Plánování projektů pomocí MS Project lektor Pavel Škvor

Cíle kurzu Hlavní cíl Dílčí cíle Osvojit si základní znalost problematiky plánování projektů v programu MS Project Dílčí cíle Získat základní představu o problematice projektového plánování a řízení Seznámit se s aplikací MS Project jako s nástrojem pro plánování projektů Na praktických cvičeních si osvojit probíraná témata

Obsah kurzu Úvod do teorie projektování (základní pojmy, názvosloví) Vytváření projektů v prostředí MS Project úkoly, vazby, zdroje, časová omezení, kalendáře, náklady,… Ladění projektu přetížení zdrojů, sledování pokroku, analýza nákladů, … Případová studie

Osnova kurzu Rozsah 1 den Úvod do teorie projektového plánování a řízení Proniknutí do práce s úkoly a termíny Zvládnutí problematiky práce se zdroji a náklady Kontrola a ladění projektu

Agenda kurzu Předpokládané znalosti: Způsob výuky Administrativa základní znalost ovládání prostředí MS Windows práce s MS Office Způsob výuky interaktivní prezentace Administrativa přestávky, apod. Představení

Vzájemné představení Vaše jméno + jak Vás oslovovat pracovní pozice - čím se zabýváte zkušenost s řízením projektů / MS Project očekávání od semináře

Projektové řízení Minimum nutné teorie

Co je cílem plánování? „Plány nejsou vytvářeny proto, aby se dodržely“ Plánování je nutné proto, abychom věděli, co je třeba udělat Plánování se využívá pro sestavení odhadů a rozpočtu Plánování je zaměřeno na odstranění nejistoty Plánování je nástrojem pro řízení

Aspekty plánování Plánování obecně zahrnuje aspekty jako: cíle organizace možné způsoby jejich realizace vnější a vnitřní činitelé, kteří ovlivňují možnosti výběr alternativ způsob, kterým je vybraná alternativa uskutečňována rozvržení času a přidělení potřebných prostředků

Strategické plánování (dlouhodobé – řádově desítky let a více) definice strategických cílů organizace možné způsoby jejich dosažení vnější a vnitřní činitelé výběr alternativ

Taktické plánování způsob, kterým je vybraná alternativa uskutečňována (střednědobé – řádově měsíce až roky) způsob, kterým je vybraná alternativa uskutečňována přidělení potřebných zdrojů rozvržení času

Operativní plánování evidence volného času koordinace schůzek (krátkodobé – řádově dny až měsíce) evidence volného času koordinace schůzek

Postup plánování Strategické plánování definuje potřebné projekty. Plán jejich realizace vzniká taktickým plánováním, kde je projekt rozdělen na jednotlivé úkoly. Řešení každodenních problémů je věcí operativního plánování. Plánování projektů s pomocí nástroje MS Project je zaměřeno na realizaci – podrobný popis dílčích činností na projektu, jejich vzájemné vztahy a rozvržení času, zdrojů a prostředků na tyto dílčí činnosti.

plánování projektů = taktické plánování MS Project je nástroj určený k taktickému plánování

Co je to projekt? „Projekt je dobře definovaná posloupnost činností, která má určen začátek a konec, je zaměřena na dosažení nejistého cíle a je uskutečňována pomocí zdrojů – lidí, prostředků“ „Projekt je specifická nerutinní akce, která proto vyžaduje plánování.“ „Čím složitější je projekt, tím více vyžaduje plánování.“

Elementy plánu projektu tasks (úkoly) vyžadují čas a zdroje specifickým typem úkolu je milestone (milník) resources (zdroje) lidé, vybavení, místa, materiál, … assignments (přiřazení) přiřazení zdrojů úkolům

Proces plánování projektu Vytvoření a uspořádání plánu projektu – rozdělení plánové činnosti na jednodušší elementy Rozvržení úkolů – analýza vztahů mezi elementy Doplnění zdrojů (lidí, zařízení, prostředků) do projektu – odhad potřeb Přiřazení nákladů úlohám a zdrojům – porovnání se skutečnými možnostmi Úpravy a ladění plánu Řízení projektu - monitorování a trasování plánu Tiskové výstupy a zprávy

Definice projektových cílů „Trojimperativ“ definuje projekt! Specifikace provedení Náklady (finanční rozpočet) Čas (časový plán) Je třeba zjistit, která z těchto podmínek je pro zadavatele nejdůležitější. Změní-li se libovolná z těchto podmínek, ovlivní to minimálně jednu podmínku další. Termíny lze zkrátit, jestliže rozpočet umožní využít efektivnější zdroje.

