Nástroje a techniky řízení projektů. Logický rámec. Ústav marketingových komunikací FMK UTB ve Zlíně

Nástroje a techniky pro řízení projektu RIPR Nástroje a techniky pro řízení projektu pro různé oblasti poznatků manažera 9 oblastí: řízení integrace, rozsahu, času, nákladů, kvality, lidských zdrojů, komunikací, obstarávání, rizik. Zlín 25. – 26. března 2009

Řízení projektu jako řízení integrace projektu RIPR Řízení projektu jako řízení integrace projektu Metody pro výběr projektu, brief projektu, anotace projektu, počáteční plán nákladů a výnosů, SMART, SPIN, Logický rámec, rozdělení rolí v projektu, porady týmu, prezentace cílů projektu na iniciační poradě, obhajoba výsledků ...

RIPR

RIPR

Řízení rozsahu projektu RIPR Řízení rozsahu projektu Struktura rozpisu prací Pracovní příkazy Plán řízení rozsahu Analýza požadavků Řízení změn rozsahu

Řízení času projektu Ganttovy diagramy RIPR Řízení času projektu Ganttovy diagramy Síťové diagramy (grafy) projektu Analýza kritické cesty Metoda PERT Plánování kritického řetězu Revize milníků

Řízení nákladů projektu RIPR Řízení nákladů projektu Čistá současná hodnota Návratnost investic Analýzy doby návratnosti Řízení portfolia projektů Odhady nákladů Plán řízení nákladů Finanční software

Řízení kvality projektu RIPR Řízení kvality projektu Metoda six sigma Diagramy řízení kvality Paretovy diagramy Ishikawovy diagrami (rybí kosti) Audity kvality Modely vyspělosti Statistické metody Kontrola plnění logického rámce sponzorem projektu

Řízení lidských zdrojů RIPR Řízení lidských zdrojů Motivační techniky Empatické naslouchání Týmové smlouvy Matice přidělení odpovědností Histogramy zdrojů Vyrovnávání zdrojů Teambuilding Různé nápady manažera

Řízení komunikací uvnitř i vně projektu RIPR Řízení komunikací uvnitř i vně projektu Plán řízení komunikace Řízení konfliktů Výběr komunikačních médií Komunikační infrastruktura Zpráva o stavu Virtuální komunikace Šablony Weby projektů

Řízení obstarávání – administrace projektu RIPR Řízení obstarávání – administrace projektu Analýza „Make or buy“ Smlouvy Žádosti o návrh nebo nabídku Výběr zdroje Vyjednávání o smlouvě Objednávky Účtárna Oběh informací o administrativě

Řízení rizik projektu Plán řízení rizik RIPR Řízení rizik projektu Plán řízení rizik Matice pravděpodobností a důsledků Hodnocení rizik Simulace Sledování deseti nejrizikovějších položek Metoda RIPRAN

Metoda Logického rámce RIPR Metoda Logického rámce Ucelená metoda Používá se ve fázi iniciace nebo zahájení projektu Vyvinutá firmou team Technologies www.teamtech.cz Mezinárodně uznávaná (UNIDO, Světová rozvojová banka, projekty programů EU) Lze ji použít pro široké spektrum projektů Diplomky, bakalářky

RIPR

Extrémy v multiproject managementu

RIPR Principy metody Navrhnout a uspořádat základní charakteristiky projektu ve vzájemných souvislostech Tyto souvislosti vytvářejí vazební hypotézy umožňující systematickou práci na zdůvodnění projektu Méně záleží na názvech sloupců a řádků a na pořadí řádků Více záleží na vazbách a logice a schopnosti kontroly po vyplnění 80% Metoda umožňuje využít systémového myšlení tedy souvislost když se stane tohle, pak… příčina, důsledek

