© Ing. V. Šebek, CSc. Plánování a řízení projektů IS 1 7. Zadávání (definice) projektu  Zadávání (vznik) projektu  Zadání projektu  Formalizované zadání projektu  Zadávací list projektu

© Ing. V. Šebek, CSc. Plánování a řízení projektů IS 2 Zadávání (vznik) projektu - 1  Zadávání  je cesta (často strastiplná) od nápadu / myšlenky / požadavku až ke schválení projektu vedením organizace  v jeho průběhu se provádí  konkretizace a upřesňování  zdůvodňování, zdůvodňování, zdůvodňování…  přesvědčování o potřebnosti dosažení cílů (projektu) – interní marketing Někdy též boj proti zahájení neefektivních a nesmyslných projektů

© Ing. V. Šebek, CSc. Plánování a řízení projektů IS 3 Zadávání (vznik) projektu - 2  Rozdílné přístupy  Postup zadávání (vzniku) projektu závisí na způsobu chápání projektu v organizaci  Projekt jako realizace dílčího záměru, prosazeného uvnitř (částí) organizace – ad hoc změna („klasický“ přístup)  Projekt jako nástroj realizace změny v organizaci – řízená změna v organizaci PMZ Zadávání 3

© Ing. V. Šebek, CSc. Plánování a řízení projektů IS 4 Zadání projektu - 1 Zadání projektu se v průběhu zadávací fáze upřesňuje, předělává, ruší, rozšiřuje, zužuje…Postup je ukončen formalizovaným zpracováním následujících bloků:  CO – název projektu, kdo požaduje, cíle a výstupy  KDY – zahájení a ukončení  JAK – koncepce řešení, hlavní milníky a aktivity  ZDROJE – rozpočet, projektový tým, spolupracující strany (interní, externí) +  OKOLÍ – vazby, dopady, omezení, rizika, podmínky realizace, prostředí podniku  KDO náklady zaplatí (komu to půjde do nákladů..)  KDO výstupy převezme do rutinního provozu  (PROČ) – poslání projektu

© Ing. V. Šebek, CSc. Plánování a řízení projektů IS 5 Zadání projektu - 2  Význam  Definuje projekt  Umožňuje navrhovaný projekt vidět v kontextu ostatních projektů a podnikových aktivit (podklad pro koordinaci projektů - multiprojektové řízení)  Je prostředkem, umožňujícím zúčastněným stranám projekt stejně chápat  Pomáhá předcházet nedorozuměním  Je to základní materiál pro manažerské rozhodnutí, zda projekt realizovat Při procesním řízení podniku je zadání projektu dílčím výstupem z procesu řízení změn  Používané názvy pro zadání projektu - Zadávací list projektu, Project Charter, Rámec projektu

© Ing. V. Šebek, CSc. Plánování a řízení projektů IS 6 Formalizované zadání projektu - 1  Poslání projektu – PROČ z pohledu celého podniku  Vyjadřuje smysl projektu v kontextu strategie podniku. Poslání je většinou dosaženo několika koordinovanými projekty  Cíl projektu – měřitelné konkrétní PROČ  Změny, které chceme realizací projektu dosáhnout. Základní důvod pro existenci projektu a vynaložení peněz, času a zdrojů – Čeho má projekt dosáhnout Cíle projektu  Srozumitelné pro všechny  Jednoznačné – bez možnosti různých výkladů  Jsou výzvou (motivující)  Akční (dokonavé sloveso)

© Ing. V. Šebek, CSc. Plánování a řízení projektů IS 7 Formalizované zadání projektu - 2  Charakteristiky cíle projektu - SMART  Specific – specifický (pro banku, resp. její oblast)  Measurable - měřitelný (upřednostňujeme numerické hodnoty, ale přijatelné jsou také jinak měřitelné hodnoty, např. zařazení mezi TOP 100)  Achievable – dosažitelný, splnitelný  Relevant – podstatný / Result oriented  Trackable – sledovatelný / Time framed – časově ohraničený