Elementy plánování projektu Hierarchická struktura činností - WBS Časový harmonogram Zdroje projektu Plánování rozpočtu Rizika a rezervy Úpravy a ladění

WBS Work Breakdown Structure = hierarchická struktura činností Slouží k rozdělování projektu do činností Má většinou formu diagramu/struktura Možno využít diagramy z MS Visio!

Proces řízení projektu Definování Definování projektových cílů Naplánování Plán jak dosáhnout podmínek trojimperativu Vedení Uplatnění manažerského stylu řízení lidských zdrojů (práce bude vykonávána včas a efektivně) Sledování (monitorování) + aktualizace plánu Kontrola stavu, odchylky + korekce Ukončení Ověření, zda došlo k naplnění podmínek a uzavření všech prací na projektu.

Techniky zobrazení plánu atomy: tasks + resources + assignments Gantt Charts (Ganttovy diagramy) podle Henryho Gantta (původně nazývány sloupcové grafy) PERT Diagramy (síťové diagramy) Program Evaluation Review Technique; vyvinuta na zakázku pro armádu MS Project používá upravené varianty těchto obecných technik

Plánování podle Gantta vazba A B začátek konec úkol čas

Plánování podle PERT délka číslo vazba začátek konec úkol A B 12 4d 13 10.3.2000 8:00 13.3.2000 17:00 B začátek 13 2d 14.3.2000 8:00 15.3.2000 17:00 konec úkol

CPM CPM (Critical Path Method) je metoda k hledání kritické cesty v grafu. Critical Path (Kritická cesta) je nejdelší cesta mezi začátkem a koncem grafu. Critical task (Kriticky úkol) je úkol ležící na kritické cestě. Změna doby trvání kritického úkolu ovlivňuje dobu trvání celého projektu.

Nástroj pro podporu plánování a řízení projektů MS Project Nástroj pro podporu plánování a řízení projektů

Možnosti MS Project sada nástrojů pro modifikovatelný vzhled vytváření, zobrazování a trasování plánů projektů sledování nákladů, využití zdrojů a času podporu komunikace v projektu vyhodnocení a analýzu projektu modifikovatelný vzhled otevřený produkt (makra ve Visual Basic)

MS Project: Lekce 1 Základy ovládání

Základy ovládání MS Project spuštění MS Project význam prvků okna MS Project jak získat nápovědu použití šablon ukončení MS Project

Práce se zobrazeními zobrazení je způsob prezentace projektových dat pro každý druh práce na projektu potřebujeme jiný typ dat a jejich zobrazení každé zobrazení prezentuje stejná data (úkoly, zdroje, přiřazení), pouze v jiném tvaru

Příprava projektového souboru MS Project: Lekce 2 Příprava projektového souboru

Nastavení souboru projektu založení nového projektu Vložení základních informací o projektu informace o souboru informace o projektu vložení dalších informací o projektu nastavení implicitních voleb nastavení pracovní doby uložení projektového souboru

Vložení informací o souboru SOUBOR / UPŘESNIT VLASTNOSTI zde je možné vyplnit příslušná pole informacemi o projektu Název Předmět Autor Manažer Komentář ...

Vložení informací o projektu PROJEKT / INFORMACE O PROJEKTU Jak budeme náš projekt plánovat? od začátku od konce Vyberte v položce Plánovat od jak má být projekt plánován Potom vyplňte Datum zahájení, nebo Datum dokončení projektu Nakonec vyberte Kalendář projektu

Nastavení implicitních voleb SOUBOR / MOŽNOSTI / ZOBRAZENÍ Formát data Formát měny počet desetinných míst symbol měny ...

