ROP JV – REALIZACE PROJEKTU Evropská unie Evropský fond pro regionální rozvoj Investice do vaší budoucnosti

Předprojektová příprava U každého projektu je velmi důležitá kvalitní předprojektová příprava. základní předpoklad pro to, aby žádné změny v projektu nevznikly kvalitní projekt (maximální detail dokumentace) průzkum staveniště a podmínek stavby, řádné výběrové řízení, efektivní nastavení obchodních podmínek, dodržení obchodních podmínek, kvalitní technický dozor investora, kontrola všech procesů, podmínky pro změny v průběhu realizace obsaženy ve smlouvě s dodavatelem.

Projektová dokumentace od 1.4.2012 platí velká novela ZVZ, která mj. určuje, že rozsah PD a VV, bude u zakázek na stavební práce striktně dán prováděcím právním předpisem. Detail projektové dokumentace k realizaci stavby dokumentaci pro provádění stavby (dále jen „DPS“) v rozsahu dle vyhlášky č. 499/2006 Sb., o dokumentaci staveb obsahuje detailně rozpracované výkresy předešlého stupně projektové dokumentace, ale také navíc i jiné části projektu: např. projekt vzduchotechniky, stavebně-technické detaily, výkresy výztuže, výkresy věnců, výkaz výměr, atd. Předchází se tak vícepracím a potencionálním nesrovnalostem.

Právní aspekty změn v projektech Proč se jimi zabývat ? Potřeba změn v projektu je dána reálnými situacemi při plnění zakázky. Pravidla určuje ten, kdo platí = postupy a chování zadavatele platné jinde, nemusí platit (a často neplatí) u dotací. Příjemce nakládá s veřejnými prostředky: => jeho jednání souběžně podléhá: zákonům (o veř. zakázkách, práv. předpisům ČR) nařízením EK a směrnicím Rady smlouvám (s poskytovatelem dotace, s dodavatelem)

Veřejné zakázky a dodatky ke smlouvě Veřejná zakázka musí být realizována na základě písemné smlouvy: § 7 odst. 1 zák. č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách; pokyny a postupy dle PŽP, čl. 1.7 a příloha č. 3, čl. 6.1.1 (vyjma veř. zakázky malého rozsahu < 200 tis. Kč). Smlouva je výsledkem procesu zadání zakázky, a proto musí obsahovat podmínky: stanovené zadavatelem v zadávacím řízení jako zadávací podmínky; dané nabídkou uchazeče, které byly předmětem posouzení a hodnocení nabídek.

Veřejné zakázky a dodatky ke smlouvě § 82 odst. 2 zák. č. 137/2006 Sb. „Smlouvu uzavře zadavatel v souladu s návrhem smlouvy obsaženým v nabídce vybraného uchazeče.“ Čl. 8.1 Přílohy č. 3 Příručky pro žadatele a příjemce, „Smlouva musí být uzavřena ve shodě s podmínkami výběrového řízení a vybranou nabídkou.“ (obdobně i dřívější verze PŽP)

Veřejné zakázky a dodatky ke smlouvě Základní princip postupu zadavatele: Smlouva je výsledkem zadávacího/výběrového řízení = v souladu musí být: Zadávací podmínky ß Nabídka Smlouva s dodavatelem „veřejná zakázka musí být realizována na základě písemné smlouvy“, tj.: ß Realizace

Veřejné zakázky a dodatky ke smlouvě Změny při plnění veřejné zakázky ruku v ruce se změnou smlouvy jinak dochází k plnění v rozporu se smlouvou !!! kdo uhradí plnění, které je v rozporu se smlouvou ? nejčastěji jako změny v předmětu VZ: vícepráce, méněpráce, nové práce, jiné plnění, … vedou ke změně dalších základních podmínek smlouvy: ceny díla termínu plnění neuplatnění sankcí, … tj. parametrů, které nejčastěji bývají předmětem zadávacích podmínek nebo hodnotících kritérií !!!

