Poslední fáze projektového cyklu – ukončení projektu

Životní cyklus projektu Definovat Definování Plánování Vedení Sledování Ukončení Plánovat Vést Definovat Aktualizovat plán Vést Sledovat Definovat Aktualizovat plán Vést Sledovat Ukončit

Ukončení projektu Předmětná část Procesní část Dosažení cíle Dokumentace díla Procesní část Dokumentace procesů Znalostní databáze Ukončení projektu – rozpuštění týmu

Dokumentace a Ukončení projektu Akceptační protokoly Zápisy z kontrolních dnů Technické výkresy Návody k obsluze Ukončení projektu Kick out meeting Ocenění členů týmu

Dokončení projektu Zajištění hmotných i nehmotných výstupů projektu a jejich přijetí objednatelem Zdokumentování a předání veškerých poznatků z průběhu životního cyklu projektu

Dokumentace projektu Úložiště dokumentů Struktury úložiště a procedury archivace Ujednání o kategorizaci a názvech dokumentů Specifikace standardů pro používání sw prostředků zpracování dokumentů Formální náležitosti jednotlivých typů dokumentů, šablony, kódy, zkratky, číselné řady Odpovědnosti za archivaci dokumentů, aktualizaci a zálohování úložiště, Odpovědnost za správnost a vedení verzí dokumentů, je-li to z pohledu projetu potřeba

Dokumentování poznatků z projektu Vytvoření, ověření a potvrzení všech příslušných údajů o hmotných výstupech projektu Důležité události (poruchy, regulační opatření..) Založení databáze poznatků (zkušeností) pro řízení typově příbuzných projektů Zjišťování spokojenosti zákazníka a členů týmu projektu Vyhodnocení projektového řešení a míra dosažení parametrů ze zadání cílů Shromáždění doporučení a návrhů na zdokonalení

Ukončování smluvních vztahů Vstupy: Dokumentace smluvního vztahu Nástroje a techniky: Prověrky obstarávání Výstupy: Záznamy o smluvním vztahu Formalizace přijetí a uzavření

Předání hmotných výstupů projektu Předání dokumentace produktu, zkušebních protokolů, inspekčních zpráv Konečné posouzení finanční situace (projektová kalkulace) Konečná zpráva a dokumentace projektu Seznam otevřených otázek a dokončovacích prací Seznam nároků a požadavků

Uzavření projektu ukončení všech běžících procesů projektového managementu předání všech výstupů projektu a oficiální uzavření vztahů mezi dodavatelem a zákazníkem uvolnění výkonných projektových sil ukončení používání všech materiálních a finančních zdrojů projektu vypořádání všech účetních agend

Účetní vypořádání Ukončení pronájmů Předání nespotřebovaných předmětů ke skladování nebo prodeji Účetní ukončení přiřazení členů projektového týmu k účtování nákladů projektu

Závěrečné analýzy a poučení z projektu hodnocení naplnění cílů projektu porovnání plánovaných a skutečných hodnot všech měřitelných výsledků rekapitulace změn projektu naplnění plánu kvality, speciálních podmínek a zvládnutých rizik projektu, efektivity procedur projektového managementu, projektové dokumentace, exaktních výsledků kontrolních měření, projektových výzkumů apod. individuální vyjádření a komentářů

Několik zásad pro ukončení projektu Veškeré výstupy musí být akceptované zadavatelem Zhodnocení zdrojů a vyvarování se opětovného použití nespolehlivých členů týmu Poučení se z projektu (úspěšného nebo méně úspěšného) Neustálá aktualizace projektové dokumentace

Vytvoření předpokladů pro zajištění úspěchu dalších projektů Dle Standish Group je 30% projektů ukončeno předčasně 70% projektů nedosáhne alespoň část plánovaných cílů Překročení nákladů v 80% projektech Téměř 100% prodloužení časového plánu