Změna pracovních dní a pracovní doby PROJEKT / VLASTNOSTI / ZMĚNIT PRAC.DOBU Zvolte požadovaný kalendář Vyberte dny které chcete změnit Výjimky (pro konkrétní dny) – státní svátky apod. Pracovní týdny – pro nastavení výchozích hodin a nastavte Použít výchozí Mimopracovní (nepracovní) čas Konkrétní pracovní dobu (zadat hodiny)

Uložení souboru ruční uložení nastavení automatického ukládání Soubor/Uložit jako (../Uložit) nastavení automatického ukládání Soubor/Možnosti/Ukládání

MS Project – uložené informace Informace ukládané o plánu projektu: Projektová data seznam úkolů (tasks) seznam zdrojů (resources) seznam přiřazení zdrojů k úkolům (assignments) Projektové nástroje kalendáře, sestavy, zobrazení, makra,... (Soubor/Organizátor)

MS Project: Lekce 3 Základní práce s úkoly

Základní práce s úkoly Vložení úkolu Přidání poznámky k úkolu Odstranění úkolu Přesun úkolu

Vložení úkolu (GANTTŮV DIAGRAM) vyberte prázdný řádek nebo úkol, před který chcete nový úkol vložit do příslušného sloupce zadejte Název úkolu ENTER (+automaticky se doplní další informace k úkolu)

Přidání poznámky k úkolu Poklepejte dvakrát na úkol Informace o úkolu / Poznámky Zapište text poznámky (může být i formátovaný) (GANTTŮV DIAGRAM) Najeďte kurzorem myši na ikonu Poznámky v prvním sloupci („i“ - Ukazatele)

Odstranění úkolu (GANTTŮV DIAGRAM) Vyberte číslo úkolu, který chcete odstranit klávesa Delete

Přesun úkolu (GANTTŮV DIAGRAM) Kliknutím na pole s identifikačním číslem vyberte úkol, který chcete přesunout Jestliže je kurzor ve tvaru šipky můžete úkol přesouvat Metodou „Drag and Drop“ přesuňte úkol (čára ukazuje místo, kam bude úkol umístěn)

MS Project: Lekce 4 Osnova projektu

Osnova projektu (Outline) Co je to osnova? Nastavení nadřízenosti/podřízenosti úkolů Zobrazování/skrývání podřízených úkolů Přiřazení čísel osnově, souhrnný úkol projektu

Práce s osnovou Vytvoření osnovy – seskupování úkolů Zvětšit/Zmenšit odsazení úkolu skrytí/zobrazení dílčích úkolů ZOBRAZENÍ / DATA / OSNOVA doplnění čísel osnovy, souhrnného úkolu projektu NÁSTROJE G.DIAGRAMU / FORMÁT / ZOBRAZIT ČI SKRÝT

Další možnosti práce s úkoly Změna doby trvání úkolu (Duration) Změna úkolu na milník (Milestone) Vytvoření opakovaného úkolu (Recurring Task)

Zahrnutí času do projektu MS Project: Lekce 5 Zahrnutí času do projektu

Zanesení času do úkolů časové jednotky pro plánování úkolů doplnění plánu o milníky závislosti mezi úkoly - Propojení výchozí časy zahájení/dokončení konečné termíny omezení úkolů použití různých kalendářů

Jednotky pro plánování doby trvání SOUBOR / MOŽNOSTI / PLÁN pracovní jednotky - plánované dle pracovní doby: minuta „m“ hodina „h“ den „d“ (1d=8h) týden „t“ (w) (1t=40h) měsíc „měs“ (mo) (1měs/mo=20d)

Milníky důležité momenty v plánu vytvoření milníku vložit úkol s nulovou dobou trvání ÚKOL / VLOŽIT / MILNÍK vytvoření milníku s nenulovou dobou trvání vložit úkol s nenulovou dobou trvání nastavit úkol jako milník Informace o úkolu / Upřesnit / Označit úkol jako milník

MS Project: Lekce 6 Závislosti mezi úkoly

Závislosti mezi úkoly Co jsou to Propojení (Links)? vytvoření Propojení mezi úkoly zrušení Propojení mezi úkoly úpravy Propojení mezi úkoly nastavení prodlev a typů Propojení