Veřejné zakázky a dodatky ke smlouvě Rizika změn smlouvy: rozpor s vybranou nabídkou realizované již není nejvýhodnějším rozpor se zadávacími podmínkami realizované již není soutěženým rozpor se zákonem realizované mělo být a nebylo soutěženo vůbec !!! DODATEK JE ZMĚNA SJEDNANÉ SMLOUVY !!! Kolik dodatků mít ke smlouvě ? vzniká-li potřeba uzavírat dodatky hned první den platnosti smlouvy (nebo ještě dříve), není něco v pořádku bránit se lze zejm. kvalitní přípravou zadávacího řízení

Pravidla pro výběrová řízení na vícepráce pojem „vícepráce“ není v zákoně o veř. zakázkách používán; dle povahy se jedná o dodatečné práce. Hodnota víceprací: jsou-li za úplatu = další veřejná zakázka není podstatné, jakou formou jsou sjednány - zda jde o dodatek či další smlouvu; hodnotu víceprací a případných méněprací není možné sčítat i v případě, kdy se celkově o žádné navýšení nejedná, je nutné postupovat podle zákona/PŽP.

Pravidla pro výběrová řízení na vícepráce Dle zákona = § 23 odst. 7 (v rámci podmínek použití jednacího řízení bez uveřejnění - JŘBU): dodatečné stavební práce či služby; potřeba vznikla v důsledku objektivně nepředvídaných okolností; nezbytné pro provedení původních stavebních prací/služeb; zadány témuž dodavateli; nemohou být technicky/ekonomicky odděleny od původní VZ bez závažné újmy zadavateli; nebo je-li toto oddělení možné, jsou zcela nezbytné pro dokončení předmětu původní veřejné zakázky; celkový rozsah dodatečných prací/služeb nepřekročí 20% ceny původní VZ.

Pravidla pro výběrová řízení na vícepráce Dle zákona není-li možné použít JŘBU, je nutno postupovat jako u jakékoliv jiné nové VZ (nejedná se o vícepráce, ale o nové práce). Dle Pokynů v PŽP jako dle zákona o veřejných zakázkách.

Dokumentování realizace a změn – stavební deník Způsob vedení stavebního deníku a jeho náležitosti řeší § 157 stavebního zákona (zákon o územním plánování a stavebním řádu č. 183/2006 Sb.) a § 6 vyhlášky č. 499/2006 Sb., o dokumentaci staveb, resp. jsou uvedeny v příloze č. 5 této vyhlášky. Tato povinnost je na dodavateli stavebního díla, případně na pověřené osobě. Doporučujeme příjemcům, aby po dodavatelích jednoznačně vyžadovali dodržování způsobu vedení stavebního deníku a jeho náležitostí. Pokud bude stavební deník řádně veden, pomůže to urychlit administraci Vašich žádostí o platbu a odpadne případné vyzívání k doplnění ze strany administrátorů žádostí o platbu a doplňování informací ze strany příjemců.

Stavební deník Stavební deník je spolu se zjišťovacími protokoly faktur a zápisy z kontrolních dnů (technických dokumentačních komisí apod.) důležitou auditní stopou, na základě které je – mimo jiné – posuzována způsobilost skutečně vynaložených výdajů. Většina stavebních deníků kontrolovaných OIP není dostatečně podrobná, na což bylo poukázáno i audity Evropské komise a Evropského účetního dvora, které proběhly v loňském roce. Nedostatečné podrobné vedení stavebních deníků může mít za následek krácení způsobilých výdajů z důvodu neprůkaznosti provedených a fakturovaných prací a dodávek.

Stavební deník Nejčastěji se vyskytujícím pochybením je nedostatečná podrobnost zápisů. Chybí zejména popis a množství provedených prací a montáží a jejich časový postup; dodávky materiálů, výrobků, strojů a zařízení pro stavbu, jejich uskladnění a zabudování; V praxi to znamená, že není možné porovnat fakturované objemy, množství a částky za provedené práce či dodávky s dokumentací ve stavebních denících nebo s jinými údaji o provádění díla. zahájení prací, případně termíny a důvody jejich přerušení a obnovení, včetně technologických přestávek; Příklad: Příjemce v monitorovací zprávě odůvodnil prodloužení termínu dokončení stavby nepříznivými klimatickými podmínkami, tato skutečnost však v stavebním deníku není dostatečně nebo vůbec zdokumentována.

