VYSOKÁ ŠKOLA FINANČNÍ A SPRÁVNÍ, o.p.s. Fakulta ekonomických studií katedra řízení podniku Předmět: PERSONÁLNÍ ŘÍZENÍ (B-PeR) Téma 3: TVORBA A SPECIFIKACE PRACOVNÍCH MÍST V PODNIKU

POJETÍ, ÚKOLY, TERMINOLOGIE Vytváření pracovních míst proces, definování konkrétních pracovních úkolů jedince; seskupení do základních prvků organizační struktury, tj. pracovních míst; zabezpečení efektivního uspokojování potřeb podniku; uspokojování potřeb držitelů pracovních míst zaměstnanců, Analýza pracovního místa poskytuje obraz práce na daném pracovním místě; vytváří představu o pracovníkovi, který by měl na dané pracovní pozici pracovat; pomoc při hledání optimální struktury úkolů daného pracovního místa; definuje metody a podmínky plnění úkolů na daném pracovním místě. proces zjišťování, zaznamenávání, uchování a analýzy informací o úkolech, metodách, odpovědnosti; ukazuje vazby na jiná pracovní místa; zvýrazňuje podmínky, za kterých lze práci vykonávat.

PROCES VYTVÁŘENÍ PRACOVNÍCH MÍST F Á Z E Specifikace jednotlivých úkolů = jaké různé úkoly je třeba plnit Specifikace způsobu plnění úkolů = jak se bude úkol provádět Kombinace jednotlivých úkolů, jejich přiřazování pracovním místům = seskupení různých pracovních úkolů k vytvoření pracovního místa Stanovení vzájemného vztahu jednotlivých pracovních míst (prací vykonávaných na prac. místě) obsah povinnosti jak odpovědnost

PRACOVNÍ MÍSTA definice, terminologie Vytváření pracovních míst definování konkrétních pracovních úkolů jednotlivce; seskupení do základních prvků organizační struktury Uspokojení: potřeb organizace, potřeb pracovníků na daném pracovním místě Analýza pracovního místa obraz práce na daném pra- covním místě, představu o pracovníkovi, který zde bude pracovat analýza info o úkolech, me- todách, odpovědnosti, vazbě na jiná prac. místa, podm. výkonu práce možnosti efektivnějšího výkonu práce, změny techniky, technologie, sortimentu, změny organizace práce nově definovat prac. úkoly, povinnosti a odpovědnost, Systematický proces

ANALÝZA PRACOVNÍCH MÍST - POJMY Pohyb Operace Pracovní úkol Související úkoly Odpovědnost pracovního místa Elementární prvek práce = sáhnutí, uchopení, zvednutí, přemístění, položení Jeden nebo více pohybů = dokončená jednotka práce Část práce, skládá se z jedné nebo více operací. Náplň je určen svým konečným cílem nebo výsledkem. Souvisejícím úkoly přiřazené jednomu pracovnímu místu = rozsah povinností pracovního místa. Vazby na jiná pracoviště v hierarchické linii. Definuje odpovědnost pracovního místa – za co, komu. Pracovní místo Místo jedince v podniku = nejmenší prvek organizační struktury. Představuje zařazení jedince do organizační struktury. Přiřaqzuje mu určitý okruh úkolů a odpovědnosti.

PRACOVNÍ ÚKOLY A PRACOVNÍ MÍSTA Ujasnit a odpovědět na otázky: CO? = úkoly, které je třeba plnit PROČ ? = důvod, který má podnik k tomu, aby požadoval plnění daného úkolu, cíl a motivace pracovníka KDO ? = duševní a fyzické vlastnosti a schopnosti pracovníka KDY ? = časový interval dne, týdne, měsíce; čas v pracovním procesu, kdy se úkol plní KDE ? = umístění místa plnění daného úkolu v rámci podniku, provozu, odloučeného pracoviště JAK ? = metody práce, jak se práce provádí, technologické postupy, BOZP, jiné normy

