„Legislativní aspekty využívání elektronických dokumentů“ Ing.Robert Piffl vytvořeno ve spolupráci s Ing.Petrem Plesnivým a JUDr.Davidem Bauerem

Úvod Prezentace se zaměřuje na problematiku elektronických dokladů se zaměřením zejména na daňové doklady v elektronické podobě a účetní záznamy v technické formě Nároky a požadavky na „elektronickou“, případně „technickou“ formu dokladu jsou vyšší než v případě listinné formy Z hlediska právních předpisů jsou z důvodu zjednodušení uváděny odkazy na „hlavní právní předpisy v dané oblasti“ Prezentace zohledňuje stav právních předpisů k měsíci březen 2008

Typické okruhy otázek Vlastoruční podpis na papíře Digitální podpis „Digitální značka z login a hesla ?“ „Naskenovaný dokument s podpisem ?“ „Otisk prstu, optický klíč, atd…?“ „Identifikační záznam?“ Jednoznačnost originálu Stejnopis x kopie x převod forem ?

Otázky kolem terminologie Pojmy a jejich postavení v právním řádu dokument daňový doklad účetní záznam formy daňových dokladů formy účetních záznamů převod z jedné formy na jinou podpis úschova archivace

Právní úprava v ČR - výhled Vládní návrh zákona o účetnictví – vytvoření účetnictví státu Akční plán Vlády ČR pro zvýšení důvěryhodnosti účetnictví a auditu 2004 Usnesení Vlády ČR 561/2007 z 23.5.2007 Harmonogram prací na vytvoření účetnictví státu předložen Vládě ČR 5.9.2007, Cílové datum I.Etapy 2010 Usnesení Vlády ČR č. 357/2007 Národní plán zavedení elektronického zadávání veřejných zakázek pro období let 2006 až 2010 Návrh zákona o elektronických úkonech, osobních číslech a autorizované konverzi dokumentů Očekávaná změna OSŘ, Národní digitální archiv, …

Právní úprava v ČR – stav březen 2008 Vládní návrh zákona, kterým se mění zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví ve znění pozdějších předpisů a o změně některých zákonů v souvislosti s vytvořením účetnictví státu – zaslán do PSP Vládní návrh zákona o elektronických úkonech, osobních číslech a autorizované konverzi dokumentů /sněmovní tisk 445/ - prvé čtení   Vládní návrh zákona, kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o elektronických úkonech, osobních číslech a autorizované konverzi dokumentů /sněmovní tisk 446/ - prvé čtení

Právní úprava v EU 6-tá směrnice a z ní vycházející právní normy Směrnice Rady 2001/115/ES vyžaduje tvorbu rámce pro elektronickou fakturaci s ohledem na kontrolní možnosti správců daní EDI vymezená v článku 2 doporučení Komise 1994/820/ES ze dne 19. října 1994 o právních aspektech elektronické výměny dat Důraz na věrohodnost původu a neporušenost dat

Dokument Definice pojmu dokument se vyskytuje jednak v normativních materiálech, výkladových slovnících ale i v právním řádu. Z hlediska pojmu dokument je lze podle ČSN ISO 5127-1 –1983,1993 považovat za "zaznamenané informace, které mnohou být v procesu dokumentace považovány za ucelenou jednotku“ Právní předpis č.499/2004 - §2 odst. d) dokumentem každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti původce

Dokument Právní předpis č.499/2004 - §2 odst. d) Tato obecná definice z pohledu zákona o archivnictví nám zcela zahrnuje jak daňové doklady v písemné či v elektronické podobě, tak i účetní záznamy v písemné či technické formě a takto definovaný pojem dokument můžeme v dalším textu použít i v souvislosti s účetními záznamy, případně s daňovými doklady. Řada dokumentů vzniká v listinné formě a jejich následnou digitalizací může vzniknout nový dokument v elektronické podobě. Dokument může být vytvořen přímo a pouze v elektronické podobě.

Dokument - formy Analogová Digitální (nepřesně elektronická, technická atd…) Hybridní – např. elektronický pas, dokumenty s čipem atd… Některé formy nelze převést z jedné na druhou beze ztráty informace (GIS, video, zvuk, elektronicky podepsaný dokument atd….) Speciální pravidla pro dokumenty s autenticitou Návrh zákona o účetnictví: Listinná forma Technická forma Smíšená forma

Dokument - převod Každý převod z jedné formy do druhé nám vytváří nový dokument, čímž zpřístupňujeme totéž základní sdělení formou odlišných dokumentů Chování této kopie je odlišné od originálu, poskytuje však stejné sdělení a informaci jako to činil originál v listinné podobě Převod informace do nové specifické formy, které mají jinou identitu než originální Zpřístupňujeme nové dokumenty, které mají svůj vlastní životní cyklus

Dokument – digitalizace Digitalizací produkujeme digitální kopie analogových originálů. Tímto procesem vzniká nový digitální (elektronický) dokument. Typickým příkladem je naskenování originální písemnosti do elektronické formy. Chování této kopie je odlišné od originálu, poskytuje však stejné sdělení a informaci jako to činil originál v listinné podobě.

