Audit etického chování zaměstnanců a příslušníků rezortu MO Klíčová aktivita 03 projektu „Optimalizace systému boje s korupcí v rezortu Ministerstva obrany“ Reg. č. CZ.1.04/4.1.00/B6.00004 16. září 2015 Projekt je financován z prostředků ESF prostřednictvím Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost a státního rozpočtu ČR.

OBSAH Část I. – Předmět Klíčové aktivity 03 Část II. – 1. fáze - Realizace auditu etického chování Část III. – 2. fáze - Vytvoření vzorového auditního postupu

Předmět Klíčové aktivity 03 Část I.

Specifikace Klíčové aktivity 03 Předmět: Provedení auditu etického chování u vybraných organizačních celků MO – Odboru interního auditu a Sekce personální MO Navržení změn, které zlepší směřování a zefektivní prostředky a postupy používané při prosazování etické kultury mezi zaměstnanci rezortu MO Fáze: 1. fáze – Realizace auditu etického chování 2. fáze – Zpracování vzorového auditního postupu pro potřebu Odboru interního auditu MO Ne všechna činnost pracovníka spadá do konkrétního procesu - Některá činnost je rutinní administrativa, kterou vykonává v rámci liniové organizační struktury (vzdělávání, výkaznictví a podobně) Garanti procesů nemusí řešit konkrétní detail, jak je daná činnost vykonávána. Garanti procesů musí zajistit, že jsou vykonávány všechny nutné činnosti a vznikají všechny nutné výstupy. Optimalizace procesu Až poté, co je proces namodelován v současném stavu Prováděna řízeně v rámci PDCA cyklu Oblasti optimalizace Výstup procesu nikdo nepoužívá v rámci procesu jsou činnosti vykonávány duplicitně reakce na náměty a připomínky pracovníků

1. fáze – Realizace auditu etického chování Část II.

Cíl mapování současné situace etického chování Zjistit, zda se zaměstnanci rezortu chovají v souladu s interními pravidly a zásadami etiky Prověřit, zda rezort MO: Má vytvořen aktuální písemný etický kodex Zajišťuje distribuci etického kodexu všem zaměstnancům rezortu Pravidelně aktualizuje etický kodex Prosazuje etický kodex Má vytvořen komunikační kanál pro diskuzi o problematických oblastech týkajících se etického a neetického chování Pravidelně zajišťuje vzdělávání v oblasti etického chování Výstupem 1. fáze je dokument Zpráva o auditních zjištěních Ne všechna činnost pracovníka spadá do konkrétního procesu - Některá činnost je rutinní administrativa, kterou vykonává v rámci liniové organizační struktury (vzdělávání, výkaznictví a podobně) Garanti procesů nemusí řešit konkrétní detail, jak je daná činnost vykonávána. Garanti procesů musí zajistit, že jsou vykonávány všechny nutné činnosti a vznikají všechny nutné výstupy. Optimalizace procesu Až poté, co je proces namodelován v současném stavu Prováděna řízeně v rámci PDCA cyklu Oblasti optimalizace Výstup procesu nikdo nepoužívá v rámci procesu jsou činnosti vykonávány duplicitně reakce na náměty a připomínky pracovníků

Aktivity realizované v průběhu auditu Zmapování aktuální situace v oblasti etického chování Posouzení vhodnosti nastavení závaznosti etického kodexu Identifikace potenciálních problémů Provedení typologie morálky zaměstnanců Detekce rozdílů mezi deklarovaným a skutečným stavem Navržení řešení na podporu prosazování etických hodnot Zkvalitnění stávajícího rezortního etického kodexu (vč. návrhu moderních nástrojů etického řízení při současném zohlednění specifik rezortu MO) Ne všechna činnost pracovníka spadá do konkrétního procesu - Některá činnost je rutinní administrativa, kterou vykonává v rámci liniové organizační struktury (vzdělávání, výkaznictví a podobně) Garanti procesů nemusí řešit konkrétní detail, jak je daná činnost vykonávána. Garanti procesů musí zajistit, že jsou vykonávány všechny nutné činnosti a vznikají všechny nutné výstupy. Optimalizace procesu Až poté, co je proces namodelován v současném stavu Prováděna řízeně v rámci PDCA cyklu Oblasti optimalizace Výstup procesu nikdo nepoužívá v rámci procesu jsou činnosti vykonávány duplicitně reakce na náměty a připomínky pracovníků

Současný rezortní etický kodex Rozkaz ministra obrany č. 6/2013 – Etický kodex zaměstnanců MO (dále jen „Etický kodex“) Určen pro všechny zaměstnance a příslušníky rezortu MO Ne všechna činnost pracovníka spadá do konkrétního procesu - Některá činnost je rutinní administrativa, kterou vykonává v rámci liniové organizační struktury (vzdělávání, výkaznictví a podobně) Garanti procesů nemusí řešit konkrétní detail, jak je daná činnost vykonávána. Garanti procesů musí zajistit, že jsou vykonávány všechny nutné činnosti a vznikají všechny nutné výstupy. Optimalizace procesu Až poté, co je proces namodelován v současném stavu Prováděna řízeně v rámci PDCA cyklu Oblasti optimalizace Výstup procesu nikdo nepoužívá v rámci procesu jsou činnosti vykonávány duplicitně reakce na náměty a připomínky pracovníků

