Regionální operační program regionu soudržnosti Střední Morava Podmínky pro dopracování projektu 2., 3., 4. etapa (problémy, rizika, změny) Olomouc 15. 10. 2013 Zlín 16. 10. 2013

Administrativní postupy Proces administrace projektů od 40. Výzvy se skládá ze čtyř Etap: Etapa 1 – příjem, kontrola a hodnocení projektových žádostí Etapa 2 – dopracování projektu Etapa 3 – příprava a uzavření Smlouvy o poskytnutí dotace Etapa 4 – doložení povinných příloh po uzavření Smlouvy o poskytnutí dotace

Lhůty pro dopracování projektu v rámci 2. Etapy Do 39. Výzvy Od 40. Výzvy Projekty do 10 mil. celkových způsobilých výdajů 66 pracovních dnů Projekty nad 10 mil. celkových způsobilých výdajů 110 pracovních dnů Lhůta začíná dnem převzetí dopisu D 69 Podmínky dopracování projektu ze strany žadatele.

Lhůty pro doložení dokladů v rámci 2. Etapy Do 39. Výzvy Od 40. Výzvy Popis proveditelnosti projektu Do 22 pracovních dnů Do 33 pracovních dnů Čestné prohlášení o dodržování pevných lhůt a vědomí následném vyřazení Doklady o zajištění financování realizace a udržitelnosti projektu Do 44 pracovních dnů Projektová dokumentace vč. rozpočtu projektu Do 66/110 pracovních dnů Do 66 pracovních dnů Žádost o stavební povolení potvrzená stavebním úřadem Doklady o vedení běžného účtu Nebylo požadováno

Lhůty pro doložení dokladů v rámci 2.Etapy: Do 33 pracovních dnů žadatel dokládá Popis proveditelnosti projektu a související přílohy, např. Partnerská smlouva v případě zapojení partnera Smlouva o dílo v případě zapojení externích kapacit Účetní směrnice žadatele List vlastnictví majetku související s projektem Smluvní šetření majetkoprávních vztahů v případě, že žadatel není vlastníkem (kupní, nájemní, darovací smlouva, V případě zástav žádost o povolení zástavy dle MO č. 29 Majetkoprávní vztahy v souladu s MO č. 40 (movitý i nemovitý majetek musí mít žadatel ve svém vlastnictví a účetní evidenci)

Lhůty pro doložení dokladů v rámci 2.Etapy: Do 33 pracovních dnů žadatel dokládá Doklady o zajištění financování realizace projektu dle MO č. 35: Závazný bankovní příslib na úvěr (financování prostřednictvím úvěru) Usnesení zastupitelstva (finanční krytí vlastních zdrojů) – závazek vyčlenění financí v jednotlivých letech z rozpočtu po dobu realizace a udržitelnosti projektu (konkrétní finanční vyjádření) V případě financování z vlastních zdrojů čestné prohlášení o složení depozitu

Lhůty pro doložení dokladů v rámci 2.Etapy: Do 66 pracovních dnů žadatel dokládá Projektovou dokumentaci včetně rozpočtu projektu Pokud nebylo vydáno stavební povolení – projektová dokumentace ke stavebnímu řízení Pokud bylo vydáno stavební povolení – ověřená projektová dokumentace stavebním úřadem Stavební rozpočet – položkový výkaz výměr vč. položkového rozpočtu Výběrové řízení (pokud již bylo ukončeno) Kompletní dokumentace vč. Smlouvy o dílo Žádost o vydání stavebního povolení potvrzená stavebním úřadem Doklady o vedení běžného účtu (do Výzvy č. 39 bylo dokládáno ve 3. etapě před podpisem Smlouvy)

DOLOŽÍ ČESTNÉ PROHLÁŠENÍ, Lhůty pro doložení dokladů v rámci 2.Etapy: Pokud žadatel nebude z časových či jiných závažných důvodů schopen doložit Projektovou dokumentaci vč. rozpočtu DOLOŽÍ ČESTNÉ PROHLÁŠENÍ, že nedošlo ke změnám proti Popisu investičního záměru předloženému v rámci Etapy 1. Tuto přílohu následně doloží v rámci Etapy 4.

DOLOŽÍ ČESTNÉ PROHLÁŠENÍ, Lhůty pro doložení dokladů v rámci 2.Etapy: Pokud žadatel z časových či jiných závažných důvodů nepodal žádost o stavební povolení, DOLOŽÍ ČESTNÉ PROHLÁŠENÍ, ve kterém specifikuje předpokládanou lhůtu pro podání žádosti s uvedením popisu dalšího časového postupu. Tuto přílohu následně doloží v rámci Etapy 4.