Propojení úkolů časovou návaznost dvou úkolů definuje jejich vzájemné propojení – způsob jakým jeden úkol ovlivňuje druhý úkol ovlivňující (řídící) je nazýván předchůdce ovlivňovaný úkol (závislý) je nazýván následník propojení určuje, za jaké podmínky může následník začít nebo skončit ve vztahu ke svému předchůdci

Typy vazeb FS (Finish-Start) - základní typ vazby SS (Start-Start) dokončení předchůdce rozhoduje o zahájení následníka SS (Start-Start) zahájení předchůdce rozhoduje o zahájení následníka FF (Finish-Finish) dokončení předchůdce rozhoduje o dokončení následníka SF (Start-Finish) zahájení předchůdce rozhoduje o dokončení následníka

Vytvoření vazby mezi úkoly (GANTTŮV DIAGRAM) V tabulce vyberte dva nebo více úkolů, které se mají propojit (při nesouvislém výběru více úkolů je nutno držet stisknutý Ctrl) ÚKOL / PLÁN / PROPOJIT ÚKOLY

Zrušení propojení mezi úkoly (GANTTŮV DIAGRAM) v tabulce vyberte úkoly, které chcete rozpojit ÚKOL / PLÁN / ROZPOJIT ÚKOLY

Uspořádání úkolů v projektu Změna typu propojení (Task type) mezi úkoly Přidání Náskoku (Lead) a Prodlevy (Lag) do rozvrhu úkolů Nastavení Omezení úkolu (Constraint type)

Změna vazby mezi úkoly (GANTTŮV DIAGRAM) Poklepejte dvakrát na vazbu mezi úlohami – otevře se formulář Závislost mezi úkoly V okénku Type vyberte požadovaný typ propojení (FS, SS, FF, SF)

Náskok a Prodleva Prodleva (lag) – Př.: druhá malba může začít až řádně uschne první (zadá se např. jako Prodleva 2ed) Náskok (lead) – Př.: podlaha se může začít pokládat když je topení z 50% hotovo (zadá se jako Prodleva –50%)

Přidání Náskoku a Prodlevy (GANTTŮV DIAGRAM) dvakrát klikněte na úkol Informace o úkolu / Předchůdci v políčku Prodleva vyplňte „Náskok“ (zápornou hodnotu) nebo „Prodlevu“ (kladnou hodnotu) doby trvání nebo prodlevy nebo jako procenta z trvání předchozího úkolu

Jednotky doby prodlevy „uplynulé“(elapsed) - plánované bez ohledu na pracovní dobu: minuta „um“ (em) hodina „uh“ (eh) den „ud“ (ed) (1ud=24uh) týden „ut“ (ew) (1ut=7ud) měsíc „uměs“ (emo) (1uměs=30ud) nepoužívat pro úkoly s naplánovanými pracovními zdroji !!

MS Project: Lekce 7 Omezení úkolů

Varianty časových omezení úkolu Konečný termín úkolu (Deadline) Typ omezení úkolu (Constraint type) Kalendář úkolu (Task Calendar)

Nastavení konečných termínů (GANTTŮV DIAGRAM) dvakrát klikněte na úkol Informace o úkolu / Upřesnit Konečný termín zadejte Konečný termín pouze zobrazuje výstrahu při překročení zadaného data nedochází k přeplánování úkolu

Nastavení časových omezení úkolu (GANTTŮV DIAGRAM) dvakrát klikněte na úkol Informace o úkolu / Upřesnit Typ omezení úkolu v políčku Typ omezení vyberte ze seznamu pokud jste nevybrali pružný typ omezení, vyplňte ještě Datum omezení přímo ovlivňuje plánování úkolu nastaví zahájení/dokončení úkolu na zvolené datum

Omezení úkolu (Constraint type) Co nejdříve – zahájit úkol co nejdříve Co nejpozději – zahájit úkol co nejpozději Dokončit po – ukončit úkol až po uved. datu Dokončit před – ukončit úkol před uved. datem Musí být dokončen – ukončit úkol k uved. datu Musí být zahájen – zahájit úkol k uved. datu Zahájit po – zahájit úkol až po uvedeném datu Zahájit před – zahájit úkol před uvedeným datem