Dokument – podpis Dokumenty obsahující digitální podpis není možné v budoucnu měnit a tudíž ani migrovat Bez existence „elektronického notáře“ nebo „ověřovací autority“ nelze provést převod z technické formy na formu listinnou Zcela zásadní je, že platí stejná pravidla pro archivaci dokumentů bez ohledu na jejich formu

Dokument - formy Listinná x technická forma V případě použití technické formy dokumentu není možný (v současném právním prostředí ČR) jeho zpětný převod do listinné formy u dokladů obsahujících digitální podpis Uvažuje se o zřízení speciálního aktu u notáře a na vybraných úřadech – autorizace a ověření technické formy převedené na listinnou či naopak – tzv. konverze

Dokument - podmínky na formy Podmínka čitelnosti Podmínka kontinuity Podmínka neměnnosti Skartační znaky A (archiv) – trvalé uložení do archivu, od 2006 na trvanlivém papíru §5 odst.1 646/2004 S (stoupa) – po skartaci se ničí V (výběr) – při skartačním řízení A nebo S

Dokument – forma - dílčí závěr V případě použití technické formy dokumentu je nutné dále pracovat pouze s touto formou dokumentu Komentář : V případě souběžného „běhu“ technické formy a listinné formy je tento problém vyřešen V případě technické formy je možné využít „primární datové úložiště“ DMS/ECM systému a s dokumentem pak pracovat z ostatních systémů pomocí jednoznačné identifikace

Dokument – životní cyklus Každý dokument prochází určitým životním cyklem – zjednodušeně řečeno od jeho vzniku až po okamžik skartace a v případě archiválií uložením do archivu Z hlediska povinností existuje řada právních předpisů, které upravují povinnosti výstavci, případně držiteli/uživateli dokumentu řadu povinností. Nikdy nelze na dokument nahlížet tak, že slouží pouze k jedinému účelu a nerespektovat ustanovení ostatních právních předpisů.

Dokument - vlastnosti Dokument má určité atributy Dokument prochází životním cyklem Na dokument je nutné pohlížet z hlediska jeho dalšího užití Na dokument je nutné pohlížet z hlediska užití v soukromém sektoru x státní správě Je nutné zabezpečit neměnnost dokumentu Speciální postup u „účetních a daňových“ dokumentů

Daňový doklad Daňový doklad je dokument Problematika elektronické formy daňového dokladu z pohledu zákona o dani z přidané hodnoty je poněkud jednodušší než problematika účetních záznamů v technické formě. Pojem se vyskytuje i mimo zákon o dani z přidané hodnoty Daňový doklad pro účely účetnictví je též účetním záznamem, v případě doplnění náležitostí dle §11 zákona o účetnictví též účetním dokladem.

Daňový doklad – elektronická forma Zákon o dani z přidané hodnoty § 26 odst. 4 Daňový doklad může být se souhlasem osoby, pro kterou se uskutečňuje zdanitelné plnění nebo plnění osvobozené od daně s nárokem na odpočet daně, i v elektronické podobě, pokud jej plátce nebo osoba uvedená v odstavci 3 opatřila zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu nebo elektronickou značkou založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu podle zvláštního právního předpisu nebo pokud je zaručena věrohodnost původu a neporušitelnost obsahu daňového dokladu EDI

Daňový doklad - převod Zákon o dani z přidané hodnoty § 27 odst. 2 Daňový doklad v písemné formě lze převést do elektronické podoby a uchovávat pouze v této podobě,pokud metoda použitá pro převod a uchování zaručuje věrohodnost původu, neporušitelnost obsahu daňového dokladu a jeho čitelnost a pokud je daňový doklad převedený do elektronické podoby opatřen zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu nebo označen elektronickou značkou založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu osoby odpovědné za jeho převod

Daňové doklady - úschova Zákon o dani z přidané hodnoty § 27 Uchovávání daňových dokladů - Plátce je povinen uchovávat všechny daňové doklady rozhodné pro stanovení daně nejméně po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se uskutečnilo zdanitelné plnění nebo plnění osvobozené od daně s nárokem na odpočet daně, na jím zvoleném místě. Po tuto dobu plátce odpovídá za věrohodnost původu dokladů, neporušitelnost jejich obsahu, jejich čitelnost a na žádost správce daně za umožnění přístupu k nim bez zbytečného odkladu.

Daňové doklady - úschova mimo ČR Zákon o dani z přidané hodnoty § 27 odst. 3 Pokud plátce vystavuje, přijímá a uchovává daňové doklady v elektronické podobě a místem uchovávání není tuzemsko, musí plátce zajistit pro správce daně právo volného přístupu v reálném čase elektronicky k daňovým dokladům i datům zaručujícím věrohodnost jejich původu a neporušitelnost jejich obsahu § 27 odst. 4 Plátce je povinen předem oznámit správci daně místo uchovávání daňového dokladu, pokud toto místo není v tuzemsku

