Odbor sociálních věcí, oddělení správní a realizace projektů seminář pro příjemce – dotační program „Podpora sociálních služeb v rámci individuálního projektu Podpora sociálních služeb v Plzeňském kraji 2016 - 2019“ Odbor sociálních věcí, oddělení správní a realizace projektů 3. 4. 2017, Plzeň

PROGRAM 1/Nedostatky zjištěné v rámci kontrol Zpráv o realizaci projektu 2/Doložení vykázané přírůstkové hodnoty indikátoru výstupu 6 00 00 Celkový počet účastníků 3/a) Import údajů prostřednictvím csv šablony b) Import údajů prostřednictvím offline pdf formuláře 4/Aktualizace přílohy č. 3 – výkaz indikátoru 6 70 01 Kapacita podpořených osob

1/Nedostatky zjištěné v rámci kontrol Zpráv o realizaci projektu Příloha č. 1 – výkaz indikátoru 6 00 00 Celkový počet účastníků – v části „průběh služby“

1/Nedostatky zjištěné v rámci kontrol Zpráv o realizaci projektu Příloha č. 1 – výkaz indikátoru 6 00 00 Celkový počet účastníků – v části „účastníci-součty “ Celkový počet účastníků Za každé monitorovací období se uvede počet osob, které získaly podporu v rozsahu nad 40h. Pokud již osoba získala podporu v rozsahu 40h, bude vykázána v této tabulce pouze jednou, a to za monitorovací období, v němž došlo k získání podpory nad 40h.

1/Nedostatky zjištěné v rámci kontrol Zpráv o realizaci projektu Příloha č. 1 – výkaz indikátoru 6 00 00 Celkový počet účastníků – v části „účastníci-součty “ Celkový počet osob s bagatelní podporou Uvede se počet podpořených osob, které v daném monitorovacím období nezískaly podporu v rozsahu 40h a se kterými bylo aktivně pracováno a byla u nich vykázána časová podpora za dané monitorovací období. Doporučení: Za dané monitorovací období uvádět pouze osoby, se kterými bylo aktivně pracováno (vykázaná časová podpora za MO). Pokud budou vykazovány i osoby, s nimiž nebylo aktivně pracováno, prosím Vás, o jejich označení v tabulce (např. barevné zvýraznění s legendou na konci tabulky). Jde o usnadnění kontroly počtu vykázaných osob a zadávání podpory do systému ESF2014+.

Příklad vykazování Za 1. MO bylo vykázáno 5 podpořených osob (osoby 1-5), z tohoto počtu získaly 3 osoby podporu v rozsahu nad 40h (osoba 1,3,4), zbylé 2 osoby získaly podporu bagatelní (osoba 2,5). Do tabulky Celkový počet účastníků budou za 1. MO tedy uvedeny 3 osoby. Zbylé 2 osoby budou vykázány z důvodu bagatelní podpory v tabulce Celkový počet osob s bagatelní podporou. Ve 2. MO bylo vykázáno 6 osob (osoby 1-6), z toho 2 osoby překročily hranici 40h podpory (osoba 2, 6), 1 osoba získala podporu bagatelní (osoba 5) a s 1 osobou nebylo v daném MO pracováno (osoba 4). 3 osoby již limit bagatelní podpory překročily v 1. MO (osoba 1, 3, 4), jsou uvedeny v tabulce Celkový počet účastníků za 1. MO, z tohoto důvodu již nebudou vykazovány ve 2. MO. podpořené osoby 1.MO - podpora 2.MO - podpora osoba 1 41h 50h osoba 2 25h osoba 3 42h 60h osoba 4 45h 0h osoba 5 2h 18h osoba 6  - 40h   Celkový počet účastníků 3 2 Celkem osob s bagatelní podporou 1

1/Nedostatky zjištěné v rámci kontrol Zpráv o realizaci projektu Příloha č. 2 – výkaz indikátoru 6 70 10 Využívání podpořených služeb – v části „průběh služby“

1/Nedostatky zjištěné v rámci kontrol Zpráv o realizaci projektu Příloha č. 2 – výkaz indikátoru 6 70 10 Využívání podpořených služeb – v části „zhodnocení služby – situace po ukončení projektu“ Pro účely evaluace je nutné i u anonymních osob sledovat indikátory účastníků – charakteristiky účastníků po ukončení účasti v projektu: 6 24 00, 6 25 00, 6 27 00, 6 73 15, 6 26 00. Pokud nebude možné anonymní osobu po ukončení její účasti v projektu podřadit do výše uvedených indikátorů, prosím Vás, o uvedení této skutečnosti např. formou komentáře k osobě do tabulky.

1/Nedostatky zjištěné v rámci kontrol Zpráv o realizaci projektu Příloha č. 2 – výkaz indikátoru 6 70 10 Využívání podpořených služeb – v části „anonymní-součty “ Celkový počet anonymních osob Doporučuje se uvádět pouze počet podpořených anonymních osob, které v daném monitorovacím období již svoji účast v projektu ukončily. Zamezí se tak opakování stejného anonymního uživatele ve více obdobích a riziku umělého navyšování indikátoru 670 10. Doporučení: Pokud by byly vykazovány i osoby, které prozatím neukončily účast v projektu a byly již vykázány v předchozích monitorovacích obdobích, prosím Vás, o jejich označení v tabulce (např. barevné zvýraznění s legendou na konci tabulky).