Deset nejčastějších důvodů proč se nedělá ve firmách postimplementační analýza projektu? Opiti úspěchem z dobře dokončeného projektu podlehnou pracovníci dojmu, že to není potřeba Zdeptáni neúspěchem projektu se snaží účastníci projektu i všichni, ti, kdož byli projektem dotčeni, na projekt co nejrychleji zapomenout Pod tíhou stále nových a nových projektů a každodenních starostí na takovou analýzu nezbývá času V beztak napjatých rozpočtech projektů se škrtají všechny „snadno ušetřitelné finanční položky“, takže dojde i na postimplementační analýzu, která se pak už ani nenaplánuje. V řadě firem se taková věc považuje za zbytečné mudrování a zdržování od pořádné práce U členů projektového týmu panuje obava, že by se i dobře míněné, kritické závěry obrátily proti nim samotným Neví se, jak ji vlastně prakticky dělat Analýza se kdysi udělala, ale doporučené závěry se odložily ad acta, takže se celá akce nutně jevila jako zbytečné vynaložení času a námahy, a proto se od ní upustilo Na rozdíl od vlastní realizace projektu ji nikdo nepožaduje Projektový tým nechce poukazovat na chyby, kterých se dopustil (Proč by to měl dělat?!) a upozorňování na úspěchy zase zavání sebechválou.

Znalostní projektová báze Výtah klíčových informací a dokumentů z projektů Struktura Nabídka, smlouvy, přílohy Plán, rozpočet, statistika Základní dokument projektu, definované pravidla, použité standardy a konvence Historie – klíčové zápisy, měsíční reporty, protokoly Výstupy – studie, analýzy, modely, zdrojové kódy, komponenty, .. Důležité je: Orientace v systému Možnost jednoduchého vyhledávání Zajištění přístupových práv Zajištění aktualizace a relevance dat SW podpora – Document management

Statistika projektu postup kvantitativní charakteristiky speciální poznámky vhodný komentář k zapamatování specifika ovlivňující ostatní údaje

Příklad typického použití KB (knowledge base), KM (knowledge management)

Firemní know-how projektů Procesy metodologie Znalostní báze Dokumentace projektů pro využití znovupoužitelných částí studium zkušeností z realizovaných projektů Statistiky Projektů pro práci s metrikami odhady pracnosti Fáze Kroky Úkoly WBS Techniky Role Metriky Produkty Co vznikne Kdo Jak Pracnost Kdy, co

Znalostní organizace Problémy zákazníků Technologie Výrobky a služby Zákazníci Distribuční kanály Tok dat, informací a produktů Dodání Hledání řešení Generování Vyhledávání znalostí a učení se

Znalosti data (+ relevance + účel = ) informace (+ aplikace = ) znalost (+ intuice + zkušenosti = ) moudrost

Definice znalosti „Znalost je organizovaná informace využitelná k řešení problémů.“ [Woolf1990] „Znalost je informace, která je organizována a analyzována, aby se stala srozumitelnou a použitelnou k řešení problémů nebo k rozhodování.“ [Turban1992] „Znalost obsahuje pravdy a přesvědčení, perspektivy a koncepty, úsudky a očekávání, metodologie a know-how.“ [Wiig1993] „Znalost je množina vhledů, zkušeností a procedur, které jsou považovány za správné a pravdivé a které tím řídí myšlenky, chování a komunikaci mezi lidmi.” [Spek1997] „Znalost je uvažování nad daty a informacemi za účelem aktivního umožnění výkonu, řešení problémů, rozhodování, učení a výuky.” [Beckman1997]

Zachycení znalostí Systém se nemůže omezit pouze na přísně strukturované formáty, musí umět pracovat s e-maily, webem apod., s obsahem, který nevzniká uvnitř organizace. Požadavek: flexibilní datový model, který umožňuje rychle definovat objekty související s podnikáním; uživatel může vytvářet klasifikace reprezentující specifické podnikové procesy (např. “finanční rizika”, “hodnocení zaměstnanců”) Zdroje znalostí by měly být propojeny na ty, kteří je vytvořili, uživatelé pak s nimi mohou problematiku konzultovat.

Knowledge Management (KM) Znalostní řízení Management znalostí se soustřeďuje na procesy, pomocí kterých se v organizacích z jejich nehmotného, "intelektuálního" jmění (kapitálu) vytvářejí hodnoty.

