Akvizice - Seriály Jednotlivá čísla seriálů jsou v systému považována za jednotky. Záznam jednotky obsahuje údaje jako je dílčí knihovna, umístění (sbírka a signatura), status pro výpůjčky a čárový kód. Dále je záznam jednotky seriálu identifikován podle polí – popis, vazby na záznam předplatného, údaje o číslování a chronologii. Předplatné se vytváří pro každé z čísel (kolik záznamů, tolik předplatného). Ke generování očekávaných čísel systém používá předpověď vydávání budoucích čísel. Pro automatické generování čísel seriálu je třeba, aby byl vytvořen záznam předplatného. Norma na časopisy ANSI/NISO z39.1

Postup při objednávání a zápisu seriálů obsah A) Vytvoření dodavatele / kontrola, jestli je vytvořený záznam dodavatele pro naši dílčí knihovnu (V záznamu dodavatele je potřeba vybrat jako způsob odeslání dopisu i seznamu e-mailem) B) Katalogizace / vyhledání existujícího záznamu v modulu katalogizace nebo akvizice (č. 4) C) Registrace – nastavení správy seriálu (č. 5) D) Objednávka – viz prezentace objednávek (č. 6) E) Předplatné (č. 7) Pro každé z čísel F) Parametry předpovědi – parametry vydávání (nepoužívat formulář pro přehled!) (č. 10) Úroveň Parametry Úroveň X Přehled očekávaného vydávání Mazání parametrů Pole 853/853x Př. Časopis s měsíční periodicitou, 2 exempláře Př. Deník, kdy neodebíráme sobotní číslo G) Registrace čísel seriálů (č. 20) Evidence dodání Skupinové dodání Spojení čísel Mimořádné číslo Mimořádná čísla opakovaná H) Vazba (č. 21)

Uzel seriály v modulu akvizice Objednávky Registrace Evidence dodání Parametry vydávání Předplatné Jednotky

Katalogizace/Vyhledání záznamu (vyhledávat mohu v katalogizaci i akvizici) V modulu katalogizace vyhledáme existující záznam nebo zapíšeme záznam v modulu katalogizace. Poté se proklikneme do akvizice. V modulu akvizice mohu také vyhledat záznam. Hledám pomocí dalekohledu. Do uzlu seriály se proklikneme pomocí ikonky pro seriály – v liště vlevo nahoře. Pomocí tlačítka „Akvizice“ (vpravo dole) se proklikneme do uzlu objednávek. Tlačítko „Seriály“ nás proklikne do uzlu seriály, kde nastavíme parametry vydávání, předplatné atd. Do modulu akvizice se z katalogizace proklikneme zde.

Uzel seriály - Registrace Zaškrtnutí dílčích knihoven se provede jednorázově na začátku práce s akvizičním modulem. Musí být vybrán nějaký záznam. Pokud nelze zaškrtnout, je potřeba kontaktovat systémového knihovníka, aby nastavil dílčí knihovny. Uzel seriály Záznam, se kterým pracuji Každý ústav si zaškrtne své dílčí knihovny

Objednávka Zvolíme uzel objednávky – seznam objednávek – přidat Č. objednávky si zapamatujeme a vyplníme později do parametrů, popř. vybereme č. objednávky z roletky. Jednotlivá objednávka LE – odesílá se každá zvlášť kliknutím na „Odeslat“ Hromadná objednávka LI - odesílá se dodavateli pomocí procedury acq14 ve Službách – objednávky a urgence. Více viz prezentace objednávek.

Uzel seriály – Předplatné Záznam předplatného je nutný k tomu, aby mohly být generovány jednotky pro seriály. Také je potřebný pro účely urgování. Záznam předplatného může být připojen k záznamu objednávky v akvizici a k záznamu dodavatele (lze jej duplikovat). Předplatné se vytváří pro každé z čísel (kolik záznamů, tolik předplatného). Pole, která se často při zápisu opakují, lze uložit implicitně – vkládají se automaticky po přidání nového předplatného.

Uzel seriály – Předplatné Údaje předplatného 1. datum od do – interval, ve kterém je předplatné platné. Jednotky pro předplatné jsou generovány automaticky pouze tehdy, když datum vydání prvního čísla je součástí tohoto intervalu. (Když je předplatné vytvářeno v modulu Akvizice/Seriály, jsou tato data zkopírována z dat pro začátek a konec předplatného uložených ve formuláři Objednávka). číslo objednávky – lze doplnit ručně nebo se č. objednávky automaticky doplní z údajů objednávky typ dodání - způsob dodání předplaceného seriálu do knihovny. Systém používá odpovídající hodnoty zpoždění dodání ze záznamu dodavatele. Ústav musí mít dodavatele přidaného nejdříve v uzlu dodavatele. Kód dodavatele je zkopírován z objednávky.

