ROP JV – REALIZACE PROJEKTU Evropská unie Evropský fond pro regionální rozvoj Investice do vaší budoucnosti

DVĚ ZÁKLADNÍ FÁZE PROCESU POŘÍZENÍ INVESTICE PŘÍPRAVNÁ FÁZE uskutečňují se zásadní rozhodnutí o budoucí veřejné investici na úrovni programů a projektů, zpracovávají se pro ně potřebné podklady, definují se cíle, provádějí se potřebné průzkumy a šetření, probíhá územní a stavební řízení atd. Přípravná fáze končí zadáním veřejné zakázky zhotoviteli stavebního díla. REALIZAČNÍ FÁZE představuje vlastní provedení díla zhotovitelem.

S jakými náklady? zdroji? HOSPODÁRNOST, EFEKTIVNOST, ÚČELNOST 3 E = 4 otázky = 1 odpověď Co chceme uskutečnit a čeho chceme dosáhnout? Co jsme uskutečnili a čeho jsme dosáhli? S jakými náklady? zdroji? Ekonomická výhodnost!

Potřeba koordinace a komunikace pro dodržení pravidel Je nutná součinnost všech zúčastněných Technický dozor investora Projektant Koordinátor BOZP Autorský dozor Investiční technik Projektový manažer Právník – výběrové řízení Investor !!! ÚRR Je třeba zajistit, aby jeden chybný krok neovlivnil předchozí správný postup.

Předprojektová příprava U každého projektu je velmi důležitá kvalitní předprojektová příprava. základní předpoklad pro to, aby žádné změny v projektu nevznikly kvalitní projekt (maximální detail dokumentace) průzkum staveniště a podmínek stavby, řádné výběrové řízení, efektivní nastavení obchodních podmínek, dodržení obchodních podmínek, kvalitní technický dozor investora, kontrola všech procesů, podmínky pro změny v průběhu realizace obsaženy ve smlouvě s dodavatelem.

Monitorovací zprávy - obecně Typy monitorovacích zpráv: Monitorovací hlášení (průběžná monitorovací zpráva bez žádosti o platbu) Etapová/závěrečná monitorovací zpráva (s žádostí o platbu) Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti projektu Četnost monitorovacích zpráv: Monitorovací hlášení/zpráva musí být předkládáno každých 6 měsíců. Výchozím datem je datum podpisu Smlouvy Předkládat do 30 dnů po uplynutí relevantní lhůty, pokud 30 den připadá na víkend či státní svátek, je rozhodným dnem pro předání MZ následující pracovní den MZ předkládána na příslušném OIP (Jihlava x Brno)

Monitorovací zprávy obsah Obsah monitorovacích zpráv: Dodržování harmonogramu Popis aktivit zrealizovaných v daném monitorovacím období a aktivit plánovaných pro další období realizace projektu Popis realizace projektu v MZ musí odpovídat zápisům ze stavebních deníků, zápisům z kontrolních dnů a dodatkům ke smlouvě, např. SO 11 realizován v celém rozsahu“, ale ve skutečnosti méněpráce za 300.000 Kč Informace o výběrových řízeních Informace o dodatcích na více a méně práce Realizované výdaje (proplacené faktury) Předpoklad realizovaných výdajů v dalším období Zahájení a ukončení výběrových řízení Naplňování monitorovacích indikátorů

Monitorovací zprávy udržitelnost Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti projektu: 1x ročně do 30 dnů od data „výročí“ ukončení realizace projektu (v průběhu období udržitelnosti - tedy celkem 5x) Předložení na OIP do 30 dnů od konce období, za které je hlášení předkládáno. Ověření do 55 dnů od jejího obdržení Průběžně v období pěti let od ukončení realizace projektu Přílohy Popis udržitelnosti projektu Doklady o publicitě projektu v souladu Příručkou pro publicitu Doklady z účetnictví (v případě majetku – je stále majetkem) Doklady k indikátorům (pracovní smlouvy, certifikace) Doklady k pojištění (úhrada pojistného) Přepočet finanční mezery v aplikaci eCBA – platí pro projekty nezakládající veřejnou podporu nad 1 mil. Euro

Žádost o platbu Při podání ŽOP musí být způsobilý výdaj uhrazen ze strany příjemce – doloženo bankovním výpisem (v případě nevyhnutelných plateb v hotovosti pokladním dokladem) Nejpozději 30 kalendářních dnů po ukončení etapy/realizace projektu Společně s etapovou/závěrečnou monitorovací zprávou s přílohami Všechny výdaje, na které příjemce žádal dotaci, musí být realizovány, skutečná výše výdajů musí odpovídat výši výdajů deklarovaných v žádosti o platbu. Vícepráce a vícenáklady, vzniklé nad sumu přiznané dotace, uvedenou ve smlouvě o poskytnutí dotace, je příjemce vždy povinen uhradit z vlastních zdrojů. Stejný postup platí i v případě, že se bude jednat o náklady spadající svým charakterem mezi nezpůsobilé výdaje. Všechny změny musí být popsány a zdůvodněny v monitorovacích zprávách.

