Projektové řízení Dana Diváková

Po podpisu smlouvy První schůzka realizačního týmu  Rozdělení rolí  Zhodnocení realizace aktivit při zkrácení rozpočtu  Zhodnocení finanční situace organizace v překlenovacím období  Rozpracování podrobného harmonogramu realizace projektu, plánování realizace  PŘEČTĚTE SI SMLOUVU !!!  PROSTUDUJTE SI POKYNY PRO PŘÍJEMCE !!!

Zhodnocení realizace aktivit při zkrácení rozpočtu  Které aktivity jsou pro projekt klíčové  Jaké finanční prostředky – na jaké kapitoly – byly NOKD přiznány  Jsme schopni projekt s tímto snížením realizovat?  Jsou nezbytné další finanční zdroje?  Omezíme množství aktivit?  Omezíme rozsah rekonstrukce?

Zhodnocení finanční situace organizace v překlenovacím období  Smlouva podepsána oběma stranami k 31.8.,  první splátka připsána na účet organizace 20.9.,  projekt v realizaci,  průběžná zpráva podána k ,  30 dnů kontrola zprávy, v případě nedostatků se doba prodlužuje,  další splátka zaslána k 28.2.,

Zhodnocení finanční situace organizace v překlenovacím období  projekt v realizaci – nutnost zafinancovat z vlastních zdrojů,  NENÍ MOŽNO PŘESTAT S REALIZACÍ PROJEKTU JEN PROTO, ŽE NEMÁTE PENÍZE Z NOKD NA ÚČTĚ,  závěrečná zpráva,  30 dní, v případě nedostatků se doba prodlužuje, ve výjimečných případech může toto období trvat i 7 měsíců,  nutnost opět zafinancovat z vlastních zdrojů.

Rizika při realizaci projektu  Ztráta osobností projektového týmu - některé projekty závisí na klíčových osobách. Protože je dobře známe, může připravit plán zastoupení.  Problémy s pracovníky - mnoho projektů závisí na dobrých vztazích vedení a pracovní síly. Finanční dopady požadavků pracujících lze vyhodnotit a zahrnout do rozpočtu projektu.  Finanční problémy – nedostatek financí na začátku projektu, jednozdrojové financování projektů, časové rozlišení v příjmech a výdajích.  Změny vnějších podmínek nebo okolní změny - mohou podstatně změnit průběh projektu.

Rizika při realizaci projektu Ošetření rizik Vyhýbání se  Nebo-li metoda „mrtvého brouka“. NEDOPORUČUJEME!  VYSTAVUJETE SE NEBEZPEČÍ NEPODPOŘENÍ V DALŠÍM KOLE. Kontrola plnění realizace projektu  Provádějte průběžnou evaluaci vašeho projektu, problémy je lepší řešit včas než est post.  Dostatečná a včasná komunikace s administrátory

Struktura a termíny předkládání průběžných zpráv  Strukturu a termíny předkládání průběžných zpráv nesmíme podceňovat.  Čím více chyb v průběžných zprávách – často jen díky malým zkušenostem nebo nedostatečnému prostudování příručky pro příjemce – uděláme, tím více se prodlužuje lhůta zaslání další části finančních prostředků.  PROSTUDUJTE POKYNY PRO PŘÍJEMCE  PROSTUDUJTE SMLOUVU  KOMUNIKUJTE VČAS S ADMINISTRÁTORY

Aby…

Textová část průběžných a závěrečných zpráv PZ - Dosavadní vývoj projektu:  Jak se Vám daří naplnit cíle projektu?  Jakým způsobem naplňujete aktivity projektu?  Jak dodržujete časový plán projektu?  Popište výsledky, kterých jste dosáhli za dobu trvání projektu. ZZ - Celkové zhodnocení projektu. Podrobně uveďte:  naplnění cílů projektu,  naplnění jednotlivých aktivit projektu,  dodržení stanoveného harmonogramu,  odchylky od projektového záměru, pokud byly a jejich zdůvodnění.

Textová část průběžných a závěrečných zpráv PZ - Cílové skupiny:  Podařilo se Vám zapojit cílovou skupinu dle Vašich představ?  Jaké cílové skupiny jste oslovili?  Uveďte rozsah cílové skupiny. ZZ- Cílové skupiny:  Podařilo se Vám zapojit cílovou skupinu dle Vašich  představ?  Jaké cílové skupiny jste oslovili?  Jaké dopady měla realizace projektu na cílovou  skupinu?  Uveďte rozsah cílové skupiny.

Textová část průběžných a závěrečných zpráv PZ - Výstupy projektu:  Jak realizace projektu přispívá k rozvoji regionu, cílové skupině?  Co se Vám podařilo díky realizaci projektu změnit nebo zlepšit?  Zjišťujete, a pokud ano, jakým způsobem, zda realizací projektu došlo k pozitivní změně?  ZZ - Výstupy projektu:  Jak se podařilo naplnit předpokládané výstupy projektu?  Jak realizace projektu přispěla k rozvoji regionu, cílové skupiny?  Co se Vám podařilo díky realizaci projektu změnit nebo zlepšit?  Zjišťovali jste, a pokud ano, jakým způsobem, zda realizací projektu došlo k pozitivní změně?

Textová část průběžných a závěrečných zpráv Informování o projektu:  Jakým způsobem informujete veřejnost, média, obce a další zájmové skupiny o průběhu projektu? Informování o projektu:  Jakým způsobem jste informovali o Vašem projektu veřejnost, média, obce a další zájmové skupiny?

Textová část průběžných a závěrečných zpráv Spolupracující osoby a organizace:  Kdo se společně s Vámi na projektu podílí a jak?  Potvrdily se osoby či spolupracující organizace, které jste uvedli při přípravě projektu? Spolupracující osoby a organizace a další zdroje:  Kdo se společně s Vámi na realizaci projektu podílel a jak?  Potvrdily se osoby či spolupracující organizace, které jste uvedli při přípravě projektu?  Jaké další zdroje se Vám pro projekt podařilo získat?

Textová část průběžných a závěrečných zpráv Konkretizace plánů na další období:  Jak je dodržen harmonogram projektu?  Uveďte plánované aktivity v dalších fázích projektu a jejich časový harmonogram. Finanční situace:  Popište celkovou finanční situaci projektu, informujte o dosavadním využití poskytnutého nadačního příspěvku Nadace OKD, uveďte další předpokládané výdaje.

Textová část průběžných a závěrečných zpráv Odchylky od projektového záměru:  Srovnejte záměr popsaný v žádosti o nadační příspěvek a skutečnost.  V případě, že se některé části projektu nepodařilo uskutečnit v předpokládané podobě, uveďte příčiny a možnosti nápravy.

Textová část průběžných a závěrečných zpráv Přínos projektu pro organizaci:  Jakým způsobem přispěla realizace projektu k rozvoji Vaší organizace?  Získali jste nové podporovatele?  Rozšířila se cílová skupina, pro kterou realizujete aktivity?  Zlepšil se marketing Vaší organizace? Shrnutí projektu:  Stručně popište, čeho bylo v rámci projektu dosaženo (rozsah cca 350 znaků).

Závěrem  Nikdy nic jenom předpokládat, vše si dodatečně ověřit.  Mít neustále na mysli účel projektu.  Neustále informovat ty, jichž se projekt týká.  Schvalovat jednotlivé fáze projektu.

Závěr

Děkujeme za pozornost