Analýza z pohledu „účetnictví“ Akční plán Vlády ČR pro zvýšení důvěryhodnosti účetnictví a auditu 2004 Koncepční rámec účetnictví státu 2006-2007 Usnesení Vlády ČR 561/2007 z 23.5.2007 Harmonogram prací na vytvoření účetnictví státu předložen Vládě ČR 5.9.2007 Cílové datum I.Etapy 2010 25.2.2008 schváleno Vládou ČR, návrh zákona do PSP 03/2008 Dále uváděné odkazy jsou ze zákona č.563/1991 ve znění pozdějších právních předpisů

Jaro 2008 - Technologické vyhlášky Návrh zákona o účetnictví - §4 odst.8 m-o) požadavky pro technické a smíšené formy účetních záznamů pravidla pro formát, strukturu, přenos a zabezpečení účetních záznamů v technické formě vybraných účetních jednotek rozsah a četnost předávání účetních záznamů vybranými účetními jednotkami do centrálního systému účetních informací státu

Účetní záznam - pojmy Účetní doklad - průkazný účetní záznam, které musí obsahovat náležitosti podle §11 Účetní případ - skutečnosti, které jsou předmětem účetnictví Účetní zápis - Účetní zápisy jsou účetní záznamy, jejichž obsah je určen ustanoveními tohoto zákona, která se týkají účetních knih. Účetní jednotky jsou povinny zaznamenávat účetní případy v účetních knihách (dále jen "účetní zápisy") pouze na základě průkazných účetních záznamů – účetních dokladů. K účetnímu zápisu musí být připojen podpisový záznam osoby odpovědné za jeho provedení, není-li shodný s podpisovým záznamem osoby odpovědné za zaúčtování účetního případu.

Účetní záznam §4 odst. 10) účetním záznamem se rozumí data, která jsou záznamem veškerých skutečností týkajících se vedení účetnictví §6 odst. 1) účetní jednotky jsou povinny zachycovat skutečnosti, které jsou předmětem účetnictví, (dále jen "účetní případy") účetními doklady §8 odst. 1) účetní jednotky jsou povinny vést účetnictví správné, úplné, průkazné, srozumitelné, přehledné a způsobem zaručujícím trvalost účetních záznamů.

Účetní záznam Účetním záznamem se rozumí data, která jsou záznamem veškerých skutečností týkajících se vedení účetnictví - účetními záznamy jsou veškeré dokumenty týkající se vedení účetnictví – např. smlouvy, směrnice, záruční listy a podobně. S ohledem na průkaznost účetnictví - §8 odst.4 - musí být všechny záznamy použité v rámci účetnictví účetní jednotky průkazné. Z hlediska forem účetních záznamů je možné rozdělit záznamy na účetní záznamy v listinné formě a dále pak na účetní záznamy v technické formě – viz §33 odst.2. Z výše uvedeného tedy jednoznačně vyplývá, že účetním záznamem je vše, co se týká vedení účetnictví.

Účetní doklad - definice §11 odst. 1) Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat: a) označení účetního dokladu, b) obsah účetního případu a jeho účastníky, c) peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství, d) okamžik vyhotovení účetního dokladu, e) okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem podle písmene d), f) podpisový záznam podle § 33a odst. 4 osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování.

Účetní doklad V případě životního cyklu účetního dokladu je nutné ošetřit případ, kdy účetním záznamem, na základě kterého doplněním náležitostí dle §11 vzniká účetní doklad, je primárně účetní záznam v technické formě obsahujícím elektronický podpis. V tomto případě musí disponovat takovými technickými prostředky, které zabezpečí jak možnost doplnění náležitostí dle §11, tak i případné opravy účetních záznamů dle §35 a dále pak zabezpečí jeho úschovu a následnou archivaci po stanovené období. Oprava účetního záznamu - informační systém musí umožnit verzování dokladů, včetně možnosti připojení elektronického podpisu osoby a údaj o okamžiku opravy.

Účetní záznam - podpisové záznamy U účetních dokladů (§ 11) dva podpisové záznamy: osoby odpovědné za účetní případ, osoby odpovědné za zaúčtování. U účetního zápisu (§ 12) do účetní knihy podpisový záznam: osoby odpovědné za účetní zápis (není-li shodná s osobou odpovědnou za zaúčtování). U účetní závěrky (§ 18, odst. 2) podpisový záznam: statutárního orgánu účetní jednotky ... U inventurních soupisů (§ 30, odst. 2) dva podpisové záznamy: podpisový záznam osoby odpovědné za zjištění stavů majetku a závazků (fyzická inventura, dokladová inventura), podpisový záznam osoby odpovědné za inventarizaci

Účetní záznam - podpisové záznamy § 33a odst. 4) Podpisový záznam - účetní záznam, jehož obsahem je vlastnoruční podpis (obsah = informace obsažená v účetním záznamu) nebo elektronický podpis podle zákona č. 227/2000 Sb. ve znění pozdějších právních předpisů anebo obdobný průkazný účetní záznam v technické formě (tj. průkazný záznam mající vlastnosti elektronického podpisu) § 33a odst. 5) Připojením podpisového záznamu se rozumí u účetního záznamu v písemné formě jeho podepsání vlastnoručním podpisem, u účetního záznamu v technické formě jeho podepsání elektronickým podpisem podle zvláštního právního předpisu 30a) anebo obdobným průkazným účetním záznamem v technické formě.  

