Písemnosti při řízení a organizaci podniku Příkazy Směrnice Oběžníky Pokyny Písemnosti při pracovních cestách Organizace porad a jednání

Příkazy, směrnice, oběžníky, pokyny Vedoucí pracovníci sdělují svým spolupracovníkům důležitá rozhodnutí písemně ve formě příkazů, směrnic, oběžníků nebo pokynů. Všechny tyto písemnosti e upravují obdobným způsobem na čistý list formátu A4 nebo na tzv. hlavičkový papír Formuláře které mají v záhlaví předtištěný nejen název organizace, ale také např. Příkaz ředitele č… Datum… Někdy se předtisky podle typu oddělují barevně.

Uvedené písemnosti se: číslují zakládají, (aby se usnadnila kontrola jejich plnění). Na začátku těchto sdělení se uvádí: Komu jsou určeny Heslovité označení obsahu Na konci se uvádí datum účinnosti jméno pracovníka, který je vydal (jestliže se písemnost rozmnožuje, uvede se za jménem v. r.)

Úprava Není stanovena normou (řídí se vžitými zvyklostmi). Úsporný způsob vyřizování písemností představují formuláře. Stylizace má být Stručná Úplná Jednoznačná Překlepy nejsou přípustné ani ve vnitropodnikovém písemném styku

I. Příkaz Je písemné rozhodnutí nejvyšších vedoucích pracovníků (ředitele, primátora města, předsedy družstva apod.) Je konkrétně adresován jednomu nebo několika nižším vedoucím pracovníkům, ukládá zpravidla provedení důležitého jednorázového úkolu

Stylizace příkazu Úvod obsahuje odůvodnění, proč se příkaz vydává V první osobě (ukládám, nařizuji, přikazuji, stanovím) Úkoly jsou přehledně vyjmenovány Často se připojují jména pracovníků, kteří odpovídají za termín plnění úkolů

II. Směrnice Je jednotný postup při důležitých organizačních opatřeních v podniku. Mají dlouhodobý charakter (mohou platit i několik let) obecnou platnost a větší rozsah (bývají několikastránkové) Jsou určeny nižším vedoucím pracovníkům zaměstnancům, k jejichž práci se vztahují

kolektiv odborných spolupracovníků ředitele Směrnici Zpracovává kolektiv odborných spolupracovníků ředitele zasílají se dalším pracovníkům, aby vyslovili připomínky Vypracované směrnice schvaluje ředitel podniku.

Směrnice se týkají Např. Stanovení cen Zásady personální práce Povolování práce přesčas Zajištění bezpečnosti práce Povolování zahraničních služebních cest Vedení skladů apod. Některé podniky vydávají seznam platných směrnic

III. Oběžník Je sdělení s nímž má být seznámen široký okruh zaměstnanců. Např. nová organizační opatření, změny, připravované akce apod. Pracovníci (někdy) oběžník podepisují na důkaz toho, že jeho obsah vzali na vědomí.

IV. Pokyny Bývají určeny určité skupině zaměstnanců Účelem je: Podat návod jakým způsobem plnit zadané úkoly Např. při inventarizaci,likvidaci materiálu, roční účetní uzávěrce, poskytování odměn atd.

V. Zprávy a hlášení Zprávy Slouží k informování nadřízených orgánů nebo vedoucích pracovníků o plnění úkolů, o výsledcích jednání, ale také o stavu strojů, budovy, pozemku pod. Má obsahovat kritický rozbor zkoumané činnosti nebo jevu a návrh na řešení problému. Hlášení Je stručná a přehledná informace pro nadřízený orgán organizace o splnění úkolu, provedení akce apod. Obsahuje pouze objektivní skutečnosti.

Písemnosti při pracovních cestách Příprava pracovní cesty Ukončení pracovní cesty Zpráva z pracovní cesty

I. Příprava pracovní cesty Pracovní cestu předem připraví sekretariát nebo jiný pověřený pracovník Zvolí vhodný dopravní prostředek Opatří jízdenky (letenky) Zajistí nocleh Připraví podklady pro jednání Zajistí zastupování pracovníka po jeho dobu nepřítomnosti Před nastoupením cesty musí pracovník vyplnit formulář Pracovní cesta kde uvede místo, datum a hodinu počátku cesty, místo konání, účel cesty a datum ukončení cesty. Podle zákoníku práce musí před odjezdem pracovníka jeho nadřízený formulář podepsat, a tím pracovní cestu schválit.