Stavební deník montáže a demontáže lešení, pažení, bednění; dílčí přejímky ukončených prací (základové spáry, veškerých konstrukčních vrstev komunikace apod.); skutečnosti důležité pro věcné, časové a finanční plnění smluv; Příklad: Při snímání původních konstrukčních vrstev náměstí byly na staveništi objeveny archeologické nálezy a stavba tudíž z důvodu provedení archeologického průzkumu pozastavena, tato skutečnost však není v stavebním deníku zaznamenána. Na stavbě se v průběhu provádění zemních prací vyskytlo neúnosné podloží s průsakem vody, což příjemce doložil výsledky statických zkoušek. Na základě příslušných podkladů byl zpracován návrh na sanaci nevhodného podloží a uzavřen dodatek ke smlouvě o dílo. V stavebním deníku jsou zaznamenány tzv. vícepráce, jaké skutečnosti jim ale předcházely v zápisech chybí.

Nakládání s odpady U každého projektu je velmi důležitá kvalitní předprojektová příprava. Právní základ: Zákon č. 185/2001 Sb., o odpadech ve znění pozdějších předpisů stanoví v §16 odst. 1 písm g) mimo jiné povinnost původci odpadů vést průběžnou evidenci o odpadech a způsobech nakládání s nimi. Bližší podmínky evidence pak upravuje vyhláška č.383/2001 Sb., o podrobnostech nakládání s odpady v § 21:

Nakládání s odpady Způsob vedení průběžné evidence odpadů (1) Původci odpadů a oprávněné osoby, které nakládají s odpady, vedou průběžnou evidenci o odpadech a způsobech nakládání s nimi a za každý druh odpadu zvlášť. Průběžná evidence se vede podle přílohy č. 20 a dále vždy obsahuje a) datum a číslo zápisu do evidence, b) jméno a příjmení osoby odpovědné za vedení evidence. (2) Průběžná evidence odpadů se vede při každé jednotlivé produkci odpadů. Za jednotlivou produkci se považuje naplnění shromažďovacího nebo sběrového prostředku nebo převzetí odpadu od původce nebo oprávněné osoby nebo předání odpadu jiné oprávněné osobě. V případech, kdy se jedná o nepřetržitý vznik odpadů, vede se průběžná evidence v týdenních intervalech.

Nakládání s odpady Povinnost vyplývá ze zákona o odpadech. v rámci kontrol bude vyžadováno předložení průběžné evidence odpadů a způsobu nakládání s nimi tzn. musí mít vážní lístek či jiný doklad evidence prokazující splnění obecných povinností, které mu ukládá zákon o odpadech bude ověřována shoda s fakturací mělo být zřejmé, kde je vlastníkem vybourané suti či vytěžené zeminy (může jím být zhotovitel i náš příjemce dotace) Pouhá faktura neprokazuje splnění povinností dle zákona o odpadech ani neosvědčuje správnost fakturovaného množství odpadu

Monitorovací zprávy – změny obecně Obsah monitorovacích zpráv: Dodržování harmonogramu Popis aktivit zrealizovaných v daném monitorovacím období a aktivit plánovaných pro další období realizace projektu Popis realizace projektu v MZ musí odpovídat zápisům ze stavebních deníků, zápisům z kontrolních dnů a dodatkům ke smlouvě, např. SO 11 realizován v celém rozsahu“, ale ve skutečnosti méněpráce za 300.000 Kč Informace o výběrových řízeních Informace o dodatcích na více a méně práce Realizované výdaje (proplacené faktury) Předpoklad realizovaných výdajů v dalším období Zahájení a ukončení výběrových řízení Naplňování monitorovacích indikátorů

