Schéma procesu vstupy Průběh procesu výstupy činnost ZDROJE

Pokračuj normalizací nebo zlepšováním D C A PLÁNUJ Čeho chceš dosáhnout DĚLEJ Uskutečni svůj plán KONTROLUJ Plníš svůj plán? JEDNEJ Pokračuj normalizací nebo zlepšováním

Neustálé zlepšování systému managementu kvality Zákazníci Neustálé zlepšování systému managementu kvality Požadavky Realizace produktu Management zdrojů Měření, analýza a zlepšování Odpovědnost managementu Produkt Spokojenost Výstup Legenda Činnosti přidávající hodnotu Informační tok

Měřící zařízení, kontroly REALIZACE MANAGEMENT Strategie Jana Nováková Marketing Jan Novák Obchod Anna Nováková Dodavatelé John Smith Servis Josef Opravil Montáž a realizace Fred Kutil Sklad Pavel Schoval Plánování Petr Plánek P O D Ů R N É C E S y Zákazník Hodnocení Jan Šerý Lidské Zdroje Jana Šerá Dokumentace Pavel Světlý Měřící zařízení, kontroly Pavla Nová Zlepšování Karel Zelený Reklamace, neshody Jan Mokrý Audity Jan Přesný Spokojenost Objednávka, smlouva Smlouva Dodávka Doprava na stavbu Montážní skupina

Celkový čas schvalovacího procesu 68 dní 30 1 schvalovací proces Max. lhůta pro zaslání připomínek 8 Zapracování zaslaných připomínek Obvyklá doba 14 2 schvalovací proces Obvyklá doba pro zaslání vyjádření/připomínek 6 10 Kontrola Obvyklá doba do schválení Celkový čas schvalovacího procesu 68 dní

Celkový čas schvalovacího procesu 52dní 30 1 schvalovací proces Max. lhůta pro zaslání připomínek 8 Zapracování zaslaných připomínek Obvyklá doba 14 2 schvalovací proces Obvyklá doba pro zaslání vyjádření/připomínek 6 Kontrola Obvyklá doba do schválení Celkový čas schvalovacího procesu 52dní

Celkový čas procesu 25 dní 17 Zpracování monitorovací zprávy Max. Interní lhůta 3 Provedení kontroly Předání zápisu o kontrole 5 Zapracování nedostatků zjištěných kontrolou Kompletace a předložení zprávy Celkový čas procesu 25 dní

NE ANO Sběr informací o počtu a typu pochybení ANALÝZA: Jsou příčiny nedostatků vedoucích k pochybení zjevné? Sběr informací o počtu a typu pochybení o četnosti jednotlivých typů pochybení Hlavní příčiny: neznalost principů projektového řízení, neznalost požadavků na projekty spolufinancované z ESF, chyby ve schváleném projektu, neexistující kontrola další osobou Analýza příčin NE ANO Opatření: zavedení kontrol, vydefinování 15 kroků zahájení projektu, zavedení kontrolních listů, zavedení pravidelných projektových porad Vyhodnocení: pravidelné hodnocení procesu zahájení, splnění harmonogramu projektu, splnění definovaných 15 kroků Došlo ke zlepšení? Snížení počtu pochybení v procesu zahájení projektu Trvalé zavedení do všech projektů

NE ANO Shromáždění informací o počtu připomínek o typu připomínek ANALÝZA: Jsou příčiny nedostatků vedoucích k připomínkám zjevné? Shromáždění informací o počtu připomínek o typu připomínek o četnosti opakování jednotlivých typů připomínek Hlavní příčiny: opomenutí, neznalost požadavků, nepřesnost výkazů, neexistující kontrola další osobou Analýza příčin NE ANO Opatření: zavedení kontrol, zavedení kontrolních listů Vyhodnocení: počtu připomínek MZ, lhůty potřebné pro přípravu MZ, zkrácení lhůty pro schválení MZ Došlo ke zlepšení? Snížení počtu připomínek k monitorovací zprávě Trvalé zavedení do všech projektů

předběžný plán kontrol VSTUPY: - záznam o pověření předběžný plán kontrol - podklady pro zpracování zprávy vypracovaná monitorovací zpráva včetně relevantních příloh   - kontrolní list    - vyplněný kontrolní list VÝSTUPY: - seznam osob pověřených kontrolou - schválený plán - kompletní monitorovací zpráva - kontrolní listy - záznamy v kontrolních listech, zjištěné nedostatky. - kompletně zpracovaná a zkontrolovaná monitorovací zpráva ZODPOVĚDNOST:  Vedoucí projektových manažerů Projektový manažer Kontrolou pověřená osoba Plán kontrol monitorovacích zpráv Provedení kontroly ZAČÁTEK Výběr osoy ppověřené kontrolou Byly zjištěny neshody? Provedení opravy KONEC Záznam o neshodě Příprava monitorovací zprávy ke kontrole ANO NE

1 Základní dokumenty Jedná se o skupinu aktivit, které lze bez větších problémů v případě potřeby opravit a doplnit i po uplynutí 1.monitorovacího období Indikátory Pošta Publicita 2 Plánování Jedná se o skupinu aktivit, které jsou nezbytné pro správné řízení projektu a jejich realizace musí být provedena v rámci procesu zahájení realizace projektu (do předložení 1. monitorovací zprávy) Interní směrnice Účetní doklady Projektový tým Změny rozpočtu 3 Výběrová řízení Jedná se vemi důležitou aktivitu v rámci které může dojít při pochybení k největším neuznatelným nákladům. Této aktivitě musí být při realizacei věnován čas pro podrobnou kontrolu