II. Ukončení pracovní cesty Po návratu pracovník na rubu formuláře PRACOVNÍ CESTA vyúčtuje náklady spojené s cestou Doloží doklady (které připojí k vyúčtování – jízdenky, místenky, účet za nocleh, stvrzenku za úschovu zavazadel apod.) Pracovník finančního útvaru zkontroluje údaje a potvrzené (nebo upravené) výdaje zaplatí pracovníkovi Při poskytnuté záloze se vyúčtuje rozdíl

III. Zpráva z pracovní cesty Účastník cesty odevzdá nadřízenému vedoucímu pracovníkovi zprávu o průběhu jednání Náležitosti: Účel cesty Místo jednání Trvání cesty Jméno a příjmení účastníka V hlavní části zprávy: Se stručně charakterizuje průběh jednání Dosažené výsledky Event. Navržená opatření, poznámky a doporučení Pro zjednodušení mohou být natištěné i formuláře

Organizace porad a jednání pozvánka na poradu Prezenční listiny Zápisy z porad

I. Pozvánky na poradu Náležitosti Pořádající organizace Název akce Den, datum a doba začátku Místnost (při externích poradách přesná adresa budovy, poschodí, číslo dveří) Program jednání Plánovaná délka porady Další informace (např. dopravní spojení, způsob stravování, zajištění ubytování, kdo uhradí cestovné aj.)

Pozvánky se posílají předem, aby si je účastníci mohli prostudovat a připravit se na diskusi Na běžné porady týden předem Na důležitější jednání a konference s měsíčním předstihem Zvlášť důležité konference a sympózia Pozvánky se tisknou na karton, který se předkládá (na první straně je uvedena pořádající organizace a název akce, na druhé program a na třetí straně organizační pokyny). Při zvaní význačných osobností se posílá osobní dopis vedoucího pracovníka, ke kterému se připojí tištěná pozvánka.

II. Prezenční listiny V záhlaví se uvádí Pořádající organizace Název akce Datum a místo konání Další uspořádání se liší podle povahy porad Pokud je okruh účastníků stálý, bývají předtištěna jejich jména (funkce) Pro schůze s proměnlivým okruhem účastníků se zhotovují prezenční listiny s volnými rubrikami

III. Zápisy z porad Náležitosti zápisu V záhlaví se uvádí název organizace, druh porady, datum a místo konání. Jmenovitě se uvedou přítomní, omluvení a ostatní nepřítomní pracovníci. Při velkém počtu pracovníků se odkazuje na prezenční listinu V hlavní části se zaznamenává, kdo schůzi zahájil a řídil, program a průběh jednání, závěry, úkoly vyplývající z porady, jména odpovědných pracovníků za jejich splnění a termíny plnění úkolů. v závěru se uvede datum zhotovení a jméno zapisovatele. Pracovník, který odpovídá za správnost, připojí podpis. Jestliže se dopis rozmnožuje, připíše se za jeho jméno v. r.

Druhy zápisů Stručný zápis Podrobnější zápis Doslovný zápis

Stručný zápis porady jsou zde zachyceny jednotlivé body jednání a rozhodnutí, ke kterému schůze dospěla tímto způsobem se zpravidla zapisují interní porady, vyhotovuje sekretářka (nebo jí předseda porady nadiktuje

Podrobnější zápis z porady Pořizují se při důležitějších poradách Uvádějí se v něm jména diskutujících a stručný obsah diskusních příspěvků Pokud účastníci porady požádají o protokolování připomínky, zapíše se její doslovné znění

Doslovný zápis porady Zhotovují se při jednáních v parlamentu, při významných konferencích apod. Zápis se stenografuje souběžně s jednáním, stenografové se při psaní střídají a pak diktují ze svých stenogramů písařkám nebo své záznamy přepisují sami Současně se pro kontrolu pořizuje zvukový záznam

Schvalování, rozesílání a evidence zápisu z porad Zápisy se pořizují co nejdříve, pokud možno v den porady nebo nejpozději následující den Zápisy zhotovené sekretářkou schvaluje obvykle předseda porady (někdy se k zápisu vyjadřuje další schůze, na níž se text přečte a jeho znění definitivně upraví) Schválený zápis se rozmnoží a rozesílá účastníkům porady Zápisy z porad se v organizacích pořadově číslují (zakládají do označeného pořadače)