Dotazníkové šetření Statistický přehled – 113 dotazníků 20 Odbor interního auditu (OIA) 93 Sekce státního tajemníka MO (SST MO) – Sekce personální Forma a rozsah dotazníků Anonymní sběr vytištěných dotazníků Rozsah dotazníku - 2 x A4 Termíny Sběr dotazníků: 23.2. - 27.2.2015 Ne všechna činnost pracovníka spadá do konkrétního procesu - Některá činnost je rutinní administrativa, kterou vykonává v rámci liniové organizační struktury (vzdělávání, výkaznictví a podobně) Garanti procesů nemusí řešit konkrétní detail, jak je daná činnost vykonávána. Garanti procesů musí zajistit, že jsou vykonávány všechny nutné činnosti a vznikají všechny nutné výstupy. Optimalizace procesu Až poté, co je proces namodelován v současném stavu Prováděna řízeně v rámci PDCA cyklu Oblasti optimalizace Výstup procesu nikdo nepoužívá v rámci procesu jsou činnosti vykonávány duplicitně reakce na náměty a připomínky pracovníků

Dotazník Ne všechna činnost pracovníka spadá do konkrétního procesu - Některá činnost je rutinní administrativa, kterou vykonává v rámci liniové organizační struktury (vzdělávání, výkaznictví a podobně) Garanti procesů nemusí řešit konkrétní detail, jak je daná činnost vykonávána. Garanti procesů musí zajistit, že jsou vykonávány všechny nutné činnosti a vznikají všechny nutné výstupy. Optimalizace procesu Až poté, co je proces namodelován v současném stavu Prováděna řízeně v rámci PDCA cyklu Oblasti optimalizace Výstup procesu nikdo nepoužívá v rámci procesu jsou činnosti vykonávány duplicitně reakce na náměty a připomínky pracovníků

Dotazník Ne všechna činnost pracovníka spadá do konkrétního procesu - Některá činnost je rutinní administrativa, kterou vykonává v rámci liniové organizační struktury (vzdělávání, výkaznictví a podobně) Garanti procesů nemusí řešit konkrétní detail, jak je daná činnost vykonávána. Garanti procesů musí zajistit, že jsou vykonávány všechny nutné činnosti a vznikají všechny nutné výstupy. Optimalizace procesu Až poté, co je proces namodelován v současném stavu Prováděna řízeně v rámci PDCA cyklu Oblasti optimalizace Výstup procesu nikdo nepoužívá v rámci procesu jsou činnosti vykonávány duplicitně reakce na náměty a připomínky pracovníků

Výsledky Ne všechna činnost pracovníka spadá do konkrétního procesu - Některá činnost je rutinní administrativa, kterou vykonává v rámci liniové organizační struktury (vzdělávání, výkaznictví a podobně) Garanti procesů nemusí řešit konkrétní detail, jak je daná činnost vykonávána. Garanti procesů musí zajistit, že jsou vykonávány všechny nutné činnosti a vznikají všechny nutné výstupy. Optimalizace procesu Až poté, co je proces namodelován v současném stavu Prováděna řízeně v rámci PDCA cyklu Oblasti optimalizace Výstup procesu nikdo nepoužívá v rámci procesu jsou činnosti vykonávány duplicitně reakce na náměty a připomínky pracovníků

Klíčové hodnoty Pojetí hodnot Shaloma H. Schwartze Hodnota Hodnotový typ Být schopný a úspěšný ÚSPĚCH Být svobodný a nezávislý SAMOSTATNOST Být uznávaný a ceněný lidmi KONFORMITA Mít sociální postavení a prestiž MOC Pomáhat a být užitečný druhým lidem BENEVOLENCE Poznávat a rozumět světu a lidem UNIVERZALISMUS Pracovat pro dobro skupiny a společnosti TRADICIONALISMUS Žít pro rodinu, mít a vychovávat děti BEZPEČNOST Žít příjemně a pohodlně HÉDONISMUS Žít zajímavý a vzrušující životu STIMULACE Ne všechna činnost pracovníka spadá do konkrétního procesu - Některá činnost je rutinní administrativa, kterou vykonává v rámci liniové organizační struktury (vzdělávání, výkaznictví a podobně) Garanti procesů nemusí řešit konkrétní detail, jak je daná činnost vykonávána. Garanti procesů musí zajistit, že jsou vykonávány všechny nutné činnosti a vznikají všechny nutné výstupy. Optimalizace procesu Až poté, co je proces namodelován v současném stavu Prováděna řízeně v rámci PDCA cyklu Oblasti optimalizace Výstup procesu nikdo nepoužívá v rámci procesu jsou činnosti vykonávány duplicitně reakce na náměty a připomínky pracovníků

Klíčové hodnoty Hodnotový typ Průměr Střední hodnota BEZPEČNOST 2,5 2 BENEVOLENCE 3,5 3 TRADICIONALISMUS 5,0 5 ÚSPĚCH 5,1 UNIVERZALISMUS 5,2 KONFORMITA 5,4 SAMOSTATNOST 6,0 6 HÉDONISMUS 7,1 8 MOC 7 STIMULACE 7,9 9 Ne všechna činnost pracovníka spadá do konkrétního procesu - Některá činnost je rutinní administrativa, kterou vykonává v rámci liniové organizační struktury (vzdělávání, výkaznictví a podobně) Garanti procesů nemusí řešit konkrétní detail, jak je daná činnost vykonávána. Garanti procesů musí zajistit, že jsou vykonávány všechny nutné činnosti a vznikají všechny nutné výstupy. Optimalizace procesu Až poté, co je proces namodelován v současném stavu Prováděna řízeně v rámci PDCA cyklu Oblasti optimalizace Výstup procesu nikdo nepoužívá v rámci procesu jsou činnosti vykonávány duplicitně reakce na náměty a připomínky pracovníků

