Finanční kontrola Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě, ve znění pozdějších předpisů veřejnosprávní kontrola kontrola podle mezinárodních smluv vnitřní kontrolní systém řídící kontrola interní audit V § 3 zákona o finanční kontrole je uvedeno vymezení jednotlivých pojmů. Veřejnosprávní kontrola je vymezena v odst. 2 jako systém, který zahrnuje finanční kontrolu skutečností rozhodných pro hospodaření s veřejnými prostředky zejména při vynakládání veřejných výdajů včetně veřejné finanční podpory u kontrolovaných osob, a to před jejich poskytnutím, v průběhu jejich použití a následně po jejich použití.

Fáze veřejnosprávní kontroly § 11 zákona o finanční kontrole předběžná – předchází rozhodnutí o poskytnutí veřejných prostředků průběžná – probíhá při uskutečňování, vypořádání a vyúčtování schválených operací následná – je prováděna po vypořádání a vyúčtování jednotlivých operací

Kontrola na místě u žadatelů/příjemců podpor poskytnutých z rozpočtu ÚSC působnost - § 9 odst. 2 a § 11 zákona o finanční kontrole procesní pravidla - část druhá hlava II zákona o finanční kontrole část třetí zákona č. 552/1991 Sb., o státní kontrole § 9 odst. 2 – upravuje působnost ÚSC: „Územní samosprávné celky vykonávají veřejnosprávní kontrolu u žadatelů o veřejnou finanční podporu nebo u příjemců veřejné finanční podpory, kterou jim poskytují.“ § 11 – společná ustanovení k působnosti všech kontrolních orgánů – rozděluje vs kontrolu na jednotlivé fáze § 13 odst. 1 zákona o finanční kontrole – „vzájemné vztahy mezi kontrolními orgány a kontrolovanými osobami při výkonu veřejnosprávní kontroly na místě se řídí částí třetí zákona o státní kontrole“

Etapy kontroly 1. příprava na kontrolu 2. provedení kontroly na místě 3. protokol 4. ukončení kontroly

1. Příprava na kontrolu - věcná Prostudování všech podkladů: v rámci předběžné/průběžné/následné kontroly: žádost (+ výzva grantu, zveřejněný záměr ÚSC…) ověření žadatele/příjemce, např. www.justice.cz - obchodní rejstřík www.czso.cz - registr ekonomických subjektů v rámci průběžné/následné kontroly: smlouva o poskytnutí podpory platební poukaz(y) kopie prvotních dokladů a dokladů o úhradách

1. Příprava na kontrolu –procesní seznámení se s právy a povinnostmi kontrolora a kontrolované osoby ( §§ 11, 12, 14 a 16 zákona o státní kontrole) nejméně dvoučlenná kontrolní skupina (doporučení, právním předpisem není upraveno) pověření oznámení zahájení kontroly žadateli/příjemci podpory Nutná znalost práv a povinností kontrolorů a kontrolovaných osob Nutno určit vedoucího a člena kontrolní skupiny Oznámení zahájení – jedna z povinností kontrolora, právním předpisem není upraven způsob oznámení

Práva kontrolních pracovníků vstupovat do objektů, zařízení a provozů, na pozemky a do jiných prostor kontrolovaných osob, pokud souvisí s předmětem kontroly požadovat na kontrolovaných osobách předložení originálních dokladů a dalších písemností požadovat poskytnutí pravdivých a úplných informací o zjišťovaných a souvisejících skutečnostech

Práva kontrolních pracovníků zajišťovat v odůvodněných případech doklady, jejich převzetí kontrolované osobě písemně potvrdit a ponechat jí kopie převzatých dokladů ukládat pořádkové pokuty v případech stanovených zákonem o státní kontrole používat telekomunikační zařízení kontrolovaných osob v nezbytných případech seznamovat se s utajovanými skutečnostmi, pokud se prokáží osvědčením pro příslušný stupeň utajení

Povinnosti kontrolních pracovníků oznámit zahájení kontroly kontrolované osobě předložit pověření k provedení kontroly zjistit při kontrole skutečný stav věci kontrolní zjištění prokázat doklady šetřit práva a právem chráněné zájmy kontrolovaných osob předat neprodleně převzaté doklady kontrolované osobě, pominou-li důvody jejich převzetí

Povinnosti kontrolních pracovníků zajistit řádnou ochranu odebraných originálních dokladů proti jejich ztrátě, zničení, poškození nebo zneužití zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, o kterých se dozvěděli při výkonu kontroly a nezneužít znalosti těchto skutečností pořizovat o výsledcích kontroly protokol seznámit kontrolovanou osobu s obsahem protokolu a předat jí stejnopis protokolu

