VEDENÍ KANCELÁŘE Vzdělávací akce České advokátní komory, Místo konání: Kleinův Palác, Brno; Lektorka: JUDr. Sáša Navrátilová, MBA Datum konání:3.4. 2014

Program semináře ÚVOD – předpoklady pro kvalitní vedení advokátní kanceláře POSKYTOVÁNÍ PRÁVNÍCH SLUŽEB nejen v návaznosti na právní předpisy, důležitou součástí je i lidský faktor ADVOKÁTNÍ TARIF aneb pro vedení a fungování kanceláře jsou potřebné finanční prostředky Co je třeba dále znát a umět, aby VÁŠ ÚSPĚCH nebyl jen dočasný ZÁVĚR – shrnutí, podepisování výkazů

ÚVOD - co potřebujete pro vedení kanceláře? Co je vedení Čas Znalosti,dovednosti, nadání Peníze

CO JE VEDENÍ neboli ŘÍZENÍ

Co je vlastně řízení/vedení? Řízení (musí) na všech úrovních zahrnovat: plánování ; vedení; organizování; kontrolu. Základním předpokladem pro manažerské řízení jsou manažerské dovednosti!

Stojíme na začátku – mise a vize Stanovte si vizi a misi: -vize – vyjádření základního smyslu existence kanceláře (zakladatel); -mise – předem nadefinovaný směr, kterým se bude kancelář/ firma ubírat. Jsou důležité především také pro zaměstnance – měli by je znát!

I při řízení menších celků je třeba strategie Strategické řízení se zaměřuje na: Cíle (poslání kanceláře); Zdroje (disponibilní); Příležitosti (prostředí v němž kancelář existuje vnější, vnitřní); a dlouhodobý soulad mezi těmito atributy. Cíle mají být SMART!

Úrovně strategického řízení Strategické řízení/top management Taktické řízení/taktický management Operativní řízení/Operační management

Na prvním místě je klient 4C Právní služba/produkt Užitná hodnota pro klienta Cena Cenový náklad klienta Místo poskytování/distribuce Dostupnost Propagace služby/výrobku Komunikace

ČAS aneb KDE HO VZÍT, KDYŽ SE NÁM STÁLE NEDOSTÁVÁ

Kde se berou časové ztráty? My – nesprávné činnosti, nejasnosti v prioritách, chaotická práce, nekázeň, lenost; Ostatní – nesprávné cíle, změny priorit, nesprávné plánování, nesprávné řízení, nedostatky v procesech.

Pozitivní vymezení, stanovení priorit Čemu ještě věnovat čas a čemu už ne! Co mě živí, co chce klient Co chtějí kolegové, podřízení, přátelé, rodina Co jsem ještě nestihnul, ale rád bych Co může počkat, neřeším x pozor však na prokrastinaci!

Jak plánovat/rozvrhnout čas? Co všechno potřebujete stihnout? Omyly při plánování – neodhadneme, jak dlouho nám bude činnost trvat, neplánujeme rezervy, neodhadneme velikost zpoždění, plánujeme věci, které nemáme pod kontrolou; Nezapomínejte na časové rezervy – na dopravu, na koníčky, na náhodná setkání, na komunikaci s vašimi blízkými (rodiče, děti, partneři), navazování kontaktů Klaďte důraz na dlouhodobé udržení výkonu - odpočinek, přestávky na jídlo/oddech, relaxace

Rovnováha osobního a pracovního života Úspěch nelze měřit pouze úspěchem v pracovní sféře!

INFORMACE, ZNALOSTI, DOVEDNOSTI

Informace – kde je získat? I. Písemné zdroje/prameny Sbírka zákonů ASPI, CODEXIS atp. Bulletin advokacie + jeho zvláštní čísla Věstník České advokátní komory NEWS České advokátní komory Odborné časopisy, odborná literatura Denní tisk Internet – zejména www.cak.cz ; www.justice.cz

Informace – kde je získat? II. Ústní zdroje Formální Semináře Školení Dotazy Konzultace s ČAK a jejími zástupci Účast na sněmech a jiných akcích pořádaných ČAK Neformální Sportovní akce pořádané ČAK Společenské akce pořádané ČAK