Poptávka / nabídka / smlouva / dodatek / fakturace / realita V § 82 odst. 2 věty druhé zákona 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách je uvedeno: „Smlouvu uzavře zadavatel v souladu s návrhem smlouvy obsaženým v nabídce vybraného uchazeče“. Návrh smlouvy v nabídce pak obvykle obsahuje informaci, že nabídka a ZD tvoří její nedílnou součást, protože upřesňují, co je dílo. Nebo je položkový rozpočet přímo uveden jako jedna z příloh návrhu smlouvy, a to ze stejného důvodu. V dobré smlouvě je uvedeno, že fakturovat lze pouze za skutečně provedené práce poté, co došlo k odsouhlasení oprávněnosti vystavení faktury (věcné správnosti).   „Pokud fakturace obsahuje položky v rozporu s nabídkou vybraného dodavatele a navazující smlouvou, jedná se o fakturaci za odlišný, smluvně nesjednaný předmět plnění, pro který neproběhlo řádné zadávací řízení. Taková fakturace je neoprávněná.“

Účetnictví projektu Soupiska faktur: Náležitosti faktury: správné, úplné, průkazné, srozumitelné a chronologicky řazené faktury/účetní doklady Náležitosti faktury: dle zákona o účetnictví název a číslo projektu Uchovávání dokladů souvisejících s realizací projektu a jeho financováním: Na jednom místě po dobu min. deseti let od ukončení projektu Zároveň však alespoň do doby uplynutí tří let od ukončení programu dle čl. 88 a následujících Nařízení Rady (ES) 1083/2006, o obecných ustanoveních o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Evropském sociálním fondu a Fondu soudržnosti

Účetnictví projektu Uznání validity faktury za provedené stavební práce na základě doložení zjišťovacího protokolu s těmito náležitostmi: Název stavby, číslo projektu Název a číslo stavebního objektu, resp. provozního souboru Položky rozpočtu a jejich množství, jednotková cena a cena celkem, která byla odčerpána v rámci jedné etapy, a dále množství a cena celkem za období od zahájení stavby Doložení a rozepsání konkrétního plnění k R-položkám, kompletům

Účetnictví projektu Potvrzení zjišťovacího protokolu: zhotovitel, objednatel - zjišťovací protokol podepsán zástupcem objednatele, který je na stavbě / faktura podepsaná jeho nadřízeným na stavbě – např. správce stavby, technický dozor. Nedoložení zjišťovacího protokolu → neproplacení způsobilých výdajů uvedených na faktuře. Fakturace skutečně provedených prací musí být v souladu s ohledem na výběrové řízení, změny smluvních podmínek a změny předmětu díla. Fakturace za dodatečné práce v samostatných fakturách k dodatkům.

Projektová dokumentace od 1.4.2012 platí velká novela ZVZ, která mj. určuje, že rozsah PD a VV je u zakázek na stavební práce striktně dán prováděcím právním předpisem. Detail projektové dokumentace k realizaci stavby dokumentaci pro provádění stavby (dále jen „DPS“) v rozsahu dle vyhlášky č. 499/2006 Sb., o dokumentaci staveb obsahuje detailně rozpracované výkresy předešlého stupně projektové dokumentace, ale také navíc i jiné části projektu: např. projekt vzduchotechniky, stavebně-technické detaily, výkresy výztuže, výkresy věnců, výkaz výměr, atd. Předchází se tak vícepracím a potencionálním nesrovnalostem.

Je možná změna v projektu? Změny jsou možné, ale mají svá pravidla. Změna musí být ve prospěch investora. Změny musí být náležitě zdokumentovány. Změna musí být smluvně ošetřena. Všechny výdaje musí projít výběrovým řízením. Pravidlo se vztahuje nejen na způsobilé výdaje, ale i na nezpůsobilé, které nelze od způsobilých výdajů projektu oddělit (např. vícepráce nad rámec plánovaných výdajů v Benefitu apod.).