Účetní záznam – identifikační zázn. § 33a odst. 7) Identifikační záznam - účetní záznam, který není podpisovým záznamem, připojený k jinému účetnímu záznamu buď automaticky technickým prostředkem nebo fyzickou osobou odpovědnou za připojování identifikačního záznamu, který umožňuje jednoznačné určení uvedeného technického prostředku nebo fyzické osoby. Identifikační záznam není podpisovým záznamem a v žádném případně nemůže nahradit podpisový záznam a nemůže být použit tam, kde je vyžadován podpisový záznam.

Úč.Z. - srozumitelnost, správnost §8 odst. 5 - Účetnictví účetní jednotky je srozumitelné, jestliže umožňuje jednotlivě i v souvislostech spolehlivě a jednoznačně určit a) obsah účetních případů alespoň s použitím účetních metod uvedených v § 4 odst. 8, b) obsah účetních záznamů s použitím nástrojů uvedených v § 4 odst. 10. §8 odst. 2 - Účetnictví účetní jednotky je správné, jestliže účetní jednotka vede účetnictví tak, že to neodporuje tomuto zákonu a ostatním právním předpisům ani neobchází jejich účel.

Účetní záznam - trvalost §8 odst. 6) účetnictví účetní jednotky je vedeno způsobem zaručujícím trvalost účetních záznamů, jestliže účetní jednotka je schopna splnit povinnosti spojené s jejich úschovou a zpracováním podle § 31, 32 a § 33 odst. 3 a 6 po celou dobu, po niž jsou jí tímto zákonem uloženy. §31 odst.1) Účetní jednotky jsou povinny uschovávat účetní záznamy pro účely vedení účetnictví po dobu stanovenou v odstavci 2 nebo 3. Nestanoví-li tento zákon jinak, platí pro nakládání s nimi zvláštní právní předpisy. 28)

Účetní záznam - úschova §31 odst. 2) Účetní záznamy se uschovávají, pokud v § 32 není stanoveno jinak : a) účetní závěrka a výroční zpráva po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají, b) účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají, c) účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají formu vedení účetnictví (§ 33 odst. 2), po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.

Účetní záznam – úschova x použití §32 odst. 1) Použijí-li účetní jednotky účetní záznamy i pro jiný účel než uvedený v § 31 odst. 1, a to zejména pro účely trestního řízení, opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, správního řízení, občanského soudního řízení, daňového řízení, skartačního řízení nebo pro účely sociálního zabezpečení, veřejného zdravotního pojištění anebo pro účely ochrany autorských práv, postupují po uplynutí uschovacích dob uvedených v § 31 odst. 2 dále tak, aby byly zajištěny požadavky vyplývající z jejich použití pro uvedené účely; v případě, kdy účetní jednotky použijí účetní záznamy k těmto účelům, platí všechna ustanovení tohoto zákona týkající se účetních záznamů obdobně.

Účetní záznam - lhůty §32 odst.3) Účetní doklady a jiné účetní záznamy, které se týkají záručních lhůt a reklamačních řízeních, uschovávají účetní jednotky po dobu, po kterou lhůty nebo řízení trvají; účetní záznamy, které se týkají nezaplacených pohledávek či nesplněných závazků, uschovávají účetní jednotky do konce roku následujícího po roce, v němž došlo k jejich zaplacení nebo splnění.

Účetní záznam - formy § 33 odst. 2- Účetní záznam může mít písemnou nebo technickou formu. Pro účely tohoto zákona se považuje za a) písemnou formu účetní záznam provedený rukopisem, psacím strojem, tiskařskými nebo reprografickými technikami anebo tiskovým výstupním zařízením výpočetní techniky, jehož obsah je pro fyzickou osobu čitelný, b) technickou formu účetní záznam provedený elektronickým, optickým nebo jiným způsobem nespadajícím pod písmeno a), který umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný.

Účetní záznam – obsah, forma §33 odst. 1) Účetní záznam podle § 4 odst. 10 musí umožňovat vedení účetnictví podle tohoto zákona. Pro účely tohoto zákona se informace obsažená v účetním záznamu označuje jako obsah účetního záznamu; konkrétní způsob zaznamenání této informace se označuje jako forma účetního záznamu.

Účetní záznam - převod §33 odst. 3) Účetní jednotka může provést převod účetního záznamu z jedné formy do druhé. V tomto případě je povinna zajistit, že obsah účetního záznamu v nové formě je shodný s obsahem účetního záznamu v původní formě. Splnění uvedené povinnosti se má za prokázané, pokud účetní jednotka předloží účetní záznam v původní i nové formě a jejich obsah je shodný; splnění této povinnosti však účetní jednotka může prokázat i jiným způsobem, který nezpochybní žádná z osob, které s převedeným záznamem pracují. Při prokazování splnění povinnosti podle věty druhé u účetních záznamů, které nejsou označeny skartačními znaky pro výběr nebo archiválii podle zvláštního právního předpisu,28) se nevyžaduje předložení nosiče informací (§ 4 odst. 10) v původní formě. Účetní jednotka je povinna disponovat účetními záznamy, kterými dokládá formu vedení účetnictví.

