Archivnictví a spisová služba SVNIT M. Horáková

Archivnictví Archiválie Práva a povinnosti Využívání archiválií Soustava archivů Z.č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, v platném znění

Základní pojmy Archivnictví Archiv, archivní fond Původce Archiválie, dokument Archivní sbírka (společné znaky)

Povinnost uchovávat dokumenty: Organizační složky státu, ozbrojené síly, bezpečnostní sbory, státní příspěvkové organizace, státní podniky, územní samosprávné celky, organizační složky územních samosprávných celků, vysoké školy, školy a školská zařízení, zdravotní pojišťovny, veřejné výzkumné instituce, PO zřízené zákonem, notáři = veřejnoprávní původci

Výběr archiválií Provádí příslušný archiv Kritérium: trvalá hodnota dokumentu (dobový vznik, obsah, původ, vnější znaky), § 5 Výběr z dokumentů ve skartačním řízení Skartační řízení: postup vyřazení dokumentů po skartační lhůtě, které jsou pro původce nadále nepotřebné

Skartační řízení Odpovídá původce dokumentů Provádí se v následujícím kalendářním roce po uplynutí skartační lhůty, po dohodě s archivem i později Základem je skartační návrh (archivu, k posouzení a provedení výběru archiválií) Provede skartační komise

Protokol o skartačním řízení Vyhotoví archiv Obsahuje: soupis dokumentů vybraných za archiválie, zařazení archiválií do kategorií, označení, kde budou archiválie uloženy a soupis dokumentů, které lze zničit Námitka proti protokolu (správní řízení)

Výběr archiválií mimo skartační řízení Provádí archiv Dokumenty soukromoprávního původce Dokumenty, které neprošly skartačním řízením Dokumenty nabídnuté vlastníkem České republice darem, ke koupi nebo do úschovy Dokumenty nalezené

Výběr archiválií Dokumenty obsahující utajované informace: do skartačního řízení lze zařadit jen dokumenty k vyřazení a zničení, u ostatních až po zrušení stupně utajení Ochrana obchodního, bankovního nebo obdobného tajemství: předchozí souhlas osoby, které ochrana tajemství svědčí

Evidence archiválií Dokumenty vybrané jako archiválie Součást Národního archivního dědictví Základní jednotkou e. je archivní fond, archivní sbírka nebo jednotlivá archiválie Přírůstky a úbytky archiválií

Základní evidence Vedou ji archivy a kulturně vědecké instituce, v jejichž správě se archiválie nachází Základní jednotky evidence Z E archiválií uložených mimo archivy a kv instituce vedou Národní archiv nebo státní oblastní archivy

Druhotná evidence Národní archiv nebo státní oblastní archivy podle své působnosti Údaje pro evidenční listy jsou povinny poskytovat archivy, muzea, knihovny, galerie, památníky, pracoviště Akademie věd ČR a vysoké školy

Ústřední evidence Vedena ministerstvem vnitra Stejnopisy archivních pomůcek Údaje z evidenčních listů

Forma uchování Listinná vždy Na technických nosičích dat Kombinace

Kategorizace archiválií I. Kategorie: archivní kulturní a národní kulturní památky, archiválie vzniklé do roku 1526, listiny vzniklé v letech 1527-1648, listiny významného veřejnoprávního a státoprávního charakteru vzniklé po roce 1648, pečetidla vzniklá do konce 1. pol. 17. stol., zemské, lenní, manské desky (příloha 3) Ostatní: II. kategorie

Nahlížení do archiválií Jen na základě žádosti Badatelský řád archivu Nahlížení do kopií zhotovených pro badatelskou práci (originál jen tehdy, neexistuje-li kopie) Jen archiválie starší 30 let a zveřejněné archiválie (§ 37) Lze odepřít (§ 38)

Soustava archivů Veřejné a soukromé archivy Veřejné: Národní archiv, Archiv bezpečnostních složek, státní oblastní archivy, specializované archivy, bezpečnostní archivy, archivy územních samosprávných celků Soukromé: zřizované FO nebo PO

Výkon VS na úseku archivnictví Ministerstvo vnitra Národní archiv, Archiv bezpečnostních složek a státní oblastní archivy Příslušná ministerstva a další ústřední správní úřady, ČNB, bezpečnostní sbory a zpravodajské služby ČR