Je možná změna v projektu? Změna nesmí ovlivnit výsledek a transparentnost původního výběrového řízení. Pokud je nezbytné, abyste změnu provedli, je vždy vhodné změnu včas hlásit. Nesnažte se vše vložit do způsobilých výdajů. Mnohdy malá částka týkající se nezpůsobilých výdajů může ohrozit získání plné výše dotace a prodlužuje administraci žádosti o platbu.

Veřejné zakázky a dodatky ke smlouvě Změny při plnění veřejné zakázky ruku v ruce se změnou smlouvy jinak dochází k plnění v rozporu se smlouvou !!! kdo uhradí plnění, které je v rozporu se smlouvou ? nejčastěji jako změny v předmětu VZ: vícepráce, méněpráce, nové práce, jiné plnění, … vedou ke změně dalších základních podmínek smlouvy: ceny díla termínu plnění neuplatnění sankcí, … tj. parametrů, které nejčastěji bývají předmětem zadávacích podmínek nebo hodnotících kritérií !!!

Veřejné zakázky a dodatky ke smlouvě Rizika změn smlouvy: rozpor s vybranou nabídkou realizované již není nejvýhodnějším rozpor se zadávacími podmínkami realizované již není soutěženým rozpor se zákonem realizované mělo být a nebylo soutěženo vůbec !!! DODATEK JE ZMĚNA SJEDNANÉ SMLOUVY !!! Kolik dodatků mít ke smlouvě ? vzniká-li potřeba uzavírat dodatky hned první den platnosti smlouvy (nebo ještě dříve), není něco v pořádku bránit se lze zejména kvalitní přípravou zadávacího řízení

Základní definice Vícepráce Vícepráce z pohledu výdajů mohou být, za splnění dalších podmínek, pouze dodatečné stavební práce nebo dodatečné služby, které nebyly obsaženy v původních zadávacích podmínkách, jejich potřeba vznikla v důsledku objektivně nepředvídatelných okolností a tyto dodatečné stavební práce nebo dodatečné služby jsou nezbytné pro provedení původních stavebních prací nebo pro poskytnutí původních služeb. Vícenáklady Vícenáklady jsou dodatečným navyšováním finančního objemu již podepsané Smlouvy o dílo.

Základní definice Méněpráce Méněpráce jsou práce, dodávky a služby, které jsou zahrnuty v předmětu díla dle projektové dokumentace, smlouvě mezi zadavatelem a zhotovitelem (uzavřené na základě řádného výběrového řízení), resp. v položkovém rozpočtu projektu, ale jsou realizovány v menším nebo nulovém rozsahu (při zachování sledovaných parametrů projektu). Vícepráce tvoří vždy nový předmět plnění zakázky, přičemž do nové předpokládané hodnoty zakázky musíte vždy započítat hodnotu veškerých víceprací, v zakázce nemůže být proveden vzájemný zápočet více a méněprací.

Důvody změn Neočekávatelné vícepráce Vznikají na základě objektivně nepředvídatelných okolností. Předem proběhly kroky k jejich eliminaci. Opomenuté položky Vznikají chybou projektanta. Jsou vždy předmětem plnění nové zakázky. Požadavky investora Nové plnění na základě požadavku investora. Úprava předmětu plnění. Navržené dodavatelem

Dokumentování změn Poptávka / nabídka / smlouva / dodatek / fakturace / realita: účetní doklady (zaúčtované), doklady o zaplacení, soupiska faktur; dokumenty k zadávacímu řízení včetně smlouvy s dodavatelem; dokumentaci k R - položkám, kompletům a nesoutěženým položkám; dokumenty k zadávacím řízením na vícepráce; u staveb stavební deník; u staveb zápisy z kontrolních dnů; změnový protokol stavby; změna projektové dokumentace.

Modelové příklady změna materiálu / technologie Původní plynový kotel včetně technologie bude vyměněn za kotel na dřevo včetně nezbytné technologie. Investor musí změnu řádně zdůvodnit (např. úsporou energie, šetrností k životnímu prostředí, levnějším provozem, apod.). Doložit vyjádření projektanta. Musí proběhnout nová zakázka na nový kotel na dřevo dle zákona č. 137/2006 o veřejných zakázkách. Ti investoři, kteří se zákonem neřídí, se řídí dle Pokynů pro zadávání zakázek. Změna musí být ve prospěch investora.