Uzel seriály – Předplatné Údaje předplatného 2 Uzel seriály – Předplatné Údaje předplatného 2. – údaje o urgencích (také viz prezentace o urgencích) Urgence – počet dní po datu vydání každého čísla, kdy chcete, aby systém automaticky odeslal první urgenci dodavateli. Urgence – počet dní po 1. urgenci, kdy má být odeslána dodavateli 2. urgence Urgence – počet dní po 2. urgenci Urgence - počet dní po předchozí urgenci Souvislost s evidencí – v očekáváno je datum vydání + počet dní v první urgenci Odesílat urgence: Ano – automatické urgování službou serials-44 Ne – seriál není automaticky urgován Nepravidelný – není automaticky urgován, ale jednotky, které by měly být urgovány budou uvedeny ve zprávě, vytvořené službou serial-44

F) Parametry předpovědi – Parametry vydávání Vybereme parametry vydávání v uzlu registrace, ne v uzlu předplatných!!! Též nepoužíváme formulář pro přehled. Pole parametry vydávání jsou uložena v ADM záznamu. Tato pole mohou být vytvořena nebo aktualizována dvěma způsoby: Ve funkci seriály pomocí formulářů pro parametry a úroveň X (viz obr. 1. ) V modulu katalogizace v konceptu katalogizačního záznamu - v ADM záznamu (pro pokročilejší) (viz obr. 2. ) Tyto metody jsou kompatibilní – každá z nich může být použita kdykoliv – např. lze vytvořit parametry v modulu akvizice a poté je opravit, popř. vymazat v katalogizaci. Do databáze byly k většině časopisů naimportované parametry vydávání, takže bude možné je upravovat, nebude potřeba je vytvářet celé znovu. 2. 3. 1. Obr.2. Obr.1.

Parametry vydávání – úroveň Parametry Nejdříve se zadají parametry (periodicita se vybere ze šablony nebo se ručně doplní, popř. je možné vybrat šablonu, která je obsahově nejblíže seriálu, a poté ve formuláři parametrů upravit určitá pole.) A – kolik ročníků celkem za rok, B – kolik čísel v ročníku celkem Př. Zde byla vybrána šablona denně – doplnilo se do c. 365 2. 6. 1. 3. Po kliknutí na Přidat přidáme pole 853 do ADM záznamu 5. 4. Ze šablony mohu vybrat přednastavené parametry vydávání.

Parametry vydávání – Úroveň X Je důležité definovat celý cyklus (ročník), a to i v případě, že se začal seriál odebírat až v polovině cyklu. Čísla začínat 1 – vygenerovat celý rok a potom smazat čísla, kterých se to netýká! Pokud máme více exemplářů, pro které chceme zadat stejné předplatné, vybereme všechny exempláře a ze šablony definujeme předplatné pro všechny najednou. Pokud se u exemplářů něco liší (např. 1 ex. nechodí o víkendu) – vybereme číslo exempláře a poté definujeme jednotlivě. Postup: Vybereme úroveň X – přidat – zvolíme exemplář/e - vybere se periodicita ze šablony – napíšeme datum zahájení – přidat Další karta - přehled očekávaného vydávání, otevřít cyklus – kliknout jen jednou – poté zkontrolovat, zda se vytvořily jednotky a zda se v evidenci dodání objeví rok, který opravdu chceme.   1. 2. 3. 8. 4. 7. A 1 (roč.) – začíná roč. 1 B 1 (číslo) – začíná č. 1. Chron. I (rok) 2011 – pro rok 2011 Chron. J (měsíc) 01 – začíná lednem Chron. K (den) 01 – začíná 1. v měsíci 6. 5. Zde lze vybrat, pro který exemplář definujeme parametry. Dáme přidat popř. aktualizovat.

Tlačítkem „Otevřít cyklus“. Záleží na vyplněném předplatném. Parametry vydávání - Přehled očekávaného vydávání V „Přehledu očekávaného vydávání“ se zobrazí náhled dalšího cyklu, který by měl být otevřen. Pokud není správný, lze ho znovu zavolat z formulářů parametrů a provést požadované změny. Po kliknutí na „Otevřít cyklus“ se vytvoří seznam jednotek. Tlačítkem „Otevřít cyklus“. Záleží na vyplněném předplatném. Zde se nám zobrazí jednotlivá čísla

Vytvoření jednotek Ve skupinovém dodání i v evidenci dodání se objeví jednotky. Lze je zde mazat a označit ty jednotky, které došly od dodavatele. Zde se ukáže seznam jednotek – zde 12, protože se jedná o časopis s měsíční periodicitou

Parametry vydávání - Vymazání parametrů Pokud chceme parametry vymazat – „Úroveň X“ vymažeme tlačítkem „Vymazat“. „Úroveň Parametry“ lze vymazat pouze v modulu katalogizace – „Editovat“, tím se překlikneme do katalogizace – do ADM záznamu, pomocí ctrl F5 vymažeme pole 853 a všechna pole 853x. Uložíme a poté v akvizici záznam obnovíme nebo ho znovu vyhledáme.

