Řízení a správa projektů na ESF Východiska a principy novely směrnice rektora 08/2005 a jejich reflexe na ESF MU

Důvody novelizace směrnice Řízení a správa projektů na MU (Směrnice rektora č.8/2005) Původní směrnice byla konstruována s ohledem na nejčastěji zastoupené typy projektů: - výzkumné záměry - výzkumná centra a centra základního výzkumu - běžné projekty výzkumu a vývoje (GAČR, GA AVČR,resortní) Výrazný nástup projektů „nového“ typu, zejména financovaných z EU (ESF, 7RP,…), z hlediska - objemu finančních prostředků - nároků na spolufinancování a předfinancování - vlastní procedury řízení a správy - požadavků udržitelnosti Nové rozdělení kompetencí mezi pracoviště RMU a děkanátů fakult - vznik nového Odboru projektové podpory na RMU - vznik Oddělení pro strategii a rozvoj ESF MU - systematizace projektové podpory na úrovni MU i na úrovni ESF včetně nového rozdělení kompetencí především mezi Oddělením pro strategii a rozvoj a Oddělením pro vědu a výzkum Datum účinnosti směrnice – 16.3.2009

Kompetence pracovišť ESF vzhledem k typům projektů Oddělení vědy a výzkumu (OVaV) - administrace projektů podpory VaV (např. GAČR, GAAV, IGA MZdr.) - správa projektů účelové podpory poskytovatelů v ČR - specifický výzkum na ESF MU - Program rektora na podporu tvůrčí činnosti studentů Oddělení pro strategii a rozvoj (OSR) - přímá podpora a správa evropských projektů (strukturální fondy EU, Rámcové programy, EHP, E-government) - administrace Rozvojových projektů MŠMT a FRVŠ Oddělení zahraničních styků (OZV) - mobility (včetně mobilit v rámci mechanismů EHP) - vzdělávací a výukové programy EU (Erasmus, Grundtvig)

Důležité části směrnice – struktura Dokumentace projektu – přesná definice administrativních úkonů spojených s vkládáním projektu do systému ISEP (Čl. 4) Příprava, předkládání a realizace projektů – definuje formální procesy spjaté s předkládáním projektu; určuje podpisy odpovědných pracovníků HS (Čl. 5 a 6) Monitoring projektů – definuje základní prvky kontrol a auditů (Čl. 9) Přílohy: Přehled programů a projektů administrovaných na MU podle typů, Přehled programů a projektů administrovaných na MU podle investorů Údaje pro uzavírání smluv a-1 (Národní investoři), a-2 (Zahraniční investoři), b , c-1 (Národní investoři), c-2 (Zahraniční investoři) - Formuláře evidenčních záznamů projektů (čl. 4) Formulář žádosti o změny v projektu Vzor pověření řešitele Základní funkce ISEP Archivace dokumentace ukončeného projektu (čl. 4 odst. 5) Klíčové jsou především přílohy 3 a, b, c – Formuláře evidečních záznamů projektů

Některé základní termíny nové směrnice (čl. 2) Odpovědným řešitelem projektu (řešitelem, dalším řešitelem, spoluřešitelem) je fyzická osoba, která odpovídá komplexně a nedělitelně za projekt jako celek, resp. za jeho část vymezenou kontraktem, subjektu, jenž uzavřel kontrakt o projektu s investorem. Navrhovatel projektu je fyzická osoba, která ve fázi předcházející rozhodnutí o přijetí projektu reprezentuje budoucího řešitele a plní všechny jeho relevantní funkce. Navrhovatelem projektu předkládaného Masarykovou univerzitou je zaměstnanec MU, výjimečně student MU. Administrátorem projektu je pověřený pracovník HS, který vede administrativu projektu. Není-li určen administrátor projektu, plní jeho funkce řešitel. Důležitým prvkem je zde především definice řešitele projektu, který není zodpovědný pouze za návrh projektu a za jeho řešení, ale např. i za vložení projektu do ISEPu Vzhledem ke skutečnosti, že navrhovatel zodpovídá za komplexní přípravu návrhu celého projektu a jeho pozdější proveditelnosti, je nutné aby navrhovatel byl následně řešitelem projektu

