel – popisuje pouze určitý aspekt Model obsahuje různé typy objektů a jejich vzájemné vazby. Upřesňující textové a číselné informace jsou v modelu zachyceny do atributů Objekt jakákoliv entita z prostředí organizace (např. proces, činnost, funkční místo, dokument, aplikace apod.) každá entita je v rámci organizace jedinečná

Pojmy - 3 Výskyt objektu – objekt se v modelu vyskytuje v různých souvislostech (má vazby na další jiné objekty). Použije-li se tentýž objekt ve více modelech, jedná se o více výskytů téže definice objektu (např. objekt „Přepážkový pracovník” představující funkční místo nebo roli má kromě výskytu v modelu organizační struktury i další výskyty v modelech procesů činností, které vykonává) Vazba - vzájemný vztah dvou objektů (např. mezi rolí a činností je vazba ”provádí”) Atribut – textová (popis, …) nebo číselná (časy, náklady aj.) upřesňující informace, která se zaznamenává k modelu, objektu i k vazbě

Pojmy - 4 Modelování vytváření abstraktních objektů (nedokáže obsáhnout samotnou realitu, zjednodušený pohled na realitu) Účel modelování (v podnikové praxi) napodobit chování určitého jevu Vlastnosti modelu vysvětluje stávající stav umožňuje předvídat chování za různých okolností

Modelování procesů - 1 Účel tvorby modelů pochopení stávajícího stavu manažeři i pracovníci procesům porozumí uvědomí si nezbytnost změn Model je výborný komunikační prostředek monitorování procesu, sledováni jeho stavu kalkulace nákladů podnikových procesů návrhy a realizaci nových produktů a služeb, jejich procesní, ekonomické a technické optimalizaci návrhy a realizaci obchodních, koncepčních a organizačních změn zavádění systémů řízení kvality TQM, certifikace podle ISO implementaci nových (sub)systémů - APV, nové IT systémy atd. tvorbu pracovních postupů, dokumentace, předpisů a závazných norem uložení znalostí o podniku (Procesní Warehouse) ….. efektivní řízení a rozvoj podniku

Modelování procesů - 2 Zásady Tvorba modelů není samoúčelná, vytvářet v organizaci modely pro modely je nesmysl (navíc hodně drahý). Model se vytváří tehdy, je-li to nutné nebo výhodné, tj. pro procesy, jejichž průběh je komplikovaný, s mnoha vazbami, vstupy a výstupy, zpětnými smyčkami atd. Optimální míra podrobnosti ??? Míra podrobnosti modelu závisí na rozsahu a podrobnosti požadované změny procesu, tj. co se má s daným procesem provést (jaký je požadovaný cílový stav procesu).

Modelování procesů - 3 Míra podrobnosti modelu je v relaci s mírou podrobnosti popisu úroveň podrobnosti modelu si vynucuje úroveň podrobnosti popisu modelovaného procesu při modelování procesu je možné jít do větší míry podrobnosti než je v popisu, vyžaduje to však dostatečné znalosti a zkušenosti zapojených pracovníků (pracujících na procesu, zákazníků procesu aj.) Příklad Nejmenší míra podrobnosti cíle procesu (produkt, resp. služba a jejich charakteristiky) událost aktivující daný proces vlastník procesu kvalitativní a kvantitativní metriky procesu omezující podmínky procesu

Modelování procesů – 4 Příklad – pokrač. Každá další úroveň přejímá data z nadřazené úrovně a přidává další údaje postupně specifikace výstupů popis činností seznam rolí (bez přiřazení k činnostem) seznam všech externích vstupů do procesu (ale vstupy nejsou přiřazeny k činnostem), seznam vhodných informatických nástrojů pro podporu procesu. ve čtvrté úrovni jsou definovány návaznosti činností vstupy a výstupy každé činnosti přiřazení zodpovědných rolí k jednotlivým činnostem

Modelování procesů - 5 Poznámky (určité zkušenosti) nejobtížnější při modelování je vlastní rozpoznání procesu (začátek, konec), všech jeho variant, vazeb a smyček snadnější je modelovat procesy nové, které vytváříme, než existující prvotní nadšení uživatelů se mění v nervozitu a odpor někdy je úspěchem už fakt, že podnik se začal procesy zabývat a začíná se vytvářet procesní přístup u manažerů i zaměstnanců modelovat jen do nezbytně nutné míry podrobnosti modelovat „skutečné“ procesy (nikoliv chaotickou tříšť činností, neodpovídající definici procesu)

Postup modelování procesů - 1 příprava stanovení (ověření požadavku na) rozsahu, druhu a míry podrobnosti modelu určení správce modelu ověření úplnosti popisu procesu z hlediska potřeb modelování tvorba modelu (top-down: úroveň celý proces, podprocesy…činnosti – „process steps“) verifikace modelu (ověření, že model odpovídá popisované realitě, včetně parametrů) certifikace (soulad vytvořeného modelu s platnou metodikou, integrace do procesního modelu podniku) průběžná aktualizace modelu (pokud se neprovádí přijde předchozí úsilí nazmar)