Účetní záznam - převod V případě písemnosti, která existuje v listinné formě, je možné pomocí digitalizace umožnit převod z listinné formy do technické a pokud bude zajištěna shoda obsahu je možné tento způsob převodu běžně využívat. Tento nový dokument, vzniklý digitalizací původního a vyskytující se v technické formě pak může být dostatečně ochráněn z hlediska neporušitelnosti jeho obsahu připojením elektronického podpisu. Pokud existuje záznam v technické formě a neobsahuje-li digitální podpis, je možné jej např. výtiskem převést do listinné formy a opět platí, že bude-li zajištěna shoda obsahu je možné tento způsob převodu běžně využívat. Navíc z hlediska průkaznosti je dostačující v případě uschování i původní formy prosté porovnání obou forem.

Účetní záznam – převod x podpis Problém nastává např. u technických záznamů podepsaných digitálním podpisem, kde při převodu na listinnou formu není obsah (tj. informace obsažená v účetním záznamu) shodný. Z hlediska průkaznosti v tomto případě bez zavedení např. institutu tzv. „elektronického notáře“, případně jiného, státem garantovaného způsobu ověření nelze zaručit prokázání shody a průkaznosti. Druhá věta tohoto odstavce jednoznačně definuje případ, kdy se má splnění povinnosti za prokázané - pokud účetní jednotka předloží účetní záznam v původní i nové formě a jejich obsah je shodný.

Účetní záznam - formy §33 odst. 5) Na všechny formy účetního záznamu se, pokud tento zákon výslovně nestanoví jinak, pohlíží stejně; obsah všech účetních záznamů a jejich změny mají stejné důsledky, jsou-li provedeny v účetních záznamech ve formě podle odstavce 2 písm. b), jako ve formě podle odstavce 2 písm. a). §33 odst. 6) Účetní jednotky mohou vést účetní záznamy i ve formě, ve které je jejich obsah bez dalšího nečitelný; v tomto případě jsou povinny disponovat takovými prostředky, nosiči a vybavením (§ 4 odst. 10, které umožní provést převod účetních záznamů do formy, ve které je jejich obsah pro fyzickou osobu čitelný. §33 odst. 7) V řízení ve věcech týkajících se účetnictví nebo vycházejících z účetnictví lze použít k důkazu průkazné účetní záznamy (§ 33a), které splňují požadavky tohoto zákona

Účetní záznam - průkaznost §33a odst. 1) Podle tohoto zákona se za průkazný účetní záznam považuje pouze a) účetní záznam, jehož obsah je prokázán přímo porovnáním se skutečností, kterou tento záznam prokazuje, b) účetní záznam, jehož obsah je prokázán obsahem jiných průkazných účetních záznamů, c) účetní záznam přenesený způsobem splňujícím požadavky podle § 34, nebo d) účetní záznam týkající se výhradně skutečností uvnitř jedné účetní jednotky, k němuž je připojen podpisový záznam osoby oprávněné a odpovědné podle odstavce 9.

Účetní záznam - přenos §34 Přenos účetního záznamu 1) Přenos účetního záznamu může být uskutečněn pouze prostřednictvím informačního systému nebo jiným způsobem, který splňuje požadavky průkaznosti a dále požadavky ochrany a bezpečnosti odpovídající charakteru přenášených informací podle zvláštních právních předpisů. 31) 2) Požadavky průkaznosti a jiné požadavky uvedené v odstavci 1 jsou splněny i v případě, je-li přenos účetního záznamu uskutečněn prostřednictvím třetí osoby odlišné od účetních jednotek, pokud tato osoba splňuje požadavky podle zvláštních právních předpisů. 31)

Účetní záznam - sankce §37 odst. 1) Účetní jednotce, která g) poruší povinnost uschovávat účetní záznamy se uloží pokuta do výše 6 % hodnoty aktiv celkem, jde-li o protiprávní jednání podle písmen a) až c), nebo se může uložit pokuta do výše 3 % hodnoty aktiv celkem, jde-li o protiprávní jednání podle písmen d) až i).

Elektronický podpis Zákon 227/2000 o elektronickém podpisu ve znění pozdějších právních předpisů Nařízení vlády 495/2004 kterým se provádí zákon 227/2000 Vyhláška 496/2004 o elektronických podatelnách Novela 440/2004 pojem kvalifikované časové razítko pojem elektronické značky

Typy ETSI / 1999/93/ES Elektronický podpis (General Electronic Signature) Zaručený elektronický podpis (Advanced Electronic Signature) Zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu (Advanced Electronic Signature Using Qualified Certificate) Kvalifikovaný podpis (Qualified Electronic Signature) * prostředek “Vylepšený“ elektronický podpis (Enhanced electronic signature) Kvalifikovaný podpis určený pro archivaci dat (Qualified Electronic Signature with Long-term Validity ) * časové razítko