Znalosti – předpisy o advokacii I. Listina základních práv a svobod - ÚZ Úmluva o ochraně lidských práv a základních svobod Zákon o advokacii – Z Advokátní tarif - V Advokátní kárný řád- V Etický kodex – U Příspěvek na činnost ČAK/Limity pojistného plnění – U O výchově a dalším vzdělávání koncipientů – U O elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů -Z

Znalosti – předpisy o advokacii II. Podrobnosti o dokumentaci advokáta vedené při poskytování právní služeb – U O provádění úschov – U Identifikační průkazy – V Pravidla pro výkon substitučního oprávnění – U O prohlášení advokáta o pravosti podpisu – U O výši úplaty za vydání knihy – U Vzhled stavovského oděvu – U Advokátní zkušební řád – U, O určení advokátů – V, další předpisy ČAK Předpisy EU a Rady Evropy

Znalosti – předpisy souvisící III. Zákon o účetnictví Zákon o daních z příjmů Zákon o dani z přidané hodnoty – DPH Zákon o ochraně osobních údajů Občanský zákoník Zákon o obchodních korporacích Občanský soudní řád Zákon o zvláštních řízeních soudních

Zákon o advokacii (AZ) I. Povinnost mlčenlivosti x zbavení povinnosti Povinnost používat označení advokát při výkonu advokacie x možnost používat i mimo výkon advokacie Povinnost být pojištěn pro případ odpovědnosti za škodu, povinnost rozšířit pojištění nebo případně zastoupení odmítnout Povinnost mít sídlo na území ČR - řádné označení sídla, přítomnost v sídle

Zákon o advokacii (AZ) II. Povinnost platit příspěvky na činnost Komory a odvody do sociálního fondu Komory, popř. platby předvídané AZ a dalšími předpisy o advokacii Povinnost vést přiměřenou dokumentaci Povinnost vést stanovené evidence, popř. do nich zapisovat (kniha o prohlášeních, evidence provedených konverzí, elektronická kniha úschov)

Zákon o advokacii (AZ) III. Povinnost kolegiální, povinnosti v řízení před soudy i jinými orgány Povinnost advokáta umožnit koncipientovi účelnou právní praxi Povinnost koncipienta nepoužívat k újmě advokáta – školitele či ve svůj vlastní/třetích osob prospěch zvláštních informací

Etický kodex Povinnosti při vedení kanceláře – čl. 16 Vykonávání advokacie v sídle Nesnižování důstojnosti advokátního stavu Přítomnost v pravidelné době Vedení evidence dle požadavků na řádný výkon advokacie Úprava profesionální etiky a pravidel soutěže advokátů

Etický kodex, osobnost advokáta a předpokládané atributy pro vedení Přínos advokáta - manažera pro dobré vedení advokátní kanceláře: Vytrvalost Sebedůvěra Odpovědnost Informovanost Iniciativa (proaktivita) Identifikace příležitostí i silných stránek a jejich využití Důraz na koncept cena – kvalita - flexibilita Touha uspět a vynaložení úsilí Racionální chování Respektování okolní reality

Etický kodex a řídící dovednosti I. Máte je všechny, avšak užíváte jen některé! Rozhodování Řízení týmů/lidí Proces poskytování právní služby (poskytování právní služby je vlastně v přeneseném slova smyslu výrobou) Finance z pohledu předpisů o advokacii i z pohledu řízení (vždy pracujeme s určitou finanční částkou – většinou z našeho pohledu omezenou) Efektivní marketing – zviditelnění se v konkurenčním boji Úspěšný prodej právních služeb Řízení času Efektivní delegace

Etický kodex a řídící dovednosti II. Motivace lidí (praktikanti, koncipienti) Řízení porad (účastníci, program, výstupy s úkoly a termíny) Jasná komunikace (zpětné vazby!) Úspěšné vyjednávání (s dodavateli, ale i s protistranami) Řízení příležitostí Využívání moderních technologií a mnoho dalších  Jsou základním předpokladem řízení. Je třeba je využívat v rovnováze!

