Operačný program cezhraničnej spolupráce SR – ČR 2007-2013 Seminár pre prijímateľov Žilina 27.10.2010

Obsah: Harmonogram monitorovania a predkladania výdavkov Kontrola výdavkov na úrovni partnera Predkladanie výdavkov a monitorovacích správ v riadnych termínoch Predkladanie výdavkov a monitorovacích správ v mimoriadnom termíne Druhy výdavkov – požadovaná dokumentácia, najčastejšie chyby v predkladaných dokumentoch Verejné obstarávanie Účtovníctvo a archivácia dokumentov Publicita Diskusia

Harmonogram monitorovania a predkladania výdavkov PP1 PP2 PP... Vedúci partner a partneri projektu si dohodnú Harmonogram monitorovania a predkladania výdavkov STS Vedúci partner Vedúci partner zasiela návrh harmonogramu e-mailom na posúdenie národnému kontrolórovi Národný kontrolór Národný kontrolór zasiela schválený harmonogram e-mailom na vedomie VP a projektovému manažérovi STS na zapracovanie do Zmluvy o FP

Kontrola výdavkov na úrovni partnera Kontrola oprávnenosti prebieha vždy za výdavky príslušného PP Prvostupňovú kontrolu (administratívne overenie a kontrolu na mieste) vykonáva v rámci SR – MP ŽP a RR SR PP predkladajú výdavky na kontrolu v riadnych termínoch, ktoré sú určené v Harmonograme monitorovania a predkladania výdavkov, resp. v mimoriadnom termíne (ak bol schválený) Slovenskí partneri predkladajú na kontrolu originály dokladov, resp. kópie (ak povaha dokladu neumožňuje vyhotovenie viac rovnopisov originálu) Predložené doklady musia byť očíslované v súlade so ZDV a chronologicky zoradené

Predkladanie výdavkov a MS v riadnom termíne Podľa termínov Harmonogramu (príloha zmluvy o poskytnutí FP) Výdavky neprekročili spolu sumu 10 tis. €. Partner predkladá svojmu Národnému kontrolórovi len MS. Ak partnerovi počas celého roku nevznikli výdavky, ktoré by prekročili uvedenú sumu, môže ich predložiť jedenkrát ročne v dosiahnutej hodnote. Ak je podiel Partnera na celom projekte nižší ako 10 tis. €, predloží ich jednorazovo, najneskôr však so Záverečnou MS. Výdavky v sume viac ako 10 tis. € Partner predkladá kontrolórovi MS spolu so ZDV

Predkladanie výdavkov a MS v mimoriadnom termíne So súhlasom Národného kontrolóra a Vedúceho partnera (PP/VP požiada e-mailom alebo listom o mimoriadny termín) Schválenie mimoriadneho termínu na predloženie výdavkov a MS nemá za následok zmenu riadnych monitorovacích období Predkladajú sa za kratšie obdobie ako je uvedené v Harmonograme monitorovania a predkladania výdavkov Súhrnná MS bude predložená aj za skrátené (mimoriadne) obdobie aj za celé obdobie Mimoriadne predloženie výdavkov a MS nie je potrebné vopred konzultovať s Národným kontrolórom v prípade, ak ide o záverečné výdavky (záverečné MS)

A. Monitorovacia správa bez ZDV VP a STS PP/VP do 30 kalendárnych dní od skončenia monitorovacieho obdobia predloží MS V prípade nedostatkov sa lehota kontroly prerušuje do doby odstránenia zistených nedostatkov Partner projektu 1 originál E-mail Národný kontrolór do 30 kalendárnych dní schváli MS potvrdzujúcim e-mailom, ktorý zašle príslušnému Partnerovi, VP a STS (Originál NK archivuje) Národný kontrolór Potvrdzujúci e-mail