Proč je KM obtížný? organizace musí vytvořit prostředí, které přeje sdílení znalostí způsob hodnocení znalostí vrcholovým managementem ve své organizaci management znalostí není totéž, jako informační management zapojení vrcholového managementu

Vyhledávání znalostí Nestrukturované řešení - surfování Strukturovanější prostředí, v němž mohou uživatelé používat klasifikace a metadata, s jejichž pomocí mohou přesně specifikovat, co chtějí najít; fulltextové prohledávače, metadata, kontextově závislé nástroje, umožňující dělat soudy o vhodnosti znalostí tím, že je propojí s jejich původním použitím.

Nestrukturovaná data Volný text Grafika Audio, video Lze jen velmi těžko nebo vůbec vyhledávat data.

Strukturovaná data Textová Číselná (číselníky) Datum, čas Logická Kategorie (hodnota vlastnosti z dané škály) Umožňují vyhledávání dle zvoleného klíče

Média pro uchovávání znalostí lidská paměť organizace dokumenty počítač

Nejlepší postupy (Best Practice) Prosazujte nejlepší postupy Řešení KM by mělo podporovat používání šablon pro vytváření standardizovaných pracovních prostorů, podporujících přijatou metodologii (seznamy úkolů apod.). Při zahájení projektu může jeho manažer jednoduše vytvořit odpovídající pracovní prostor, který využívá nejlepších postupů. Během projektu se může pracovní prostor dále vyvíjet a po dokončení projektu je zdokonalená šablona automaticky použita v dalších projektech. Výsledkem je prostředí, v němž se hodnota znalostí každým použitím zvyšuje, vytváří se rostoucí spirála neustále obohacovaných, integrovaných znalostí, zvyšuje se jejich přidaná hodnota.

Sledování využití znalostí Sledujte využití znalostí jedné skupiny uživatelů v jiných skupinách. Pak je možné, aby každý, kdo najde určitý dokument, viděl, kdo a kdy ho použil, může se seznámit s úspěšností použití, poučit se z chyb apod. U standardů (nejlepší postupy, šablony apod.) lze snadno zjistit, kteří uživatelé systému budou ovlivněni jejich změnami (např. je možné identifikovat všechny zákazníky, kteří budou při obnovení smluv ovlivněni změnami, které navrhuje vaše právní oddělení)

Znalostní cyklus Cíle organizace Identifikace potřeby nových znalostí a dovedností Vytvoření podmínek pro přijetí znalostí a dovedností Využívání znalostí Zhodnocení využívání znalostí Implementace znalostí

Společná tvorba a sdílení dokumentů definovat, jakým způsobem budou data vytvořená v různých paralelních procesech kombinována a propojena každý spoluautor vkládá své poznámky na různá místa v dokumentu, přičemž původní struktura dokumentu zůstává zachována spoluautoři provádějí opravy přímo ve struktuře a obsahu původního dokumentu, tyto změny jsou zvýrazněny jinou barvou či jiným stylem písma omezit přístup spoluautorů buď prostřednictvím oprávnění přidělených síťovým administrátorem, nebo použitím hesla pro přístup k dokumentu

Sdílení znalostí Většina manažerů vyhledává nové nápady, pokud potřebují řešit současné kritické problémy. Žádný zdroj informací není univerzálně nejefektivnější. Manažeři získávají myšlenky z různých zdrojů. Převládá ústní šíření myšlenek. Manažeři se hodně spoléhají na radu kolegů při hodnocení významu a spolehlivosti nových informací. Je možné zdokonalit tradiční formy sdílení znalostí.