Základní ustanovení novely a reflexe na ESF Systém řízení projektů (SŘP) Projekty VaV (GAAV, GAČR, IGA MZdr atd.) –řešitelé na jednotlivých pracovištích – zodpovědnost za sestavení dokumentace (využití ISEPu) a následně Oddělení VaV zajistí podepsání kompetentními pracovníky na fakultě a předání na RMU; projekty jsou pak řízeny jednotlivými řešiteli za administrativní podpory Oddělení VaV Projekty mobilit – vyhlašuje OZV za spolupráce s Centrem zahraničních vztahů (CZV) a rovněž zajišťuje podání projektových žádostí a spolupracuje s řešiteli při realizaci; OZV zajišťuje průběžnou administraci Evropské/rozvojové projekty (včetně 7.rámcového programu) – řešitelé z jednotlivých pracovišť ESF MU povinně vyplňují projektovou fiši na stránkách OSR, která je následně schvalována vedením fakulty; OSR ve spolupráci s navrhovatelem zajistí podání projektu a následná realizace je rozdělena mezi OSR (administrace) a řešitele (věcná část projektu); OSR následně ve spolupráci s řešitelem zajišťuje dlouhodobou udržitelnost Evidence a dokumentace (EAD) Základní dokumentace projektu po potřeby vnitřní kontroly na MU se nově přesouvá do ISEPu (dokumentace návrhu, přijatého a realizovaného projektu, ukončeného projektu) ISEP je klíčovou platformou pro administraci projektu uvnitř MU, resp. jednotlivých fakult Viz. směrnice čl.4 – dokumentací se zde rozumí nejen návrh, ale i monitoring realizace a ukončení projektu

Dokumentace návrhu projektu evidenční záznam návrhu projektu, část A, podle přílohy 3a-1 (národní projekt) nebo 3a-2 (mezinárodní projekt); evidenční záznam se předkládá také v listinné podobě jako průvodní list projektu, evidenční záznam návrhu projektu, část B, podle přílohy 3b, návrh projektu vypracovaný podle zadání a požadavků investora, uvedený na jeho formulářích, jsou-li jím předepsány, včetně příloh s výjimkou příloh společných pro MU (např. systémy Befenfit, aplikace GAČR či ARVŠ) soupis kontraktů, které budou v případě realizace projektu uzavřeny, a jejich závazné předlohy schválené právním odborem RMU; jsou-li předlohy kontraktů společné pro určitý typ projektů nebo projektový rámec, uvádí se odkaz na adresu jejich uložení v ISEP nebo na adresu jejich uložení na oficiálních webech poskytovatelů. Formuláře příloh 3a-1 a 3a-2 jsou v ISEP k dispozici také ve verzi přizpůsobené pro tisk. Dokumenty, které jsou k dispozici pouze v listinné podobě, jsou skenovány a uloženy do ISEP ve formátu pdf. Další specifikace dle typů návrhu projektu na ESF MU Projekty financované ze strukturálních fondů musí navrhovatel/řešitel zadat do projektové fiše (http://www.econ.muni.cz/strategie-a-rozvoj/projektova-fise/), kdy je následně kontaktován pracovníky OSR za účelem zařazení projektu do konkrétní oblasti podpory

Dokumentace přijatého projektu evidenční záznam projektu obsahující údaje souhrnně uvedené v příloze 3c-1, resp. 3c-2, podle typu projektu (národní či mezinárodní) kopie pověření řešitele (elektronický sken ve formátu pdf) , přijatý projekt včetně příloh, v případě dotačního projektu rozpočet schválený poskytovatelem pro jednotlivé kalendářní roky řešení projektu, popřípadě pro jiná období stanovená poskytovatelem, v případě účelového nedotačního projektu náklady hrazené investorem a jejich položkové členění, všechny kontrakty spojené s projektem (s investory, s partnery, apod.) – sken v pdf, žádosti o změny v projektu a rozhodnutí o těchto žádostech, údaje o finančních operacích: průběžné, resp. monitorovací zprávy vyžadované investorem, zprávy pro interní evaluaci, zápisy z věcných i finančních kontrol a auditů a hodnocení projektů prováděných investorem/ poskytovatelem, další podklady požadované investorem.

Dokumentace ukončeného projektu úplnou dokumentaci realizovaného projektu, která byla aktuální k datu jeho ukončení, závěrečné vyúčtování závěrečnou zprávu, je-li požadována investorem, závěrečné hodnocení, resp. zápis ze závěrečné kontroly, byly-li prováděny zápisy z auditů, byly-li audity prováděny monitorovací zprávy v období udržitelnosti předepsané poskytovatelem je nutné připomenout rovněž pravidlo uchování veškeré dokumentace v listinné podobě, kdy místo uložení je stanoveno v pověření řešitele