FINANČNÍ PROSTŘEDKY = NEOPOMENUTELNÝ FAKTOR PRO VEDENÍ

Kvalitní vedení = finanční plánování I. Analýza příjmů - lze ji provést z evidence vystavených daňových dokladů – faktur Paušální klienti – stejná výše příjmů Pravidelní klienti – nestejná výše příjmů Klienti ad hoc - přicházející dlouhodobě - přicházejí jednorázově Analýza nákladů/výdajů – fixních (pravidelně se opakujících, tj. měsíčně, čtvrtletně, pololetně, ročně - nákup ASPI, poplatky za telefon, nájem kanceláře) a variabilních (nepravidelně se opakující, ale do jisté míry se dají předpokládat (servis kancelářské techniky, servis služebních automobilů x výměna autobaterie, pneumatik, nákup tiskárny, počítače…)

Kvalitní vedení = finanční plánování II. Analýza majetku (např. kanceláře ve vlastnictví) pohledávek (krátkodobě po splatnosti x dlouhodobě po splatnosti) závazků (závazky do lhůty splatnosti x závazky po lhůtě splatnosti) Finanční strategie kanceláře příjmy optimalizace výdajů finanční toky – trvalá platební schopnost, ovlivnění cash flow – vybírání záloh, zkrácení dodacích lhůt kapitál z cizích zdrojů (leasing, hypotéka – pravidlo 50:50) daňová politika/optimalizace tvorba rezerv

Advokacie se vykonává zpravidla za úplatu Advokacie se vykonává zpravidla za odměnu a od klienta lze žádat přiměřenou zálohu Způsob určení odměny a náhrad advokáta, který vykonává advokacii stanoví Ministerstvo spravedlnosti – advokátní tarif

Advokátní tarif I. aneb peníze potřebné pro vedení kanceláře Smluvní x mimosmluvní odměna Přiměřenost smluvní odměny + upozornění Mimosmluvní odměna – tam, kde nebyla sjednána smluvní - Povinnost vést přiměřenou dokumentaci způsobem, z něhož musí být zřejmý postup při poskytování právních služeb, jakož i oprávněnost účtované odměny

Advokátní tarif II. aneb peníze potřebné pro vedení kanceláře Účetní a daňové doklady vést bez zbytečné specifikace úkonů právních služeb – zejména pro případ daňové kontroly (pokud se s klientem písemně nedohodnete jinak) – pozn. při daňové kontrole musí být přítomen zástupce určený ČAK Vystavení řádného daňového dokladu – jméno klienta by nemělo být patrno – dvojí evidence

Advokátní tarif III. aneb peníze potřebné pro vedení kanceláře Při ukončení poskytování právní služby nutno vydat klientovi všechny doklady – nelze podmiňovat zaplacením požadované odměny nebo výloh – k tomu měl být využit požadavek na přiměřenou zálohu Opatrování peněz a jiných hodnot s péčí řádného hospodáře, přírůstky vydat složiteli – nelze započítat odměnu s těmito částkami – pokud nebylo předem dohodnuto

SHRNUTÍ, ZÁVĚR

Co všechno vám může pomoci I. SYSTÉM, POŘÁDEK, DŮSLEDNOST - IS/IT Plánování prostřednictvím plánů práce, schůzek, výkazy práce, seznamy hesel, plány docházky do kanceláře, dovolené, řádně vedený seznam kontaktů na klienty, zaměstnance, koncipienty, sestavení databáze osvědčených vzorů dokumentů a jejich přehledné setřídění, zápisy z porad se zaměstnanci Řádné vedení advokátních spisů – prokázání, že advokátní služba byla poskytnuta v pořádku + řádný podklad pro vyúčtování Nepodcenit okamžik růstu kanceláře – pořízení serveru, dálkového připojení….

Co všechno vám může pomoci II. aneb jednoduchý tahák Odpověď na základní otázky: Kdo? Co? Kdy ? Kde ? Proč ? Jak ?

= řádné a kvalitní poskytování právní služby Závěr Řádné vedení advokátní kanceláře = řádné a kvalitní poskytování právní služby

Děkuji Vám za pozornost a přeji Vám, aby vedení Vašich advokátních kanceláří bylo úspěšné! pernstejn@snadvok.cz