Základní principy ještě trochu jinak RIPR Základní principy ještě trochu jinak Jakost návrhu základních parametrů projektu závisí na logických vazbách Když neumíme změřit výsledek našeho snažení, obtížně směřujeme k cíli a těžko můžeme určit, zda jsme dosáhli cíle Návrh je nutno provést v týmu Systémový přístup je nutný, máme-li postihnout potřebné souvislosti

Metoda je praktickou pomůckou pro RIPR Metoda je praktickou pomůckou pro Organizační myšlení pracovní skupiny, která zahajuje projekt Stručné a přesné vyjadřování Stanovení cílů realizace projektu Uvedení činností a požadovaných zdrojů do souvislostí s očekávanými výsledky Dokumentaci základních předpokladů a rysů projektu Kritické posouzení návrhu projektu

V čem je přidaná hodnota LR RIPR V čem je přidaná hodnota LR Definování toho, co je úspěchem konkrétního projektu V kontextu s vizí (strategií) firmy Nesmí na něm pracovat jen manažer, je výsledkem jednání týmu složeného i ze sponzora projektu V LR jsou už nazančeny vhodné nástroje PM zmínka o krizi

Předpoklady, kvůli kterým byla metoda vymyšlena a je uplatňována RIPR Předpoklady, kvůli kterým byla metoda vymyšlena a je uplatňována Jestliže manažer projektu, respektive tým neuvede písemně své měřitelné cíle před startem projektu, pak…? Tým, respektive manažer nemá ujasněno, zda to, co dělá, vede k cíli Síla návrhu spočívá v jeho promyšlenosti Práce v týmu zaručuje kvalitu návrhu a ztotožnění členů týmu s cíli projektu Cíle musí být stanoveny jako měřitelné a musí být řečeno, kdy budou měřeny

Předpoklady, kvůli kterým byla metoda vymyšlena a je uplatňována RIPR Předpoklady, kvůli kterým byla metoda vymyšlena a je uplatňována Nelze stanovit soubor činností, je nutno je také uspořádat ve správné posloupnosti a ohodnotit, jak se projeví ve stanovených cílech Jednoznačně vyjádřit vazební hypotézy, to zdokonaluje návrh projektu Některé vnější vlivy na projekt je třeba pojmenovat a stanovit také předpoklady Celková logika projektu je vyjádřena přibližovacím postupem Co můžeme změřit můžeme i řídit

Předpoklady, kvůli kterým byla metoda vymyšlena a je uplatňována RIPR Předpoklady, kvůli kterým byla metoda vymyšlena a je uplatňována Neplýtvejte OOU, těch co nejméně, aby změřily to podstatné Rizika se dají přeformulovat do pozitivní podoby předpokladů, do podoby kritických faktorů úspěchu

RIPR Označení Popis (název) Objektivně ověřitelné ukazatele Způsob ověření Předpoklady a rizika Cíl (cíle) (projektové) Účel (změna) Konkrétní výstupy Klíčové činnosti

RIPR Popis sloupců CÍL(E) deklaruje příčinu provádění projektu a zodpovídá otázku PROČ chceme dosáhnout níže uvedené změny, kterou přispíváme k naplnění vyššího cíle (cílů) ÚČEL (změna) popisuje zaměření projektu a odpovídá na otázku CO (ČEHO) chceme dosáhnout KONKRÉTNÍ VÝSTUPY projektu blíže specifikují JAK chceme změny (účelu) dosáhnout KLÍČOVÉ ČINNOSTI jsou ty, které rozhodujícím způsobem ovlivňují realizaci konkrétních výstupů

RIPR Sloupec OOU Uvádí ukazatele, které prokazují, že účelu, cílů, konkrétních výstupů a klíčových činností bylo dosaženo Ukazatelů by mělo být více než jeden Zásadně měřitelné ukazatele Pokud nejsme schopni nalézt OOU, zkusme pozměnit formulaci cíle, účelu apod.