Určení morální úrovně Malé procento (8%) respondentů by se zachovalo v závislosti na hodnocení dopadů pro sebe sama – většinou s prozrazením kolegy a odůvodněním „byl to jeho úkol, proč bych mu měl pomáhat“, v jednom případě pak se zapřením kolegy s argumentem „i já se někdy do této situace mohu dostat a budu chtít pomoci“. Více než 50% respondentů dle očekávání inklinuje k orientaci na společnost a dodržování pravidel – většinou prozradí kolegu s argumentem typu „dle Etického kodexu nesmím lhát“, v menším procentu pak kolegu neprozradí s tím, že kolegu musím podržet. Téměř 40% respondentů se odvolává na obecné principy – opět z většiny kolegu prozradí s argumentem „vedoucí má právo znát pravdu“ nebo „jsem čestný a nelžu“, menší část pak kolegu neprozradí s důvodem „kolega má právo svou chybu napravit“. Ne všechna činnost pracovníka spadá do konkrétního procesu - Některá činnost je rutinní administrativa, kterou vykonává v rámci liniové organizační struktury (vzdělávání, výkaznictví a podobně) Garanti procesů nemusí řešit konkrétní detail, jak je daná činnost vykonávána. Garanti procesů musí zajistit, že jsou vykonávány všechny nutné činnosti a vznikají všechny nutné výstupy. Optimalizace procesu Až poté, co je proces namodelován v současném stavu Prováděna řízeně v rámci PDCA cyklu Oblasti optimalizace Výstup procesu nikdo nepoužívá v rámci procesu jsou činnosti vykonávány duplicitně reakce na náměty a připomínky pracovníků

Identifikované rozdíly mezi deklarovaným a skutečným stavem etického chování v rámci rezortu MO Přes 10% respondentů neví o existenci Etického kodexu. 40% respondentů hodnotících míru tolerance pro neetické chování jako průměrnou je v kontrastu s očekáváním vedoucích pracovníků, kde byla drtivá většina odpovědí očekávána jako „Ojedinělá porušení se tolerují“. Přes 3/4 zaměstnanců nevědí, zda komunikační kanál pro diskuzi o etice existuje nebo nikoli. Vzhledem k neexistenci takového kanálu je zarážející 17% lidí, kteří o existenci kanálu vědí (zřejmě jde o vnímání komunikace s nadřízeným jako tohoto kanálu). Oproti očekáváním vedoucích pracovníků je míra znalosti toho, že kanál neexistuje, mizivá. Očekávání vedoucích pracovníků směřovalo k tomu, že víceméně všichni zaměstnanci vědí, jak informace o porušení etického chování sdělit, v reálu však 25% zaměstnanců odpovědělo záporně. Ne všechna činnost pracovníka spadá do konkrétního procesu - Některá činnost je rutinní administrativa, kterou vykonává v rámci liniové organizační struktury (vzdělávání, výkaznictví a podobně) Garanti procesů nemusí řešit konkrétní detail, jak je daná činnost vykonávána. Garanti procesů musí zajistit, že jsou vykonávány všechny nutné činnosti a vznikají všechny nutné výstupy. Optimalizace procesu Až poté, co je proces namodelován v současném stavu Prováděna řízeně v rámci PDCA cyklu Oblasti optimalizace Výstup procesu nikdo nepoužívá v rámci procesu jsou činnosti vykonávány duplicitně reakce na náměty a připomínky pracovníků

Identifikované rozdíly mezi deklarovaným a skutečným stavem etického chování v rámci rezortu MO Téměř 2/3 respondentů korupční jednání oznamují vždy, oproti tomu cca 25% pouze při podstatném porušení, v jednom extrémním případě dokonce nikdy. Hodnocení ostatních zaměstnanců je značně kritičtější, když přesvědčení o oznamování vždy je uvedeno pouze v 15% případů, oproti tomu pouze při podstatném porušení nebo dokonce nikdy se vyskytuje ve více než 50% případů. K tomu výsledku opět patrně přispívá kromě osobních zkušeností i zkušenosti vyplývající z medializovaných případů. Vlastní hodnocení zaměstnanců odpovídá očekáváním. V hodnocení ostatních se pak respondenti od očekávání vedoucích zaměstnanců výrazně liší. Ne všechna činnost pracovníka spadá do konkrétního procesu - Některá činnost je rutinní administrativa, kterou vykonává v rámci liniové organizační struktury (vzdělávání, výkaznictví a podobně) Garanti procesů nemusí řešit konkrétní detail, jak je daná činnost vykonávána. Garanti procesů musí zajistit, že jsou vykonávány všechny nutné činnosti a vznikají všechny nutné výstupy. Optimalizace procesu Až poté, co je proces namodelován v současném stavu Prováděna řízeně v rámci PDCA cyklu Oblasti optimalizace Výstup procesu nikdo nepoužívá v rámci procesu jsou činnosti vykonávány duplicitně reakce na náměty a připomínky pracovníků