MOHOU být spojena do jednoho Čestného prohlášení. Lhůty pro doložení dokladů v rámci 2.Etapy: Čestná prohlášení týkající se nedodání Projektové dokumentace nebo nepodání Žádosti o stavební povolení MOHOU být spojena do jednoho Čestného prohlášení. Maximální lhůta pro doložení povinných příloh po uzavření Smlouvy v rámci Etapy 4. je nejvýše 132 pracovních dnů ode dne uzavření Smlouvy (příjemce je povinen předložit Monitorovací hlášení bez ŽOP). Pokud bude příjemce před uplynutím lhůty 132 pracovních dnů předkládat ŽOP, bude doložení těchto příloh součástí této ŽOP.

Lhůty pro doložení dokladů v rámci 3. a 4. Etapy Do 39. Výzvy Od 40. Výzvy 3. etapa 4. etapa 3.etapa 4.etapa Územní rozhodnutí a jeho možné nahrazení Do 44 pracovních dnů NEBYLA Do 132 pracovních dnů Stavební povolení a jeho možné nahrazení Rozpočet projektu na základě ukončeného zadávacího řízení Kompletní dokumentace po ukončení zadávacího řízení Doklad o posouzení vlivu na životní prostředí Doložení zajištění financování projektu Do 2 pracovních dnů

Příprava Smlouvy o poskytnutí dotace Návrh Smlouvy o poskytnutí dotace bude připraven již v rámci Etapy 2 vč. autorizace návrhu Smlouvy příjemcem V rámci přípravy Smlouvy bude odeslán žadateli dopis – Žádost o specifikaci předpokládaného časového harmonogramu dokládání dokumentace projektu, které nebyly předloženy v předcházejících etapách Součástí dopisu bude žádost o prohlášení příjemce, že NEDOJDE KE ZMĚNÁM PROJEKTU, KTERÉ BY ZNAMENALY NESOULAD SE SCHVÁLENÝM PROJEKTEM K FINANCOVÁNÍ Žadatel je povinen časový harmonogram a prohlášení o souladu projektu doložit do 22 pracovních dnů ode dne doručení Žádosti Po schválení projektu k financování bude do 5 pracovních dnů připravena Smlouva o poskytnutí dotace bude odeslána příjemci jako příloha dopisu Oznámení o poskytnutí dotace

Etapa 4 – doložení příloh po podpisu Smlouvy Povinné přílohy, které NEBYLY ZE ZÁVAŽNÝCH DŮVODŮ předloženy v předcházejících etapách. Do 10 pracovních dnů ode dne uzavření Smlouvy bude příjemce vyzván dopisem k doložení příloh. V dopise budou stanoveny: podmínky a podklady/přílohy nutné k doložení lhůta pro jejich doložení pracovník OKP, který bude projekt dále administrovat Pokud příjemce nedoloží ve stanoveném termínu povinné přílohy, NEBUDE ZNOVU VYZÝVÁN a poskytovatel dotace je oprávněn vypovědět Smlouvu

Etapa 4 – doložení příloh po podpisu Smlouvy Maximální lhůta pro doložení povinných příloh v rámci 4. etapy = 132 pracovních dnů ode dne uzavření Smlouvy o poskytnutí dotace. V tento okamžik je příjemce povinen předložit Monitorovací hlášení bez žádosti o platbu. Pokud příjemce před uplynutím 132 pracovních dnů bude předkládat ŽOP, bude doložení povinných příloh součástí této ŽOP. Pokud příjemce doloží přílohy v řádném termínu proběhne kontrola těchto dokladů (lhůta 10 pracovních dnů) jsou-li zjištěny nedostatky, příjemce je vyzván k jejich odstranění ve stanovené lhůtě (VYZVÁN POUZE JEDNOU) POKUD NEJSOU NEDOSTATKY ODSTRANĚNY, POSKYTOVATEL JE OPRÁVNĚN VYPOVĚDĚT SMLOUVU O POSKYTNUTÍ DOTACE

Informace pro přílohu č. 1 Smlouvy Monitorovací indikátory Harmonogram realizace projektu (aktivit) Předběžný finanční harmonogram Rozpočet Veškeré formuláře najdete na webových stránkách ÚRR: http://www.rr-strednimorava.cz/pro-prijemce/formulare. Nutno doložit také na el. nosiči CD.