Povinnosti kontrolovaných osob vytvořit základní podmínky k provedení kontroly, zejména jsou povinny poskytnout součinnost odpovídající oprávněním kontrolních pracovníků poskytnout materiální a technické zabezpečení pro výkon kontroly Fyzické osoby nemají povinnost poskytnout úplné a pravdivé informace o zjišťovaných a souvisejících skutečnostech, pokud by jejím splněním způsobily nebezpečí trestního stíhání sobě nebo osobám blízkým

Povinnosti kontrolovaných osob přijmout opatření k odstranění nedostatků (§ 18 odst. 1 zákona o finanční kontrole) informovat písemně kontrolní orgán o přijetí opatření k odstranění nedostatků a o jejich splnění ve lhůtách, které jim kontrolní orgán stanovil (§ 19 odst. 2 zákona o finanční kontrole)

Přizvané osoby – § 16 zákona o finanční kontrole v zájmu odborného posouzení věci např. znalci, odborní experti, tlumočníci postup – podle části III. zákona o státní kontrole za výběr odpovídá vedoucí kontrolního orgánu pověření v nezbytnému rozsahu na nezbytně nutnou dobu

Pokuty fyzické osobě, která způsobila, že kontrolovaná osoba nesplnila povinnost (§ 19 zákona o státní kontrole) až do výše 50 000 Kč i opakovaně do částky 200 000 Kč uložení do 1 měsíce ode dne nesplnění povinnosti Upozornění kontrolované osoby na možnost postihu v případě, že odmítá poskytnout součinnost.

Pokuty kontrolované osobě (§ 17 a 20 zákona o finanční kontrole) za maření veřejnosprávní kontroly na místě - za nesplnění povinností ani v dodatečně stanovené lhůtě a nedosáhlo-li se toho ani opakovaným ukládáním pořádkových pokut fyzickým osobám za nepřijetí nebo za neplnění přijatých opatření k nápravě nedostatků až do výše 1 000 000 Kč

2. Kontrola na místě u žadatele/ příjemce Předložení pověření kontrolované osobě fyzické osobě právnické osobě ověřit statutárního zástupce zejména u nevýdělečných organizací – ze stanov, zápisů z členských schůzí apod. – ověřit oprávnění jednajících osob, případné změny statutárních zástupců kontrolu nelze zahájit bez přítomnosti oprávněné osoby Zahájit kontrolu předložením pověření je možno s osobou oprávněnou jednat za kontrolovanou osobu, tzn. u právnické osoby se statutárním zástupcem. Je nutno požadovat přítomnost statutárního zástupce již dopředu při sjednávání termínu zahájení kontroly. Pokud nebude přítomen, nelze v kontrole na místě pokračovat.

2.a) Předběžná kontrola na místě ověření podmínek realizace projektu na místě ověření skutečností (veškerých podkladů a informací) předložených žadatelem ověření souladu případné realizace projektu s usnesením zastupitelstva/rady ÚSC (záměrem, zadáním, výzvou …)

2.b) Průběžná kontrola na místě fyzické realizace projektu plnění podmínek smlouvy prvotních dokladů dokladů o úhradách příjmu poskytnuté podpory na bankovní účet příjemce (pokud již byla poskytnuta)

2.c) Následná kontrola na místě fyzické realizace projektu splnění veškerých podmínek smlouvy veškerých prvotních dokladů a dokladů o úhradách příjmu poskytnuté podpory na bankovní účet příjemce

Ověření prvotních dokladů a dokladů o úhradách VŽDY ORIGINÁLY jsou průkaznými doklady? předmět úhrady odpovídá předmětu projektu? jsou prokazovány přijatelné výdaje? je dodržena doba realizace? jsou zaúčtovány/zaevidovány v účetnictví/daňové evidenci příjemce? Prvotními doklady jsou zejména faktury, pokladní doklady, stvrzenky, paragony. Na průkazném dokladu jsou uvedeny obě smluvní strany (mimo stvrzenek a paragonů), datum vyhotovení resp. realizace, předmět úhrady, částka v Kč, podpis, otisk razítka není povinnou náležitostí) Druh přijatelných výdajů ověřit na prvotních dokladech, NENÍ NUTNO ověřovat správnost zaúčtování Dobu realizace ověřit dle data vystavení pokladního dokladu, stvrzenky nebo paragonu, u faktury dle data vystavení faktury, resp. dne zdanitelného plnění (pokud je dodavatel plátcem DPH). Je nutno ověřit, zda předložené doklady jsou součástí účetnictví (daňové evidence) příjemce, zejména u úhrad v hotovosti, kdy je až zaúčtováním prokázáno, že prokazovaný náklad je nákladem příjemce. Při úhradách faktur z běžného účtu je toto již ověřeno bankovním výpisem k účtu příjemce. Jestliže předmětem podpory je pořízení majetku, je třeba ověřit i jeho zaevidování v majetku příjemce. Účetní knihy: v jednoduchém účetnictví = peněžní deník v podvojném účetnictví = účetní deník (z hlediska časového) hlavní kniha (z hlediska věcného) daňová evidence – náležitosti stanoveny § 7b zákona č. 586/1992 Sb., o dani z příjmů