Identifikované rozdíly mezi deklarovaným a skutečným stavem etického chování v rámci rezortu MO Očekávání vedoucích pracovníků jsou v otázce poskytování zpětné vazby za výkon práce v souladu s Etickým kodexem oproti dotazníkovému šetření výrazně pozitivnější (předpokládají drtivou většinu na kladné straně škály). I přes ne zcela pozitivní hodnocení, je vnímání rovnosti zacházení s každým, kdo etická pravidla poruší, podstatně lepší, než byla očekávání vedoucích pracovníků, kde byla očekávána většina odpovědí na záporné části škály. Ne všechna činnost pracovníka spadá do konkrétního procesu - Některá činnost je rutinní administrativa, kterou vykonává v rámci liniové organizační struktury (vzdělávání, výkaznictví a podobně) Garanti procesů nemusí řešit konkrétní detail, jak je daná činnost vykonávána. Garanti procesů musí zajistit, že jsou vykonávány všechny nutné činnosti a vznikají všechny nutné výstupy. Optimalizace procesu Až poté, co je proces namodelován v současném stavu Prováděna řízeně v rámci PDCA cyklu Oblasti optimalizace Výstup procesu nikdo nepoužívá v rámci procesu jsou činnosti vykonávány duplicitně reakce na náměty a připomínky pracovníků

Návrh doporučení vedoucí k podpoře prosazování etických hodnot v rezortu MO Vzdělávání zaměstnanců MO v oblasti etických standardů realizovat pravidelně ve stanovené frekvenci, příp. zpracovat e-learningový kurz na téma Etický kodex. V rámci evidence vzdělávání u každého zaměstnance MO zaznamenávat informace o jeho vzdělávání v oblasti etiky. Zavést komunikační kanál pro diskuzi o etice / etických standardech a informovat všechny zaměstnance rezortu o jeho existenci - např. vznik diskusního fóra na intranetových stránkách Odboru komunikace MO / interním komunikačním portále. Jednoznačně definovat a popsat v rámci interní směrnice MO způsob sdělování informací o porušení etických standardů / Etického kodexu a způsob ochrany oznamovatelů. Ne všechna činnost pracovníka spadá do konkrétního procesu - Některá činnost je rutinní administrativa, kterou vykonává v rámci liniové organizační struktury (vzdělávání, výkaznictví a podobně) Garanti procesů nemusí řešit konkrétní detail, jak je daná činnost vykonávána. Garanti procesů musí zajistit, že jsou vykonávány všechny nutné činnosti a vznikají všechny nutné výstupy. Optimalizace procesu Až poté, co je proces namodelován v současném stavu Prováděna řízeně v rámci PDCA cyklu Oblasti optimalizace Výstup procesu nikdo nepoužívá v rámci procesu jsou činnosti vykonávány duplicitně reakce na náměty a připomínky pracovníků

Návrh doporučení vedoucí k podpoře prosazování etických hodnot v rezortu MO Určit odpovědné role za aktualizaci Etického kodexu, prosazování a propagaci etických standardů a průřezový sběr a vyhodnocování zpětné vazby v této oblasti. Systematicky a pravidelně poskytovat zpětnou vazbu podřízeným zaměstnancům při výkonu jejich pracovní náplně (v rámci daného organizačního útvaru MO). Provést analýzu služeb poskytovaných civilním zaměstnancům MO a na základě výsledku analýzy systémově nastavit poskytování služeb v potřebné šíři. Průběžně informovat zaměstnance MO o možnosti využít poradenské služby v případě řešení osobních problémů / krizových životních situací. Ne všechna činnost pracovníka spadá do konkrétního procesu - Některá činnost je rutinní administrativa, kterou vykonává v rámci liniové organizační struktury (vzdělávání, výkaznictví a podobně) Garanti procesů nemusí řešit konkrétní detail, jak je daná činnost vykonávána. Garanti procesů musí zajistit, že jsou vykonávány všechny nutné činnosti a vznikají všechny nutné výstupy. Optimalizace procesu Až poté, co je proces namodelován v současném stavu Prováděna řízeně v rámci PDCA cyklu Oblasti optimalizace Výstup procesu nikdo nepoužívá v rámci procesu jsou činnosti vykonávány duplicitně reakce na náměty a připomínky pracovníků

2. fáze – Vytvoření vzorového auditního postupu Část III.

Vzorový auditní postup pro auditování v oblasti etického chování Struktura: Podstata, priority, cíle a přínos auditu etického chování Možnosti přístupu k plánování auditů etického chování Specifické požadavky na osobu auditora Forma, obsah a rozsah přípravy auditorského týmu Způsoby komunikace s auditovanými součástmi Detailní plán auditu etického chování zohledňující zvláštnosti rezortu MO Vzorové dokumenty používané v jednotlivých fázích auditu etického chování Návrhy řešení v podmínkách MO (využitelnost, frekvence) Výstupem je dokument Vzorový auditní postup Ne všechna činnost pracovníka spadá do konkrétního procesu - Některá činnost je rutinní administrativa, kterou vykonává v rámci liniové organizační struktury (vzdělávání, výkaznictví a podobně) Garanti procesů nemusí řešit konkrétní detail, jak je daná činnost vykonávána. Garanti procesů musí zajistit, že jsou vykonávány všechny nutné činnosti a vznikají všechny nutné výstupy. Optimalizace procesu Až poté, co je proces namodelován v současném stavu Prováděna řízeně v rámci PDCA cyklu Oblasti optimalizace Výstup procesu nikdo nepoužívá v rámci procesu jsou činnosti vykonávány duplicitně reakce na náměty a připomínky pracovníků

