Analýzy administrativních procesů

Analýzy ve 2 krocích Analýza dokumentů Analýza administrativních procesů

Komplexní řízení organizace –Přizpůsobení konkrétním úkolům organizace –Přizpůsobení vnějšímu okolí organizace –Využití normativních a deskriptivních přístupů –Systémové pojetí - Synergický přístup

Analýza provádění administrativních činností –Normotvorná činnost –Realizace administrativních procesů Efektivnost řízení administrativních procesů Schopnost aplikace norem v organizaci Slabé a silné stránky řízení adm. procesů

Uplatnění vhodných metodik a technik řízení Srozumitelnost dokumentů

Proces Subproces 1 Činnost Operace Činnost Subproces 2Subproces 3 Činnost

Personální proces Výběr pracovníků Inzerce Tvorba inz. oznámení Umístění inz. oznámení Administrativní výběr Výběrové řízení Personálně právní proces Adaptační proces StrukturaŘízení

První etapa (AS-IS = jak to je) je prezentována modelem probíhajících procesů, kde je potřebná zejména přesná identifikace výchozí situace. Druhá etapa (TO-BE = mělo by být) je orientována na návrh a charakteristiku změn procesů případně na návrh a charakteristiku nových procesů.

Diagram vzájemných vztahů Relační diagram

Umožňuje identifikovat logické, příčinné souvislosti mezi prvky Umožňuje důkladné pochopení vazeb a vztahů mezi prvky systému

Proces výběru pracovníka Příprava pracovně Právních dokumentů Personální odbor Rozhodnutí o přijetí Ředitel org. Výběrové řízení Personální odbor Předání závěrů řediteli org. Výběrové řízení- odborný výběr Personální odbor, zájmový odbor Technika a obsah postupu Výběrové řízení- administrativní výběr Personální odbor

Adaptační proces Projednání adapt. procesu Manager Vyhodnocení adapt. procesu Manager Předání pers. odboru Přijetí závěrů Manager, ředitel Předání pers odboru Příprava pers. právních dokumentů Pers. odbor Struktura adapt. procesu Pers. odbor

Maticový diagram

Činnosti ABCDEF A B C D E F

Schválení zahraniční sl. cesty Činnosti NávrhZpracProj.Předl ož. Schvá l. F Ř X VO-lin X VO-št X Z X X

Postupový diagram

Vývojový diagram slouží k názornému grafickému zobrazení posloupnosti a vzájemné návaznosti všech kroků určitého procesu Používá se k identifikaci problémů a návrhu jejich řešení (Imagineering). Obvykle se zpracovávají dva diagramy (skutečnost, návrh řešení)

Grafické symboly ( ČSN ISO 5807 Dokumentační symboly ……….) Počátek, konec Zpracování, proces, činnost Rozhodování Dokument Spojka

Postup při změně pracovně právních podmínek Změna pracovně právních podmínek Manager Příprava dokumentu Pers. odbor Dokument Pers. odbor Předání dokumentu pracovníkovi Pers. odbor Založení dokumentu do PIS Pers. odbor Rozhodnutí ředitele

Síťový graf Stanovení optimálního harmonogramu průběhu procesu

Schéma

Zpracování mezd Vstupní inf. 0 Zadání do PIS Zpracování mezd Vytištění dokumentůElektronické předání Banka zaměstnance 0

Úsečkový diagram činnost čas

Analýza možností chyb procesu

Analýza procesu Možné chyby Následky chyb Návrh opatření Realizace opatření

Výběr nového pracovníka Analýza procesu Možné chyby Následky chyb Návrh opatření Realizace opatření

–Metoda vede analytika k přesnému vyjadřování a zakreslování reality.. –Notace diagramu umožňuje přehlednou vizualizaci procesu a identifikaci problémových míst.