Modelové příklady vícepráce Investice na základě objektivně nepředvídaných okolností / Změna způsobu zakládání stavby z důvodu snížené únosnosti podloží objektu.  Výchozí stav: v projektové žádosti se předpokládalo standardní založení stavby, to bylo součástí výběrového řízení. V rámci realizace projektu se zjistí, že i přes provedení průzkumu staveniště a provedení sond v průběhu projektových prací včetně náležitého zdokumentování, je zjištěno v části základových konstrukcí neúnosné podloží. Z pohledu realizace projektu je úprava způsobu zakládaní nezbytná pro zdárné dokončení projektu, z pohledu zákona o zadávání veřejných zakázek a z pohledu pravidel pro výběrová řízení se jedná o objektivně nepředvídatelný výdaj. Je zřejmé, že projektant, který projektoval daný projekt, maximálně zjišťoval a zdokumentoval daný stav při přípravě projektu.

Postup administrace změn na stavbě 1.Požadavek na změnu 2.Podání oznámení o změně slovní popis, zdůvodnění, předběžné finanční vyjádření změny - vícepráce x méněpráce, změna materiálu, výrobků 3.Schválení/neschválení změny nejčastěji v první fázi pouze po obsahové stránce = možnost změnu provádět 4.Vypracování „změnového listu stavby“ (může probíhat zároveň s bodem 3) 5.Zadání (více)prací – vynucená či nevynucená změna (může probíhat zároveň s bodem 4) objednávka, jednací řízení bez uveřejnění, jiný typ zadání uzavření dodatku, nová smlouva 6.Realizace stavebních prací vyplývajících ze změn 7.Fakturace

Doporučení Doporučení Kontrola PD a výkazu výměr před zadáním zakázky Rozhodnutí o konečné podobě projektu nejpozději před zadáním zakázky (nahlášení změn) Realizace co nejméně změn na stavbě Nebo alespoň pouze vynucené změny (nepředvídatelné)

Dokumentování realizace a změn – stavební deník Způsob vedení stavebního deníku a jeho náležitosti řeší § 157 stavebního zákona (zákon o územním plánování a stavebním řádu č. 183/2006 Sb.) a § 6 vyhlášky č. 499/2006 Sb., o dokumentaci staveb, resp. jsou uvedeny v příloze č. 5 této vyhlášky. Tato povinnost je na dodavateli stavebního díla, případně na pověřené osobě. Doporučujeme příjemcům, aby po dodavatelích jednoznačně vyžadovali dodržování způsobu vedení stavebního deníku a jeho náležitostí. Pokud bude stavební deník řádně veden, pomůže to urychlit administraci Vašich žádostí o platbu a odpadne případné vyzívání k doplnění ze strany administrátorů žádostí o platbu a doplňování informací ze strany příjemců.

Stavební deník Stavební deník je spolu se zjišťovacími protokoly faktur a zápisy z kontrolních dnů (technických dokumentačních komisí apod.) důležitou auditní stopou, na základě které je – mimo jiné – posuzována způsobilost skutečně vynaložených výdajů. Většina stavebních deníků kontrolovaných OIP není dostatečně podrobná, na což bylo poukázáno i audity Evropské komise a Evropského účetního dvora, které proběhly v loňském roce. Nedostatečné podrobné vedení stavebních deníků může mít za následek krácení způsobilých výdajů z důvodu neprůkaznosti provedených a fakturovaných prací a dodávek.

Stavební deník Nejčastěji se vyskytujícím pochybením je nedostatečná podrobnost zápisů. Chybí zejména popis a množství provedených prací a montáží a jejich časový postup; dodávky materiálů, výrobků, strojů a zařízení pro stavbu, jejich uskladnění a zabudování; V praxi to znamená, že není možné porovnat fakturované objemy, množství a částky za provedené práce či dodávky s dokumentací ve stavebních denících nebo s jinými údaji o provádění díla. zahájení prací, případně termíny a důvody jejich přerušení a obnovení, včetně technologických přestávek; Příklad: Příjemce v monitorovací zprávě odůvodnil prodloužení termínu dokončení stavby nepříznivými klimatickými podmínkami, tato skutečnost však v stavebním deníku není dostatečně nebo vůbec zdokumentována.

Nakládání s odpady U každého projektu je velmi důležitá kvalitní předprojektová příprava. Právní základ: Zákon č. 185/2001 Sb., o odpadech ve znění pozdějších předpisů stanoví v §16 odst. 1 písm g) mimo jiné povinnost původci odpadů vést průběžnou evidenci o odpadech a způsobech nakládání s nimi. Bližší podmínky evidence pak upravuje vyhláška č.383/2001 Sb., o podrobnostech nakládání s odpady v § 21.