B. Monitorovacia správa so ZDV PP/VP predloží Monitorovaciu správu, ZDV a podpornú dokumentáciu do 30 kalendárnych dní od skončenia monitorovacieho obdobia (1 originál a e-mail) Vedúci partner 2 originály 1. Partner projektu Národný kontrolór vykoná kontrolu do 60 kalendárnych dní od prevzatia Odstránenie nedostatkov do 10 pracovných dní odo dňa odoslania výzvy na odstránenie nedostatkov (e-mail) 1 originál e-mail 2. Národný kontrolór Národný kontrolór vyplní Schválený zoznam výdavkov, potvrdí ho podpisom a pečiatkou, vystaví Osvedčenie o oprávnenosti výdavkov - 4 originály (NK 1 originál archivuje) 3 originály e-mail s MS do 60 dní MS + ZDV Osvedčenie o oprávnenosti výdavkov + Schválený zoznam výdavkov Schválená MS

Monitorovacia správa V prvej MS popíšu PP aj obdobie realizácie projektu pred podpisom Zmluvy o poskytnutí FP Ak niektorý z PP ukončí realizáciu svojej časti aktivít projektu skôr ako ostatní PP, predloží Národnému kontrolórovi Záverečnú MS a ďalšie správy nepredkladá MS musí presne popisovať realizáciu aktivít danej časti projektu tak, aby poskytovala Národnému kontrolórovi dostatočné informácie o stave a realizácie projektu

PP/VP predkladá: Monitorovaciu správu (predkladá sa vždy) Zoznam deklarovaných výdavkov Účtovné doklady (výpisy z bankového účtu, účtovné zostavy, sumarizačné hárky) Dokumentáciu k Verejnému obstarávaniu (ak už nebola predložená ku kontrole) Výstupy z analytického účtovníctva (názov a číslo projektu uviesť v označení účtov)

Druhy výdavkov Ľudské zdroje – personálne výdavky Cestovné vrátane diét Prevádzkové náklady Externé služby a tovary Investičné náklady

Ľudské zdroje – personálne výdavky Výdavky vzniknuté na základe pracovno-právneho vzťahu (Zákonník práce) Oprávnenými sú ak sa jednoznačne vzťahujú na prácu na projekte Doklady: Zmluva (Pracovná zmluva, DoVP)/Vymenovanie do štátnej služby Sumarizačný hárok – Rekapitulácia mzdových nákladov Pracovný výkaz (timesheet) Doklady o splnení odvodových a daňových povinností Doklad o úhrade miezd Iné – platový dekrét, výplatné pásky...

Najčastejšie chyby prijímateľov Ľudské zdroje Odmeny za externé služby (Obchodný zákonník, Občiansky zákonník) uvádzané v rámci rozpočtovej položky ľudské zdroje, Nedostatočne vyplnený pracovný výkaz, chybné súčty hodín, Počet odpracovaných hodín nie je v súlade s pracovným výkazom, Pracovná zmluva - chýba číslo bankového účtu zamestnanca pre vyplatenie mzdy, Prekračovanie limitov (hodinových sadzieb), Hrubá mzda nie je v súlade s výplatnou listinou, Dohoda o vykonaní práce – porušenie Zákonníka práce, nedodržanie max. počtu odpracovaných hodín, deň podpisu zmluvy je totožný s dňom začatia pracovnej činnosti,

Cestovné V zmysle zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v platnom znení a jeho vykonávacích predpisov Doklady: Cestovný príkaz Doklad o preprave (cestovný lístok) Záznam o prevádzke motorového vozidla, kópia TP, doklad o nákupe PHM, Výpočet výdavkov, dohodu o používaní súkromného vozidla pre služobné účely... Správa zo služobnej cesty Doklad o ubytovaní a zaplatení ubytovania Doklad o úhrade diét a ubytovania

