Řízení projektových rizik PhDr. Helena Lipková UISK FF UK Říjen 2006

Co definuje projekt? Projekt Specifikace Čas Náklady

Co je to projektové řízení? Soubor činností související s Design Delivery Definováním Plánováním Vedením Uzavřením Řízení lidských zdrojů Řízení rizik Řízení kvality Finanční řízení projektu Řízení subdodavatelských vztahů Řízení změn a rozsahu projektu Řízení komunikace v rámci i vně projektového týmu Řízení dodávky vč. např. technického řešení Řízení vztahů se zákazníky Krizové řízení Výkaznictví a kontrola projektu …

Co jsou to rizika? Rizika = nežádoucí, neočekávané nebo neplánované události ohrožující dosažení jednoho nebo více projektových cílů s potenciálně negativním dopadem na projekt s určitou pravděpodobností výskytu

Jaké jsou druhy rizik dle PMM? Obchodní x čirá Obchodní : normální riziko představující jak možnost zisku, tak ztráty Čirá : rizika reprezentující pouze možnost ztráty Známá x neznámá Známá : předvídatelná Neznámá : nepředvídaná, předem nerozpoznaná

Co definuje projekt? Projekt Každý projekt má rizika! Specifikace Čas Náklady

Co je to řízení rizik? Řízení rizik (risk management) = Soustavná, opakující se sada vzájemně provázaných činností, jejichž cílem je řídit potenciální rizika, tzn. omezit pravděpodobnost jejich výskytu nebo snížit jejich dopad na projekt Nedílná součást projektového řízení

Proč řídíme rizika? Účel předcházet nepříjemným překvapením vyhnout se krizovému řízení zamezit vzniku problémů nebo příp. zamezit jejich eskalaci

Jaké činnosti zahrnuje řízení rizik? Identifikace (Identification) Ohodnocení (Evaluation) Zvládnutí resp. zmírnění (Mitigation) Monitoring

Proces identifikace rizik Vstupy Identifikace rizik Klasifikace rizik Kompletní seznam rizik Revize rizik

Identifikace rizik – pokračování Vstupy Smlouvy a související dokumenty (specifikace rozsahu činností, termíny dodávek, finanční rozklady atd.) Firemní plány WBS (Work-breakdown structure) Reporty a kontrolní zprávy Finanční výkazy projektu „Lessons-learned“ Brainstorming v rámci projektového týmu Pohovory s experty Vstupy Obchodníci Dodavatelé Zadavatelé Finanční odd. Odd. nákupu atd. Odd. řízení kvality Členové řešitelského týmu Včas ! Často Jak Pravidelně Na všech úrovních

Ohodnocení rizik Analýza rizik Určení priorit Pravděpodobnost výskytu Potenciální dopad na projekt Vážnost rizik (c = a + b) Odhad časového milníku, ve kterém se riziko může vyskytnout (příp. odhad frekvence výskytu u opakujících se rizik) Určení priorit Setřídění rizik dle jejich vážnosti Výběr rizik, kterým je nutné věnovat pozornost Hodnocení rizik je subjektivní činnost (role definic)

Hodnocení rizik – pokračování Matice hodnocení rizik tří až pěti stupňová Pravděpodobnost Velmi malá Malá Střední Vysoká Velmi vysoká Velmi malý Malý Střední Vysoký Velmi vysoký Výrazně škodlivý – Škodlivý – Rušivý dopad na Termíny, Cenu, Snížení kvality D o p a d nejlehčí nejobtížnější

Ukázka Výsledný seznam rizik snižuje komplexnost náhledu na jednotlivá rizika na jeden výsledný atribut – „risk exposure“ zde Vážnost IČ Zdroj Rizika Pravděpodobnost Dopad Vážnost Priorita Časový výskyt Frekvence 16 WBS review vedoucím analytikem Nedostatek času na testování aplikace Vysoká Vysoký - Zadavatel odmítne převzetí, možné zpoždění 3 týdny Velmi vysoká 1 Fáze testování Několikrát v průběhu testování Dopad na cenu, čas, kvalitu, spokojenost

Strategie zvládnutí rizik I. Určení strategie zvládnutí, minimalizace nebo eliminace rizik: Rozpracování variant řešení jednotlivých rizik a jejich ohodnocení, výběr nejvhodnějšího postupu Vypracování akčního plánu Přiřazení jednotlivých rizik zodpovídající osobě Soustavná kontrola příp. revize tohoto plánu

Strategie zvládnutí rizik II. Vyvarovat se (Avoid) Převést (Transfer) Ignorovat / akceptovat Vytvořit rezervu (Establish contigency) „Zkrotit“ (Contain) X Rizika ovlivňují rozpočet projektu!!!

Strategie zvládnutí rizik III. Faktory ovlivňující volbu strategie: Fáze projektu Velikost Priorita Komplexnost Náklady Časová náročnost Dostupnost zdrojů Spokojenost zákazníka … Vždycky zůstávají rizika, která jsou mimo kontrolu vedoucího projektu

Monitoring rizik I. Aktualizujte plán řízení rizik Identifikujte nová rizika (změny na straně klienta, technologické, organizační změny, zdroje, čas, znovu se objevující rizika) Přehodnocujte dříve identifikovaná rizika (trvají, stejná pravděpodobnost a dopad ?) Aktualizujte strategii zvládnutí rizik (je zvolená strategie stále vhodná ?, je třeba udělat okamžitě některé kroky ?) Udržujte dokumentaci, aktualizujte všechny související dokumenty (aktualizovanou, přesnou, kompletní a přehlednou) Komunikujte!!!

Monitoring rizik II. Komunikujte plán řízení rizik Projektovému týmu na počátku projektu a při každé kontrole stavu projektu Zákazníkovi Managementu Kontrola plánu řízení rizik Pravidelně s členy projektového týmu Nezávislý posudek plánu řízení rizik (chybějící rizika, ohodnocení strategií, příp. další strategie řešení) Poté, co jsou rizika vyhodnocena, jsou přijata opatření a přidělena odpovědnost, rizika musí být nadále monitorována a řízena.

Hlavní poselství přednášky Řízení rizik je soustavný proces. Řízení rizik je integrální součástí projektového plánu a je zcela v zodpovědnosti vedoucího projektu. Plán řízení rizik musí být pravidelně revidován a aktualizován s projektovým týmem. Pohled různých zainteresovaných stran na rizika je odlišný (zadavatel !) Rizika mohou být řízena a uřízena

Příklady projektových rizik Zadání není dostatečně přesně vypracováno / nerealistická očekávání na straně zadavatele Nezkušenost / nedostatek odborníků v týmu zadavatele Napnuté termíny dodávky Nerovné smluvní podmínky (ft/fp/fs) Subdodavatel má unikátní řešení nezbytné pro celkovou dodávku

Děkuji za pozornost!