PŘÍSTUPY K VYTVÁŘENÍ PRACOVNÍCH MÍST A ÚKOLŮ Mechanický (Taylor) Předpoklad: existuje jen jeden nejlepší způsob provádění práce, výkon určité, jasně specifikované práce; Důraz: na mechanický výkon práce, optimální využití času, energie, surovin, strojů, apod. Využití: rutinná, opakující se práce, nutnost dodržovat určité pracovní postupy, minimum investic do vzdělávání a rozvoje zaměstnanců Motivační Uspokojení z práce = nejlepší motivace. Faktory spokojenosti: motivátory (úspěch, uznání, odpovědnost, pravomoci, povýšení, osobní růst) Hygienické faktory – etika a kultura firmy, dozor, mezilidské vztahy, plat, prac. podmínky, jistota, osobní život Biologický (ergonomický) Lidé nejsou stroje! Omezení rizika úrazů či onemocnění, souvisejících s prací, Vztah mezi fyziologií člověka a jeho prací (muž, žena, zdravotnípostižení) Percepční Duševní schopnosti lidí, jejich hranice, schopnost vnímání (percepce) Potřeba (rozsah) zpracování informací = zjednodušení práce, Riziko: snižování duševních požadavků = snížení spokojenosti s prací pocit nevyužít svých schopností

ANALÝZA PRACOVNÍCH MÍST - ZDROJE INFORMACÍ Samotný držitel pracovního místa Bezprostřední nadřízený Spolupracovníci, či podřízení Techničtí experti Písemné dokumenty - popisy má podrobné znalosti o vykonávané práci problém subjektivního zkreslení může nejlépe determinovat požadavky na vykonávanou práci, problém: nebezpečí povšechných znalostí práce, obava z nárůstu vlastních úkolů pohled na pracovní místo „z jiného úhlu“ mohou přispět ke komplexnímu pohledu využití – pouze jako doplněk širší pohled na úkoly prac. místa v rámci organizace firmy, znalost pracovních postupů, technologie původní popisy práce a specifikace pracovního místa, pracovní deníky, plány pracoviště, info o výkonu, kontrole kvality, spotřebě materiálu, apod.

PROCES ANALÝZY PRACOVNÍCH MÍST Určit účel a cíle analýzy vzhledem k potřebám dalších personálních činností Vhodný postup Získat podporu vedoucích jednotlivých útvarů Předložit rámcový plán akce vedení firmy Konzultovat plán s liniovými manažery, v případě potřeby jej upravit Spolupráce s odbory, přirozenými zástupci zaměstnanců Vybrat a proškolit osoby, které budou analýzu provádět Informovat zaměstnance, jejichž pracovní místa budou analyzována Realizovat pilotní projekt, posoudit výsledky Realizovat plánovanou akci v plánovaném rozsahu Sestavit podrobný plán s časovým rozvrhem Kontrola a vyhodnocení výsledků Zpracování popisů a specifikací pracovních míst

METODY ZJIŠŤOVÁNÍ INFORMACÍ O PRACOVNÍM MÍSTĚ Pozorování Pohovor Dotazník Studium dokumentace vymezení předmětu pozorování, určení způsobu získávání údajů, jejich rozčlenění na jednotky pozorování; příprava technických prostředků pro registraci pozorovaných jevů, vlastního pozorování, popis, analýza a prezentace získaných informací strukturovaný = předem připravený, nestrukturovaný, individuální, hromadný značné množství variant – zaměření dotazníku, zdroje informací; různé typy otázek – ano – ne, volné odpovědi, respondenti = pracovníci na dané pozici, = nezávislí experti, znalci, náročné na zpracování dříve zpracovaná personální dokumentace, posouzení pracovní náplně obdobné pozice v jiné firmě

METODY ZÍSKÁVÁNÍ INFORMACÍ POZOROVÁNÍ Příležitostné pozorování předem určených činností Systematické pozorování předem vymezené Předpoklad systematického pozorování: Plán pozorování: vymezení předmětu pozorování = co chceme pozorovat určení způsobu získávání údajů, jejich rozčlenění na jednotky pozorování; příprava technických prostředků pro registraci pozorovaných jevů; způsob provedení vlastního pozorování a popisu pozorovaných jevů a situací, kdy pozorované jevy vznikají zaznamenávání pozorovaných jevů; analýzu pozorovaných jevů a prezentaci získaných informací ! Nutnost ! Striktně oddělovat skutečně pozorované jevy od domněnek. Omezit subjektivitu při popisu pozorovaných jevů. Odhalit příčiny vzniku pozorovaných jevů