Postup modelování procesů - 2 Hlavní proces (skupina procesů) Výsledný produkt Proces 1 Proces 2 Proces 3 Úroveň procesů Dílčí produkt Subproces 2 Subproces 1 Subproces 3 Úroveň subprocesů Dílčí produkt strategie Úroveň činností cíle Procesy Subprocesy Činnosti

Postup modelování procesů - 3

Nástroje pro modelování - 1 Modelovací nástroje umožňují Definovat proces (jméno, popis, datum, verzi, komponenty, atd.) Modelovat sekvenční, paralelní, selektivní či iterativní průběh procesu Grafické zobrazení modelů Podporu pro verzování procesů Specifikaci úkolů, pracovních kroků Kontrolu syntaktické správnosti procesu Vyhledávání modelovaných objektů, kontrolu vzájemných vazeb a referencí

Nástroje pro modelování - 2 SW nástroje pro modelování jsou založeny na jednotné databázi a sdílených objektech Vlastnosti Je zajištěna konsistence používaných objektů Objekty jsou uloženy v adresářích, které mohou být přehledně strukturovány Stejné instance objektů mohou být využity ve různých modelech Změna objektu vede k automatické změně všech jeho kopií Je možné provádět analýzu k ověření procesů a k nalezení slabých míst Mohou být prováděny exporty výsledků práce do různých formátů Jsou zajištěna rozhraní do různých aplikací (nástroje na vývoj SW aj.) Existuje několik desítek různých používaných nástrojů pro modelování podnikových procesů (jejichpřehled viz např.: Řepa V.,: „Podnikové procesy, procesní řízení a modelování“, Grada, 2006)

Nástroje pro modelování - 3 (Vybrané) SW nástroje tedy m.j. umožňují nejpřesnější „popis“ procesu (včetně algoritmu) snadné vytváření modelů pomocí názorného grafického jazyka kontrolu objektů modelu a modelů analýzu a optimalizaci procesů simulaci procesů grafické zobrazení modelů, uživatelsky nastavitelné udržovat aktuální stav modelů postupnou tvorbu provázaných modelů, vedoucí až k návrhům IT aplikací metodická cesta generováním různých druhů modelů k programovému kódu

ARIS - 1 ARIS „Nástroj/systém/platforma“ (vyvinutý prof. Scheerem) je komplexní integrovaná rodina nástrojů, vytvářející integrované prostředí pro modelování, analýzu a vyhodnocení podnikových procesů. Integrace je zajištěna jednotnou metodikou („jednotná metoda“) grafickým uživatelským prostředím jednotnou sdílenou databází (objektů a modelů) ARIS lze využívat pro různé pohledy datový funkční organizační řídící výkonnostní (produkty a služby, které podnik dodává) je celosvětový leader na trhu modelovacích nástrojů

ARIS - 2 Podpora přístupu: z firemní strategie se odvíjí návrh podnikových procesů, poté jejich implementace (zavádění IT) a controlling (měření a vyhodnocování) jako nástroj průběžného zlepšování procesů.

ARIS - 3 ARIS Strategy Platform ARIS Design Platform Nástroj pro definici strategie podniku s využitím BSC a její konzistentní implementaci pomocí podnikových procesů ARIS Design Platform Návrh podnikových procesů s ohledem na požadavky trhu. Analýza a optimalizace procesů jakožto součást neustálého zlepšování procesů. ARIS Implementation Platform Implementace podnikových procesů do provozního aplikačního software, aniž by při tom došlo ke ztrátě informací ARIS Controlling Platform Návrh a měření efektivity podnikových procesů implementovaných v IT systémech. Podnik tak může průběžně zlepšovat podnikové procesy s využitím klíčových ukazatelů výkonnosti.

Základní modely Funkční strom Strom výkonů Model tvorby přidané hodnoty Model přiřazení funkcí eEPC – Model činností a událostí Organigram

Dekomposice modelů

Funkční strom Model slouží pro zobrazení nejvyšších úrovní podnikových procesů Struktura procesů České kampeličky a.s. Oblast Např. : Drobné Oblast Oblast procesů A bankovnictví procesů B procesů C Proces (oblast procesů) je možné hierarchizovat