Najčastejšie chyby prijímateľov Cestovné nesprávne vyplnené cestovné príkazy, chýbajúce dátumy a podpisy zamestnanca vyslaného na pracovnú cestu, pracovníka oprávneného vyslať ho na pracovnú cestu alebo osoby, ktorá upravila vyúčtovanie, časový nesúlad uvedených dátumov – dátum povolenia resp. vyslania na pracovnú cestu je neskorší ako začiatok resp. trvanie pracovnej cesty, nesprávne vyúčtovanie pracovnej cesty, dátum vyúčtovania nie je zhodný s dátumom na výdavkovom pokladničnom doklade resp. výpise z účtovných kníh, neuvádzanie čísla cestovného príkazu, neúplné údaje o začiatku, účele, mieste a konci cesty; Používanie nesprávnej spotreby podľa TP pri výpočte náhrady za spotrebované PHM – napr. ak je v TP je uvedená spotreba podľa smerníc ES/EÚ pre jazdu v meste, mimo mesta a kombinovaná. Ak sa jazdilo v meste a aj mimo neho, je potrebné použiť kombinovanú spotrebu, nie aritmetický priemer všetkých troch spotrieb. Aritmetický priemer všetkých troch spotrieb sa používa vtedy, ak je v TP uvedená spotreba podľa predpisu EHK pre jazdu v meste, pri rýchlosti 90 km/h a pri rýchlosti 120 km/h.

Prevádzkové náklady viaže sa čl. 56 Všeobecného Nariadenia a čl. 52 Implementačného Nariadenia Prevádzkové náklady, napr.: Energie: zmluva, faktúra (harmonogram platieb), výpočet zodpovedajúcej časti súvisiacej s realizáciou projektu (ak je to relevantné), doklad potvrdzujúci úhradu; Telekomunikačné služby: zmluva o poskytnutí telekomunikačných služieb, faktúra s prílohami, výpočet zodpovedajúcej časti súvisiacej s realizáciou projektu (ak je to relevantné), doklad potvrdzujúci úhradu; Prenájom (priestorov, zariadení): zmluva, faktúra (ako bola vystavená), výpočet zodpovedajúcej časti súvisiacej s realizáciou projektu (ak je to relevantné), doklad potvrdzujúci úhradu, kópia LV; Spotrebné materiály, pomôcky: doklad potvrdzujúci úhradu, resp. faktúra, objednávka, dodací list, prieskum trhu ak je relevantné; Poštovné – kniha došlej a odoslanej pošty, doklad o zaplatení poštovného;

Najčastejšie chyby prijímateľov Prevádzkové náklady Telekomunikačné poplatky- nesprávny výpočet alikvotnej čiastky, neoprávnenými výdavkami sú SMS, MMS, volania do súťaží, neuvedené telefónne číslo; Faktúry nie sú vystavené na prijímateľa; Nedoložené výpisy hovorov, nevyznačené hovory pri alikvotnej čiastke; Nájomné a energie – nesprávny výpočet alikvotnej čiastky, predkladanie zálohových platieb bez vyúčtovania; Nedoložená nájomná zmluva a spôsob výpočtu, kalkulácia;

Externé výdavky – služby a tovary Externé služby, napr.: Tlmočnícke služby, prekladateľské služby, školenia; Zabezpečenie občerstvenia, akcie; Prenájom techniky; Výdavky na zabezpečenie publicity - vydanie brožúry, plagáty... Doklady: Zmluva (objednávka) Dokumentácia k verejnému obstarávaniu Faktúra Pracovný výkaz (Príkazná alebo mandátna zmluva) Doklad o úhrade

Doklad o prevzatí výstupu (preberací protokol, dodací list) Zaradenie do evidencie Poistná zmluva ( proti riziku krádeže a zničeniu živelnou pohromou) Výstupy – štúdie, letáky, brožúry, prezentácie, CD atď. Ďalšie doklady (napr. fotodokumentácia, prezenčná listina, zápisnica z výberového konania školiteľov, overená kópia dokladu preukazujúceho TP)