Zaručený elektronický podpis Zaručeným elektronickým podpisem elektronický podpis, který splňuje následující požadavky 1. je jednoznačně spojen s podepisující osobou, 2. umožňuje identifikaci podepisující osoby ve vztahu k datové zprávě, 3. byl vytvořen a připojen k datové zprávě pomocí prostředků, které podepisující osoba může udržet pod svou výhradní kontrolou, 4. je k datové zprávě, ke které se vztahuje, připojen takovým způsobem, že je možno zjistit jakoukoliv následnou změnu dat,

Časové razítko RFC 3161 (RFC3161) Internet X.509 Public Key Infrastructure Time-Stamp Protocol (TSP) Časové razítko obsahuje především aktuální datum a čas, sériové číslo razítka a identifikaci autority, která toto razítko vydává Trojice dokument, elektronický podpis a časové razítko uvádí do souvislosti nejen dokument a osobu, která ho podepsala, ale i časový okamžik, před kterým dokument zaručeně existoval.

Časové razítko

Soulad s originálem § 4 Soulad s originálem Použití zaručeného elektronického podpisu nebo elektronické značky zaručuje, že dojde-li k porušení obsahu datové zprávy od okamžiku, kdy byla podepsána nebo označena, toto porušení bude možno zjistit.

Soulad s originálem

Soulad s originálem V řadě případů nestačí mít pouze digitálně podepsaný dokument. Zvláště v případě dokumentů s relativně dlouhou dobou platnosti je možné, že bude jedna ze stran chtít zpochybnit platnost dokumentu, který byl podepsán oběma stranami. Není nic snazšího, než nahlásit ztrátu privátního klíče a nechat odvolat certifikát. Bez existence časového razítka daného dokumentu již nikdo nedokáže, zda byl dokument podepsán před tímto odvoláním nebo až po něm.

Soulad s originálem Elektronický podpis nemůže stačit - důvodem je skutečnost, že doklad musíme podepsat k určitému datu. Přitom na vlastním počítači si můžeme čas nastavovat libovolně. Takže pokud doklad chtěli zpětně podepsat, pak bychom si mohli na počítači posunout čas zpět a vytvořit elektronický podpis pod doklad. Kdo nám poté prokáže, že doklad bylo opravdu k rozhodnému datu opravdu vytvořen a následně podepsán? Tento problém nám mohou vyřešit právě časová razítka. Dalšími problémy jsou ověřování elektronického podpisu po delším čase od jeho vytvoření (např. poté co vyprší certifikát určený pro verifikaci tohoto podpisu) a dlouhodobá archivace elektronicky podepsaných dokumentů vůbec.

ETSI TS 101 733 Nejdůležitějším typem, který vznikl jako vylepšený elektronický podpis z kvalifikovaného podpisu, je kvalifikovaný podpis určený pro archivaci dat. Tento podpis je blíže představen ve standardu ETSI Policy requirements for CSPs issuing trusted time stamps, ve kterém jsou zformulovány minimální požadavky v oblasti bezpečnosti a kvality zabezpečení důvěryhodného poskytování služeb určených k vydávání časových razítek. Časová razítka jsou specifikována v dokumentu ETSI Time Stamping Profile (draft ETSI TS 101 861 V.1.1.4). Vzhledem k tomu, že musí být zajištěna odolnost proti útokům po celou dobu archivace, je v kategorii prostředek pro bezpečné vytváření podpisu vznesen požadavek zvýšené bezpečnosti.

Migrace a emulace Emulace: emuluje staré IT prostředí v současném prostředí. Bohužel emulátory nepracovaly vždy zcela spolehlivě. Migrace dat: z formátu používaného ve starém prostředí do "modernějšího" formátu. Tato metoda je spolehlivější, ale nesmíme zapomínat na to, že při migraci vždy dochází k jisté ztrátě historických informací. Každopádně by měl být zachován nejenom migrovaný dokument, ale i původní dokument, kdyby se v budoucnu zjistilo, že migrace nebyla zcela v pořádku.

Migrace a emulace Problém však nastane s elektronicky podepsanými dokumenty, které mají tu vlastnost, že je nelze změnit, aby se elektronický podpis nestal neplatným. Přitom migrace i emulace mění dokument. Pokud chceme ponechat elektronicky podepsaný dokument autentický, pak jej nemůžeme měnit. Takže elektronicky podepsané dokumenty - na rozdíl od jiných elektronických dokumentů - nelze migrovat ani emulovat. Pokud bychom migrovali dokument a ponechali jeho elektronický podpis, pak budoucím badatelům ničíme indicii o pravosti dokumentu.

Migrace a emulace Je třeba rozlišovat, po jakou dobu bude elektronicky podepsaný dokument archivován. Rozhodující odpovědí je, zda to budou jednotky nebo maximálně desítky let, či déle. To znamená, že je třeba rozlišovat mezi krátkodobou a dlouhodobou archivací. V případě krátkodobé archivace je mechanismus časového razítkování zcela dostačující. Navíc v případě krátkodobé archivace není nutné brát příliš na zřetel formát dokumentu. V případě dlouhodobé archivace je však nutné hledat jiné mechanismy.