METODY ZÍSKÁVÁNÍ INFORMACÍ Rozhovor (interview) Charakteristika. Přímý kontakt tazatele se zkoumanou osobou: přednosti: a) tazatel může ihned reagovat na odpovědi dotazovaného; b) vysvětlit nejasnosti v otázkách c) přesvědčit se o tom, že tázaný správně pochopil obsah otázky, d) možnost průběžně reagovat na odpovědi tázaného nevýhody: a) přímý kontakt dvou osob, kteří nemusí si být sympatičtí b) antipatie „na první pohled“ mohou zkomplikovat možnost získání potřebných informací Předpoklady úspěšného rozhovoru pečlivá příprava rozhovoru: a) mít jasno o cíli rozhovoru, vypracovat plán rozhovoru, b) jednoznačná formulace otázek o zkoumaných problémech, c) tzv. „kontrolní“ otázky = ověřit si správnost jiných otázek tazatel nesmí být pro tazatele nedůvěryhodnou osobou; rozhovor v přirozené atmosféře, ne jako „vyšetřování“, veden taktně, pružně měnit taktiku vedení rozhovoru, rozhovor přizpůsobovat aktuální situaci.

METODY ZÍSKÁVÁNÍ INFORMACÍ Dotazník, anketa metoda hromadného zjišťování informací písemná forma standardizovaného rozhovoru; autor nemá přímý kontakt se zkoumanou osobou; Charakteristika: Požadavky: vědět, komu je určen tj. u dotazovaných znát: a) věk, b) povolání a schopnosti na základě toho přizpůsobit obsah a zaměření dotazníku; pozor na motivaci dotazovaných – ochotu dotazník vyplnit: a) přesvědčit o významu, důležitosti a užitečnosti odpovědí, b) poděkovat za spolupráci autor dotazníku by měl mít potřebné znalosti o zkoumané problematice umět správně interpretovat získané odpovědi. Přednosti: ekonomičnost získávání informací od většího počtu osob; relativně snadná kvantifikovatelnost získaných údajů; Jednoduché vyhodnocování

METODY ZÍSKÁVÁNÍ INFORMACÍ Analýza produktů tvůrčí činnosti (studium dokumentů) Charakteristika: lze získat řadu poznatků a informací o obsahu, zaměření činnosti; již vnější vzhled dokumentace = odraz vztahu k důslednosti, jednání s okolím poznání obsahu zkoumané dokumentace = dostatečný přehled o činností firmy z obsahového i časového hlediska; Pozor ! Výsledek rozboru vybrané dokumentace nemusí jednoznačně ukazovat na kvality či nedostatky firmy = NUTNO: konfrontovat s údaji získanými jinými metodami !!!

REDESIGN PRACOVNÍCH MÍST Regesign pracovních míst = potřeba soustavných změn obsahu i metod práce na jednotlivých pracovních místech Důvody pro: výrobní důvody = zvýšení produkce, růst produktivity práce, snížení nákladů, zlepšení kvality výrobků či služeb, snížení prostojů, úspora inventáře, lepší využití kvalifikace, zvýšení flexibility apod. změny systému = zavedení nové technologie, vznik nového provozu, změny organizační struktury atd. personální problémy = snaha snížit fluktuaci, absenci, zvýšit atraktivitu práce, zlepšit personální vztahy, pracovníci = zlepšení pracovní morálky, pracovních podmínek, omezení monotonie, rizika poškození zdraví, eliminace sociálních problémů změny způsobu řízení = změna stylu vedení, změny řídících struktur, vytváření autonomních pracovních skupin, účast pracovníků na řízení, vnější, mimopodnikové důvody = situace na trhu, situace na trhu práce, změny zákonů v oblasti práce Výsledek Změny struktury pracovních míst V rámci organizace V rámci jejich organizačních celků

Konec