Podkladové materiály Organizační řád MO (RMO č. 49/2014) – působnost a odpovědnost OIA MO (Hlava XIX Organizačního řádu MO) Organizační struktura OIA MO Mezinárodní rámec profesní praxe interního auditu (ČIIA) Interní audit (RMO č. 8/2006) Etický kodex Institutu interních auditorů Etický kodex zaměstnanců MO (RMO č. 6/2013) Etický kodex úředníků a zaměstnanců veřejné správy Ne všechna činnost pracovníka spadá do konkrétního procesu - Některá činnost je rutinní administrativa, kterou vykonává v rámci liniové organizační struktury (vzdělávání, výkaznictví a podobně) Garanti procesů nemusí řešit konkrétní detail, jak je daná činnost vykonávána. Garanti procesů musí zajistit, že jsou vykonávány všechny nutné činnosti a vznikají všechny nutné výstupy. Optimalizace procesu Až poté, co je proces namodelován v současném stavu Prováděna řízeně v rámci PDCA cyklu Oblasti optimalizace Výstup procesu nikdo nepoužívá v rámci procesu jsou činnosti vykonávány duplicitně reakce na náměty a připomínky pracovníků

Podstata, priorita a cíle auditu etického chování Hlavní cíl auditu etického chování: Komplexní prověření a kontrola dodržování etické kultury v rámci rezortu MO s ohledem na definované standardy etického chování: Etický kodex úředníků a zaměstnanců veřejné správy Etický kodex zaměstnanců Ministerstva obrany (RMO č. 6/2013) Dílčí cíle auditu etického chování: Zjištění, zda je dokumentovaný systém v oblasti etického chování uveden do praxe. Ověření zda chování zaměstnanců rezortu MO je v souladu se stanoveným systémem stále a za všech okolností. Poskytnutí přesné a jasné formulace zjištěných neshod doložených objektivními důkazy. Stanovení návrhů nápravních opatření anebo doporučení ke zlepšení. Ne všechna činnost pracovníka spadá do konkrétního procesu - Některá činnost je rutinní administrativa, kterou vykonává v rámci liniové organizační struktury (vzdělávání, výkaznictví a podobně) Garanti procesů nemusí řešit konkrétní detail, jak je daná činnost vykonávána. Garanti procesů musí zajistit, že jsou vykonávány všechny nutné činnosti a vznikají všechny nutné výstupy. Optimalizace procesu Až poté, co je proces namodelován v současném stavu Prováděna řízeně v rámci PDCA cyklu Oblasti optimalizace Výstup procesu nikdo nepoužívá v rámci procesu jsou činnosti vykonávány duplicitně reakce na náměty a připomínky pracovníků

Podstata, priorita a cíle auditu etického chování Přínosy auditů etického chování Identifikace rizik auditované oblasti a konkrétní návrhy řešení (hmatatelné a kontrolovatelné) vedoucí ke zlepšení nastaveného systému etického chování Ne všechna činnost pracovníka spadá do konkrétního procesu - Některá činnost je rutinní administrativa, kterou vykonává v rámci liniové organizační struktury (vzdělávání, výkaznictví a podobně) Garanti procesů nemusí řešit konkrétní detail, jak je daná činnost vykonávána. Garanti procesů musí zajistit, že jsou vykonávány všechny nutné činnosti a vznikají všechny nutné výstupy. Optimalizace procesu Až poté, co je proces namodelován v současném stavu Prováděna řízeně v rámci PDCA cyklu Oblasti optimalizace Výstup procesu nikdo nepoužívá v rámci procesu jsou činnosti vykonávány duplicitně reakce na náměty a připomínky pracovníků

Plánování auditů etického chování Způsoby plánování auditů etického chování: Podle organizační struktury (organizačních útvarů MO) Podle lokality Podle identifikovaných rizik (Katalog rizik) Podle identifikovaných negativních jevů etického chování Audity etického chování lze podle množství činností rozdělit na: Úplný audit Dílčí audit (etapový audit) Následný audit (následná kontrola) Podmínky plánování auditů etického chování: Audity musí být plánovány systematicky Audity musí být plánovány s ohledem na situaci v jednotlivých organizačních útvarech MO a rovněž s ohledem na příp. identifikované negativní jevy etického chování v rámci rezortu Ne všechna činnost pracovníka spadá do konkrétního procesu - Některá činnost je rutinní administrativa, kterou vykonává v rámci liniové organizační struktury (vzdělávání, výkaznictví a podobně) Garanti procesů nemusí řešit konkrétní detail, jak je daná činnost vykonávána. Garanti procesů musí zajistit, že jsou vykonávány všechny nutné činnosti a vznikají všechny nutné výstupy. Optimalizace procesu Až poté, co je proces namodelován v současném stavu Prováděna řízeně v rámci PDCA cyklu Oblasti optimalizace Výstup procesu nikdo nepoužívá v rámci procesu jsou činnosti vykonávány duplicitně reakce na náměty a připomínky pracovníků

