Seminář pro příjemce finanční podpory veřejně prospěšným projektům

1. blok semináře 2www.hradeckralove.org Pravidla Statutárního města Hradec Králové pro poskytování finanční podpory veřejně prospěšným projektům 5P (Směrnice Zastupitelstva města Hradec Králové č. 2/2009)

Obsah Pravidel 1. ČÁST – Úvodní ustanovení Čl. I – Předmět úpravy Čl. II – Vymezení pojmů 2. ČÁST – Podmínky pro poskytnutí fin. podpory 3. ČÁST – Postup při poskytování fin. podpory 4. ČÁST – Kontrola čerpání a využití příspěvku 5. ČÁST – Závěrečná ustanovení Směrnice se vztahuje na příspěvky poskytnuté od www.hradeckralove.org

Přílohy Pravidel Příloha č. 1: Statut programu Calendarium Regina Příloha č. 2: Vzor smlouvy 4www.hradeckralove.org

2. ČÁST – Podmínky pro poskytnutí finanční podpory Obecné podmínky (Čl. V) Finanční podpora určena fyzickým a právnickým osobám na veřejně prospěšné projekty zejména pro občany města a místního regionu poskytnuta jako kompenzace části nákladů vynaložených na poskytnutí služeb obecného zájmu forma: fin. příspěvek nebo bezúročná půjčka z rozpočtu města uzavřením smlouvy o podpoře je příjemce pověřen výkonem veřejné služby a zavazuje se splnit ukazatele sjednané ve smlouvě a další závazné podmínky 5www.hradeckralove.org

2. ČÁST – Podmínky pro poskytnutí finanční podpory Obecné podmínky (Čl. V) poskytovatel může stanovit min. počet účastníků podpořené akce fin. podpora se poskytuje zpravidla na jeden rok, který se nemusí krýt s rokem kalendářním v případě akcí nebo činností, které mají víceletou tradici a významný přínos pro veřejnost, je možné poskytnout příspěvek na delší období, max. na čtyři roky na poskytnutí fin. podpory není právní nárok poskytovatel není povinen zdůvodňovat svá rozhodnutí o poskytnutí či neposkytnutí fin. podpory 6www.hradeckralove.org

2. ČÁST – Podmínky pro poskytnutí finanční podpory Uznatelné náklady (Čl. VI) z fin. příspěvku lze hradit pouze náklady, které přímo souvisí s podpořeným projektem (akcí) pro uznání nákladů v jednotlivých případech je rozhodující účel a specifikace uznatelných nákladů ve smlouvě a jejich doložení prvotními účetními doklady řádně zaúčtovanými v účetnictví příjemce dle příslušných předpisů o vedení účetnictví není-li u jednotlivého typu příspěvku stanoveno jinak, jsou za uznatelné náklady považovány zejména: 7www.hradeckralove.org

2. ČÁST – Podmínky pro poskytnutí finanční podpory Uznatelné náklady (Čl. VI) pronájmy nemovitých a movitých věcí úhrada energií a služeb (např. doprava účastníků, ozvučení, …) propagace, publikační činnost, osvěta mzdy a související odvody, DPČ, DPP cestovné, stravné, ubytování a další výdaje uhrazené dle zákoníku práce startovné, vstupné a jiné poplatky přímo související s podpořeným projektem nákup sportovních pomůcek, zařízení a vybavení sportovišť nákup kostýmů, hudebních nástrojů a ostatního vybavení a pomůcek nákup majetku potřebného k podpořené činnosti nebo akci odměny dobrovolníků a externích spolupracovníků 8www.hradeckralove.org

2. ČÁST – Podmínky pro poskytnutí finanční podpory Uznatelné náklady (Čl. VI) úhrada nákladů za zpracování projektů (žádostí), žádajících podporu z jiných zdrojů kancelářské potřeby a drobný režijní materiál hmotné ceny a finanční odměny účastníkům akcí drobné občerstvení při akcích pro účastníky akce, rozhodčí, členy poroty, účinkující (minerálky, chlebíčky, cukrovinky, pečivo) hromadné stravování účastníků vícedenních festivalů a akcí maximálně do výše stravného dle zákoníku práce 9www.hradeckralove.org