Znalosti v organizaci Zaznamenané (směrnice, ověřené pracovní postupy – „explicitní“) Nezaznamenané znalosti zaměstnanců (obtížná dokumentace – „tacitní“ nebo snadná dokumentace – „imlicitní“)

Sdílení tacitních znalostí Vyprávění příběhů (storytelling) Učňovství (apprenticeship) Komunity (CoP, Communities of Practice)

Vyprávění příběhů Pomocí analogií a symbolů vytváří přirozené podmínky ke sdílení znalostí Vypravěč spojuje své zkušenosti se zkušenostmi posluchače Podmínky úspěchu: Obsah příběhu Vypravěč a posluchač: důvěra, společný zájem, blízký vztah – emoce, strach, radost

Učňovství Vztah mistra a učně formalizován, smlouvou se obě strany zavazují je spolupráci Mistr předává učni explicitní znalosti a snaží se v různých situacích a činnostech rozvíjet jeho vlastnosti tacitní Nevýhody: dlouhodobý proces, vyžaduje trpělivost Př. Malířský učeň- chůze na štaflích Podobný princip: mentorování (neformální)

Komunity Skupina lidí, kteří mají společný zájem – řeší problém, sdílejí znalost, zkušenost, nástroje, praktiky apod. Jsou na sobě závislí Vznikají přirozeně nebo jsou vytvářeny pro řešení konkrétního problému Musí mít jasně formulovaný cíl, pokud možno i vizi a strategii

Rozdíly mezi organizačními formami Zájmová komunita Zkušenostní komunita Projektový tým Charakteristika Popis Sdružení na základě zájmu Sdružení na základě zkušeností Časově omezená skupina daná projektovými cíli Záměr Dobrovolná výměna znalostí Vybraní pracovníci na základě požadovaných profesí potřebných v projektu Management Řídí se sama (nebo se nijak neřídí) Projektový management Stupeň formalizace Neformální struktura Formalizovaná struktura Znalosti členů Podobné zkušenosti, zájmy a různá kvalita Podobné zkušenosti a homogenní kvalita Heterogenní znalosti a dovednosti Motivace Osobní zájem Dokončení projektu Životní cyklus Kontinuální Spojený s projektem Nároky lidské na zdroje a management Nízké Střední až vysoké Nároky na infrastrukturu

Typy organizačních forem Organizační forma Účel Vlastník Motivace Časová perioda Volné sdružení sdílející společné zkušenosti Výměna zkušeností Dobrovolné sdružení Vlastní identifikace se skupinou Doba trvání zájmu Formální pracovní skupina Zlepšení nebo návrh produktu nebo služby Vedoucí projektového týmu Společný cíl Trvání projektu Neformální síť Hledání a předávání informací Osobní zájem

Specifické vlastnosti znalosti jsou nehmotné a těžko měřitelné, znalosti jsou pomíjivé, a proto mohou „zmizet přes noc“, znalosti nejsou v procesech spotřebovány, někdy naopak používáním rostou, znalosti mají velkou šíři dopadu v organizacích, znalosti nemohou být koupeny na trhu či burze, znalosti nejsou konkurenční, mohou být používány různými procesy ve stejnou dobu.

Cena znalostí Náklady na pořízení, hodnota, dostupnost Předává se „zadarmo“ – reciprocita, reputace, altruismus Směna fyzická i virtuální Důležitou podmínkou fungování trhu znalostí je důvěra

Chyby při práci se znalostmi Nízké ocenění pracovníků, často pouze slovní podpora, demotivace Větší důraz na tvorbu nových znalostí než opětovné použití existujících Chybí podpora kontinuálního vzdělávání Neexistence nástrojů ohodnocování znalostí

Dimenze charakterizace znalostí média pro uchovávání znalostí dostupnost znalostí typologie znalostí hierarchizace znalostí

Média pro uchovávání znalostí lidská paměť organizace dokumenty počítač

Informační bariéry Technické Dislokační Finanční Diskriminační Psychologické Jazykové

Další bariéry Legislativní Složitost Neschopnost porozumět (kognitivní) Informační zahlcení

Projektově orientované společnosti sofistikované interní procesy celopodnikové podpory projektové managementu intenzivní využití informačních a komunikačních technologií

Koordinace a řízení v multiprojektovém prostředí nároky na formalizaci komunikačních kanálů sledování interakcí a koordinace soustavy projektů monitorování a kontrola (sofistikované kontrolní postupy dle vlastních metodik, standardizované systémy podávání hlášení)