Specifické požadavky na osobu auditora Schopnost aplikovat zásady auditu etického chování a vhodné postupy Schopnost obsáhnout rozsah auditu etického chování a použít kritéria auditu Pochopení provozních souvislostí Znalost legislativy a interních předpisů Ne všechna činnost pracovníka spadá do konkrétního procesu - Některá činnost je rutinní administrativa, kterou vykonává v rámci liniové organizační struktury (vzdělávání, výkaznictví a podobně) Garanti procesů nemusí řešit konkrétní detail, jak je daná činnost vykonávána. Garanti procesů musí zajistit, že jsou vykonávány všechny nutné činnosti a vznikají všechny nutné výstupy. Optimalizace procesu Až poté, co je proces namodelován v současném stavu Prováděna řízeně v rámci PDCA cyklu Oblasti optimalizace Výstup procesu nikdo nepoužívá v rámci procesu jsou činnosti vykonávány duplicitně reakce na náměty a připomínky pracovníků

Specifické požadavky na osobu auditora Požadavky na vzdělání a pracovní zkušenosti auditora:   Vzdělání - auditor musí mít takové vzdělání, které mu dovoluje získávat normou definované znalosti a dovednosti, včetně schopnosti jejich aplikace při auditech. Školení auditora - ukončené školení / výcvik auditora má přispět k rozvoji potřebných znalostí a dovedností. Toto vzdělávání může být poskytnuto interně nebo externím školitelem. Pracovní zkušenosti - získané pracovní zkušenosti mají přispívat k rozvoji znalostí a dovedností v systémech řízení auditů. Zkušenosti z provádění auditů - zkušenosti z provádění auditů by měl auditor získat před vlastním prověřováním pod dozorem a za vedení auditora ve stejném oboru. Ne všechna činnost pracovníka spadá do konkrétního procesu - Některá činnost je rutinní administrativa, kterou vykonává v rámci liniové organizační struktury (vzdělávání, výkaznictví a podobně) Garanti procesů nemusí řešit konkrétní detail, jak je daná činnost vykonávána. Garanti procesů musí zajistit, že jsou vykonávány všechny nutné činnosti a vznikají všechny nutné výstupy. Optimalizace procesu Až poté, co je proces namodelován v současném stavu Prováděna řízeně v rámci PDCA cyklu Oblasti optimalizace Výstup procesu nikdo nepoužívá v rámci procesu jsou činnosti vykonávány duplicitně reakce na náměty a připomínky pracovníků Od 1. 1. 2016 je plánována účinnost nového zákona o vnitřním řízení a kontrole ve veřejné správě, jenž má nahradit zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole. Návrh zákona požadavky na vzdělání a pracovní zkušenosti auditora konkrétně definuje.

Auditorský tým etického chování Auditorský tým je vždy složen z následujících rolí: Vedoucí auditorského týmu - interní auditor MO, který na základě svého funkčního zařazení odpovídá za řádný výkon auditu Auditor - interní auditor MO, který se podílí na výkonu auditu Počet členů auditorského týmu je stanoven v závislosti na rozsahu a složitosti auditu etického chování. Varianty složení auditorského týmu: 1+1: vedoucí auditorského týmu + jeden auditor 1+2: vedoucí auditorského týmu + dva auditoři 1+3: vedoucí auditorského týmu + tři auditoři Ne všechna činnost pracovníka spadá do konkrétního procesu - Některá činnost je rutinní administrativa, kterou vykonává v rámci liniové organizační struktury (vzdělávání, výkaznictví a podobně) Garanti procesů nemusí řešit konkrétní detail, jak je daná činnost vykonávána. Garanti procesů musí zajistit, že jsou vykonávány všechny nutné činnosti a vznikají všechny nutné výstupy. Optimalizace procesu Až poté, co je proces namodelován v současném stavu Prováděna řízeně v rámci PDCA cyklu Oblasti optimalizace Výstup procesu nikdo nepoužívá v rámci procesu jsou činnosti vykonávány duplicitně reakce na náměty a připomínky pracovníků

Komunikace s auditovanými součástmi V průběhu auditu etického chování auditorský tým spolupracuje s: Vedoucím auditovaného útvaru - pracovníkem auditovaného organizačního útvaru MO (např. ředitelem, vedoucím organizačního útvaru, pracovníkem organizačního útvaru pověřeným zastupováním útvaru při realizaci auditu). Zástupci součinnostních organizačních útvarů - pracovníky organizačních útvarů MO, ve kterých se audit neuskutečňuje, ale kteří jsou na vyžádání auditorského týmu povinni poskytnout potřebnou spolupráci, zejména informace, vysvětlení a dokumenty, které se vztahují k auditu. Auditorský tým průběžně komunikuje s kontaktní osobou auditovaného útvaru, která má dostatečnou pravomoc poskytovat informace, data a dokumenty členům auditorského týmu. Ne všechna činnost pracovníka spadá do konkrétního procesu - Některá činnost je rutinní administrativa, kterou vykonává v rámci liniové organizační struktury (vzdělávání, výkaznictví a podobně) Garanti procesů nemusí řešit konkrétní detail, jak je daná činnost vykonávána. Garanti procesů musí zajistit, že jsou vykonávány všechny nutné činnosti a vznikají všechny nutné výstupy. Optimalizace procesu Až poté, co je proces namodelován v současném stavu Prováděna řízeně v rámci PDCA cyklu Oblasti optimalizace Výstup procesu nikdo nepoužívá v rámci procesu jsou činnosti vykonávány duplicitně reakce na náměty a připomínky pracovníků

