Martina Košíková, Adéla Kaschnerová Spisová služba Athena Martina Košíková, Adéla Kaschnerová

Úvod Tento kurz byl vytvořen v rámci projektu Vzdělávání v eGON Centru Statutárního města Karlovy Vary, jehož cílem je snaha o vyšší efektivitu vzdělávání, odbornou přípravu a rozvoj úředníků Statutárního města Karlovy Vary a obcí v jeho územní působnosti. Dalším cílem je zlepšení kvality řízení a managementu Statutárního města Karlovy Vary a obcí v jeho působnosti. Třetím cílem je zvýšení transparentnosti a otevřenosti Statutárního města Karlovy Vary a obcí v jeho působnosti.

Pojem spisová služba a její úkol Spisová služba - soubor pracovních činností spojených s manipulací s písemnostmi. Je to specifická oblast správní činnosti, jejímž úkolem je úplná péče o písemnosti, která zahrnuje jejich příjem a doručování, roztřiďování, označování, zapisování (evidenci), oběh, vyřizování včetně podepisování, vnitřní a vnější úpravy písemností, odesílání, ukládání a jejich vyřazování (skartaci).

Archivní služba Navazuje na spisovou službu. Je to soubor pravidel, zásad a činností souvisejících se soustřeďováním, přejímáním, evidencí, ukládáním (kategorizací), ochranou, odborným zpracováním, zpřístupňováním a využíváním archiválií (písemné, obrazové, zvukové a jiné záznamy, které vzešly z činnosti státních orgánů, obcí a jiných právnických osob i z činnosti fyzických osob, a které vzhledem ke svému dokumentárnímu významu mají trvalou hodnotu).

Elektronizace spisové služby V roce 2005 vstoupil v platnost zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů, který v § 63 odst. 3 obcím s pověřeným obecním úřadem, což je i Magistrát města Karlovy Vary, stanoví povinnost vést spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby. Dalším právním předpisem směřujícím k elektronizaci spisové služby je vyhláška č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách. V roce 2009 nabyl účinnosti zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, kterým se zřizují datové schránky. Cílem elektronizace spisové služby je, aby úřad byl co nejblíže občanovi.

Přehled platných právních předpisů týkajících se vedení spisové služby zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby vyhláška č. 496/2004 Sb. o elektronických podatelnách zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů vyhláška č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek

Vedení spisové služby na Magistrátu města Karlovy Vary   V současné době je výkon spisové služby na Magistrátu města Karlovy Vary upraven Spisovým a skartačním řádem platným od 1. 7. 2011, který je vnitřním organizačním předpisem Magistrátu města Karlovy Vary (dále jen „MM“). Vytváří předpoklady pro úplnou, řádnou a přesnou evidenci dokumentů, které byly na MM doručeny nebo vznikly z činnosti MM. Systém spisové služby zajišťuje rychlé a racionální vyřizování dokumentů, jejich přehledné ukládání, snadné vyhledávání, zabraňuje svévolnému znehodnocování dokumentů a zajišťuje uchování dokumentů trvalé hodnoty. Spisový a skartační řád je závazný pro všechny zaměstnance Města Karlovy Vary zařazené do MM a při jeho aplikaci je nutno respektovat zejména právní předpisy stanovené pro spisovou službu a archivnictví.

Součástí spisového skartačního řádu je spisový a skartační plán, který obsahuje seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačnímu lhůtami. Na Magistrátu města Karlovy Vary je spisová služba vedena pomocí elektronické spisové služby Athena. SSL Athena je komplexní aplikací na evidenci a manipulaci s písemnostmi a spisy, řeší práci s dokumenty v celém jejich životním cyklu. To však neznamená, že zaměstnanci nepracují s fyzickou podobou dokumentů. Platí, že elektronická podoba spisové služby musí odpovídat formě fyzické. Což laicky znamená, že to co je v počítači, musí odpovídat tomu, co má konkrétní zaměstnanec na stole nebo ve své skříni.

Změny v jednotlivých verzích SSL Athena VYSVĚTLENÍ POJMŮ: Externí písemnost - dokument vytvořil někdo jiný (např. podání) Interní písemnost – mojí osobou vytvořený dokument

Elektronicky doručené externí písemnosti je možno rozeznat podle ikony   Elektronicky doručené externí písemnosti je možno rozeznat podle ikony. Na ikoně obálky je znak @.

Přidán druh dokumentu „Elektronicky doručená písemnost“ u externího dokumentu doručeného z elektronické podatelny nebo z datových schránek.

Na košilce externí písemnosti doručené prostřednictvím datové schránky doplněno datum a čas dodání datové zprávy.

Protokol ověření platnosti zaručeného elektronického podpisu, elektronické značky nebo kvalifikovaného časového razítka

Ověřený elektronický podpis

Neověřený elektronický podpis

Při předávání písemnosti je možné zaškrtnout nastavit zodpovědnou pozici a nastavit zpracovatele.

Na všech třech pozicích je uvedeno stejné jméno

Nezaškrtnuté: Nastavit zodpovědnou pozici a nastavit zpracovatele

Přidána funkce tzv. „našeptávače“, např Přidána funkce tzv. „našeptávače“, např. u spisového znaku zobrazí několik nejčastěji použitých slov.

