PÍSEMNOSTI V PODNIKU MANIPULACE A EVIDENCE

OTEVÍRÁNÍ ZÁSILEK A UCHOVÁVÁNÍ OBÁLEK Otevírají se pouze obálky, kde je na prvním místě název instituce. ISŠ SEMILY, p. o. Mgr. Jiří Malý p. p. 5 513 01 SEMILY

OBÁLKU, KTEROU NESMÍME OTEVŘÍT Je-li na prvním místě v adrese jméno a příjmení zaměstnance dané instituce, předá se dokument adresátovi neotevřený. Karel NOVÝ AXL, s. r. o. 28. října 607 513 01 SEMILY MŮŽE JÍT O SOUKROMOU KORESPONDENCI

ZÁSILKA OBSAHUJE ÚŘEDNÍ DOKUMENT Na zásilce je nejdříve jméno a příjmení zaměstnance, ale uvnitř je úřední dokument. Pan Nový dokument předá k zaevidování na podatelně, převezme ho a pak vyřídí. Nový dokument – odpověď – předá opět na podatelnu k zaevidování a odeslání. Stejně zaměstnanec postupuje, když mu je doručen úřední dokument na jeho adresu elektronické pošty.

OBÁLKA JAKO SOUČÁST DOKUMENTU PONECHÁVÁME, KDYŽ 1/ je zásilka určena do vlastních rukou 2/ je to nezbytné pro určení – např. přihláška do konkurzu je stanoven přesně termín, rozhodující je datum poštovního razítka na obálce 3/ identifikujeme odesílatele – v dopisu není jeho adresa a musíme mu odpovědět

RADA OBÁLKU ROZŘÍZNĚTE NA OBOU BOČNÍCH STRANÁCH A K DOKUMENTU JI PŘILOŽTE AŽ PO ROZLOŽENÍ

OZNAČOVÁNÍ DOKUMENTŮ U DIGITÁLNÍCH DOKUMENTŮ - ELEKTRONICKÝ SYSTÉM SPISOVÉ SLUŽBY 1/ Doručený nebo vytvořený dokument se opatří jednoznačným identifikátorem – číselný, alfanumerický nebo čárový kód 2/ Z identifikátoru vyčteme původce

OZNAČOVÁNÍ DOKUMENTŮ – SPISOVÁ SLUŽBA V LISTINNÉ PODOBĚ 1/ Doručený dokument orazítkuje podacím razítkem – zaeviduje do Podacího deníku 2/ Vlastní vytvořený dokument opatří číslem jednacím 3/ Dokumenty elektronické vytiskne – opatří podacím razítkem, nebo číslem jednacím

EVIDENCE DOKUMENTŮ ELEKTRONICKÝ SYSTÉM SPISOVÉ SLUŽBY PODACÍ DENÍK = KNIHA VYTVOŘENÁ ZE SVÁZANÝCH OČÍSLOVANÝCH LISTŮ, označená původcem, pro něhož je vedena a počtem všech listů. Zapisují se do něho v číselném i časovém pořadí dokumenty doručené i vlastní.

ZÁPIS DOKUMENTU V PODACÍM DENÍKU 1/ POŘADOVÉ ČÍSLO DOKUMENTU 2. ledna začínáme 1, na jednotlivé listy dopisuje desítky 1, 2, 3 ………. k nule dopíšeme 1 – první list Na druhý list doplníme všude jedničky – 11, 12 …, k nule dopíšeme 20

ZÁPIS DOKUMENTU V PODACÍM DENÍKU 2/ DATUM DORUČENÍ DOKUMENTU, DATUM VYTVOŘENÍ NAŠEHO DOKUMENTU 3/ DO RUBRIKY ZAPSAL NAPÍŠEME ADRESU ODESÍLATELE JDE-LI O DOKUMENT Z VLASTNÍ ČINNOSTI – NAPÍŠEME SLOVO VLASTNÍ OBSAHUJE-LI DOKUMENT ČÍSLO JEDNACÍ ODESÍLATELE, ZAPÍŠEME HO K ADRESE

ZÁPIS DOKUMENTU V PODACÍM DENÍKU 4/ ZAPÍŠEME POČET LISTŮ DOKUMENTU/ ZAPÍŠEME POČET LISTŮ PŘÍLOH, jsou-li přílohami svazky dokumentů, napíšeme počet svazků. Přikládá-li se u reklamace fotografie, napíše se druh a počet fotografií. 5/ DO RUBRIKY VĚC – SE ZAPÍŠE STRUČNÝ OBSAH např. přihláška ke studiu.

ZÁPIS DOKUMENTU V PODACÍM DENÍKU 6/ PŘIDĚLENO KOMU/DNE zde se zapíše jméno a příjmení toho pracovníka, kterému dokument předáváme k vyřízení. 7/ V RUBRICE - Adresa – adresa 8/ODESLÁN DNE 9 / JAK – způsob vyřízení dokumentu – předáno osobně, poštou, e-mailem, faxem nebo datovou schránkou.

ZÁPIS DOKUMENTU V PODACÍM DENÍKU 10/ DOKUMENT NEVYŽADUJE VYŘÍZENÍ - např. pozvánka na poradu, nařízení nadřízených orgánů do této rubriky napíšeme na vědomí a. a. – ad akta – uložíme 11/ DATUM ODESLÁNÍ, POČET LISTŮ A POČET PŘÍLOH 12/ SPISOVÝ ZNAK DOKUMENTU, SKARTAČNÍ ZNAČKA A SKARTAČNÍ LHŮTA, NEBO ROK KDY BUDE DOKUMENT ZAŘAZEN DO SKARTAČNÍHO ŘÍZENÍ

VYŘIZOVÁNÍ E-MAILOVÉ POŠTY DOKUMENT DOŠEL ELEKTRONICKY A MY VEDEME LISTINNOU SPISOVOU SLUŽBU Vytiskneme, opatříme podacím razítkem a zapíšeme ODPOVĚĎ Napíšeme, vytiskneme, dáme podepsat odpovědnému pracovníku /podle podpisového řádu/, zapíšeme do podacího deníku a odešleme elektronicky Dojde-li el. pošta zaměstnanci, vytiskne ji a předá k zapsání

KDE KOUPÍME PODACÍ DENÍK? Tiskopis podle vyhlášky č. 191/2009 Sb. - SEVT TISKÁRNA MINISTERSTVA VNITRA – NÁZEV Jednací protokol

ZAPSAT ČITELNĚ A TRVANLIVÝM ZPŮSOBEM PÍŠEME HŮLKOVÝM PÍSMEM PÍŠEME TZV. ČÍNSKÝM PEREM, PLNÍCÍM PEREM S DOKUMENTNÍM INKOUSTEM, DOKUMENT PEREM

CHYBNÝ ZÁPIS MÁ BÝT ČITELNÝ CHYBNÝ ZÁPIS PŘEŠKRTNEME VODOROVNOU ČAROU, NEZAČMÁRÁME NEPŘELEPUJEME NEOPRAVUJME OPRAVNÝM LAKEM NAPÍŠEME DATUM A PARAFU PODPISU

ZDROJE Hajzlerová,I.: Spisová služba ve školské praxi, druhé, upravené a doplněné vydání, Karviná, PARIS 2010