Najčastejšie chyby prijímateľov Externé služby a tovary príkazná alebo mandátna zmluva - odmeny za poskytnuté externé služby sú uvádzané v rámci ľudských zdrojov; nedostatočná identifikácia zmluvných strán a objednaného diela (Zmluva o dielo); nie je jednoznačne identifikovaná a dohodnutá cena za dielo; nepriložený dodací list, preberací protokol, chýba dátum prevzatia diela; Občerstvenie – chýbajúci rozpis jedla a nápojov; Prekračovanie hotovostných limitov (denne 500 €, mesačne 1000 €)

Investície Čl. 7 Nariadenia Rady (ES) č. 1080/2006 Nevyhnutné na dosiahnutie cieľov projektu Dokumentácia: Zmluva Dokumentácia k verejnému obstarávaniu Dodací list Zaradenie majetku do evidencie Faktúra Doklad o úhrade Poistenie majetku (odporúčané) Fotodokumentácia, vzorky databáz, software, atď.

Najčastejšie chyby prijímateľov Investície (NEZROVNALOSTI): Fyzická realizácia nezodpovedá stavu popísanému v monitorovacích správach alebo faktúrach (napr. vyfakturované a neuskutočnené práce) Rozdiel medzi realizovanými položkami výkazu-výmer a fakturovanými položkami alebo zmluvou o dielo

Verejné obstarávanie Princípy verejného obstarávania: riadi podľa zákona č. 25/2006 Z. z. o verejnom obstarávaní a o zmene a doplnení niektorých zákonov Princípy verejného obstarávania: Rovnaké zaobchádzanie Nediskriminácia uchádzačov alebo záujemcov Transparentnosť Hospodárnosť a efektívnosť

Predpokladaná hodnota zákazky predpokladaná hodnota zákazky musí vychádzať z ceny, za ktorú sa obvykle predáva rovnaký alebo porovnateľný predmet zákazky v čase začatia postupu zadávania zákazky. Ak je stavebná práca alebo služba rozdelená na niekoľko častí v rámci zadávania jednej zákazky, z ktorých každá bude predmetom samostatnej zmluvy, predpokladaná hodnota zákazky sa určí ako súčet predpokladaných hodnôt všetkých častí zákazky.

Postupy obstarávania Nadlimitné zákazky Podlimitné zákazky na základe finančných limitov podľa § 4 zákona o VO pri predpokladanej hodnote zákazky: Nadlimitné zákazky Podlimitné zákazky Podprahové zákazky Zákazky s nízkou hodnotu

Finančné limity od 1. januára 2010 na základe nariadenia Komisie (ES) č. 1177/2009 Tovary Služby Stavebné Práce Nadlimitné > 125 000 € pre orgány SR > 193 000 € Verejná správa > 387 000 € neverejný sekt. >4 845 000 € Podlimitné >60 000 € >360 000 € Podprahové >30 000 € >120 000 € S nízkou hodnotou >8 000 € < 8 000 €

Podklady pre nadlimitné a podlimitné zákazky oznámenia o vyhlásení verejného obstarávania; súťažné podklady: opis predmetu obstarávania, podmienky účasti, kritériá na vyhodnotenie ponúk a postup hodnotenia; zápisnice z vyhodnotenia splnenia podmienok účasti; zápisnice z vyhodnotenia ponúk; hodnotiace hárky členov komisie; ponuky uchádzačov, žiadosti záujemcov o účasť; informácie uchádzačom (záujemcom); zmluva uzatvorená s úspešným uchádzačom oznámenie o výsledku verejného obstarávania.

Podklady pre podprahové zákazky Zverejnenie výzvy Súťažné podklady Zápisnica z vyhodnotenia splnenia podmienok účasti a z vyhodnotenia ponúk Zmluva s úspešným uchádzačom Informácia o výsledku

Podklady pre zákazky s nízkou hodnotou Doručenie 3 ponúk Ponuky a prípadne zápisnica z prieskumu trhu Zmluva s vybratým uchádzačom Nevzťahuje sa na zákazky pod 8 000 € Odporúčame vykonať prieskum trhu vždy!