Nakládání s odpady Způsob vedení průběžné evidence odpadů (1) Původci odpadů a oprávněné osoby, které nakládají s odpady, vedou průběžnou evidenci o odpadech a způsobech nakládání s nimi a za každý druh odpadu zvlášť. Průběžná evidence se vede podle přílohy č. 20 a dále vždy obsahuje a) datum a číslo zápisu do evidence, b) jméno a příjmení osoby odpovědné za vedení evidence. (2) Průběžná evidence odpadů se vede při každé jednotlivé produkci odpadů. Za jednotlivou produkci se považuje naplnění shromažďovacího nebo sběrového prostředku nebo převzetí odpadu od původce nebo oprávněné osoby nebo předání odpadu jiné oprávněné osobě. V případech, kdy se jedná o nepřetržitý vznik odpadů, vede se průběžná evidence v týdenních intervalech.

Nakládání s odpady Povinnost vyplývá ze zákona o odpadech. v rámci kontrol bude vyžadováno předložení průběžné evidence odpadů a způsobu nakládání s nimi tzn. musí mít vážní lístek či jiný doklad evidence prokazující splnění obecných povinností, které mu ukládá zákon o odpadech bude ověřována shoda s fakturací mělo být zřejmé, kde je vlastníkem vybourané suti či vytěžené zeminy (může jím být zhotovitel i náš příjemce dotace) Pouhá faktura neprokazuje splnění povinností dle zákona o odpadech ani neosvědčuje správnost fakturovaného množství odpadu.

Ostatní důležité povinnosti Dohodnout se svými dodavateli fakturační podmínky vypovídající podrobně o předmětu faktury (doporučujeme, mít ke každé fakturaci informace ve zjišťovacím protokolu / faktuře o tom, kolik se vysoutěžilo – kolik bylo fakturováno – kolik se aktuálně fakturuje – kolik zbývá) – nechte si předkládat v elektronické podobě Poskytovat součinnost a umožnit kontrolu Uchovávat originály veškeré dokumentace k projektu Pojištění majetku

Porušení smlouvy Porušení povinností ze smlouvy může znamenat nevyplacení části či celé dotace, popř. postihy spojené s prokázáním porušení rozpočtové kázně podle zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů Porušení rozpočtové kázně - jednání příjemce, které má za následek neoprávněné použití nebo zadržení finančních prostředků poskytnutých poskytovatelem

Úskalí projektu Stavba je zaregistrována s podhodnocenými závaznými ukazateli (zejména rozpočtovými náklady); je nekvalitně vypracována zadávací dokumentace pro výběr projektanta a není vybrána nejvýhodnější nabídka; smlouva o dílo s projektantem je nevýhodná pro investora; zadávací dokumentace pro výběr zhotovitele je nejednoznačná a smlouva o dílo se zhotovitelem výstavby je nevýhodná; investor uzavírá dodatky ke smlouvám, které buď nemají opodstatnění, nebo jsou důsledkem špatné přípravy výstavby; stavba byla investorem převzata, aniž by byly objektivně prokázány její stanovené parametry je proplacena konečná faktura (zhotoviteli, projektantovi, TDI) aniž by k tomu byl nárok.

Závěr Veškerá dokumentace musí být konzistentní a musí zobrazovat skutečný stav (auditní stopa) Veškeré změny musí být řádně zdokumentovány, pozor, některé změny mohou ovlivnit i předchozí kroky realizace projektu V průběhu realizace bude kontrolována hospodárnost, účelnost a efektivnost realizace projektu

Závěr V případě rozporů v dokladování a skutečným stavem a v případě zjištění nehospodárnosti, neúčelnosti a neefektivnosti, jsou výdaje posuzovány jako nezpůsobilé Investor je odpovědný za kontrolu dodavatele Kontrola probíhá i po ukončení realizace projektu, tedy v době jeho udržitelnosti (po dobu 5-ti let). Počítejte s ní. Archivujte všechny relevantní dokumenty

Úřad Regionální rady regionu soudržnosti Jihovýchod Kounicova 13, 602 00 Brno www.jihovychod.cz Kontakty: Artur Zatloukal ředitel tel. 532 193 511 zatloukal@jihovychod.cz Ing. Erika Šteflová vedoucí Odboru implementace projektů Jihlava tel. 532 193 600 steflova@jihovychod.cz Ing. Jan Karásek vedoucí Odboru implementace projektů Brno tel. 532 193 505 karasek@jihovychod.cz