Použití omezení úkolů Pružné (výchozí nastavení - nekonfliktní) Co nejdříve/nejpozději Omezené (konfliktní dle použití) Zahájit/Dokončit před dnem Zahájit/Dokončit po dni Pevné (vždy konfliktní - vyhýbat se !!) Musí být zahájen/dokončen

Základní práce s kalendáři ve výchozím nastavení obsahuje MS Project tyto tři Základní kalendáře: Standardní, „Noční směna“ a „24 hodin“ vytvoření nového Základního kalendáře PROJEKT / ZMĚNIT PRACOVNÍ DOBU práce s organizátorem SOUBOR / ORGANIZÁTOR přejmenování kalendáře odstranění kalendáře kopírování kalendáře do jiných souborů

Použití Kalendáře úkolu implicitně se všechny úkoly řídí kalendářem projektu PROJEKT / INFORMACE O PROJEKTU pokud chceme úkol plánovat dle specifické pracovní doby, je třeba nejprve vytvořit nový Základní kalendář přiřazení Základního kalendáře úkolu ÚKOL / VLASTNOSTI / INFORMACE / UPŘESNIT

MS Project: Lekce 8 Opakované úkoly

Vytvoření opakovaného úkolu (GANTTŮV DIAGRAM) Vyberte úkol, před který se má opakovaný úkol vložit ÚKOL / VLOŽIT / OPAKOVANÝ ÚKOL vyplňte Název úkolu a Dobu trvání v části Způsob opakování vyberte interval opakování v souvislosti se zvoleným Kalendářem podle intervalu potom zvolte frekvenci opakování nakonec určete Rozsah opakování zadáním dat Zahájení a Konce nebo Počtu výskytů

Další k opakovaným úkolům vytvoření opakovaného úkolu způsob opakování vybraný den určuje konkrétní výskyt úkolu rozsah (začátek/konec, počet výskytů) určuje počet výskytů opak.úkolu hodina u začátku určuje hodinu zahájení úkolu úprava opakovaného úkolu poklepat na opakovaný úkol změnit nastavení

Užitečné tipy k plánování MS Project: Tipy Užitečné tipy k plánování

Přizpůsobení zobrazených údajů ZOBRAZENÍ / DATA Zvýraznění připravené Filtry Seskupování automatické filtry „zobáček“ v názvu sloupce tabulky

MS Project: Lekce 9 Práce se zdroji

Práce se zdroji typy zdrojů vytvoření seznamu zdrojů přiřazení zdroje k úkolu odebrání zdroje z úkolu

Typy zdrojů pracovní (jednotky / procenta) materiálové (jednotky) vykonávají práci na úkolech sledujeme vytížení a pracovní dobu materiálové (jednotky) položky používané při práci na úkolu sledujeme pouze počet použitých jednotek náklady obecné náklady – poplatky apod.

Vytvoření seznamu zdrojů (GANTTŮV DIAGRAM) ZDROJ / PŘIŘADIT ZDROJE do sloupce Název zdroje zadejte Název zdroje takto vytvořte seznam zdrojů, které máte pro projekt k dispozici nebo předpokládáte, že je budete potřebovat

Doplnění dalších informací o zdrojích ZDROJ / ZOBRAZENÍ / SEZNAM ZDROJŮ vyplňte další klíčové informace: Typ zdroje pracovní zdroje Kalendář, Max.počet materiálové zdroje Popisek (použitá jednotka)

Přiřazení zdroje k úkolu (GANTTŮV DIAGRAM) vyberte úkol ke kterému chcete zdroj přiřadit ZDROJ / PŘIŘADIT ZDROJE ve sloupci Název vyberte zdroj který chcete k úkolu přiřadit a zapište počet Jednotek stiskněte tlačítko Přiřadit nebo Enter vyberte jiný úkol a pokračujte v přiřazování

Odebrání zdroje z úkolu (GANTTŮV DIAGRAM) vyberte úkol ke kterému chcete zdroj přiřadit ZDROJ / PŘIŘADIT ZDROJE ve sloupci Název vyberte zdroj, který chcete odebrat nebo nahradit stiskněte tlačítko Odebrat nebo Nahradit v případě Nahrazení vyberte zdroj, kterým nahrazovaný zdroj nahradíte