Žádost o platbu - změny Při podání ŽOP musí být způsobilý výdaj uhrazen ze strany příjemce – doloženo bankovním výpisem (v případě nevyhnutelných plateb v hotovosti pokladním dokladem) Nejpozději 30 kalendářních dnů po ukončení etapy/realizace projektu Společně s etapovou/závěrečnou monitorovací zprávou s přílohami Všechny výdaje, na které příjemce žádal dotaci, musí být realizovány, skutečná výše výdajů musí odpovídat výši výdajů deklarovaných v žádosti o platbu Vícepráce a vícenáklady, vzniklé nad sumu přiznané dotace, uvedenou ve smlouvě o poskytnutí dotace, je příjemce vždy povinen uhradit z vlastních zdrojů. Stejný postup platí i v případě, že se bude jednat o náklady spadající svým charakterem mezi nezpůsobilé výdaje. Všechny změny musí být popsány a zdůvodněny v monitorovacích zprávách.

Poptávka / nabídka / smlouva / dodatek / fakturace / realita V § 82 odst. 2 věty druhé zákona 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách je uvedeno: „Smlouvu uzavře zadavatel v souladu s návrhem smlouvy obsaženým v nabídce vybraného uchazeče“. U stavebních zakázek je pak dle § 44 odst. 4 písm. b) ZVZ povinností zadavatele, aby ZD obsahovala výkaz výměr, který položkově specifikuje předmět zakázky. V návaznosti na to zadavatel v ZD v požadavcích na zpracování nabídkové ceny obvykle zcela správně požaduje, aby cena v nabídce byla předložena nejen v členění bez DPH a s DPH, ale byla zpracována i v podobě položkového rozpočtu zpracovaného dle takového výkazu výměr. Návrh smlouvy v nabídce pak obvykle obsahuje informaci, že nabídka a ZD tvoří její nedílnou součást, protože upřesňují, co je dílo. Nebo je položkový rozpočet přímo uveden jako jedna z příloh návrhu smlouvy, a to ze stejného důvodu.

Poptávka / nabídka / smlouva / dodatek / fakturace / realita V dobré smlouvě je uvedeno, že fakturovat lze pouze za skutečně provedené práce poté, co došlo k odsouhlasení oprávněnosti vystavení faktury (věcné správnosti). Z toho jednoznačně vyplývá, že nelze fakturovat něco, co nebylo předmětem smlouvy sjednáno, a každá faktura musí obsahovat doklady, které lze odsouhlasit právě a jedině dle takového položkového rozpočtu (popř. jeho změny dle příslušného dodatku).  Pokud by smlouva obsahovala jiný rozpočet než nabídka, dalo by se uvažovat o tom, že buď zadavatel uzavřel smlouvu s rozporem s nabídkou anebo vůbec neproběhlo zadávací. „Pokud fakturace obsahuje položky v rozporu s nabídkou vybraného dodavatele a navazující smlouvou, jedná se o fakturaci za odlišný, smluvně nesjednaný předmět plnění, pro který neproběhlo řádné zadávací řízení. Taková fakturace je neoprávněná.“

Účetnictví projektu Uznání validity faktury za provedené stavební práce na základě doložení zjišťovacího protokolu s těmito náležitostmi: Název stavby, číslo projektu Název a číslo stavebního objektu, resp. provozního souboru Položky rozpočtu a jejich množství, jednotková cena a cena celkem, která byla odčerpána v rámci jedné etapy, a dále množství a cena celkem za období od zahájení stavby Doložení a rozepsání konkrétního plnění k R-položkám, kompletům

Účetnictví projektu Potvrzení zjišťovacího protokolu: zhotovitel, objednatel ( zjišťovací protokol podepsán zástupcem objednatele, který je na stavbě / faktura podepsaná jeho nadřízeným na stavbě – např. správce stavby), technický dozor Nedoložení zjišťovacího protokolu → neproplacení způsobilých výdajů uvedených na faktuře Fakturace skutečně provedených prací musí být v souladu s ohledem na výběrové řízení, změny smluvních podmínek a změny předmětu díla. Fakturace za dodatečné práce v samostatných fakturách k dodatkům