V záložce „Dokumenty“ u písemnosti je doplněn údaj o velikosti připojeného dokumentu popř. dokumentů, aby bylo možné předem zjistit velikost odesílané zprávy prostřednictvím ISDS.

V historii písemnosti (dokumentu) je zaznamenán údaj o smazání (odstranění) hlavního dokumentu a přílohy.

Upraven modul k Podpisu – po předání písemnosti k podpisu je písemnost automaticky předána vybrané pozici, která má písemnost podepsat. Na této pozici se na úvodní stránce objeví v záložce Úkoly k vyřízení . Pozice, která písemnost (dokument) podepisuje má nové možnost funkci „Vrátit“ a může uvést důvod vrácení písemnosti.

Původní název „Podepsané“ změněn na „Mnou podepsané“ Původní název „Podepsané“ změněn na „Mnou podepsané“. Přidána položka „Podepsáno“, kde je seznam písemností, které byly předány k podpisu a jsou podepsané.

Přehled odeslané písemnosti byl přesunut do Písemností Přehled odeslané písemnosti byl přesunut do Písemností. Zde si můžeme zkontrolovat stav odeslání obálky.

V záložce „Odeslané písemnosti“ přidán filtr, pro hledání odeslané písemnosti (např. hledání podle čísla jednacího, způsobu odeslání, atd.)

V přehledu odeslaných písemností zobrazeno na ikonce u doručené obálky datum doručení, příp. datum odeslání u odeslané obálky či informace u nedoručení.

Na obálku odeslanou do datové schránky je doplněna záložka „Příloha“, která obsahuje doručenku datové zprávy ve formátu ZFO. Záložka se zobrazí , až když je písemnost doručená nebo je písemnost z nějakého důvodu nedoručitelná (záložka se nezobrazí pokud je písemnost pouze odeslaná).

Obálka a doručenka datové zprávy

    Při odesílání písemností je automaticky nastavena naposledy použitá podatelna.

V případě u překlápěče tlačítek nebo je nutné nyní tento krok potvrdit, aby nedocházelo k mylnému přidání či odebrání položek.

  Kontakt z Informačního systému datových schránek (dále jen ISDS) má připojen identifikátor datové schránka (dále jen ID datové schránky).

Přidána kontrola na nemožnost odeslání obálky prostřednictvím datových schránek, která má jinou adresu než z ISDS. Stejná kontrola je přidána u založení obálky, kde není připojen dokument.

Pokud je do obálky vloženo více písemností (dokumentů), na obálku se vytisknou čísla jednací všech písemností vložených do obálky . Dříve se doplnilo pouze číslo jednací první vložené písemnosti.

V seznamu rozpracovaných spisů přidán sloupec „Spis má“ V seznamu rozpracovaných spisů přidán sloupec „Spis má“ . Na první pohled lze zjistit, kdo je vlastníkem spisu.

Změna ikony při předání spisu jinému zpracovateli (změna vlastníka spisu).

Poslední otevřená položka ze seznamu (např Poslední otevřená položka ze seznamu (např. spisy) je podbarvená pro rychlejší orientaci v seznamu.

Upraven postup při zpracování písemnosti Upraven postup při zpracování písemnosti. Před založením nového spisu byla z horní lišty písemnosti odstraněna záložka spisový znak. Ten je možné zadat přímo po kliknutí na záložku „Nový spis“, pokud písemnost nemá spisový znak. Zobrazí se tabulka, kde zvolíme spisový znak, upravíme název spisu. Můžeme zde zapnout funkci jednotný spisový znak a správní spis.

Přidána kontrola spisového znaku u složky spisu Přidána kontrola spisového znaku u složky spisu. Složce spisu nelze přiřadit spisový znak s delší lhůtou než je použitý spisový znak u spisu.

Umožněno přidat propojení „Související“ na spisu Umožněno přidat propojení „Související“ na spisu. Vznikla možnost oboustranného odkazu mezi spisem a písemností.

Nastavení „Termín vyřízení spisu“, dříve šlo nastavit jen termín vyřízení písemnosti.

Před uzavřením písemnosti provést kontrolu formy písemnosti, automaticky se nastaví forma „Analogová“

Před uzavřením spisu je nutné zvolit formu spisu, jinak není aktivní záložka „Uzavřít spis“.

Přidána možnost uzavření složky spisu, pokud jsou ve složce spisu uzavřeny všechny písemnosti. Uzavřenou složku spisu je možné znovu otevřít. Při uzavření spisu se automaticky uzavřou všechny složky spisu. Při oživení celého spisu se opět oživí všechny složky spisu, nezávisle na tom, zda byly složky spisu uzavřeny jednotlivě.

Při vložení spisu do krabice se nyní zobrazuje název spisu Při vložení spisu do krabice se nyní zobrazuje název spisu. Dříve se zobrazilo pouze číslo jednací spisu.

V modulu „Krabice spisovny“ na spisovně i na příruční spisovně se zobrazuje forma spisu (elektronická, analogová) bez nutnosti otevřít spis.

  V přehledech „Obsah krabic“ a „Obsah spisu“ je doplněna informace o formě spisu (elektronická nebo analogová) a v poznámce o formě písemnosti.

Děkuji za pozornost