Kontrola verejného obstarávania Kontrola spolu so zoznamom deklarovaných výdavkov – zákazka s nízkou hodnotou (prieskum trhu) Kontrola pred uzatvorením zmluvy medzi prijímateľom a dodávateľom – nadlimitné, podlimitné a podprahové zákazky (do 20 dní pred podpisom Zmluvy o dielo)

Chyby pri verejnom obstarávaní Rozdelenie zákazky s cieľom vyhnúť sa použitiu postupov pri vyšších finančných limitoch. (podprahovú zákazku prijímateľ rozdelí na zákazky s nízkou hodnotou) Nesprávne zaokrúhľovanie desatinných čísiel v stavebných rozpočtoch.

Chyby pri verejnom obstarávaní Prieskum trhu nevyžaduje zriadenie komisie podľa § 40 ods (1) zákona č. 25/2006. Podľa § 40 ods (1) zákona č. 25/2006 členovia komisie musia mať odborné vzdelanie alebo odbornú prax zodpovedajúcu predmetu zákazky. (životopis, prípadne čestné prehlásenie člena komisie).

Chyby pri verejnom obstarávaní Nesprávny súčin množstva a jednotkovej ceny. Uzavretie zmluvy s úspešným uchádzačom/čmi pred šestnástim dňom odo dňa odoslania oznámenia o výsledku vyhodnotenia ponúk podľa § 44 zákona o verejnom obstarávaní.

Účtovníctvo a archivácia dokumentov Povinnosť viesť účtovníctvo v súlade s národnou legislatívou (431/2002 Z. z., §30 zák. 528/2008 Z.z.) Analytické účtovníctvo (PÚ) Slovné a číselné označenie projektu v účtovných zápisoch (JÚ) Povinnosť archivovať celú dokumentáciu k projektu do 31. decembra 2021, najmenej však 3 roky od dátumu ukončenia projektu Porušenie vyššie uvedených pravidiel môže mať za následok nevyplatenie finančných prostriedkov, resp. požiadavku na vrátenie už vyplatených finančných prostriedkov v súlade so Zmluvou o poskytnutí FP.

Bankové účty projektu Výdavky za vedenie bankového účtu, ktorý nie je používaný výlučne pre potreby projektu, nie sú oprávneným výdavkom Pre účely úhrady výdavkov projektu môže PP využiť akýkoľvek bankový účet, ktorého je zriaďovateľom

Všeobecné zásady publicity Podľa článku 8,9 Implementačného nariadenia (ES 1828/2006) musia byť symboly a logá viditeľné a povinný text musí byť čitateľný. RO odporúča: - symboly, logá a text umiestniť na prednej strane predmetu, - zachovať proporcionalitu medzi logami (logo EÚ nesmie byť menšie než logá partnerov).

Povinné údaje Vlajka EÚ (musí byť spolu s textom) Odkaz na EÚ a ERDF (Európsky fond regionálneho rozvoja) Vyhlásenie „Spoločne bez hraníc“ Logo programu (musí byť používané v zmysle manuálu, ktorý tvorí prílohu príručky)

Rozmery reklamnej tabule do 100 000 € tabuľa o rozmere 60 x 50 cm, od 100 000 € do 500 000 € tabuľa o rozmere 150 x 100 cm nad 500 000 € tabuľa o rozmere 250 x 150 cm Trvalá vysvetľujúca tabuľa – min. 20 x 30 cm (do 6 mesiacov po ukončení projektu)

Príklady správneho zaistenia publicity Tlačené výstupy – publikácie, brožúry, letáky plagáty, pozvánky, diplomy, osvedčenia atď. Uvedenie všetkých povinných náležitostí musí byť na prednej strane alebo na obálke, nie vo vnútri brožúry alebo na poslednej strane. V inzeráte menšieho rozsahu stačí uviesť vlajku EÚ, text „Európska únia“ a logo Programu. Povinné náležitosti musia byť uvedené aj na internetovej stránke daného projektu a na elektronických výstupoch.

