DLE KNIHY RICK A. MORRIS AND BRETTE MCWHORTER SEMBER: PROJECT MANAGEMENT THAT WORKS: REAL- WORLD ADVICE ON COMMUNICATING, PROBLEM- SOLVING, AND EVERYTHING ELSE YOU NEED TO KNOW TO GET THE JOB DONE IGOR LUHAN Komunikace v projektu

Komunikace Forma komunikace Obsah zpráv Kontext a komunikační kanál

Sponzor Sponzor = brána k managementu firmy ASAP definovat komunikační styl sponzora  Dotaz na typ stavového reportu, který by si představoval  Dominantní – pouze info o problémech Jednat s ním jen o problémech, může být impulsivní  Politik – chce raději osobní report – zaměřen na vliv Bude přátelský, intuitivní, ale i „žvanil“  Přehledový – vyrovnaný, asi se zabývá jen podstatnostmi Je vhodné jej průběžně ujišťovat  Detailní – pečlivý a svědomitý sponzor Nepříliš ochotně bude akceptovat rozhodnutí týmu a PM

Komunikace dle typu příjemce Komunikačnímu stylu sponzora přizpůsobit formu i obsah  Dominantní – zásadně být v obraze Být konkrétní, jednoznačné formulace, připravit fakta a důkazy.  Politik – člověk vztahů (obchodník) Přinášet pozitiva a nabízet motivaci ke změně  Přehledový – nemá rád změny Vyvážená a jasná komunikace konzistentní v čase, nezavdávat příčinu k obavám z nestability či ohrožení  Detailní – pečlivý a svědomitý sponzor Formulovat přesně, prezentovat strukturovaně a v logickém pořádku, dodržovat formální požadavky  Platí nejen pro sponzory!

Poznej sám sebe Být si vědom nevýhod komunikace vyplývajících z mé osobnosti  Dominantní – snažit se naslouchat ostatním  Politik – nepůsobit jako někdo, kdo se snaží manipulovat  Přehledový – prokazovat víc entuziasmu  Detailní – alespoň být pozitivní

Obsah sdělení Pravda je devizou PM... … a lži vytvářejí nekonečný řetěz nedůvěry … … a většinou se zakládá na předpokladech a nedostatku v komunikaci: – Člen týmu nevěří, že jeho odhad se nestane limitním a nebude popotahován, pokud jej překročí – proto si přidá – PM ví, že mu budou odhady redukovány, a proto si také přidá rezervu – Sponzor si myslí, že odhad není adekvátní a proto jej paušálně sníží o 10%

Nebát se a nelhat Povinností PM je – Průběžně posuzovat stav projektu – Předpovídat konečný stav projektu – Reportovat své nálezy Přiznat problém není lehké – Největší obavy jsou z neznáma – Zůstaňte u kormidla: Otevřeně popište stav Připravte a předložte návrhy řešení Buďte přesvědčiví (i vnitřně)

Nebát se a nelhat Postup argumentace – Plně přiznejte problém („je tu problém, který bude mít na projekt vliv“) – Byla-li chyba, pak ji přiznejte, ale neomlouvejte se (řešení problému nemusí být vždy povinností PM) – Nebuďte defenzivní (defenzivní obrana vede k útoku a signalizuje větší problém) – Nenechte se strhnout od faktů (viz způsob komunikace)

Když už vás nachytají na švestkách Postup argumentace – Především omluva! – Otevřenost v popisu pravdy – Konstatovat že to byla chyba a může vést ke ztrátě důvěry, ale nedávat plané sliby – A pak už mlčet a nechat protistranu vymluvit – snad se tím uklidní (doufejte, že nevytáhne otázku osobní integrity či morálky)

Když už vás nachytají na švestkách Pravda většinou stejně vyjde na povrch, a někdy už to nejde zachránit – viz reálný příběh: – XY vytvořila během projektu nestandardně dobrý vztah se zákaznickou firmou – Projekt končí a bylo jí naznačeno, že v novém projektu již nebude, proto si našla nové místo – Vedení firmy ji požádalo, aby svůj odchod zatím zákazníkovi nekomunikovala, než najde řešení – XY urgovala svou firmu, bezvýsledně, měla čas, zatímco zákazník s ní počítá pro nový projekt – Těsně před dnem D se zákazník náhodně dozví o budoucím zaměstnavateli XY – A vše je v..., a to především pro XY (ztráta vztahu, ztráta reference, špatný status u nového zaměstnavatele)