Výpočet množství práce na projektu MS Project: Lekce 10 Výpočet množství práce na projektu

práce (čh) = jednotky(č) * doba trvání(h) Práce na projektu přiřazováním zdrojů k úkolům vytváříme tzv. přiřazení (assignments) každé přiřazení má řadu vlastností mezi hlavní z nich patří práce (work) ve výpočtu Práce hrají klíčové role hodnoty Doby trvání a Jednotky přiřazených zdrojů práce (čh) = jednotky(č) * doba trvání(h) h – hodina č – člověk čh – „člověkohodina“

Typy úkolů při přepočítávání hodnot úkolu vždy jednu hodnotu zadáváte, druhá je fixována (nastavena jako Pevná) a zbývající dopočítává MS Project z výše uvedeného vyplývají tyto tři typu úkolů: pevná Práce – měníte jednotky či dobu, celkový objem práce na úkolu se nebude měnit pevné Jednotky – měníte práci či dobu, nebude se měnit počet jednotek zdroje přiřazených k úkolu pevná Doba trvání – měníte jednotky či práci, doba trvání úkolu se nebude měnit

Práce řízená úsilím (Effort driven) každý z úkolů také může či nemusí být „řízený úsilím“ tato volba se projeví pouze v momentu přiřazení/odebrání nového zdroje, nikoli při přepočítávání hodnot již přiřazených zdrojů pokud úkol je řízený úsilím, budou hodnoty přiřazených zdrojů při změnách přiřazení přepočítávány pokud úkol není řízený úsilím, dojde ke změnám přiřazení zdrojů bez přepočítání stávajících hodnot

Řízení práce zdroje na úkolu (GANTTŮV DIAGRAM) v tabulce Ganttova diagramu vyberte úkol ÚKOL / VLASTNOSTI / PODROBNOSTI kliknutím myší vyberte spodní část pohledu (Formulář úkolů) zde se provádí změny Typu úkolu, Řízení úsilím a Přiřazení zdrojů

Pracovní doba a kalendáře MS Project: Lekce 11 Pracovní doba a kalendáře

Kalendáře MS Project rozeznává celkem tři typy kalendářů: kalendář projektu (výchozí kalendář pro všechny úkoly) kalendář úkolů (každý úkol může mít specifický kalendář) kalendář zdroje - každému zdroji lze přiřadit specifický kalendář upravovat pracovní dobu přiřazeného kalendáře

Pracovní doba úkolů úkoly se přestávají plánovat dle Kalendáře projektu (výchozí nastavení) pokud: přiřadíme úkolům zdroje – úkoly se začnou plánovat dle pracovní doby jednotlivých zdrojů přiřadíme úkolům specifické kalendáře - 2 varianty: plánovat dle kalendáře úkolu a respektovat kalendáře zdrojů plánovat dle kalendáře úkolu a ignorovat kalendáře zdrojů

Přiřazení kalendáře ke zdroji (SEZNAM ZDROJŮ) vyberte zdroj, kterému chcete zaměnit Základní kalendář ve sloupci Základní kalendář vyberte kalendář, jehož pracovní doba se stane výchozí pro daný zdroj

Změna pracovní doby zdroje poklikejte myší na zdroj ZDROJ / VLASTNOSTI / INFORMACE změňte pracovní dny a pracovní dobu PROJEKT / VLASTNOSTI / ZMĚNIT PRACOVNÍ DOBU v políčku Pro kalendář vyberte zdroj pro který chcete měnit nastavení pracovní doby

MS Project: Lekce 12 Doplnění nákladů

Typy nákladů pevné náklady variabilní náklady pevné náklady na úkol - náklady počítané na úkol bez ohledu na dobu trvání úkolu (zadávané přímo jako Pevný náklad úkolu nebo jako Nákladový zdroj) variabilní náklady náklady na zdroje – vypočtené dle přiřazených jednotek, vztažené na jednotku doby trvání nebo zdroje náklady za použití zdroje