Problémy el.podpisu Omezená platnost certifikátů veřejného klíče (expirace) Možnost odvolání platnosti certifikátů Slábnutí kryptografických algoritmů Nedostupnost validačních dat

Archivace & Digitální podpis Potíže nastanou u dokumentů s dlouhou časovou působností,kdy je nutno elektronické podpisy ověřovat s časovým odstupem, neboť původní certifikáty obvykle ztratily již platnost. Není k dispozici údaj o datu a čase vzniku dokumentu, nelze porovnáním s dobou platnosti certifikátu odvodit, zda dokument byl regulérně podepsán v době platnosti certifikátu. Cestou z této situace je samozřejmě využití možnosti znovu dokument podepsat a získat certifikát, který bude platný.

Dlouhodobá archivace

Archivnictví a spisová služba 499/2004 o archivnictví a spisové službě vyhl. 645/2004 provádějí ustanovení zákona vyhl. 646/2004 o podrobnostech výkonu SS § 3 odst. 2 povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají za podmínek stanovených tímto zákonem rovněž a) podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku, pokud jde o dokumenty uvedené v příloze č. 1 k tomuto zákonu,

Archivnictví a spisová služba Vymezení pojmů §2 odst. d) dokumentem každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti původce §2 odst. f) výběrem archiválií posouzení hodnoty dokumentů a rozhodnutí o jejich vybrání za archiválie a zařazení do evidence archiválií, ** musí být dokumenty uchovávány tak dlouho, než k výběru archiválií dojde ** výběr archiválií mimo skartační řízení archivem

Výběr archiválií § 3 odst. 1) Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají: organizační složky státu, státní příspěvkové organizace, státní podniky,územní samosprávné celky,organizační složky a právnické osoby založené nebo zřízené územními samosprávnými celky, pokud vykonávají veřejnou správu nebo zaměstnávají více než 25 zaměstnanců, školy a vysoké školy,právnické osoby zřízené zákonem,zdravotnická zařízení

Výběr archiválií § 3 odst. 2) Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají za podmínek stanovených tímto zákonem rovněž a)podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku, pokud jde o dokumenty uvedené v příloze č. 1 k tomuto zákonu, Příloha č.1 - Dokumenty vzniklé z činnosti podnikatelů zapsaných v obchodním rejstříku, které jsou podnikatelé za podmínek stanovených tímto zákonem povinni uchovávat a umožnit z nich výběr archiválií :

Příloha č.1 1. Statut, dokumenty o vzniku a zániku podnikatelského subjektu a)zakladatelské dokumenty, b)organizační řády a řídící akty, stanovy, statuty a jejich změny, jednací řády, organizační řády a schémata, c)dokumenty o změnách podnikatelských subjektů, rozhodnutí, dekrety, smlouvy a výměry o změně právní formy, sloučení, rozdělení, d)dokumenty o zrušení, likvidaci a zániku podnikatelského subjektu, rozhodnutí o likvidaci, zprávy o postupu a ukončení likvidace, návrhy na výmaz z obchodního rejstříku.

Příloha č.1 2. Dokumenty vrcholového řízení podnikatelského subjektu, notářské zápisy z jednání orgánů podnikatelského subjektu, výroční zprávy včetně zprávy o auditu. 3. Dokumenty o majetku podnikatelského subjektu, dokumenty dokládající vlastnictví nemovitého majetku, ochranné známky. 4. Finanční dokumenty, účetní záznamy a statistiky podnikatelského subjektu, zejména knihy podvojného účetnictví, účetní závěrky a roční statistické výkazy.

Příloha č.1 5. Dokumenty z propagační činnosti podnikatelského subjektu, zejména katalogy zboží s ceníky, publikace vydané podnikatelským subjektem a podnikové kroniky. 6. Výrobní program, jeho změny a uplatnění výrobků na domácím trhu a zahraničních trzích. 7. Zásadní dokumenty o zaměstnaneckých záležitostech, kolektivní smlouvy.

Příloha č.2 Dokumenty, které budou podle obsahu vždy vybrány za archiválie 1. Dokumenty podle druhu – odst. h) roční rozpočty, závěrečné účty, účetní závěrky, hlavní knihy, 2. Dokumenty podle obsahu, které obsahují zásadní informace o – odst. b) strategiích, koncepcích a plánování rozvoje hospodářství včetně důležitých účetních a statistických výkazů a přehledů,

Spisová služba Skartační znaky A (archiv) – trvalé uložení do archivu, od 2006 na trvanlivém papíru §5 odst.1 646/2004 S (stoupa) – po skartaci se ničí V (výběr) – při skartačním řízení A nebo S § 77 odst. 2) Spisovou službu mohou vykonávat i původci, kterým to tento zákon neukládá. V tomto případě však mají všechna práva a povinnosti jako určení původci.

Vyhláška 646/2004 § 5 Vyhotovování dokumentů (1) Dokument, jemuž podle spisového a skartačního plánu bude přidělen skartační znak "A", vyhotovuje určený původce na trvanlivém papíru určeném pro dokumenty.