Pokud jsou vykazovány ukončené i „neukončené“ osoby dohromady, pak je nutné postupovat dle uvedeného vzoru, zamezí se tak riziku dvojího vykázání stejné osoby. Za 1. MO bylo vykázáno 5 anonymních osob (osoba 1-5), z toho 1 osoba účast v projektu ukončila (osoba 5). Do Celkového součtu anonymních osob bylo uvedeno 5 osob (osoby 1-5). Ve 2. MO bylo vykázáno opět 5 osob, z toho 4 osoby z předchozího období (osoba 1-4) a 1 osoba nově nastoupivší (osoba 6) do služby. Do Celkového počtu anonymních osob za 2. MO bude tedy uvedena 1 osoba (osoba 6), jelikož osoby 1-5 byly vykázány již v 1. MO. Příklad vykazování podpořené osoby 1.MO - podpora 2.MO - podpora osoba 1 5h 7h osoba 2 1h 10h osoba 3 3h 25h osoba 4 31h 35h osoba 5 41h - ukončeno - osoba 6  - 2h  Celkem anonymních osob 5 1

2/Doložení vykázané přírůstkové hodnoty indikátoru výstupu 6 00 00 Celkový počet účastníků V průběhu realizace projektu musí příjemce (PK) sledovat naplňování indikátorů průběžně a vykazovat dosažené hodnoty v rámci zpráv o realizaci projektu. Důležité je, aby se vykazované hodnoty opíraly o průkaznou evidenci vedenou příjemcem (nebo partnerem). Evidencí se myslí např. záznamy o každém klientovi, prezenční listiny kurzů apod., tzn., že vykazované hodnoty musí být prokazatelné a ověřitelné případnou kontrolou. Do systému ESF2014+ se do indikátoru 6 00 00 propíše pouze osoba, která překročila limit bagatelní podpory a jejíž účast v projektu byla ukončena. Pro ověření naplňování indikátoru 6 00 00 bude nově nutné u vykázaných osob do indikátoru 6 00 00 poskytnout příjemci (PK) scan průkazné evidence, tj. monitorovací list podpořené osoby a smlouvu o poskytnutí sociální služby obsahující náležitosti uvedené v ustanovení § 91 odst. 2 zákona č. 108/2006 Sb., o sociálních službách, ve znění pozdějších předpisů. U sociálních služeb, kterým ze zákona nevyplývá povinnost uzavření písemné smlouvy, je možné za průkazný dokument považovat i jiný relevantní dokument, ze kterého vyplývá, že podpora byla osobám poskytnuta, např. individuální plán. Scany monitorovacích listů podpořených osob a dokumenty prokazující poskytnutí sociální služby budou zasílány elektronicky v zabezpečených souborech na e-mail projektového manažera pouze u osob, které překročily limit bagatelní podpory a jejichž účast v projektu byla ukončena. Pro zabezpečení zasílaných dokumentů bude použito heslo, které bylo poskytovatelům sociálních služeb písemně přiděleno k zasílání povinných příloh ke Zprávě o realizaci projektu. Originály monitorovacích listů podpořených osob budou po ukončení realizace projektu z důvodu archivace postoupeny KÚPK.

3/Import údajů o podpořených osobách a) Import údajů prostřednictvím csv šablony - šablona včetně návodu jakým způsobem údaje vyplnit k dispozici na portálu Plzeňského kraje - ve vybraném souboru musí být dodržena struktura dat, jak ji systém očekává → úspěšný hromadný import dat (jakýkoli zásah do souboru, nesprávné zadání hodnoty znemožní import dat do systému ESF2014+)

3/Import údajů o podpořených osobách b) import údajů prostřednictvím Offline pdf formuláře – nově - program pro zobrazení dokumentů ve formátu pdf (např. Acrobat reader) - všechna povinná pole jsou podbarvena žlutou barvou (záhlaví předvyplněno) - šedá pole jsou nepovinná - povinnost vyplnění údajů ke zjišťované charakteristice - ! výjimkou je citlivý údaj týkající se typu znevýhodnění, který může účastník odmítnout poskytnout !

- pro vložení do systému ESFCR je nutné, aby zaslaný formulář ve formátu PDF obsahoval evidenční číslo – vygenerováno stiskem tlačítka TISK (není potřeba tisknout, tisk následně stornovat - po vygenerování evidenčního čísla stisknout tlačítko ULOŽIT – a vygenerovaný soubor ve formátu PDF pojmenovat příjmením účastníka

- zabezpečený soubor s uloženými PDF formuláři zaslán elektronicky na e-mail projektového manažera v rámci Zpráv o realizaci projektu - pro zabezpečení zasílaných dokumentů bude použito heslo, které bylo poskytovatelům sociálních služeb písemně přiděleno k zasílání povinných příloh ke Zprávě o realizaci projektu

4/Aktualizace přílohy č 4/Aktualizace přílohy č. 3 – výkaz indikátoru 6 70 01 Kapacita podpořených osob pro potřeby evaluace kapacita poskytovaných sociálních služeb – maximální počet uživatelů terénních a ambulantních sociálních služeb, které může sociální služba v daném okamžiku obsloužit, případně počet lůžek u pobytových forem sociálních služeb (kapacita musí odpovídat kapacitě uvedené v pověření) obsazenost lůžek – celkový počet lůžek obsazených uživateli přes noc za sledované období, tj. měsíc (do využívání se započítává i doba, kdy uživatel není ve službě přítomen, ale má platnou smlouvu) obsazenost u klientů A/T služby – údaj o počtu uživatelů, kterým byla poskytnuta služba za sledované období, tj. měsíc

Děkuji za pozornost.