Spisová služba u veřejnoprávních původců

Legislativní normy zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (poslední novela s účinností od 1. července 2012 publikována pod č. 167/2012 Sb.) vyhláška č. 259/2012 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby (platná od 1. srpna 2012)

Další předpisy Instrukce ministerstva vnitra ČR ze dne 25.5.1992 o spisové službě (publikována ve Věstníku vlády ČR pro okresní úřady a orgány obcí, roč. 2, č. 1) + 2 novely z roku 2001 publikované tamtéž Národní standard pro elektronické systémy spisových služeb (publikován ve Věstníku Ministerstva vnitra pod č. 64/2012)

Metodika metodiky pro obce jsou zveřejňovány na stránkách ministerstva vnitra (www.mvcr.cz) v sekci Archivnictví a spisová služba (odkaz O nás) přímý odkaz na metodiky http://www.mvcr.cz/clanek/metodiky.aspx Vzorový spisový a skartační plán pro obce s rozšířenou působností

Archivní zákon Veřejnoprávní původci (§ 3) - územně samosprávné celky = obce (písm. f) - jejich organizační složky (písm. g) - právnické osoby zřízené nebo založené obcemi (písm. h) - školy s výjimkou mateřských škol (písm. j)

Povinnosti veřejnoprávních původců uchovávání dokumentů (§ 3) umožnění výběru archiválií (§ 3) řádné vedení spisové služby (§ 63) vydání spisového řádu (§ 66)

Spisová služba odborná správa dokumentů vzniklých z činnosti původce, popř. jeho právních předchůdců - příjem, evidence, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání - ukládání po dobu stanovenou skartačními lhůtami - vyřazování ve skartačním řízení

Základní pojmy Spisovna – místo určené v uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu původce a k provádění skartačního řízení Spisový řád – předpis stanovící základní pravidla pro manipulaci s dokumenty a skartační řízení Spisový a skartační plán – příloha spisového řádu stanovující spisové znaky, skartační znaky a skartační lhůty u jednotlivých druhů dokumentů

Základní pojmy Spisový znak – číselný kód pro zařazení dokumentů do věcných skupin za účelem budoucího vyhledávání, ukládání a vyřazení Skartační znak – označení dokumentů podle něhož se posuzují ve skartačním řízení (A, V, S) Skartační lhůta – doba, během níž musí být dokument uložen u původce (dokumenty se skartačním znakem A možno po dohodě s archivem přebírat i dříve)

Vedení spisové služby v listinné podobě podací deník ve formě knihy povinnost převodu dokumentů přijatých v digitální podobě autorizovanou konverzí a uchovávání jejich původní podoby (dokument doručený prostřednictvím datové schránky je nutné zachovat rovněž ve formátu .zfo)

Vedení spisové služby v elektronické podobě elektronický systém spisové služby (ERMS) musí splňovat kritéria stanovená Národním standardem pro elektronické systémy spisové služby není povinnost převodu dokumentů přijatých v analogové podobě

Příjem dokumentů podatelna - slouží pro příjem dokumentů formy podání - písemně (analogově): pošta, fax, osobně, kurýr - písemně (elektronicky): datová schránka, e- mail, technické nosiče dat (CD, DVD) - ústní podání

Označování dokumentů Jednoznačný identifikátor – označení dokumentu zajišťující jeho nezaměnitelnost v případě listinné evidence je totožný s číslem jednacím v případě elektronické evidence si jednoznačný identifikátor vytváří program nezávisle a není totožný s číslem jednacím doručené dokumenty jsou označovány otiskem podacího razítka, popř. jiným technologickým prostředkem obdobného určení

Podací razítko název veřejnoprávního původce datum doručení dokumentu číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů dle jiných předpisů (např. evidence faktur) počet listů dokumentu počet listinných příloh dokumentu a počet listů těchto příloh, popř. počet svazků listinných příloh dokumentu počet a druh příloh dokumentu, pokud jsou v nelistinné podobě (CD, občanský průkaz)

Evidence dokumentů většina údajů je shodných jak v listinné, tak v digitální evidenci pokud jsou používány v evidenci zkratky, musí existovat jejich seznam v evidenci dokumentů podací deník v listinné podobě musí mít tyto náležitosti - název původce - časové období používání - počet listů

Údaje o dokumentu v podacím deníku pořadové číslo dokumentu (část čísla jednacího), v každém roce musí číselná řada začínat znovu od 1 datum doručení údaje o odesílateli (název, adresa, číslo jednací dokumentu), jde-li o dokument vytvořený veřejnoprávním původcem, uvede se slovo „Vlastní“ počet listů dokumentu a příloh (údaj stejný jako v podacím razítku)

