Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 1 Jak se účastnit projektů 6. RP a nezešílet při tom… Marcela Linková Sociologický ústav AV ČR Národní kontaktní centrum – ženy a věda Radka Pittnerová Výzkumný ústav textilních strojů Liberec, a.s. Regionální kontaktní organizace Liberec

Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 2 klíč k úspěchu  správná volba partnerů  vyjasnění cílů a východisek projektu  podpora v ústavu  problémy:  špatný odhad partnerů (dr. Jekyll a Mr. Hyde)  různá chápání cílů a východisek  vyjednávání DPH, platu a čerpání overheadu

Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 3 Projekty 6. RP  Central European Centre for Women and Youth in Science (CEC-WYS)   SSA  7 zemí  Knowledge, Institutions, Gender: an East- West Comparative Study   STREP  8 partnerů, 5 zemí

Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 4 Projekty 6RP  Textile innovation environment in NMS  ENVITEX  SSA   9 partnerů  Regional approach towards FP6.  Network of contact points in large Accession Candidate Countries, New Member States and Old Member States.  Reginnet  17 partnerů 

Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 5 Příprava projektového návrhu  Konkrétní záměr (nejlépe konzultovaný na přípravné schůzce projektového konsorcia + konzultace v příslušném DG)  Politické dopady realizace projektu  Existující zdroje informací  Relevantní politiky a studie  Základní informace – (open calls)

Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 6 Příprava projektového návrhu II  On-line (EPSS)  Koordinace a rozdělení úkolů  Kvalitní struktura konsorcia  Odhad možných slabých stránek a případných konfliktů  Aktivní účast na přípravě projektu od počátku (sdílená projektová koncepce)  Z pohledu koordinátora  Partneři

Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 7 Příprava projektového návrhu III

Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 8 Příprava projektového návrhu IV – specifika pro české týmy  Plánovaní administrativních, právních a dalších aspektů projektu ve vztahu k organizaci a postavení mateřské organizace  Finanční plánování projektu

Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 9 obecné problémy v ČR  nedostatečná podpora právní, účetní a odborná  český NCP (Technologické centrum AV ČR) neposkytuje dostatečné služby uchazečům, informace jsou často protichůdné  nedostatečné zázemí v institucích  tudíž: žadatelé/řešitelé-vědci často musí být schopni fungovat jako účetní, právníci a manažeři

Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 10 obecné problémy v ČR  AC cost model (akademická sféra)  Jak platit stále zaměstnance? 1. do smlouvy uvést úvazek, na který zaměstnanec pracuje na projektu 6. RP 2. navýšit osobní ohodnocení a to čerpat z rozpočtu projektu 6. RP  účetně a z hlediska auditu je přijatelná 1.  není nutné vykazovat overhead (indirect costs) – některá pracoviště dávají část overheadu řešitelům ve formě odměn  AV ČR: s přechodem na VVI v roce 2007 nebudou tabulkové platy

Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 11 obecné problémy v ČR  DPH  DPH není uznatelný náklad  v případě AC modelů se „schovává“ do overheadu (indirect costs)  ztrácí tím instituce – asi největší překážka účasti českých institucí v 6. RP, protože v případě nákupu např. velkého investičního majetku je tato položka velice vysoká  ! nový vývoj: novela § 81 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty (předkládáno poslancem Bartošem)

Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 12 Příprava projektového návrhu V  Odeslání finální verze projektu  Možno opakovaně do ukončení výzvy  NEZAPOMENOUT ULOŽIT FINÁLNÍ VERZE VŠECH DOKUMENTŮ)  Automatické potvrzení systémem  Přiděleno číslo projektu  Oficiální oznámení o obdržení projektu Komisí

Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 13 Projektový návrh se stává projektem  Koordinátor obdrží hodnocení projektu s oznámením o zahájení vyjednávání  ! Neznamená automaticky začátek projektu !  V rámci negociace je možné jednání ukončit  Úspěšná negociace je završena podepsáním smlouvy s Komisí

Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 14 …když koordinuji projekt

Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 15 pravidlo číslo 1  pokud se vyskytne jakýkoli problém, nestrkat hlavu do písku a řešit ho OKAMŽITĚ A PŘÍMO, i když je to nepříjemné (problémy se nikdy nevyřeší samy a pouze rostou)  ALE: komunikovat problém Scientific Officer až budete mít ŘEŠENÍ, ne dříve

Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 16 pravidlo číslo 1 – příklad chybného postupu  ENVITEX – problém s partnerem v počáteční fázi projektu  Informace předané SO vedly pouze k pozastavení procesu negociace a odložení podepsání smlouvy s komisí o 2 měsíce

Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 17 role Scientific Officer  jsou různí  někteří jsou velice nápomocní, o jiném vůbec nevíte  musíte s SO konsultovat deviace od Annex 1 – změny práce  získat souhlas se změnami rozpočtu  mohou se lišit v tom, kdy chtějí deliverable reports  jsou různě ochotní vám pomoci s odsouhlasením Reports předložených pro Reporting Period, zejména finančního čerpání a vyplacení další advance payment  jejich hlavní starostí je, aby váš projekt byl bezproblémový a pokud možno úspěšný, aby se jim mohly prezentovat – na Vašem úspěchu závisí jejich úspěch v Komisi

Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 18 rigidní i flexibilní  projekty 6. RP se mohou zdát administrativně příliš náročně a rigidní, na druhou stranu jsou neuvěřitelně flexibilní  můžete přesouvat finance mezi cost categories  můžete měnit čerpání v jednotlivých reportovacích obdobích  můžete přesouvat peníze mezi členy konsorcia, pokud se na to shodne konsorcium (project management board)

Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 19 negociace projektu  Od podání do pozvání k negociaci může uplynout až PŮL ROKU (někdy až 9 měsíců)  okamžitě se ujistit, že všichni partneři ještě mají zájem se účastnit projektu  okamžitě se ujistit, že lidé, kteří na projektu budou pracovat, jsou stále ve stejné organizaci  v případě změn v odpovědných osobách nebo institucích okamžitě informovat Scientific Officer, aby se mohly změnit Contract Preparation Foms  pokud se vyskytnout změny, překážky, problémy, informovat SO, aby se mohly vzít v potaz změny v časovém plánu negociace

Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 20 negociace projektu - rozpočet  dostanete pozvání, ale zkrácený rozpočet vyjednávání s partnery začíná nanovo  dostanete pozvání a rozpočet zůstane stejný, ale partneři mají nové požadavky vyjednávání s partnery začíná nanovo  dostanete pozvání a rozpočet zůstane stejný a partneři nemají problém s rozpočtem, který vám uvedli při podávání projektu

Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 21 upozornění  buďte připraveni na krácení rozpočtu  buďte připraveni na krácení Person Months  v průběhu negociace můžete požádat o delší reportovací období (pokud se vám to podaří, jako koordinátorům vám to ulehčí práci)  můžete vyjednat jiný start date než 1. den měsíce, který následuje po měsíci podepsání smlouvy

Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 22 upozornění  Přestože EK a SO od vás budou chtít dokumenty a reakce téměř okamžitě, stejné pravidlo se netýká jich – na odpověď či reakci můžete i v průběhu negociace čekat několik týdnů  Člověk by se neměl bát SO „zaurgovat“, protože se negociace neúměrně prodlužuje  CEC-WYS: projekt podán v , pozvání k negociaci listopad 2004, draft contract červen 2004, kontrakt podepsán v srpnu 2004, vyjednaný začátek projektu:  SO jsou také pouze lidé a někdy dokonce vědí méně než my

Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 23 začátek projektu  kick-off meeting:  klíčový moment – vše musí být perfektně naplánováno a připravené, musíte mít vše pod kontrolou  měl by motivovat konsorcium, aby začali pracovat a aby je to bavilo  je možné, že ne všichni partneři přečetli projekt před začátkem projektu, motivujte je, aby jej přečetli, jinak budete ztrácet čas řešením věcí, které jsou v Annexu 1  bez ohledu na výše uvedené, projekt presentujte tak, jako kdyby ho nikdy nečetli  udržet dobrou, pozitivní náladu – pokud se vyskytnou animosity, problémy – řešit je hned, aby partneři neodjeli „naštvaní“, to by zkazilo celý dojem z kick-off  můžete i víc utrácet – dobrá večeře, večerní program (pro koordinátora je toto eligible cost)

Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 24 co byste si měli vyjasnit…  individuální pozice  vzájemné povinnosti  odpovědnost  vaše silné a slabé stránky  Protože jsou lidé zvyklí na různé národní grantové programy, jsou na různých příčkách hierarchie atd., pokud explicitně nevyjasníte odpovědnosti mezi koordinátorem, WP leadery, dalšími členy konsorcia, Project Management Boardem a externími konsultanty projektu, může se stát, že koordinátor bude muset znovu a znovu vyjednávat svoji pozici.

Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 25 práce na projektu začínají…  přestože se to může zdát neuvěřitelné, můžete zjistit, že  členové konsorcia mají úplně jiná očekávání, než na jakých je postaven projekt  členové konsorcia si najednou, po podepsání kontraktu a konsorciální smlouvy, uvědomí, že mají „intelektuální vlastnictví“ nebo „pre-existing know-how“, které je potřeba chránit  přestože jsme všichni z Evropy, někdo jsme z ní víc a někdo míň  ne schopnosti, ale věk najednou určuje, jak jste vnímáni  lidé jsou různí a je skvělé, pokud máte v konsorciu partnery, kteří jsou nekonfliktní a konstruktivní

Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 26 management  úspěch projektu závisí na dobrém managementu  připravte jasný a komplexní project handbook  jasný plán práce a termíny pro odevzdávání  jasná dělba odpovědností a rolí  jasné rozhodovací procedury  jasná komunikační strategie  dohodnout se na proceduře, jak řešit situace, kdy jeden partner neplní své povinnosti (vyjednat zádržné v konsorciální smlouvě – např. 10 nebo 20%)

Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 27 project handbook  seznam partnerů s kontaktními informacemi  odpovědnosti  projektový plán a cíle  pravidla zastupování  nákladové modely a plány  plán „milestone“  informační toky  pravidla pro publikování, diseminaci a prezentaci projektu  pravidla pro rozšíření konsorcia  reportování projektu  finanční reporty  intelektuální vlastnictví  konsorciální smlouva  smlouva s EK

Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 28 finanční reporty  pokud máte první projekt 6. RP, konzultujte od začátku s auditorem/kou  ujistěte se, že správně účtujete osobní náklady a že máte dobře ošetřené smlouvy  vyjednejte s vedením, jak čerpat overhead  obecně se na overhead účtuje telefon, poštovné, kopírovací služby v rámci instituce, kancelářské potřeby a v ČR též DPH  zajistěte, aby účetní i auditor pracovali tak, aby přehled čerpání byl přijatelný pro EK  sdělte partnerům hned na začátku, co budete potřebovat pro Management Report. Pokud jim to řeknete až před termínem pro odevzdání, často tyto informace už ani nedají dohromady – a o co jde:  mít přehled Person Month dle WP a Deliverable  členit položky rozpočtu dle cost categorií a WP  mít přehled o plánovaném a skutečném čerpání, a to jak Person Month dle WP a Deliverable tak cost categories dle WP

Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 29 komunikace  jasná pravidla  sankce za porušení pravidel  dělat rozdíl mezi důležitou a méně důležitou poštou  respektovat to, že lidé mají různé úrovně znalosti angličtiny, ale nutné respektovat pravidla slušnosti  systém, díky kterému budete vědět, že partneři přečetli/odpověděli na vaše y (read-receipts jsou klíčové)  ticho neznamená souhlas  kontrolujte, zda partneři skutečně dostali vaše y, vyhnete se tomu, že se budou vymlouvat na to, že jim nikdy nedošel  nebojte se partnerům ještě zavolat a probrat věci – je to mnohem efektivnější než (pokud máte obavy o náklady, tak používejte Skype)

Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 30 konflikt  konfliktní situace se objeví  od koordinátora se čeká, že je vyřeší, bude silný, bude řídit debatu a ukončí nesmyslné debaty, které nikam nevedou, proto:  vždy držte diskusi u tématu  nenechte stranu, která má s něčím problém, aby se opakovala a tím brala čas řešení problému či další diskusi  pokud jsou lidé velice naštvaní, na chvíli změňte téma nebo přerušte jednání  nedovolte, aby se diskuse dostala na rovinu osobních útoků  pokud se kritika týká vás jako koordinátora, nepředpokládejte, že vám na pomoc přispěchají další členové konsorcia, odpovědný za řešení jste vy

Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 31 … a když jsem partner projektu

Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 32 pravidlo číslo 1  pokud se vyskytne jakýkoli problém, nestrkat hlavu do písku a řešit ho OKAMŽITĚ A PŘÍMO, i když je to nepříjemné (problémy se nikdy nevyřeší samy a pouze rostou)  komunikovat problém s koordinátorem okamžitě, hledat společně řešení – koordinátor ho musí přijmou

Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 33 …buďte sebevědomí  koordinátor sice není vaše chůva, ale má určité odpovědnosti – řekněte si o ně:  management  řešení konfliktu  komunikace s komisí  vyjednání schválení reportů  včasné dodání všeho, co od vás bude potřebovat  včasná komunikace a vyjasnění nejasností

Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 34 problémy s koordinátory  mění (finanční) podmínky při negociaci bez toho, že byste o tom věděli  při negociaci vám zkrátí PM a rozpočet kvůli škrtu v rozpočtu  příliš krátké termíny  nepřehlednost dokumentace a project handbook  suchý styl a arogance, nelidskost komunikace  nekomunikace – nulové komentáře na deliverables

Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 35 … když se projekt chýlí ke konci…

Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 36 Revize činností  Odpovídá aktuální stav činností v projektu plánu?  ANO – ukončení projektu + závěrečná zpráva  NE – jednání o možném prodloužení projektu (finanční zdroje?)

Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 37 Konec projektu  Koordinátor x projektový partner  Zprávy za příslušnou závěrečnou projektovou periodu  Závěrečné zprávy  Zprávy o činnosti  Zprávy o projektovém managementu  Finance, Final Plan for Using and Disseminating the knowledge…  Project reporting in FP6

Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 38 Audit projektu I  Základní osnova certifikátu je součástí Financial Guidelines for FP6 (str.216)  Co audit potvrzuje?  Nákladový model  Celkové uznatelné náklady projektu  !nezaměňovat s výší příspěvku Komise – může být nižší!  Oprávněnost nákladů  Příjmy projektu; úroky z předfinancování (pouze koordinátor)  Pro státy mimo Eurozónu – způsob přeúčtování N na €  Cena auditu

Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 39 Audit projektu II  Cena za audit  Součást plánovaného rozpočtu  Náklady na management (do 7% z celkových projektových nákladů)  Jediný uznatelný náklad mimo dobu trvání projektu

Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 40 Audit projektu III  Podpora při realizaci auditu  Financial Guidelines for FP6  Audit certificate guidance notes  Zkušený auditor  Interexpert Bohemia,s.r.o.

Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 41 Audit projektu IV  Audit z pohledu koordinátora  Kontrola nákladového modelu  TIM  Kontrola celkové částky uznatelných nákladů  Příslušné podpisy  Form C (s podpisy auditora)