2. ČÁST – Podmínky pro poskytnutí finanční podpory Neuznatelné výdaje (Čl. VII) Z příspěvku města nelze hradit následující výdaje, pokud poskytovatel v jednotlivých případech nerozhodne jinak: alkohol a cigarety, a to ani ve formě cen, odměn a dárkových balíčků úhrady za cateringové služby, rauty a jiné formy společenského občerstvení pro vybraný okruh osob s výjimkou řádně vyúčtovaného stravného dle zákoníku práce doprovodné programy a společenské akce pro účastníky či pořadatele, které přímo nesouvisí s podpořeným projektem další odměny a benefity pro účastníky či pořadatele s výjimkou řádně zdokladovaných odměn za provedené služby 10www.hradeckralove.org

2. ČÁST – Podmínky pro poskytnutí finanční podpory Neuznatelné výdaje (Čl. VII) Za neuznatelné náklady jsou dále považovány všechny náklady, jež jsou vynaloženy v rozporu s účelem a výslovným rozpisem nákladů uvedeným ve smlouvě o poskytnutí finanční podpory. 11www.hradeckralove.org

2. ČÁST – Podmínky pro poskytnutí finanční podpory Spoluúčast (Čl. VIII) Z rozpočtu města lze podpořit maximálně 80 % z uznatelných nákladů vynaložených na projekt, pokud poskytovatel výslovně nestanoví jinak. Za uznatelné náklady vynaložené na projekt jsou považovány předpokládané náklady, které žadatel uvede ve své žádosti o finanční podporu a které jsou v souladu s těmito Pravidly. Celková výše uznatelných nákladů vynaložených na projekt a míra finanční podpory vyjádřená v procentech je vždy stanovena ve smlouvě. 12www.hradeckralove.org

2. ČÁST – Podmínky pro poskytnutí finanční podpory Spoluúčast (Čl. VIII) Budou-li skutečně vynaložené uznatelné náklady na projekt vyšší než předpokládané náklady stanovené ve smlouvě, uhradí rozdíl příjemce podpory ze svých zdrojů. Budou-li skutečně vynaložené uznatelné náklady na projekt nižší než předpokládané náklady stanovené ve smlouvě, vrátí příjemce tu část finančního příspěvku, která překročí částku 80 % ze skutečně vynaložených uznatelných nákladů na projekt. 13www.hradeckralove.org

2. ČÁST – Podmínky pro poskytnutí finanční podpory Spoluúčast (Čl. VIII) Příklad: 14www.hradeckralove.org ŽÁDOSTSMLOUVA VYÚČTOVÁNÍ VAR. 1 VYÚČTOVÁNÍ VAR. 2 Příspěvek Uznatelné náklady Míra finanční podpory 50 % 40 %88,89 % Dodržení pravidla spoluúčastianone 80 % ze skutečných uznatelných nákladů K vrácení4 000

2. ČÁST – Podmínky pro poskytnutí finanční podpory Veřejná podpora (Čl. IX) Poskytnutí fin. podpory dle těchto Pravidel do výše EUR je považováno za podporu de minimis (podpora malého rozsahu) dle čl. 2 nařízení Komise ES č. 1998/2006 ze dne o použití článků 87 a 88 Smlouvy o ES. Podpora malého rozsahu nepodléhá oznamovací povinnosti vůči Komisí ES za předpokladu, že příjemce svým čestným prohlášením potvrdí, že v posledních třech letech neobdržel finanční prostředky z veřejných zdrojů přesahující v souhrnu EUR. Od podléhá podpora de minimis registraci v centrálním registru podpor malého rozsahu, jehož správcem je Úřad pro ochranu hospodářské soutěže. 15www.hradeckralove.org

16www.hradeckralove.org

17www.hradeckralove.org

3. ČÁST – Postup při poskytování finanční podpory Postup žadatele (Čl. X) Žádost o finanční podporu písemná, na předepsaném formuláři podání žádosti ve stanoveném termínu (zpravodaj Radnice, internetové stránky města, úřední deska) každý jednotlivý projekt = jedna samostatná žádost na žádosti podané po stanoveném termínu nebude brán zřetel Příjemce – povinnost užívat na všech propagačních materiálech týkajících se podpořeného projektu logotyp města nebo text „S PODPOROU MĚSTA HRADEC KRÁLOVÉ“, případně jiný způsob zveřejnění podpory města (upraveno ve smlouvě). 18www.hradeckralove.org