Funkční strom - příklad Strukturovaný pohled na všechny základní procesy v podniku (řídící, obchodní a podpůrné) Řídící procesy Řízení ČK Ekonomické řízení ČK Řízení strategie banky Definování Stanovení strategie vnější komunikace Definování koncepce vnitrobankovního řízení a komunikace Řízení vztahu s vlastníky dceřiných společností Analýza makroekonomických trendů Koordinace strategií v rámci finanční skupiny Plánování fúzí a akvizic obchodně finančního plánu Sestavení plánu interního auditu Stanovení organizace, systému řízení a vnitřního komunikačního systému Stanovení metodiky strategického plánování Stanovení výkonnostního systému banky Zajištění metodického souladu s legislativou a požadavky regulačních orgánů banky tvorby obchodně provádění interního auditu přípravy havarijních plánů Hodnocení výkonnosti procesů, organizačních jednotek a využití zdrojů Hodnocení vnitřního PR majetkových účastí Zabezpečování součinnosti s vnějšími orgány, institucemi a legislativou Zabezpečování legislativních a smluvních podmínek třetích stran Vytváření a koordinace dodržování firemní identity Zajištění prezentace banky a PR organizace Vnější komunikace Rozpočet a koncepce vedení účetnictví kontrolingu daňové politiky Vedení Kontroling Daně Sestavení rozpočtu, plánu jeho naplňování a Cash Flow rozpočtování účetních postupů metodiky rozpočtování a Stanovení způsobu sběru vnitřních ekonomických informací sběru vnějších Monitorování účetních výstupů (kontrola úplnosti a správnosti výkazů) Monitorování oběhu účetních dokladů Monitorování dodržování zákona o účetnictví Monitorování vnitřních účetních předpisů Zajišťování finančně analytických služeb Řízení rozpočtu a Cash Flow Provádění Vedení finančního a manažerského účetnictví a reporting Realizace učetních operací (správa hlavní knihy) Zajišťování oběhu účetních dokladů vnitropodnikové inventarizaci Zajištění řešení daňové problematiky a vedení daňové agendy a hodnocení naplňování strategie Monitoring médií Kontrola dodržování rozpočtu

Proces Sporožirový účet Strom výkonů Produktový strom 2. úrovně Běžné účty Výkon – materiální i nemateriální výstupy (produkty_služby) Sporožirové účty Sporožirový účet Proces Sporožirový účet Běžné účty v KČ a SK Běžný účet v české měně Proces Běžný účet v Kč Účet dotační Proces Dotační účet

Model tvorby přidané hodnoty Model je určen pro zachycení přehledu subprocesů v rámci procesu a jejich návazností

Model tvorby přidané hodnoty - příklad Akvizice klienta Skupina subprocesů Požadavek klienta na službu Verifikace Založení Využívání Zrušení klienta služby služeb služby a jeho požadavků (produktu) (produktu) (produktu) Správa Služba zrušena služby (produktu)

Model přiřazení funkcí Model je určen pro zachycení základních informací o vykonávaném procesu. Proces: vkladní knížka Pobočkový systém podporuje Oddělení B Oddělení D Role vlastník procesu je odborně odpovědný za má výstup Kategorie dokumentované znalosti je potřebný pro Odborný pojem je vstupem pro provádí Role v procesu Na úrovni procesu jsou specifikovány vstupy a výstupy procesu, vlastník procesu, výkonné organizační útvary, aplikace IT.

eEPC – Model činností a událostí Model zachycuje průběh subprocesu, různé scénáře cest (pomocí operátorů a událostí) a návaznosti na další subprocesy (pomocí procesních rozhraní). Model je dále určen pro zachycení požadovaných informací o vykonávaných činnostech: které role činnosti provádějí, jaké jsou vstupy do činností, jaké výstupy činnosti vytvářejí, které aplikace (moduly, funkce zpracování dat) podporují provádění činností a jaká dokumentace je potřebná pro provádění činností.

Organigram Model eEPC Úsek DB Okresní pobočka je tvořen Činnost 1 Manažer DB Okresní pobočka Úsek DB Přepážkový pracovník J. Novák je tvořen obsazuje Náplň práce P.Peníz Model eEPC Činnost 1 provádí Přepážkový pracovník Událost N provádí Činnost A Manažer DB Činnost X spolupracuje na Činnost 5 Přepážkový pracovník

Procesní modelování a reengineering Simulace - 1 Význam Ověření dynamiky procesu identifikace úzkých míst Chování procesu v limitních situacích (nárazové zatížení, nedostatek zdrojů aj.) zkoumání procesu v kritických obdobích (dovolené, konec roku …) Kontrola vytvořeného a navrženého modelu z hlediska věcné správnosti Věcná chyba v modelu se obvykle projeví nesmysly v simulačních výstupech LBMS, s.r.o.

Simulace - 2 Simulace modelů je výrazně kapacitně náročnější než vlastní modelování Sběr a analýza přesných a relevantních dat Tvorba simulačních běhů (respektující reálné možnosti) Bez provedení simulace si nemůžeme být jisti, zda je model procesu (stávající či přepracovaný) správný

Simulace - 3 frekvence procesu délky činností Pravděpodobnos- ti rozhodování X Doba čekání jiné klíčové ukazatele spotřeba zdrojů X rizika množství produktu