Komunikace s auditovanými součástmi Auditovaný útvar je vždy písemně informován v následujících situacích: Informace o přípravě a následné realizaci auditu etického chování - Pověření k auditu etického chování, Oznámení o auditu etického chování Informace o zpracované Zprávě o zjištěních z auditu etického chování Informace k navrženému Souhrnu přijatých opatření Záznam z projednání Zprávy o zjištěních z auditu etického chování Ne všechna činnost pracovníka spadá do konkrétního procesu - Některá činnost je rutinní administrativa, kterou vykonává v rámci liniové organizační struktury (vzdělávání, výkaznictví a podobně) Garanti procesů nemusí řešit konkrétní detail, jak je daná činnost vykonávána. Garanti procesů musí zajistit, že jsou vykonávány všechny nutné činnosti a vznikají všechny nutné výstupy. Optimalizace procesu Až poté, co je proces namodelován v současném stavu Prováděna řízeně v rámci PDCA cyklu Oblasti optimalizace Výstup procesu nikdo nepoužívá v rámci procesu jsou činnosti vykonávány duplicitně reakce na náměty a připomínky pracovníků

Vrcholové schéma postupu realizace auditu etického chování Ne všechna činnost pracovníka spadá do konkrétního procesu - Některá činnost je rutinní administrativa, kterou vykonává v rámci liniové organizační struktury (vzdělávání, výkaznictví a podobně) Garanti procesů nemusí řešit konkrétní detail, jak je daná činnost vykonávána. Garanti procesů musí zajistit, že jsou vykonávány všechny nutné činnosti a vznikají všechny nutné výstupy. Optimalizace procesu Až poté, co je proces namodelován v současném stavu Prováděna řízeně v rámci PDCA cyklu Oblasti optimalizace Výstup procesu nikdo nepoužívá v rámci procesu jsou činnosti vykonávány duplicitně reakce na náměty a připomínky pracovníků

Pracovní program auditu etického chování Program auditu etického chování popisuje: Předmět, rozsah a cíl auditu Auditované období Časové rozvržení vykonávání auditorských činností (harmonogram) Použité postupy Personální zajištění (složení auditorského týmu) Zástupce auditovaného útvaru (vedoucí auditovaného útvaru, či jím pověřený zaměstnanec) Případné další informace o auditu (požadavky na předání dokumentů) Ne všechna činnost pracovníka spadá do konkrétního procesu - Některá činnost je rutinní administrativa, kterou vykonává v rámci liniové organizační struktury (vzdělávání, výkaznictví a podobně) Garanti procesů nemusí řešit konkrétní detail, jak je daná činnost vykonávána. Garanti procesů musí zajistit, že jsou vykonávány všechny nutné činnosti a vznikají všechny nutné výstupy. Optimalizace procesu Až poté, co je proces namodelován v současném stavu Prováděna řízeně v rámci PDCA cyklu Oblasti optimalizace Výstup procesu nikdo nepoužívá v rámci procesu jsou činnosti vykonávány duplicitně reakce na náměty a připomínky pracovníků

Vzorové dokumenty auditu etického chování Při realizaci auditů etického chování a následných kontrol auditoři používají následující vzorové dokumenty / šablony: Pověření k auditu etického chování Oznámení o auditu etického chování Program auditu etického chování Zpráva o zjištěních z auditu etického chování Informační zpráva pro ministra k auditu etického chování Souhrn přijatých opatření Záznam z projednání Zprávy o zjištěních z auditu etického chování Záznam auditora k auditu etického chování Ne všechna činnost pracovníka spadá do konkrétního procesu - Některá činnost je rutinní administrativa, kterou vykonává v rámci liniové organizační struktury (vzdělávání, výkaznictví a podobně) Garanti procesů nemusí řešit konkrétní detail, jak je daná činnost vykonávána. Garanti procesů musí zajistit, že jsou vykonávány všechny nutné činnosti a vznikají všechny nutné výstupy. Optimalizace procesu Až poté, co je proces namodelován v současném stavu Prováděna řízeně v rámci PDCA cyklu Oblasti optimalizace Výstup procesu nikdo nepoužívá v rámci procesu jsou činnosti vykonávány duplicitně reakce na náměty a připomínky pracovníků

Vzorové dokumenty auditu etického chování Vzorové základní dokumenty využívané při realizaci následné kontroly: Pověření k následné kontrole Oznámení o následné kontrole Program následné kontroly Zpráva z následné kontroly Informační zpráva pro ministra k následné kontrole Záznam z projednání Zprávy z následné kontroly Záznam auditora k následné kontrole Ne všechna činnost pracovníka spadá do konkrétního procesu - Některá činnost je rutinní administrativa, kterou vykonává v rámci liniové organizační struktury (vzdělávání, výkaznictví a podobně) Garanti procesů nemusí řešit konkrétní detail, jak je daná činnost vykonávána. Garanti procesů musí zajistit, že jsou vykonávány všechny nutné činnosti a vznikají všechny nutné výstupy. Optimalizace procesu Až poté, co je proces namodelován v současném stavu Prováděna řízeně v rámci PDCA cyklu Oblasti optimalizace Výstup procesu nikdo nepoužívá v rámci procesu jsou činnosti vykonávány duplicitně reakce na náměty a připomínky pracovníků