Údaje o dokumentu v podacím deníku stručný obsah dokumentu (předmět, věc) označení organizační součásti veřejnoprávního původce, které byl dokument přidělen k vyřízení (u malých původců příjmení vyřizující osoby) způsob vyřízení (stručný obsah odpovědi), v případě vlastních dokumentů se zde uvádí adresát počet listů a počet příloh spisový znak, skartační znak a skartační lhůta

Další údaje o dokumentu v elektronicky vedeném podacím deníku jednoznačný identifikátor dokumentu (generuje se automaticky) informace o tom, zda jde o dokument v digitální nebo analogové podobě záznam o provedení výběru archiválií identifikátor dokumentu uloženého v digitálním archivu

Číslo jednací je tvořeno - označením nebo zkratkou původce - u velkých původců je možné jeho označení doplnit přesnějším určením odboru (popř. další části) - pořadovým číslem z evidence dokumentů - kalendářním rokem

Tvorba spisu spojování dokumentů - každý dokument má samostatné čj. a v evidenci jsou vzájemné odkazy Sběrný arch - pouze jedno číslo jednací iniciačního dokumentu, v rámci něho sběrný arch („malý podací deník“) a další čísla jednací jsou tvořena za pomlčkou

Rozdělování a oběh dokumentů podatelna provádí rozdělování dokumentů postupem popsaným ve Spisovém řádu původce původce zajistí oběh dokumentů tak, aby bylo možné identifikovat pohyb dokumentu u původce (kdo, kdy a jaký úkon prováděl)

Vyřizování dokumentů odpověď na došlý dokument je odesílána pod tímtéž číslem jednacím stručný obsah odpovědi je zaznamenán do evidence dokumentů (podacího deníku) nejpozději při jeho vyřízení je dokumentu přidělen spisový znak, skartační znak a skartační lhůta

Vyhotovování dokumentů jednotnou úpravu (hlavičkový papír) odesílaných dokumentů je nutno uvést do Spisového řádu na odeslaném dokumentu musí být uvedeno: - datum podpisu - počet listů a příloh - jméno, příjmení a funkce osoby pověřené podpisem původce si pro výkon spisové služby ponechává prvopis (stejnopis prvopisu) dokumentu

Podepisování dokumentů a užívání úředních razítek původce musí určit fyzické osoby oprávněné k podepisování vyhotovených dokumentů a užívání úředních (kulatých) razítek původce musí vést evidenci úředních razítek původce vede evidenci kvalifikovaných certifikátů vydaných akreditovanými poskytovateli v rozsahu § 17, odst. 4 vyhlášky

Odesílání dokumentů dokumenty jsou odesílány prostřednictvím výpravny (bývá totožná s podatelnou), která opatří odesílaný dokument potřebnými náležitostmi i původce vedoucí spisovou službu v listinné podobě musí zajistit řádné odesílání dokumentů prostřednictvím datové schránky (formát PDF/A)

Ukládání dokumentů všechny uzavřené spisy a vyřízené dokumenty původce ukládá ve spisovně podle věcných skupin a spisových znaků před uložením do spisovny je nutné zkontrolovat úplnost dokumentů o dokumentech a spisech uložených ve spisovně vede původce evidenci (např. archivní kniha, zvláštní moduly v ERMS) evidence je vedena rovněž o zapůjčování a nahlížení do spisů a dokumentů

Skartační návrh po uplynutí skartačních lhůt původce zařadí příslušné spisy a dokumenty do skartačního řízení a vyhotoví skartační návrh do přílohy skartačního návrhu se dokumenty uvádějí rozdělené podle jednotlivých původců (Sbor dobrovolných hasičů, Základní škola aj.) návrh obsahuje: pořadové číslo, ukládací znak, druh písemností, dataci, skartační znak/lhůtu, množství

Skartační protokol na základě skartačního návrhu vypracuje archiv protokol o skartačním řízení v příloze č. 1 protokolu jsou uvedeny dokumenty vybrané za archiválie V příloze č. 2 protokolu jsou uvedeny dokumenty, které je možno zničit

Předání archiválií původce předá archiválie do 30 dnů od podpisu protokolu o skartačním řízení k předání archiválií se vyhotoví předávací protokol (původce) nebo úřední záznam (archiv) příloha předávacího protokolu/úředního záznamu obsahuje: pořadové číslo, ukládací znak, druh písemností, dataci, množství

Kontrola v oblasti spisové služby archivy mohou kontrolovat, zda původce - uchoval dokument a umožní výběr archiválií - vykonává spisovou službu - vydal Spisový řád - dodržuje podmínky pro ukládání dokumentů - ukládá dokumenty podle vlastního Spisového a skartačního plánu - ...

Sankce v případě, že původce některé dříve uvedené povinnosti neplní, dopouští se správního deliktu a může mu být vyměřena pokuta 200 000,- Kč

Děkujeme za pozornost Mgr. Jan Edl (edl@soaplzen.cz) PhDr. Markéta Novotná (novotna@soaplzen.cz)