3. ČÁST – Postup při poskytování finanční podpory Postup žadatele (Čl. X) Vyúčtování čerpání a použití finanční podpory Vyúčtování nepodléhají fin. příspěvky v jednotlivém případě do výše Kč včetně. Ustanovení o kontrole tímto nejsou nijak dotčena. Předložení vyúčtování v termínu dle smlouvy. V odůvodněných případech lze termín vyúčtování ve smlouvě upravit, a to na základě žádosti podané před termínem vyúčtování. 19www.hradeckralove.org

3. ČÁST – Postup při poskytování finanční podpory Postup příslušných orgánů města (Čl. XI) Příslušný odbor prověří formální náležitosti žádosti v případě zjištění nedostatků vyzve žadatele k jejich odstranění předloží všechny žádosti příslušné komisi Příslušná komise projedná žádosti a doporučí poskytnutí/neposkytnutí fin. podpory návrh komise předloží ke schválení radě města tajemník komise nebo vedoucí příslušného odboru a následně zastupitelstvu města předseda komise Příslušný odbor informuje písemně všechny žadatele o výsledku projednání jejich žádosti v případě schválení fin. podpory uzavírá s žadateli smlouvy 20www.hradeckralove.org

4. ČÁST – Kontrola čerpání a využití příspěvku Fin. podpora podléhá finanční kontrole podle zák. č. 320/2001 Sb. Kontrolu provádí odbor, z jehož kapitoly byla podpora poskytnuta a dále odbor interního auditu a kontroly. Kontrola může být provedena v jakékoli fázi administrace poskytnutí příspěvku, tj. před poskytnutím příspěvku, v průběhu realizace projektu a následně po vyúčtování projektu. Neoprávněné použití nebo zadržení fin. podpory je považováno za porušení rozpočtové kázně dle § 22 zák. č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů. 21www.hradeckralove.org

4. ČÁST – Kontrola čerpání a využití příspěvku Fin. podpora podléhá finanční kontrole podle zák. č. 320/2001 Sb. Neoprávněným použitím se rozumí: takové použití, kterým byla porušena povinnost stanovená zákonem, smlouvou nebo rozhodnutím o poskytnutí fin. podpory, neprokáže-li příjemce, jak byly fin. prostředky použity. O uložení odvodu za porušení rozpočtové kázně rozhoduje příslušný odbor dle organizačního řádu magistrátu města. Odvod odpovídá částce neoprávněně použitých nebo zadržených prostředků. Za prodlení s odvodem zákon stanoví povinnost zaplatit penále. 22www.hradeckralove.org

4. ČÁST – Kontrola čerpání a využití příspěvku Fin. podpora podléhá finanční kontrole podle zák. č. 320/2001 Sb. Při správě odvodů se postupuje podle zák. č. 337/1992 Sb., o správě daní a poplatků. Prominutí nebo částečné prominutí povinnosti odvodu a penále může z důvodů hodných zvláštního zřetele povolit orgán, který rozhodl o poskytnutí fin. podpory (ZM nebo RM), na základě písemné žádosti. 23www.hradeckralove.org

2. blok semináře 24www.hradeckralove.org Vyúčtování čerpání a použití finanční podpory aneb Na co si dát pozor

Na co si dát pozor při vyúčtování Dodržení účelu finanční podpory přímá souvislost s podpořeným projektem charakter příspěvku: příspěvek neinvestiční – na provozní činnost příspěvek investiční – na pořízení dlouhodobého majetku specifikace uznatelných nákladů ve smlouvě rozpis finančního příspěvku ve smlouvách nad ,- Kč 25www.hradeckralove.org