Návrhy řešení v podmínkách MO Optimální frekvence auditů etického chování Jednou za dva kalendářní roky (v roce n je proveden audit etického chování, v roce n+1 je provedena následná kontrola), a to u vytipovaných organizačních útvarů MO v závislosti na identifikovaných rizicích / negativních jevech etického chování v předchozím období. Zaměření na jednotlivé organizační útvary MO Byla identifikována rizika (Katalog rizik) v oblasti etického chování nebo má jejich trend znepokojující výhled. Byla vedoucím pracovníkem identifikována etická porušení / negativní jevy etického chování pracovníků a bylo doloženo řešení nastalé situace. Ne všechna činnost pracovníka spadá do konkrétního procesu - Některá činnost je rutinní administrativa, kterou vykonává v rámci liniové organizační struktury (vzdělávání, výkaznictví a podobně) Garanti procesů nemusí řešit konkrétní detail, jak je daná činnost vykonávána. Garanti procesů musí zajistit, že jsou vykonávány všechny nutné činnosti a vznikají všechny nutné výstupy. Optimalizace procesu Až poté, co je proces namodelován v současném stavu Prováděna řízeně v rámci PDCA cyklu Oblasti optimalizace Výstup procesu nikdo nepoužívá v rámci procesu jsou činnosti vykonávány duplicitně reakce na náměty a připomínky pracovníků

Návrhy doporučení Etická linka Dotazníkové šetření V rámci návrhů je doporučeno zavést Etickou linku pro zasílání podnětů s podezřením na možné neetické jednání, vznikající při výkonu činností patřících do působnosti rezortu MO, nebo pro dotazy v této oblasti. Dotazníkové šetření Pro plošné mapování stávajícího stavu etického chování zaměstnanců rezortu MO je efektivní využít dotazníkové šetření. Informace z dotazníkového šetření mohou být mimo jiné vhodně využity jako metriky určitých druhů rizik v oblasti etiky a mohou tak být zdrojem informací o změnách vnímání etického prostředí rezortu. Vyhodnocení hodnot a trendů. Ne všechna činnost pracovníka spadá do konkrétního procesu - Některá činnost je rutinní administrativa, kterou vykonává v rámci liniové organizační struktury (vzdělávání, výkaznictví a podobně) Garanti procesů nemusí řešit konkrétní detail, jak je daná činnost vykonávána. Garanti procesů musí zajistit, že jsou vykonávány všechny nutné činnosti a vznikají všechny nutné výstupy. Optimalizace procesu Až poté, co je proces namodelován v současném stavu Prováděna řízeně v rámci PDCA cyklu Oblasti optimalizace Výstup procesu nikdo nepoužívá v rámci procesu jsou činnosti vykonávány duplicitně reakce na náměty a připomínky pracovníků

Návrhy doporučení Šablony interního auditu etického chování V průběhu auditu etického chování využívat příslušné šablony, a to prostřednictvím relevantního informačního systému, který umožní členům auditorského týmu i příp. úpravu šablon na základě změny právních předpisů ČR a vnitřních předpisů MO (např. úprava hlavičky šablony, změna struktury šablony atd.). Ne všechna činnost pracovníka spadá do konkrétního procesu - Některá činnost je rutinní administrativa, kterou vykonává v rámci liniové organizační struktury (vzdělávání, výkaznictví a podobně) Garanti procesů nemusí řešit konkrétní detail, jak je daná činnost vykonávána. Garanti procesů musí zajistit, že jsou vykonávány všechny nutné činnosti a vznikají všechny nutné výstupy. Optimalizace procesu Až poté, co je proces namodelován v současném stavu Prováděna řízeně v rámci PDCA cyklu Oblasti optimalizace Výstup procesu nikdo nepoužívá v rámci procesu jsou činnosti vykonávány duplicitně reakce na náměty a připomínky pracovníků

Další podněty k Vzorovému auditnímu postupu Audity etického chování umožní vedení rezortu MO zjistit, zda se zaměstnanci chovají v souladu s interními pravidly a zásadami etiky. Jednou z důležitých součástí hodnocení etického chování je i jeho reporting a komunikace dovnitř rezortu, případné promítnutí výsledků do změn etických zásad rezortu či do disciplinárních postupů při porušování etického kodexu. Výstupy auditů etického chování umožní tedy získat přehled o směřování, prostředcích a postupech, které rezort používá k prosazování etické kultury mezi zaměstnanci Ne všechna činnost pracovníka spadá do konkrétního procesu - Některá činnost je rutinní administrativa, kterou vykonává v rámci liniové organizační struktury (vzdělávání, výkaznictví a podobně) Garanti procesů nemusí řešit konkrétní detail, jak je daná činnost vykonávána. Garanti procesů musí zajistit, že jsou vykonávány všechny nutné činnosti a vznikají všechny nutné výstupy. Optimalizace procesu Až poté, co je proces namodelován v současném stavu Prováděna řízeně v rámci PDCA cyklu Oblasti optimalizace Výstup procesu nikdo nepoužívá v rámci procesu jsou činnosti vykonávány duplicitně reakce na náměty a připomínky pracovníků

Děkujeme za pozornost Email: equica@equica.cz Tel.: +420 281 093 500