Účetnictví projektu Soupiska faktur: Náležitosti faktury: správné, úplné, průkazné, srozumitelné a chronologicky řazené faktury/účetní doklady Náležitosti faktury: dle příslušného zákona o účetnictví název a číslo projektu Uchovávání dokladů souvisejících s realizací projektu a jeho financováním: Na jednom místě po dobu min. deseti let od ukončení projektu Zároveň však alespoň do doby uplynutí tří let od ukončení programu dle čl. 88 a následujících Nařízení Rady (ES) 1083/2006, o obecných ustanoveních o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Evropském sociálním fondu a Fondu soudržnosti

Ostatní důležité povinnosti Dodržovat pravidla pro zadávání zakázek Dohodnout se svými dodavateli fakturační podmínky vypovídající podrobně o předmětu faktury (doporučujeme, mít ke každé fakturaci informace ve zjišťovacím protokolu / faktuře o tom, kolik se vysoutěžilo – kolik bylo fakturováno – kolik se aktuálně fakturuje – kolik zbývá) – nechte si předkládat v elektronické podobě Poskytovat součinnost a umožnit kontrolu Uchovávat originály veškeré dokumentace k projektu

Změny v objemu způsobilých výdajů Co se stane, pokud příjemce zjistí, že mu byla proplacena dotace za výdaje, které ve skutečnosti nebyly realizovány? Pokud v rámci žádosti požadujete proplacení výdajů, které nebyly realizovány, je nutné o jejich výši ponížit uplatňované způsobilé výdaje. V případě, že výdaje uplatníte, ale již je nepromítnete do snížení způsobilých výdajů v rámci žádosti o platbu, bude na toto pohlíženo jako na porušení pravidel. V případě, že byste tuto chybu odhalili dodatečně a tyto výdaje již byly proplaceny, opět je nutné toto okamžitě nahlásit a domluvit se na dalším řešení s úřadem.

Porušení smlouvy Porušení povinností ze smlouvy může znamenat nevyplacení části či celé dotace, popř. postihy spojené s prokázáním porušení rozpočtové kázně podle zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů Porušení rozpočtové kázně - jednání příjemce, které má za následek neoprávněné použití nebo zadržení finančních prostředků poskytnutých poskytovatelem

Porušení smlouvy Porušení povinností ze smlouvy může znamenat nevyplacení části či celé dotace, popř. postihy spojené s prokázáním porušení rozpočtové kázně podle zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů Porušení rozpočtové kázně - jednání příjemce, které má za následek neoprávněné použití nebo zadržení finančních prostředků poskytnutých poskytovatelem

Závěr Veškerá dokumentace musí být konzistentní a musí zobrazovat skutečný stav (auditní stopa) Veškeré změny musí být řádně zdokumentovány, pozor, některé změny mohou ovlivnit i předchozí kroky realizace projektu V průběhu realizace bude kontrolována hospodárnost, účelnost a efektivnost realizace projektu

Závěr V případě rozporů v dokladování a skutečným stavem a v případě zjištění nehospodárnosti, neúčelnosti a neefektivnosti, jsou výdaje posuzovány jako nezpůsobilé Investor je odpovědný za kontrolu dodavatele Kontrola probíhá i po ukončení realizace projektu. Počítejte s ní. Archivujte všechny relevantní dokumenty

Úřad Regionální rady regionu soudržnosti Jihovýchod Kounicova 13, 602 00 Brno www.jihovychod.cz Kontakty: Artur Zatloukal ředitel tel. 532 193 511 zatloukal@jihovychod.cz Ing. Jan Karásek vedoucí Odboru implementace projektů Brno tel. 532 193 505 karasek@jihovychod.cz Ing. Erika Šteflová vedoucí Odboru implementace projektů Jihlava tel. 532 193 600 steflova@jihovychod.cz