Přiřazení pevných nákladů úkolům (GANTTŮV DIAGRAM) ZOBRAZENÍ / DATA / TABULKY / Náklady do pole Pevné náklady zapište fixní náklady úkolu pole Nabíhání pevných nákladů udává cashflow (kdy bude náklad při realizaci projektu započítán)

Doplnění výchozích nákladů zdrojů (SEZNAM ZDROJŮ) ZOBRAZENÍ / DATA / TABULKY / Zadávání doplňte pole tabulky výchozími informacemi o nákladech zdrojů

Doplnění speciálních sazeb zdrojů (POUŽÍVÁNÍ ZDROJŮ) PŘIDAT NOVÝ SLOUPEC – Náklady PŘIDAT NOVÝ SLOUPEC – Tabulka nákladových sazeb poklepejte na zdroj Informace o zdroji / záložka Náklady doplňte pole jednotlivých tabulek B až E specifickými informacemi o nákladech slouží pro nastavení speciálních sazeb zdrojů

Přiřazení sazeb zdrojů úkolům (POUŽÍVÁNÍ ZDROJŮ) poklepejte na úkol INFORMACE O PŘIŘAZENÍ / OBECNÉ vyberte v poli Tabulka nákladových sazeb odpovídající písmeno (slouží pro odlišení sazeb zdrojů pro různé úkoly)

Zobrazení celkových nákladů (GANTTŮV DIAGRAM) zobrazte tabulku Nákladů ZOBRAZENÍ / DATA / TABULKY / NÁKLADY sloupec Celkové náklady

MS Project: Lekce 13 Úpravy a ladění plánu

Kontrola a ladění plánu kontrola vazeb mezi úkoly identifikace kritické cesty vyhledání časových rezerv přezkoušení omezení úkolů vyhledání přetížených zdrojů

Kontrola vazeb mezi úkoly (GANTTŮV DIAGRAM, SÍŤOVÝ DIAGRAM) ÚKOL / VLASTNOSTI / PODROBNOSTI vyberte spodní část okna NÁSTROJE FORMULÁŘE ÚKOLŮ / PODROBNOSTI / PŘEDCHŮDCI A NÁSLEDNÍCI zkontrolujte všechny vazby mezi úkoly a návaznosti v projektu

Identifikace kritické cesty (GANTTŮV DIAGRAM) Formátujte diagram NÁSTROJE GANTTOVA DIAGRAMU / STYLY PRUHŮ / KRITICKÉ ÚKOLY

Vyhledání časových rezerv projektu (GANTTŮV DIAGRAM) ZOBRAZENÍ / DATA / TABULKY / PLÁN posuňte tabulku tak, aby byly vidět sloupce Volná časová rezerva (Free Slack) – o kolik se může úkol zpozdit, aniž by tím byl ovlivněn jiný úkol Celková časová rezerva (Total Slack) – o kolik se může úkol zpozdit, aniž by tím byla ovlivněna doba trvání celého projektu

Přezkoušení omezení úkolů VIEW (ZOBRAZIT) | TABLE | MORE TABLES (DALŠÍ TABULKY) | CONSTRAINT DATES (DATA OMEZENÍ) zkontrolujte zda jsou omezení všech úkolů nastavena správně

Řešení přetížení zdrojů MS Project: Lekce 14 Řešení přetížení zdrojů

Příčiny přetížení zdrojů na jeden úkol byl přiřazen větší počet jednotek zdroje, než máme celkově k dispozici (Max.jednotek) zdroj byl přiřazen na více úkolů běžících souběžně a součet přiřazených jednotek zdroje je větší než max.počet jednotek, které máme k dispozici jiné příčiny – chyby při zadání apod.