Na co si dát pozor při vyúčtování Dodržení účelu finanční podpory povolená odchylka 10 % v čerpání jednotlivých položek z rozpisu příspěvku Příklad: 26www.hradeckralove.org ROZPIS VE SMLOUVĚ INTERVAL POVOLENÉ ODCHYLKY MINIMUMMAXIMUM Mzdy trenérů85 000, , ,- Pronájem sportovní haly , , ,- Míče10 000,-9 000, ,- Cestovné5 000,-4 500,-5 500,- Příspěvek celkem ,-

Na co si dát pozor při vyúčtování Nedodržení povolené odchylky 10 % při čerpání příspěvku Příklad: 27www.hradeckralove.org ROZPIS VE SMLOUVĚVYÚČTOVÁNÍ Mzdy trenérů ,- Pronájem sport. haly , ,- Míče10 000, ,- Cestovné5 000,-7 000,- Celkem ,-

Na co si dát pozor při vyúčtování Nedodržení povolené odchylky 10 % při čerpání příspěvku Příklad: 28www.hradeckralove.org ROZPIS VE SMLOUVĚVYÚČTOVÁNÍ LIMIT DLE SMLOUVY Mzdy trenérů ,- max ,- Pronájem sport. haly , ,-min ,- Míče10 000, ,-max ,- Cestovné5 000,-7 000,-max 5 500,- Celkem ,- x

Na co si dát pozor při vyúčtování Nedodržení povolené odchylky 10 % při čerpání příspěvku Příklad: 29www.hradeckralove.org ROZPIS VE SMLOUVĚVYÚČTOVÁNÍ LIMIT DLE SMLOUVY NEUZNATELNÝ VÝDAJ Mzdy trenérů ,- max ,-0,- Pronájem sport. haly , ,-min ,-0,- Míče10 000, ,-max ,-2 000,- Cestovné5 000,-7 000,-max 5 500,-1 500,- Celkem ,- x3 500,-

Na co si dát pozor při vyúčtování Vyúčtované náklady z doby trvání projektu Náklady musí být uhrazeny nejpozději do termínu pro vrácení nevyčerpaných prostředků dle smlouvy Vrácení nevyčerpaných prostředků v termínu dle smlouvy Označení originálů účetních dokladů číslem smlouvy Kontrola náležitostí účetních dokladů Průkazné a oddělené zaúčtování v účetnictví Dodržení termínu pro předložení vyúčtování 30www.hradeckralove.org

Na co si dát pozor při vyúčtování Plátci DPH – příspěvek nelze použít k úhradě DPH (ve vyúčtování pouze částky základu daně) Výjimka: DPH u výdajů vynaložených v souvislosti s plněním osvobozeným od daně bez nároku na odpočet daně Zadavatel veřejné zakázky je povinen postupovat v souladu se zákonem o veřejných zakázkách. Veřejným zadavatelem je také jiná právnická osoba, která byla založena či zřízena za účelem uspokojování potřeb veřejného zájmu, je financována převážně státem nebo jiným veřejným zadavatelem. 31www.hradeckralove.org

Krátké shrnutí Řádně, úplně a pravdivě vyplnit žádost čísla účtů, skutečné kontaktní osoby, telefony, maily, adresy Dodat požadované přílohy smlouvou všechny povinné přílohy dodat zároveň s žádostí Dodržet termíny uzávěrky žádostí, čerpání a vrácení příspěvku, odevzdání vyúčtování Splnit povinnosti dané smlouvou rozsah akce, termín akce, propagace města, pořídit dokumentaci O změny a úpravy žádat včas změny v rozdělení nákladů, termínech apod. žádat před realizací akce Vyúčtování podávat v souladu s žádostí a smlouvou původní rozpočet, doložení konání aktivity, kopie dokladů označené číslem smlouvy a doklady o jejich úhradě, fotodokumentace 32www.hradeckralove.org

V případě dotazů nás můžete kontaktovat Ing. Jaroslava Fikrová tel: vedoucí odboru interního auditu a kontroly Mgr. Aleš Mokren tel: vedoucí odboru kultury, sportu a cestovního ruchu Ing. Jitka Volfová tel: interní auditor 33www.hradeckralove.org

34www.hradeckralove.org Děkujeme za pozornost a přejeme dobré čerpání podpory města HRADEC KRÁLOVÉ