METODA IDENTIFIKACE PROCESŮ A RIZIK PhDr. Ing. Jiří Kruliš Tel.: 323 673 265 602 971 491 krulis.j@gmail.cz

Metoda identifikace procesů a rizik OS pro predikci a optimalizaci projektů 2.10.2009 TÉMATA: Metoda identifikace procesů a rizik Proč má v každé organizaci ZMĚNOVÝ a PROJEKTOVÝ MANAGEMENT tak velký význam pro její úspěšnost a perspektivy ŘÍZENÍ RIZIK – klíčový úkol managementu: IDENTIFIKACE RIZIKOVÝCH PROCESŮ – POZNÁNÍ PŘÍČIN  PREVENCE Co podnikové managementy často opomíjejí a jaké to má následky pro konkurenceschopnost, výkonnost, produktivitu, bezpečnost atd. JAK: komplexně a metodicky – včas a proaktivně – priority: (1) interakce procesů a příčin, (2) lidské zdroje KDY: v jakých situacích, při kterých funkcích managementu CÍLE řízení rizik pomocí metody IPR PŘÍNOSY využívání metody IPR jako nástroje řízení PRINCIPY metody IPR VÝSTUPY – klasifikace rizik, tabulky a grafy zpřehledňující pole rizik, stanovení priorit při jejich zvládání

RIZIKO, které je IDENTIFIKOVÁNO je PODNĚTEM PRO ZMĚNY ZMĚNOVÉ PROCESY JSOU RIZIKOVÉ každá ZMĚNA je zdrojem RIZIKA neplatí: RIZIKO = PODNĚT pro ZMĚNY nebo RIZIKO je příležitost ale platí: RIZIKO, které je IDENTIFIKOVÁNO je PODNĚTEM PRO ZMĚNY - čili až poznání rizika je impulzem, výzvou, příležitostí, šancí Primární požadavek na projektový management: včasná IDENTIFIKACE RIZIKOVÝCH PROCESŮ a PŘÍČIN (nových i existujících)

PROAKTIVNÍ MANAGEMENT ZMĚNOVÝ retro  proaktivní management CHANGE MANAGEMENT ZMĚNOVÝ MANAGEMENT VĚK TURBULENCE – DISKONTINUITY (CHAOSU) zrychlování tempa změn trhy a potenciální zákazníci jsou zaplaveni informacemi dynamika nových produktů na globálním trhu zkracování životního cyklu produktů ... ZMĚNY požadavků zákazníků vnitřního prostředí – zaměstnanců, hodnot, motivace vnějších tlaků technologií informačních toků dodavatelských vztahů ... Riziky a nebezpečími s nimi spojenými se management nesmí zabývat teprve až ve chvíli, kdy se něco stane. Publius Syrus: Nebezpečí nehrozí tomu, kdo se i v bezpečí má na pozoru. Nebezpečí, které podceňuješ, přichází rychleji. V nebezpečí je pozdě hledat radu. PROAKTIVNÍ MANAGEMENT ZMĚNOVÝ PROJEKTOVÝ

kdy je třeba identifikovat a popsat PROCESY analyzovat RIZIKA hledat možné PŘÍČINY SELHÁNÍ určit KRITICKÉ FAKTORY ÚSPĚCHU IPR : 1. při formulaci produktových, provozních, marketingových ... ZÁMĚRŮ A CÍLŮ 2. při formulování podnikatelské STRATEGIE 3. při přípravě a realizaci PROJEKTŮ 4. při jakýchkoliv ZMĚNÁCH  výrobního programu, poskytovaných služeb, orientace na určitý tržní segment  při zavádění nových procesů nebo úpravách stávajících (ať už realizačních nebo řídicích, logistických, informačních, kontrolních atd.)  při připravovaných organizačních změnách  při potřebě personálních změn – snižování nebo navyšování stavů, reorganizace personální struktury, výměně na klíčových pozicích ...  při změnách pracovních podmínek, prostředí

5. při ŠPATNÝCH VÝSLEDCÍCH identifikovat a popsat PROCESY kdy je třeba analyzovat RIZIKA hledat možné PŘÍČINY SELHÁNÍ určit KRITICKÉ FAKTORY ÚSPĚCHU IPR : 5. při ŠPATNÝCH VÝSLEDCÍCH - produktivita, prodej, zisk, snížení kvality (reklamace, stížnosti, nespokojenost zákazníků), odchody lidí, bezpečnostní problémy, ztráta pozic na trhu, změny u konkurence ...