Sloupec – způsob ověření RIPR Sloupec – způsob ověření Jak bude OOU zjištěn (včetně definovaného postupu pro ověření, pokud se jedná o složitější případ) Kdo zodpovídá za ověření Jaké náklady a čas ověření vyžaduje Kdy bude OOU ověřen Jakým způsobem bude dokumentován Pravděpodobně se bude jednat o činnost!

Sloupec předpoklady a rizika RIPR Sloupec předpoklady a rizika Uvádějí se výslovně předpoklady, ze kterých se vycházelo při stanovování jednotlivých skutečností a které podmiňují realizaci projektu Uvádějí se významné skutečnosti, které mohou ohrozit projekt a které je potřeba mít na zřeteli při návrhu a realizaci projektu Z uvedených informací lze vycházet při analýze rizik

Logický rámec dle EU RIPR Hlavní cíl (opatření) Objektivně ověřitelné Indikátory Zdroje k ověření Cíl (účel) projektu Předpoklady a rizika Výstupy projektu Aktivity projektu Prostředky / vstupy Harmonogram aktivit Předběžné podmínky

Postup zpracování LR Stanovte ÚČEL (cíl) projektu (jeden!!!) RIPR Postup zpracování LR Stanovte ÚČEL (cíl) projektu (jeden!!!) Změna, které chceme projektem dosáhnout (to o co nám jde) Za účel nemá projektový tým přímou odpovědnost (je to mimo jeho kompetenci) Stanovte VÝSTUPY projektu pro dosažení účelu Měly by směřovat k naplnění účelu – jakými fyzickými i abstraktními výstupy za něž neseme přímou odpovědnost chceme účelu dosáhnout?

Stanovte skupiny AKTIVIT pro dosažení každého výstupu RIPR Stanovte skupiny AKTIVIT pro dosažení každého výstupu Ke každému výstupu 2 až 4 skupiny aktivit Tvoří vstup pro další plánování (které není předmětem LR!) Stanovte HLAVNÍ CÍL (CÍLE) V podstatě návaznost na nějakou vyšší strategii, ať už v rámci organizace (např. zvýšení podílu na trhu) nebo mimo ni (Programy EU)

Ověřte strom cílů testem jestliže – pak RIPR Ověřte strom cílů testem jestliže – pak Dosažení „vyšší“ úrovně je vždy podmíněno splněním úrovně „nižší“ Aktivity –> Výstupy –> Účel (cíl) –> Hlavní cíl Stanovte předpoklady a rizika na každé úrovni V EU LR se u hlavního cíle nevyplňuje, pole se přesunulo na 5tý řádek jako obecné předpoklady Postupuje se „odspodu“

Stanovte OOU (OOI) na úrovni RIPR Stanovte OOU (OOI) na úrovni Účelu Výstupů Hlavního cíle (cílů) Stanovte zdroje k ověření Záznamy Testy Dotazníky Návštěvnost webových stránek Často výsledek nějaké aktivity/činnosti!

Stanovte náklady na provedení aktivit RIPR Stanovte náklady na provedení aktivit Rozpočet na realizaci klíčových skupin aktivit Jen stručně a přehledně, nemá nahrazovat vlastní rozpočet Stačí jen předpokládaný obrat projektu a zdroje, ze kterých se bude skládat Součástí může být i hrubé vymezení harmonogramu

Extrémy v multiproject managementu

Proveďte kontrolní test pomocí otázek RIPR Proveďte kontrolní test pomocí otázek Projekt má pouze jeden účel? Účel není pouze rozdílným vyjádřením výstupů? Účel je mimo dosah odpovědnosti projektového týmu? Účel je jednoznačně stanoven? Výstupy jsou jednoznačně stanoveny? Dosažení všech výstupů je nutné pro naplnění účelu? Z formulace výstupů je zřejmé, jakých výsledků má být dosaženo? Činnosti určují postup pro dosažení výstupů?