Pole parametrů vydávání – pole 853/853X Existují 4 možnosti vytvoření pole 853/853x: Parametry vydávání jsou již u časopisů vyplněné – je potřeba je pouze upravit Parametry vybereme ze šablony nebo je doplníme ručně Zkušenější mohou parametry vydávání vytvářet přímo v modulu katalogizace Kombinace 2. a 3. vytvoření parametrů vydávání ze šablony + vyplnění např. podpole y přímo v katalogizaci Když 2 ročníky za rok – do parametrů vydávání, do úrovně x se zapíše– A-2, B - c. celkový počet čísel   ^ bez číslování, 853x se nevyplňuje Příklady použití podpole y pole 853: $ypm04,08,12 Vydáváno v měsících duben, srpen a prosinec. $yps21,23 Vydáváno na jaře a na podzim $ypd0101,0115,0201 Vydáváno ve dnech 1.ledna, 15.ledna, 1.února $yom06,12 Není vydáváno v měsících červen a prosinec. $yos24 Není vydáváno v zimě. $yod0615,1215 Není vydáváno 15. června a 15.prosince. $yodsa,su Není vydáváno o sobotách a nedělích. $ypm03,06,09/10 Vydáváno v měsících březen, červen a září/říjen. Další upřesnění viz manuál

Př. parametrů vybraných ze šablony – měsíčně, pro dva exempláře Vyplnění parametrů a úrovně X Parametry Úroveň x Měsíční vydávání, vybráno ze šablony. Po kliknutí na „Editovat“ se dostaneme do ADM záznamu, kde můžeme mazat. Celkový počet čísel v ročníku, doplní se automaticky ze šablony. Vyplnit začátek roku – přebytečná čísla se vymažou. Zde je možné vybrat, jestli jsou parametry pro 1., 2. exemplář nebo pro oba. Exempláře jsou definovány v předplatném.

Př. parametrů vybraných ze šablony – měsíčně, pro oba exempláře Přehled očekávaného vydávání Po kliknutí na “Otevřít cyklus”, se vytvoří jednotky se statusem „očekává se “. Zde 24 jednotek, protože jsme zvolili 2 předplatná = 2 exempláře

Př. Deník – nevychází ve svátky a v sobotu neodebíráme a v neděli nevychází Vybereme šablonu „denně“. Svátky můžeme buď vypsat do pole 853 podpole y v katalogizaci (obr. 1.) – od0101,0102 (o=vynecháno, d=den,0102= měsíc leden, den 2., vše bez mezer) Tzn. noviny nevychází 1.1. a 2.1. a v dalším podpoli y odsu – nevychází v neděli. Nebo se tyto údaje vyplní v Parametrech vydávání v Parametrech (obr.2.) Soboty vymažeme v Evidenci dodání ručně po otevření cyklu, protože číslo vychází, ale my ho neodebíráme. Číslování ale musí souhlasit – nesmí být vynecháno číslo. Obr. Obr. 2. Obr.1.

Registrace čísel seriálů Registraci je potřeba vyřídit co nejrychleji. Pro každý exemplář zvlášť. Může být provedena v uzlu Seriály – Registrace: Evidenci dodání – postupně registrována jednotlivá čísla kliknutím na exemplář a dodání. Skupinové dodání – registrace ve skupinách (jednotky se stejným číslováním a chronologií) vpravo dodání Mimořádné vydání Přidat lze v evidenci dodání i ve skupinovém dodání pomocí „Přidat“ nebo „Duplikovat“. Pokud duplikujeme, je potřeba v kartě č. 3 smazat hodnotu v poli „Popis“. Do čísla napíšeme např. 7.5 (nalézá se mezi číslem 7 a 8) Druh dokumentu issue, status zpracování – nevyplňujeme Spojení čísel ve skupinovém dodání – např. ctrl myš označím – spojit – systém odstraní č. s nižší hodnotou a nechá č. s vyšší hodnotou (kvůli urgencím) Mimořádná čísla opakovaná - (když to víme dopředu) Pole 854 – ročně suplement, v parametrech vydávání, vyplnit tag 854, šablona rocne_supl

Vazba Je možné evidovat svázaný ročník nebo několik čísel seriálu. V seznamu jednotek – označíme jednu jednotku a zvolíme „Váz./změn.“, nabídne se okno, kde pomocí šipek přesuneme jednotky, které chceme svázat a dáme „Vázat“. Doplní se údaje z 1. čísla. Je potřeba upravit popis jednotky – např. Vol.1-5 (2011) Status zpracování se udělá BD – „Ve vazbě“ Druh dokumentu ISSBD – „Vázaný ročník“. Vázané jednotky by měly mít stejný status, dílčí knihovnu a sbírku.