© Ing. V. Šebek, CSc. Plánování a řízení projektů IS 8 Formalizované zadání projektu - 3  Výstupy – CO bude realizováno  Konkrétní výstupy, které musí být vytvořeny k dosažení cíle. Každý výstup by měl být definovaným způsobem realizován (kvalita), otestován a předán.  Činnosti  Které musí být vykonány + zdroje, které budou k dispozici, pro dosažení výstupů  Koncepce řešení (strategická)  V souladu  se strategií organizace, skupiny apod.  S mezinárodními aliancemi, resp. řešeními  Pilotní v dané oblasti (obchodní, IT…)

© Ing. V. Šebek, CSc. Plánování a řízení projektů IS 9 Formalizované zadání projektu - 4  Klíčové faktory úspěchu (pro projekt jako celek s určením jejich priorit – podklad pro pozdější zásadní rozhodování)  je jich jen několik  jsou měřitelné  Odsouhlasené zadavatelem, resp. Zákazníkem  Omezení - limity, které projekt nesmí překročit (vnitřní podmínky)  Termíny (nová služba bude nabízena nejpozději 1.1.)  Zdroje (požadavek na zahraniční specialisty nepřevýší 50 čld)  Parametry (Maximální množství kyanidu v odpadní vodě nepřevýší …)  Vazby na ostatní činnosti v podniku (musí skončit před zavedením xzy do výroby..)  Kritické předpoklady – vnější podmínky, které musí nastat, aby bylo dosaženo cíle projektu

© Ing. V. Šebek, CSc. Plánování a řízení projektů IS 10 Formalizované zadání projektu - 5 Měřitelné parametry Cíle a výstupy musí mít měřitelné parametry (jinak nelze zjistit jejich dosažení!) U měřitelných parametrů se definuje  Metrika – množství, čas, finance  Způsob zjištění a zdroj dat (z existujících reportů např. denní výkaz, nutné udělat zvláštní sestavy, přímé měření, zpráva z objednaného průzkumu spokojenosti zákazníků..) –Náklady a potřebné zdroje na zjišťování indikátorů je nutné zahrnout do rozpočtu projektu –Nelze-li indikátor vyhodnotit (nebo jeho vyhodnocování je příliš drahé) je nutné ho změnit

© Ing. V. Šebek, CSc. Plánování a řízení projektů IS 11 Formalizované zadání projektu - 6  Metrika  přesně vymezený finanční či nefinanční ukazatel, nebo hodnotící kritérium  jsou objektivně měřitelné  v čase zachovávají konzistenci  jsou srozumitelné a dostupné  Popis metriky obsahuje  název a identifikace  Definice (včetně algoritmu)  Vlastník  výchozí a cílová (požadovaná) hodnota  zdroj dat pro měření  Způsob měření

© Ing. V. Šebek, CSc. Plánování a řízení projektů IS 12 Zadávací list projektu – 1 Project Charter / Rámec projektu  Název projektu / priorita  Zadavatel projektu  Hlavní cíle (výstupy) projektu  Zahájení / ukončení projektu  Očekávané přínosy  Kritické faktory úspěchu  Hlavní vazby (identifikace všech klíčových známých vazeb na ostatní projekty, aktivity apod. v organizaci)  Strategická koncepce řešení

© Ing. V. Šebek, CSc. Plánování a řízení projektů IS 13 Zadávací list projektu – 2 Project Charter / Rámec projektu  Dopady projektu (…v průběhu implementace, po nasazení do provozu. Sumarizace dopadů na IT, na obchodní procesy, organizační strukturu, využití zdrojů..)  Rozpočtový limit  Nakupované výkony  Investice  Rizika projektu  Omezení projektu  Milníky projektu  Požadavky na personální zdroje (a nositele know-how)  Organizace projektu (sponzor, řídící komise, projektový vedoucí, tým)