Vydávání výstupů z informačních systémů veřejné správy Blanka Szunyogová Odbor archivní správy a spisové služby MV ČR Odbor archivní správy a spisové služby MV

ISVS Zákon č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy. ISVS-soubor informačních systémů sloužících pro výkon veřejné správy včetně informačních systémů zajišťujících činnost podle zvláštních zákonů (živnostenský zákon, obchodní zákoník atd.). Správci ISVS jsou orgány veřejné správy - ministerstva, jiné správní úřady a územní samosprávné celky. Odbor archivní správy a spisové služby MV

ISVS Zákon č. 365/2000 Sb. ukládá orgánům veřejné správy povinnost poskytovat informace uložené v jimi provozovaném informačním systému i jinému orgánu veřejné správy, povinnost zveřejňovat informace o jimi provozovaném informačním systému a jím poskytovaných službách a to i způsobem umožňujícím dálkový přístup. Odbor archivní správy a spisové služby MV

ISVS Zákon č. 81/2006 Sb., kterým se mění zákon č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy a o změně některých dalších zákonů. Nová ustanovení, která se bezprostředně týkají spisové služby. Odbor archivní správy a spisové služby MV

ISVS - výpisy Nová ustanovení §9. Soubor povinností orgánů veřejné správy při vydávání výpisů nebo ověřených výstupů. Odbor archivní správy a spisové služby MV

ISVS - výpisy Úplné nebo částečné výpisy se vydávají na požádání fyzické nebo právnické osobě ze zápisů vedených v elektronické podobě v informačních systémech, jež jsou veřejnými evidencemi, rejstříky nebo seznamy. Úplné nebo částečné výpisy z informačních systémů veřejné správy nebo jejich částí, které jsou neveřejnými evidencemi, rejstříky nebo seznamy, se vydávají pouze oprávněným osobám. Odbor archivní správy a spisové služby MV

Určenými původci veřejné správy, ISVS - výpisy Určenými původci veřejné správy, kteří provádějí podle § 9 odst. 3 na požádání ověření výpisu v elektronické podobě podepsaného zaručeným elektronickým podpisem oprávněné osoby správce nebo označeného elektronickou značkou správce jsou: obecní úřady obcí s rozšířenou působností, obecní úřady, úřady městských částí nebo městských obvodů územně členěných statutárních měst, úřady městských částí hlavního města Prahy, notáři, držitelé poštovní licence a Hospodářská komora. Odbor archivní správy a spisové služby MV

ISVS – ověřené výstupy Na základě ověření vydávají určení původci na požádání ověřené výstupy z ISVS. Ověřeným výstupem se podle ustanovení §9 odst. 4 rozumí listina, která vznikla úplným převodem výstupu z informačního systému z elektronické do listinné podoby a jejíž doslovná shoda byla ověřena. Odbor archivní správy a spisové služby MV

ISVS – ověřené výstupy § 9a uvádí postupy prováděné při ověřování výstupů z ISVS pomocí ověřovací doložky a stanoví obsah ověřovací doložky. Výstupem je veřejná listina, která vznikne přenesením výstupu z ISVS z elektronické do listinné podoby. Veřejná listina je opatřena ověřovací doložkou nebo ověřovací doložka je vyhotovena samostatně a s listinou je pevně spojena. Ověřovací doložka dokládá doslovnou shodu obsahu veřejné listiny s výstupem z informačního systému veřejné správy v době jejího vyhotovení. Odbor archivní správy a spisové služby MV

ISVS – povinnosti ověřujícího V § 9b jsou popsány povinnosti ověřujícího: odst. 4 ukládá povinnost vést samostatnou evidenci vydaných ověřených výstupů, obsahujících vždy alespoň pořadové číslo ověření, datum vyhotovení doložky o ověření, identifikaci žadatele a identifikaci informačního systému, z něhož byl ověřený výstup vydán. odst. 5 téhož paragrafu přikazuje uchovávat výstupy z informačního systému veřejné správy, které byly pro vydání ověřených výstupů ověřovány, nebo jejich reprezentaci, po dobu nejméně 15 let od jejich vydání. Odbor archivní správy a spisové služby MV

ISVS – uchovávání výstupů Dosud není znám způsob, jak dlouhodobě uchovávat elektronické záznamy bez ztráty jejich průkaznosti. Zákon nedefinuje formáty pro ukládání výstupů v elektronické podobě. Odbor archivní správy a spisové služby MV

ISVS – uchovávání výstupů Novela zákona č. 365/2000 Sb. Změna §9: navrženo uchovávat pouze výstupy z ISVS, které jsou neveřejnými evidencemi, rejstříky nebo seznamy, změnit lhůtu pro uchovávání výstupů z 15-ti na 5 let, případně §9b odst. 5 zrušit. Odbor archivní správy a spisové služby MV

ISVS Zákon č. 40/2007 Sb., kterým bylo vyhlášeno úplné znění zákona č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy a o změně některých dalších zákonů. Znění §9b odst. 5 zůstalo nezměněno! „Ověřující uchovává výstupy z informačních systémů veřejné správy, které byly za účelem vydání ověřeného výstupu ověřovány, nebo jejich reprezentaci, a to po dobu nejméně 15 let od vydání ověřeného výstupu.“ Odbor archivní správy a spisové služby MV

ISVS Pokud orgány veřejné správy vydávají výpis z ISVS, které jsou veřejnými evidencemi, rejstříky nebo seznamy, nezjišťují totožnost žadatelů. Proč mají tedy povinnost uchovávat i tyto výstupy, a to navíc po dobu 15- ti let? Odbor archivní správy a spisové služby MV

ISVS – metodický návod AS 18. října 2006 vydal odbor archivní správy metodický návod po vydávání ověřených výstupů z ISVS (http://www.mvcr.cz/archivnictvi). Metodický návod shrnuje hlavní povinnosti orgánů veřejné správy týkající se spisové služby, vzhledem k zákonu č. 365/2000 Sb. Odbor archivní správy a spisové služby MV

ISVS – metodický návod AS Sestavit soupis takových provozovaných informačních systémů, které jsou zdrojem výpisů a soupis poskytovaných služeb a používaných datových prvků, jenž bude předán Ministerstvu informatiky a o němž bude informována veřejnost, vydat předpis obsahující postup při vydávání výpisů z ISVS se všemi náležitostmi, zavést evidenci vydaných ověřených výpisů se všemi náležitostmi podle §9 odst. 4, Odbor archivní správy a spisové služby MV

ISVS – metodický návod AS Do spisového a skartačního plánu doplnit nové druhy dokumentů: žádost o vydání výstupu z ISVS - S 1 (po vyřazení evidence vydaných ověřených výstupů), evidence vydaných ověřených výstupů - S 1 (po vyřazení všech výstupů), výstupy z ISVS - S 15 (možno rozčlenit např. podle systémů, z nichž jsou výstupy vydávány atp.). Odbor archivní správy a spisové služby MV

ISVS Konkrétní metodika pro ukládání výstupů, resp. ověřených výstupů z ISVS bude zpracována po splnění termínovaných úkolů uložených usnesením vlády ČR č. 500/2006, které mj. stanoví připravit metodiku pro realizaci dlouhodobého ukládání elektronických dokumentů do 30. června 2008. Do té doby se doporučuje uchovávat výstupy, resp. ověřené výstupy z ISVS, ve formátech, které příslušný informační systém používal v době, kdy byly výstupy pořízeny. Odbor archivní správy a spisové služby MV

Děkuji Vám za pozornost  Blanka Szunyogová arch@mvcr.cz Odbor archivní správy a spisové služby MV