Hromadná korespondence

Prezentace na téma: "Hromadná korespondence"— Transkript prezentace:

1 Hromadná korespondence
Mgr. Alena Tichá

2 Úkoly Součástí prezentace jsou úkoly Je proto možno postupovat takto
Sledovat prezentaci Ve chvíli, kdy se objeví úkol: Zapamatovat si zadání Vypnout prezentaci Splnit úkol Zapnout prezentaci Nebo (a to si myslím, že je lepší): Projít celou prezentaci Průběžně si zapisovat úkoly a postupy Plnit úkoly po skončení prezentace

3 Obsah Úvod Korespondence ve WORD 2003 Korespondence ve WORD 2010

4 Užití užívá se pro zasílání korespondence více příjemcům, ať už jde o korespondenci tištěnou nebo zasílanou elektronicky alternativně ji lze užít i jinak (např. nadepsání formuláře různými jmény, tvorba tabulek apod.) pomocí ní lze i nadepisovat obálky a štítky

5 Adresář vytvoří se v Excelu nebo Wordu ve formě tabulky
tabulka musí mít záhlaví ! adresář se uloží a zavře pokud není vytvořen předem, lze jej dodatečně tvořit v průvodci korespondencí

6 Úkol vytvořte si adresář ve WORD 2003 s položkami:
jméno příjmení ulice číslo PSČ město uložte na svůj disk pod názvem Adresy

7 Korespondence ve verzi 2003
ve Word vytvoříte dopis (pozvánku, nabídku apod.), který chcete rozesílat pomocí hromadné korespondence lze jej vytvořit i později nebo použít již existující dokument

8 Úkol vytvořte jednoduchou nabídku na životní pojištění (finanční služby, prodej zboží apod.) v horní části dokumentu ponechte místo na vypsání adresy soubor uložte na svůj disk pod názvem Nabidka, ale soubor nezavírejte v tomto souboru zkuste následující postup

9 Postup Nástroje Dopisy a korespondence Hromadná korespondence

10 zvolíme typ dokumentu

11 zvolíme typ dokumentu

12 zvolíme druh adresáře vyhledáme uložený adresář – Adresy.doc

13 zde můžeme dopisovat, přepisovat,
zaškrtnout jen některé příjemce apod.

14 Tvorba adresáře pomocí průvodce

15

16 Dokončení adresáře po dokončení adresáře se nabídne jeho uložení
uloží se v databázovém programu MS ACCES

17 Další postup šikovné ale ne nutné předvolby

18 možnost kontroly a úprav

19 dokončení

20 Další postup objeví se panel nástrojů hromadné korespondence

21 Vložení dat z adresáře postavíme kurzor na místo, kde bude adresa (v souboru Nabidka.doc to bude vlevo nahoře) na panelu nástrojů vybereme ikonu „Vložit sloučená pole“

22 objeví se tzv. zástupné symboly:
«jméno» «příjmení» «ulice» «číslo» «PSČ» «město» nebo položka z adresáře Jaroslav Nový Stará 2145 Kladno

23 mezi zástupnými symboly a položkami adresáře přepínáme ikonou „Zobrazit slučovaná pole“

24 Další ikony slučování vložení dat listování v záznamech
vstup do adresářů změna typu dokumentu

25 Slučování Sloučit do dokumentu Sloučit na tiskárnu Sloučit na e-mail
dokument, ve kterém je pro každou položku v adresáři vlastní dopis lze jej dále upravovat Sloučit na tiskárnu dopis se tiskne pro každou položku v adresáři Sloučit na provede zasláním dokumentu em (pomocí Outlook Expres)

26 Úkol proveďte sloučení své nabídky do nového dokumentu
dokument si prohlédněte – již neobsahuje hromadnou korespondenci, ale jen záznamy z ní vzniklé uložte na svůj disk pod názvem Slouceno

27 Důležitá upozornění pokud soubor, kde je definována hromadná korespondence kopírujete, ukládáte na jiný disk, přejmenujete apod., musíte totéž učinit s adresářem vazba dokumentu na adresář by se jinak porušila

28 Znovuotevření dokumentu
někdy se může objevit toto hlášení kliknutím na Ne se zruší propojení s adresářem!

29 Odstranění hromadné korespondnce

30 Korespondence ve verzi 2010
ve Word vytvoříte dopis (pozvánku, nabídku apod.), který chcete rozesílat pomocí hromadné korespondence lze jej vytvořit i později nebo použít již existující dokument

31 Úkol vytvořte pozvánku na Vaše narozeniny ve Word 2010
v dolní části dokumentu ponechte místo na vypsání adresy soubor uložte na svůj disk pod názvem Pozvanka, ale soubor nezavírejte v tomto souboru vyzkoušejte následující postup použijte již vytvořený adresář Adresy.doc

32 Postup Záložka Korespondence Spustit hromadnou korespondenci Dopisy
Nebo lze vybrat další volby ové zprávy Obálky atd.

33 Adresář zvolíme druh adresáře
Pokud volíte existující seznam, zdánlivě se nic neděje. Stanou se aktivními ikony pro korespondenci.

34 Úprava adresáře zde můžeme dopisovat, přepisovat, zaškrtnout
jen některé příjemce apod.

35 Tvorba adresáře pomocí průvodce
Vybrat příjemce Zadat nový seznam

36 Dokončení adresáře po dokončení adresáře se nabídne jeho uložení
uloží se v databázovém programu

37 Další postup šikovné ale ne nutné předvolby

38 Vložení dat z adresáře postavíme kurzor na místo, kde bude adresa (v souboru Pozvanka.docx to bude vpravo dole) na panelu nástrojů vybereme ikonu „Vložit slučovací pole“ záhlaví vašeho adresáře

39 objeví se tzv. zástupné symboly:
«jméno» «příjmení» «ulice» «číslo» «PSČ» «město» nebo položka z adresáře Jaroslav Nový Stará 2145 Kladno

40 mezi zástupnými symboly a položkami adresáře přepínáme ikonou „Náhled výsledků“

41 Další ikony slučování listování v záznamech průvodce
změna typu dokumentu

42 Slučování Upravit jednotlivé dokumenty Tisk dokumentů
dokument, ve kterém je pro každou položku v adresáři vlastní dopis lze jej dále upravovat a samostatně uložit Tisk dokumentů dopis se tiskne pro každou položku v adresáři Odeslat ové zprávy provede zasláním dokumentu em (pomocí Microsoft Outlook)

43 Úkol proveďte sloučení své pozvánky do nového dokumentu
dokument si prohlédněte – již neobsahuje hromadnou korespondenci, ale jen záznamy z ní vzniklé uložte na svůj disk pod názvem Pozvano

44 Důležitá upozornění pokud soubor, kde je definována hromadná korespondence kopírujete, ukládáte na jiný disk, přejmenujete apod., musíte totéž učinit s adresářem vazba dokumentu na adresář by se jinak porušila

45 Znovuotevření dokumentu
někdy se může objevit toto hlášení kliknutím na Ne se zruší propojení s adresářem!

46 Odstranění hromadné korespondnce