6.při ZJIŠTĚNÍ kompetenčních nebo postojových NEDOSTATKŮ U ZAMĚSTNANCŮ identifikovat a popsat PROCESY kdy je třeba analyzovat RIZIKA hledat možné PŘÍČINY SELHÁNÍ určit KRITICKÉ FAKTORY ÚSPĚCHU IPR : 6.při ZJIŠTĚNÍ kompetenčních nebo postojových NEDOSTATKŮ U ZAMĚSTNANCŮ - postoje, schopnosti, znalosti, motivace, aktivita, leadership, komunikace, firemní kultura atd. zavádění / rozvoj znalostního managementu, konceptu Učící se organizace Bez sebereflexe není učení. Impulzem k růstu je pouze nedokonalost.

identifikovat a popsat PROCESY kdy je třeba analyzovat RIZIKA hledat možné PŘÍČINY SELHÁNÍ určit KRITICKÉ FAKTORY ÚSPĚCHU IPR : 7. u rizikových provozů (nebezpečí selhání procesů, nehod, havárií) 8. v controllingu - v rámci auditů (procesních, personálních, bezpečnostních, kvality...) a analýz pomocí v podniku již používaných metod, např. EFQM, SWOT, THERP, HRA, HAZOP, CIT, What-If Analysis, MORT, THERP, FMEA atd.

CÍLE analýzy a hodnocení rizik metodou IPR identifikovat potenciálně rizikové procesy a faktory zhodnotit silné a slabé stránky určit kořenové příčiny selhání (potenciálních i nastalých) a jejich vzájemné součinnosti a synergie klasifikovat rizika podle jejich závažnosti, resp. urgentnosti potřebných změn navrhnout nápravná a preventivní opatření, jejichž realizace v daných podmínkách přinese největší efekt - z hlediska ekonomického, bezpečnostního atd. navrhnout doporučení pro implementaci opatření – požadavky, pořadí a postupy v souladu se zásadami změnového managementu

AMBICE metody IPR zahrnout co nejúplnější výčet rizik – procesů a faktorů požadavek komplexnosti a systémovosti zpřehlednit rizikové pole (procesy a faktory) formou tabulek a grafů ukazujících hierarchii rizik podle závažnosti zdůvodnit jednotlivá zjištění (nalezená kritická místa, potřeby změn) pro účely rozhodování a pro přípravu potřebných změnových projektů - poskytnout výčet kritérií a hledisek, které slouží ke klasifikaci rizikovosti jednotlivých procesů a faktorů, k formulaci argumentů zdůvodňujících zvolené klasifikační stupně a ke specifikaci identifikovaných rizikových nedostatků, jako podklad pro formulaci nápravných a preventivních opatření

IDENTIFIKACE PROCESŮ A RIZIK Metoda IDENTIFIKACE PROCESŮ A RIZIK NÁSTROJ ŘÍZENÍ PŘÍNOSY PRO PODNIK poznání aktuálních rizik (sítě), slabých míst, příležitostí pro zlepšení ekonomických výsledků a konkurenčního potenciálu formulace podnikových priorit a cílů (vizí, záměrů, politik), které mohou přinést největší užitek ve všech oblastech managementu vypracování střednědobé nebo dlouhodobé strategie (programu, harmonogramu) prevence rizik, založené na zjištěné míře rizikovosti a urgentnosti potřebných změn zpracování seznamu kritických faktorů úspěchu pro připravované změnové (rozvojové) programy a projekty

IDENTIFIKACE PROCESŮ A RIZIK Metoda IDENTIFIKACE PROCESŮ A RIZIK NÁSTROJ ŘÍZENÍ PŘÍNOSY PRO PODNIK optimalizace podnikového systému řízení - strategického řízení, systému procesního řízení, preventivních programů v jednotlivých oblastech managementu zvýšení efektivity systému podnikového controllingu a interního, příp. externího benchmarkingu interní a externí audity jednotlivých oblastí managementu (procesní, personální, bezpečnostní, kvality...) proaktivní predikce možných následků procesních selhání (technických, lidských, organizačních, ekonomických) řízení a rozvoj lidských zdrojů účinnost managementu kvality (ISO 9000)

IDENTIFIKACE PROCESŮ A RIZIK Metoda IDENTIFIKACE PROCESŮ A RIZIK NÁSTROJ ŘÍZENÍ PŘÍNOSY PRO PODNIK zajištění potřebných funkcí bezpečnostního managementu formování podnikové kultury a všech jejích složek (kultura vedení lidí, sociálních vztahů, bezpečnosti atd.) implementace znalostního managementu rozvoj informačních systémů řízení projektů a změnových procesů řízení podnikových komunikací optimalizace pracovních podmínek, motivačních systémů a dalších složek podnikového managementu

JAK ? IPR : Základem metodického postupu identifikace jsou kontrolní seznamy procesů, faktorů a kritérií (znaků) Rizikový potenciál procesů a faktorů je hodnocen pomocí klasifikačních škál Software – tabulky ve formátu Excel sloužící ke klasifikaci rizik, výpočtu závažnosti rizik, generování tabulek a grafů, jako podkladů pro rozhodování a řízení