Kultúrne a športové akcie, výstavy, súťaže, konferencie, seminár, vzdelávanie - pri realizácii týchto projektových aktivít je potrebné vyvesiť vlajku EÚ v mieste konania akcie, alebo inštalovať informačnú tabuľu (plagát, minimálne 20x30cm). Účastníci podujatia musia byť aj slovne informovaní, že projekt je realizovaný s finančným prispením EÚ. Smerové tabule – (netýka sa dopravných značiek) stačí uviesť vlajku EÚ, text „Európska únia“ a „Európsky fond regionálneho rozvoja“ a logo Programu. Propagačné predmety – pri menších propagačných predmetoch napr. pero, stačí uviesť vlajku EÚ, text „Európska únia“ a logo Programu. Väčšie propagačné predmety musia byť označené všetkými povinnými náležitosťami. Publicita musí byť zabezpečená minimálne v národnom jazyku partnera.

Najčastejšie chyby prijímateľov Náklady na publicitu nedoložená objednávka a dodacie listy, nesúlad dátumov s faktúrou chýbajúca fotodokumentácia, vzorky, brožúry... na reklamných predmetoch chýbajú logá EÚ, názov programu, nesprávne otočená vlajka EÚ,.... na faktúrach chýbajú jednotkové ceny, počet kusov, ...

Nezrovnalosti Nezrovnalosťou sa rozumie akékoľvek porušenie ustanovení práva Spoločenstva, ktoré vyplýva z konania alebo opomenutia hospodárskeho subjektu, dôsledkom čoho je alebo by bolo poškodenie všeobecného rozpočtu EÚ zaťažením všeobecného rozpočtu neoprávnenou výdavkovou položkou. Za nezrovnalosť nie je považované predloženie takých výdavkov uvedených v ZDV, ktoré neboli národnými kontrolórmi uznané ako oprávnené.

Dôvody vzniku nezrovnalosti: predloženie falošných účtovných dokladov vyplatenie neoprávnených výdavkov neexistujúci hospodársky subjekt financovanie nad povolený rámec nepriznaný príjem Zistenie nezrovnalosti môže mať za následok vymáhanie neoprávnene vyplatených finančných prostriedkov, alebo odstúpenie RO od Zmluvy o FP.

Oznamovanie nezrovnalostí V prípade zistenia nezrovnalosti, musí partner bezodkladne kontaktovať Národný a Riadiaci orgán, pričom vyplní Oznámenie o vysporiadaní finančných vzťahov. Podrobný postup riešenia nezrovnalostí a spôsobu ich vymáhania je bližšie popísaný v Programovom manuáli k OP CS SR-ČR.

Kontakty na národných kontrolórov: Ing. Jozef Borbély - vedúci oddelenia Tel.: +421 2 58317 442 E-mail: jozef.borbely@build.gov.sk Ing. Anna Bugárová Tel.: +421 2 58317 368 E-mail: anna.bugarova@build.gov.sk Ing. Martin Drahoš Tel.: +421 2 58317 360 E-mail: martin.drahos@build.gov.sk Ing. Teodor Chudý Tel.: +421 2 58317 525 E-mail: teodor.chudy@build.gov.sk Mgr. Dominika Horná Tel.: +421 2 58317 343 E-mail: dominika.horna@build.gov.sk Ing. Andrea Mĺkva Tel.: +421 2 58317 293 E-mail: andrea.mlkva@build.gov.sk Ing. Marián Fačkovec (konzultácie ohľadom VO) Tel.: +421 2 58317 347 E-mail: marian.fackovec@build.gov.sk

Ďakujeme za pozornosť