Neakceptovatelné změny projektu ve fázi dopracování: Dopracovaný projekt v Etapě 2 se nesmí lišit od projektové žádosti předkládané v Etapě 1: Zvýšení způsobilých výdajů - není možné navýšení dotace navýšení rozpočtu pouze na úkor nezpůsobilých výdajů (hradí žadatel) Z projektu nesmí být odstraněny zásadní aktivity či cílové skupiny všechny aktivity a definované cílové skupiny uvedené v projektové žádosti nemohou být nahrazeny jinými nebo úplně odstraněny Není možné měnit účel a cíl projektu

Neakceptovatelné změny projektu ve fázi dopracování: Ve vazbě na technické a technologické řešení změna nad rámec dopracování projektové dokumentace, zásadní změna technologie/materiálu v rozporu s MO č. 33 oprávněné/neoprávněné vícepráce dodržení povinnosti výběrového řízení na dodavatele

Neakceptovatelné změny projektu ve fázi dopracování: Ve vazbě na MI: Snížení hodnoty předem zvoleného MI - není možné bez schválení VRR přijatelná změna MI pouze z objektivních důvodů změna MI nesmí mít vliv na výběr projektu (bodové hodnocení) Nastavení MI a jeho vykazování nesmí být v rozporu s Instrukcí pro práci s MI

Neakceptovatelné změny projektu ve fázi dopracování: Ve vazbě na rozpočet projektu: Změna rozpočtu z důvodu vzniku nové aktivity – např. rekonstrukce nahrazena demolicí a novou výstavbou Projektová dokumentace a položkový rozpočet 1. etapa = 2. etapa Každá změny musí být oznámena předem Změny v rozpočtu nesmí znamenat změnu parametrů projektu

Neakceptovatelné změny projektu ve fázi dopracování: Ve vazbě na rozpočet projektu: Zařazení nezpůsobilé položky nesouvisející přímo se stavbou – např. školení obsluhy Položky uvedené jako soubory nutno rozepsat Limity na jednotlivé položky nutno dodržovat (např. nákup pozemků, projektová dokumentace, apod.) Zapomenuté položky – nelze zpětně zařadit do projektu v rámci ZV

Neakceptovatelné změny projektu ve fázi dopracování: Ve vazbě na harmonogram projektu: Datum ukončení projektu = mezní datum pro realizaci stanovené Výzvou prodloužení za datum stanovené Výzvou z objektivních důvodů schvaluje VRR Změna data fyzického ukončení a ukončení projektu do 22 pracovních dnů = nepodstatná změna (nepodléhá schválení VRR) nad 22 pracovních dnů = podstatná změna (podléhá schválení VRR)

Neakceptovatelné změny projektu ve fázi dopracování: Ve vazbě na majetkové vztahy: Každá změna podléhá oznámení a schválení VRR - není možná změna majetkových vztahů (prodej, zástava,výpůjčka, darování) bez souhlasu VRR musí být zajištěna udržitelnost projektu oznámení zástavy žádost o schválení povolení zřízení zástavního práva VRR U podnikatelských subjektů nemovitosti v majetku a účetní evidenci žadatele

Neakceptovatelné změny projektu ve fázi dopracování: Ve vazbě na zajištění financování Žadatel musí mít zajištěny finanční prostředky na realizaci projektu standardní forma úvěrová smlouva Usnesení zastupitelstva nestandardní forma – půjčka od třetích osob, vlastní zdroje složení financí na depozit Zajištění dostatečného množství financí na předfinancování, realizaci a udržitelnost projektu odstoupení od realizace projektu nebo prodlužování lhůt dokončení z důvodu platební neschopnosti

NELZE PROVÁDĚT VZÁJEMNÝ ZÁPOČET MÉNĚ/VÍCEPRACÍ Neakceptovatelné změny projektu ve fázi dopracování: Ve vazbě na vícepráce a změny technologie VŽDY předběžné nahlášení na ÚRR Způsobilé pouze práce, které nemohl investor předvídat, NE chyby projektanta zapomenuté položky momentální rozhodnutí žadatele o změně dispozic změna technologie – vždy musí být provedeno nové VŘ (propláceno max. do výše původní položky) NELZE PROVÁDĚT VZÁJEMNÝ ZÁPOČET MÉNĚ/VÍCEPRACÍ

Základní problémy a rizika v rámci 3. etapy Depozit Problematika složení depozitu je jednoznačně popsána v rámci stávajících metodik a doposud nevznikají ze strany příjemců zásadní problémy. Je potřeba včas založit depozitní účet v požadované výši a podmínkami – přivolení k dispozici třetí osobou – pracovníky ÚRR. Nejčastější problémy: úprava výše depozitu – z důvodu již částečně realizovaného a proplaceného projektu – zde je nastaven administrativní postup pro ověření skutečné prostavěnosti projektu výše depozitu Změna výše depozitu podléhá schválení VRR.

DĚKUJEME VÁM ZA POZORNOST Úřad Regionální rady regionu soudržnosti Střední Morava Jeremenkova 40b Olomouc www.rr-strednimorava.cz Evropská unie a Evropský fond pro regionální rozvoj jsou partnery pro váš rozvoj.