RIPR Cíl je jednoznačně určen? Splňuje kritéria metody SMARTi? Vztah příčiny a důsledku mezi cílem a účelem je logický a nejsou vynechány žádné důležité souvislosti? Předpoklady na úrovni činností nezahrnují žádné z těch, které musejí předcházet zahájení každé z těchto činností (takové podmínky se uvádějí samostatně, vlastně jakoby o jednu úroveň níže)? Výstupy spolu s předpoklady na své úrovni vyjadřují nutné a postačující podmínky pro splnění účelu? Účel spolu s předpoklady na své úrovni vyjadřuje kritické podmínky pro dosažení cíle? Vztah mezi výstupy a účelem je reálný?

RIPR Vztah mezi činnostmi a jejich zdroji je reálný? Vertikální logika mezi činnostmi, výstupy, cílem a účelem je reálná jako celek? Ukazatele na úrovni účelu jsou nezávislé na výstupech? Nejsou jen souhrnem výstupů, ale skutečně ověřují naplnění účelu? Ukazatele účelu vypovídají o tom, co je důležité? Ukazatele jsou cílené a je stanoveno množství, jakost a čas? Ukazatele výstupů jsou objektivně ověřitelné z hlediska množství, jakosti a času? Ostatní ukazatele jsou objektivně ověřitelné z hlediska množství, jakosti a času?

RIPR Na úrovni činností jsou popsány zdroje a náklady požadované k naplnění účelu? Ve sloupci způsob ověření je stanoveno, kde nalezneme informace potřebné pro ověření každého ukazatele? Mezi činnostmi nalezneme všechny, které se vztahují k získání prostředků ověření? Ze způsobu stanovení výstupů je zřejmé rozdělení odpovědností? Z navrženého LR je zřejmé, podle čeho bude projekt hodnocen? Ukazatele účelu vypovídají o dopadu projektu, který musí být předem odsouhlasen? Součástí výstupů je i popis způsobu řízení projektu?

Čtení logického rámce zdola nahoru RIPR Čtení logického rámce zdola nahoru

RIPR

RIPR dfa afa

Čtení logického rámce konference PM RIPR Čtení logického rámce konference PM Pokud jsou splněny všechny předběžné podmínky a můj projekt je iniciován a zahájen 1) pak mohu zahájit realizaci těchto aktivit: oslovím lidi z praxe budu propagovat konferenci na www stránkách zajistím doprovodný program Pomocí těchto prostředků se ujistím, že jdu správnou cestou: dostatečná účast lidí z praxe dostatečná účast akademiků návštěvnost www stránek účast na doprovodném programu a na tiskovce za předpokladu že mám projednány peníze s manažerem finančních zdrojů z fakulty, reálné prostory, již mám i závazný příslib financí od generálního sponzora.

příspěvku ve sborníku kde budu preferovat vysokou úroveň RIPR 2) Jestliže se splní tento můj předpoklad, pak to povede ke splnění těchto výstupů A já uskutečním jednodenní konferenci s účastí asi 100 osob s doprovodným programem což změřím pomocí příspěvku ve sborníku kde budu preferovat vysokou úroveň a tyto změřené výstupy předpokládají že nebude neočekávaná nepřítomnost hostí.

3) splnění těchto předpokladů přitom vede ke splnění projektových cílů RIPR 3) splnění těchto předpokladů přitom vede ke splnění projektových cílů kterými je zlepšení projektové výuky na univerzitách v ČR které změřím tím že budu publikovat ve sborníku příspěvků a také budu propagovat firmy v místě konference za předpokladu že u nás na FMK je unikátní výuka a předpokládám, že se nestane, že bude malý zájem ostatních vysokých škol

a splnění tohoto cíle změřím tím že: RIPR 4) Jestliže je můj předpoklad splněn, pak to vede ke splnění hlavního cíle fakulty kterým je podpora zavádění projektového řízení ve firmách, vědecká a výzkumná činnost v oblasti PM a splnění tohoto cíle změřím tím že: vydám odbornou publikaci o projektovém řízení. HAPPY END