Doporučovaný postup Vždy postupovat s ohledem na životní cyklus dokumentu a nepodcenit žádnou z jednotlivých fází Efektivně kombinovat listinnou a technickou formu a nečekat na „zázrak“ Mít kvalitně vypracované metodické postupy Sledovat vývoj právních předpisů a technologických možností Uvědomit si odpovědnost – nelze přenášet na jiný subjekt – max. náhradu škody apod. ale odpovědnost nikoliv

Obecné požadavky Požadavek věrohodnosti původu,průkaznosti, neměnnosti, trvalosti a čitelnosti po celé období Je třeba přistupovat velmi odpovědně k celé problematice – rychlé řešení je obvykle špatné V případě nesprávného postupu pak hrozí vysoké sankce –např. Zákon o účetnictví - Na účetní záznamy, které jsou ve formě nečitelné, není-li dodrženo ustanovení § 33 odst. 6, se pohlíží, jakoby je účetní jednotky nevedly.

Životní cyklus dokumentu - příklad Vznik dokumentu První „autorizace“ (podepsání, případně značka,…) Odeslání dokumentu Příjem dokumentu Zpracování dokumentu Následné „autorizace“ dokumentu (např. úč.doklad) Doplnění atributů Úschova dokumentu Archivace dokumentu

Životní cyklus – různé pohledy Nutno rozdělit na vystavovatele a budoucí uživatele dokumentu – např. příjemce, ale i orgán státní správy, soud apod. Nutno rozdělit z hlediska DPH na plátce a neplátce Nutno rozdělit z hlediska účetnictví na účetní jednotky a osoby, které nevedou účetnictví Nutno rozdělit z hlediska zákona č. 499/2004 na osoby povinné umožnit výběr archiválie a ostatní

Životní cyklus – různé pohledy V rámci životního cyklu dokumentu se na stejný dokument může pohlížet naprosto odlišným způsobem Příklady : odesílatel x příjemce účetní jednotka stát x účetní jednotka podnikatel plátce DPH x neplátce vede spisovou službu x nevede

Lhůty nejsou konečné… 499/2004 o archivnictví a spisové službě platnost od 1.1.2005 účetní záznam §4 odst. 10 a 11 563/1991 povinnost uchovávat a umožnit výběr archiválií dle přílohy č.1 zákona 499/2004 563/1991 o účetnictví § 31 odst. 2 stanoví doby úschovy účetních záznamů

Lhůty nejsou konečné… ČNR č. 337/1992 o správě daní a poplatků § 47 odst. 2) max.lhůta pro vyměření a doměření daně § 31 odst. 9 subjekt má dokazovací povinnost speciální úprava prodlužuje dobu v §31 odst.2 zákona 563/1991 235/2004 o dani z přidané hodnoty ve znění zákona č. 377/2005 od 1.10.2005 daňové doklady po dobu 10 let od konce plátce odpovídá za věrohodnost původu,neporušitelnost obsahu,jejich čitelnost

Lhůty nejsou konečné… ČNR č. 586/1992 o dani z příjmu § 38r odst.2 prodlužuje se lhůta pro vyměření daňová evidence §7b vedou doklady po všechna období pro která neskočila lhůta pro vyměření ČNR č.589/1992 o poj. na soc.zab. a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti §22c prodloužení na 10-let po roce

Příklady Daňový doklad – S10, 2005 běží lhůta od 1.1.2006 a skončí 31.12.2015, skartace bude v roce 2016. Typový skartační rejstřík vydaní sekcí archivní správy Ministerstva vnitra (nezávazný) 563/1991 o účetnictví §31 odst. 2 10 let účetní závěrka a výroční zpráva 5 let účetní doklady,knihy,odpisové plány,inventurní soupisy,účtové rozvrhy,účetní záznamy

Příklady Typový skartační rejstřík vydaní sekcí archivní správy Ministerstva vnitra A (10) účetní závěrka (rozvaha,výsledovka,příloha) A (10) výroční zpráva s povinným auditorským ověřením S (30) mzdové listy a účetní záznamy 582/1992 S (10) daňové doklady pro účely DPH S (10) stanovení a odvod pojistného 589/1992 S (5) účetní doklady,atd..,projekčně programová dokumentace pro vedení účetnictví

Příklady Daňové řízení - §31 odst.9 č.337/1992 – prodlužuje se lhůta -důkazní povinnost Daňová kontrola – č.337/1992 §47 odst. 1 a 2 – pokud byl učiněn úkon – prodlužuje se 3-letá lhůta a běží opakovaně, maximálně deset let od konce zdaňovacího období Daňová ztráta – č.586/1992 Sb. §38r odst. 2 – vyměření a doměření daně se prodlužuje lhůta

Příklady dlouhodobé archivace Účetní doklady – závazky a pohledávky ve lhůtě splatnosti + následující účetní období Reklamační řízení a záruky Účetní doklady styk s cizinou před rokem 1949 dokud MF nepovolí skartaci Soudní spory – po celé období

Způsob úschovy a archivace dat Správná volba nosiče informací ?! Správná volba metody úschovy a archivace?

Děkuji za pozornost a přeji pěkný zbytek dne ! Diskuze Děkuji za pozornost a přeji pěkný zbytek dne !