Kdy řešit přetížení zdrojů na jeden úkol byl přiřazen větší počet jednotek zdroje, než máme celkově k dispozici je třeba kontrola přiřazení a přetížení řešit vždy zdroj byl přiřazen na více úkolů běžících souběžně a součet přiřazených jednotek zdroje je větší než počet jednotek, které máme celkově k dispozici přetížení je třeba vyrovnat, pouze pokud množství práce přidělené zdroji překračuje množství pracovní doby dostupné pro zvolenou časovou jednotku jiné speciální příčiny – chyby při zadání apod. třeba řešit individuálně

Kontrola přiřazených jednotek (SEZNAM ZDROJŮ) ZDROJ / PODROBNOSTI vybrat spodní část okna FORMÁT / PODROBNOSTI / PRÁCE kontrola sloupce Maximálně jednotek a počtu jednotek přiřazených na úkolu

Vyhledání přetížených zdrojů (POUŽÍVÁNÍ ÚKOLŮ) ZDROJ / VYROVNÁNÍ / DALŠÍ PŘETÍŽENÍ vyhledá v plánu nejbližší místo s přetíženým zdrojem

Řešení přetížení zdrojů automaticky – pomocí nástroje Vyrovnání odsunutím nebo rozdělením úkolů ZDROJ / VYROVNÁNÍ / VYROVNAT VÝBĚR / VYROVNAT ZDROJ / VYROVNAT VŠE

Nastavení Možností vyrovnávání ZDROJ / VYROVNÁNÍ / MOŽNOSTI VYROVNÁVÁNÍ určete s jakou podrobností chcete přetížení v projektu hledat (Minutu po minutě až Měsíc po měsíci) nastavte rozsah vyrovnání - Celý projekt, Od/Do vyberte Automaticky nebo Ručně pokud jste vybrali Automaticky, stiskněte OK pokud Ručně, stiskněte Vyrovnat vše

Možnosti vyrovnávání – detaily ZDROJ / VYROVNÁNÍ / MOŽNOSTI VYROVNÁVÁNÍ Pořadí vyrovnání možnost řídit vyrovnání Prioritou úkolu Vyrovnat pouze v rámci časové rezervy dojde k vyrovnání pouze nekritických úkolů Vyrovnání může změnit jednotlivá přiřazení úkolu jednotlivé zdroje jsou na sobě nezávislé Vyrovnání může rozdělit zbývající práci práce na úkolu může být přerušena

Jiná řešení přetížení - manuální odebrání zdroje z úkolu nahrazení zdroje na úkolu přidání zpoždění zdroje nebo úkolu změna naplánování úkolů (přesunutí, změna závislostí a omezení) ruční rozdělení úkolu změna rozvrhu práce

MS Project: Lekce 15 Řízení projektu

Řízení projektu rozdělení úkolů nastavení směrného plánu zahájení projektu sledování a aktualizace projektu ukončení projektu tiskové výstupy a sestavy

Nastavení směrného plánu směrný plán (baseline) ideální průběh projektu dosažený plánováním PROJEKT / PLÁN / NASTAVIT SMĚRNÝ PLÁN možnost nastavit/vymazat směrný plán

Sledování projektu - nastavení (SLEDOVACÍ GANTTŮV DIAGRAM) šedivé pruhy ukazují nastavený Směrný plán nastavte Datum stavu (datum ke kterému vyhodnocujete a aktualizujete projekt) PROJEKT / INFORMACE O PROJEKTU PROJEKT / STAV / DATUM STAVU klik pravým tl.myši v Gantt.diagramu záložka Data a intervaly – volba Aktuální ukazatel průběhu - Zobrazit

Sledování a aktualizace projektu (SLEDOVACÍ GANTTŮV DIAGRAM) ÚKOL / PLÁN podle skutečných informací o průběhu projektu označujte pomocí tlačítek s procenty aktuální stav splnění úkolů pokud úkol probíhá jinak, než bylo naplánováno, použijete tlačítko Aktualizovat úkoly ÚKOL / ÚKOLY pokud je třeba posuňte úkoly tlačítkem Přesunout Dalším užitečným zobrazením je Kalendář

MS Project: Lekce 16 Tiskové výstupy

Tiskové výstupy a sestavy každý pohled lze vytisknout (přístup WISIWIG – co vidím, to dostanu) před tiskem je doporučeno zkontrolovat tisk pomocí Náhledu (Print Preview) vyberte pohled, který chcete vytisknout SOUBOR / TISK nastavte hodnoty tisku - vlevo od Náhledu (Nastavení, Vzhled stránky) další tiskové sestavy ZOBRAZENÍ / SESTAVY