Práce s ISEPem na ESF MU - již je dostupná příručka pro práci s ISEPem Zadávání dokumentace - návrhy projektů zadává řešitel, kdy je na jeho rozhodnutí kdo bude realizovat administrativní podporu – především pomvědi na jednotlivých pracovištích (možnost finanční podpory ze strany fakulty) - administrativní podporu během realizace a při ukončení projektu musí řešitel zajistit (např. člen realizačního týmu, studenti doktorského studia, pomvědi) – řešitele bude reflektovat administrativní podporu v rozpočtu projektu - v současné době realizované projekty musí být vloženy do ISEPu do 1. 7. 2009, OVaV zajistí vložení základní dokumentace projektů GAČR a OSR projektů FRVŠ - elektronické dokumenty musí průběžně do ISEPu vkládat řešitel Práce s ISEPem - bude doplněn doprovodným návodným textem ve formě „helpů“ u jednotlivých položek – vytvoří tým UVT a RMU - již je dostupná příručka pro práci s ISEPem - RMU bude organizovat pro zájemce školení v ISEPu na jednotlivých fakultách - do konce dubna 2009 bude zpracován „Manuál řešitele“ na ESF (spolupráce OSR a VaV) Výstupy z ISEP - neveřejné dokumenty, přehledy a sestavy (součást INET) - veřejné přehledy o projektech (součást www.muni.cz) - plynulé zveřejňování projektů na MU

Osoby zapojené do řízení projektů na ESF Řešitel (Navrhovatel): odpovědnost za projekt jako celek včetně případné finanční škody Přímý nadřízený řešitele (vedoucí katedry či oddělení): poskytnutí podmínek k řešení projektu v souladu s cíli, předložení projektu vedení fakulty Tajemník fakulty ve spolupráci s ekonomem: osoba pověřená finanční kontrolou a posouzením možnosti spolufinancování a předfinancování Vedoucí HS (děkan): zajištění podmínek pro řešení projektu i mimo přímou linii řízení, odpovědnost za finanční otázky, zejména za spolufinancování a předfinacování Vedoucí pracovník OVaV, OSR, OZS: formální kontrola a věcná kontrola dokumentace projektu a kontrola správnosti rozpočtu projektového záměru z hlediska odpovědnosti ESF MU vůči RMU

Osoby zapojené do řízení projektů na MU Odp. funkcionář: Oddělení vědy a výzkumu (prorektor), Odbor projektové podpory (kvestor), Centrum zahraničních studií(prorektor): zhodnocení z hlediska strategie MU, dosažitelnosti cílů v kontextu zdrojů a výše financování, posouzení udržitelnosti, posouzení rizik Kvestor: výsledné posouzení finančních aspektů (finanční rizika, předfinancování a spolufinancování,…), strategie MU Rektor: odpovědnost za MU

Návrhy projektů – schvalovací kompetence Vedoucí HS (děkan) schvaluje - dotační projekty vymezené Statutem MU (grantové agentury: GA ČR, GA AV, IGA, …) - účelově určené nedotační projekty a komerční projekty v kompetenci HS Vedoucí HS si může vyžádat písemné stanovisko odborů RMU (Odbor projektové podpory, Ekonomický odbor,…) pomocí písemné žádostí adresované kvestorovi Rektor schvaluje - všechny ostatní projekty

Podpisy na formulářích jednotlivých projektů Řešitel (navrhovatel) závazek převzetí komplexní a nedělitelné odpovědnosti za projekt, včetně období udržitelnosti Tajemník ve spolupráci s ekonomem osoba pověřená finanční kontrolou podle zákona o finanční kontrole – posouzení finančních aspektů návrhu, zejména předfinancování a spolufinancování Děkan závazek poskytnutí všech podmínek řešiteli k dovedení projektu s plánovaným cílům a výstupům, včetně období udržitelnosti vedoucí pracoviště – kompetence vedoucího HS Odpovědný funkcionář (na úrovni RMU) pravidlo „poslední parafy“ – finální ověření na úrovni RMU

Návrhy projektů – lhůty, požadavky Před podáním investorovi musí být návrh vložen do ISEPu (jinak nebude předložen k podpisu statutárnímu orgánu) Při schvalování vedoucím HS - lhůty v kompetenci děkana a příslušných proděkanů – na ESF stanoveno jednotlivými odděleními na základě konkrétních výzev: - Oddělení pro strategii a rozvoj – uzavření screeningu návrhu nejpozději měsíc před ukončením dané výzvy - Oddělení VaV – nejpozději týden před lhůtou stanovenou zadavatelem - Oddělení zahraničních vztahů – dle specifikace konkrétních programů – vždy upřesněno ve Zpravodaji Při schvalování rektorem - standard: návrhy ve finální verzi (tj. zkontrolované) nejméně 6 pracovních dnů před termínem podání - pro vybrané typy projektů může být stanovena delší lhůta (metodické pokyny MU) – např. projekty ze strukturálních fondů jsou dodány na RMU cca 2 týdny před odevzdáním

Děkuji za pozornost!