Upozornění kontrolní oprávnění lze použít pouze v rozsahu nezbytném ke splnění účelu kontroly (§ 13 odst. 2 zákona o finanční kontrole) správnost zaúčtování není předmětem kontroly prokázání nákladů zaúčtováním (podvojné účetnictví/účetnictví) úhradou (jednoduché účetnictví/daňová evidence) prokázání výdajů úhradou Je nutno ověřit pouze zjišťované a související skutečnosti, aby byl splněn účel kontroly, tj. ověření splnění podmínek poskytnutí podpory resp. správnosti použití podpory a dodržení podmínek smlouvy. K dalším činnostem nemá kontrolor oprávnění. Ověřování správnosti zaúčtování na příslušné účty by bylo nad nezbytný rozsah kontroly, pokud ve smlouvě o poskytnutí podpory není stanoveno jinak.

3. Protokol stanovené náležitosti, projednání § 12 odst. 2 písm. e), § 15 a § 16 zákona o státní kontrole vhodné uvést: předložené podklady položkový přehled o zkontrolovaných nákladech/výdajích podpis kontrolovanou osobou (u právnické osoby oprávněnou osobou - statutárním zástupcem) Náležitosti protokolu – definovány § 15 zákona o státní kontrole Předložené podklady –je vhodné v protokolu vymezit veškeré předložené podklady - při předběžné kontrole např. originál živnostenského oprávnění, výpis z OR, stanovy, zápisy z členských schůzí dokládající jmenování statutárního zástupce, odborné posudky k předmětu projektu, projektovou dokumentaci, záměry atd. Při průběžné kontrole – dtto + smlouva o dílo, předložené doklady apod. Přehled o zkontrolovaných nákladech – je vhodné v tabulkové příloze protokolu uvést pro přehlednost položkově zkontrolované dílčí (celkové) náklady – číslo prvotního dokladu ze dne, název dodavatele, předmět úhrady, den úhrady, číslo dokladu o úhradě. Protokol může podepsat pouze oprávněná osoba za právnickou osobu, tj. statutární zástupce. Podle zákona o státní kontrole je nutno poskytnout kontrolované osobě minimálně 5 dnů na podání námitek proti znění protokolu. Dle právního výkladu je stanoveno kalendářních dní, přitom když je posledním dnem lhůty den pracovního volna nebo klidu, je posledním dnem lhůty první následující pracovní den. Navíc je nutno počítat s poštovní dodací lhůtou. Určující je datum podání na poštovní přepážce.

4. Ukončení kontroly § 17 a 18 zákona o státní kontrole marným uplynutím lhůty na podání námitek proti znění protokolu (lhůta minimálně 5 dnů) dnem převzetí rozhodnutí o námitkách Kontrola není ukončena dnem podpisu protokolu, nýbrž marným uplynutím lhůty na podání námitek nebo odvolání. Kontrolovaná osoba má právním předpisem (§ 18 zákona o státní kontrole) dánu možnost na dvoukolovou obranu proti znění protokolu – může podat námitky proti znění protokolu. Kontrolní pracovník (vedoucí kontrolní skupiny) poté musí vydat tzv. „rozhodnutí o námitkách“ proti znění protokolu – nevztahuje se na něj správní řád. Nyní má kontrolovaná osoba druhou možnost obrany – může podat odvolání proti rozhodnutí o námitkách, o kterém rozhoduje vedoucí kontrolního orgánu.

Zjistíte nedostatky? předběžnou kontrolou informovat orgán, který bude rozhodovat o poskytnutí podpory průběžnou a následnou kontrolou v protokolu stanovit kontrolované osobě lhůtu na odstranění nedostatků (§ 18 odst. 1 zákona o finanční kontrole) ověřit odstranění nedostatků (§ 19 odst. 3 zákona o finanční kontrole) pokud neodstraněny, předložit k rozhodnutí orgánu, který rozhodl o poskytnutí podpory § 18 odst. 1: „ Kontrolovaná osoba je povinna přijmout opatření k odstranění nedostatků zjištěných při veřejnosprávní kontrole bez zbytečného odkladu nejpozději ve lhůtě stanovené kontrolním orgánem.“ § 19 odst. 2: „Kontrolované osoby jsou povinny písemně informovat kontrolní orgán o přijetí opatření k odstranění nedostatků a o jejich splnění ve lhůtách, které jim tento orgán stanovil.“ §19odst. 3: „Kontrolní orgány jsou oprávněny prověřit u kontrolovaných osob, které jsou povinny přijmout opatření k nápravě nedostatků, plnění těchto opatření. Přitom postupují podle § 13 odst. 1.“