Implementace elektronické důvěryhodné spisovny Pavel Pačes Září 2009

Zpracování elektronických dokumentů Aplikace xy Vzhledem k tomu, že některé dokumenty mají skartační lhůty 30, 50 i více let, je nutno přistupovat k uložení elektronických dokumentů ve spisovně stejně jako k dlouhodobému ukládání.

Situace Dlouhodobá archivace papírových dokumentů je běžnou praxí O dlouhodobé archivaci elektronických dokumentů se hodně mluví, o její potřebě není diskuse Vznikl nový obor, s velkou dynamikou, dosud není ustálený. Zabývá se primárně digitálními dokumenty, ale také dokumenty z digitalizace

Elektronická spisovna Řeší potřebu dlouhodobého a důvěryhodného uložení elektronických dokumentů v organizaci vyvolanou legislativou i potřebami organizace. Stávající „papírová“ obdoba: příruční spisovna, spisovna, podnikový archiv

Legislativní zázemí pro Elektronickou spisovnu V zákoně č. 499/2004 Sb.: § 68 odst. 1 - Všechny vyřízené spisy a jiné dokumenty určeného původce jsou po dobu trvání skartační lhůty uloženy ve spisovně § 69a odst. 3 - Uchovávání dokumentu v digitální podobě provádí určený původce postupem zaručujícím: věrohodnost původu dokumentu, neporušitelnost jeho obsahu, čitelnost dokumentu, a to včetně údajů prokazujících existenci dokumentu v digitální podobě v čase. Tyto vlastnosti musí být zachovány po dobu skartační lhůty dokumentu. Národní standard pro vedení elektronické spisové služby definuje elektronickou spisovnu jako: funkční složku elektronického systému spisové služby určenou k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu organizace (původce) a k provádění skartačního řízení v rámci informačních činností zajišťovaných tímto systémem. Vyhláška č. 191/2009 Sb. stanovuje povinné výstupní formáty (PDF/A, TIFF, …)

Elektronická spisovna Systém poskytující důvěryhodné střednědobé (případně i časově neomezené) uložení digitálních a digitalizovaných dokumentů ze spisových služeb, agendových systémů (Ekonomika – Faktury…), a ostatních systémů produkujících dokumenty podléhajících spisovému řádu, resp. zákonu č.499/2004 Sb. O archivnictví a spisové službě, v platném znění.

Elektronická spisovna - Uplatnění v rámci životního cyklu dokumentu Systémy původce pro vznik a vyřizování Dokumentů Podatelna Výpravna Spisová služba Odborné aplikace DMS / ECM …. Skartace Důvěryhodná kopie Důvěryhodné uložení Dlouhodobý elektronický archiv Sběr dokumentů (Digitalizace) Dlouhodobá archivace Vznik a vyřizování Listinná E-mail Datové zprávy Externí subjekty Vznik dokumentu a vyřizování Důvěryhodné Uložení (Střednědobé) Vyřazení Dlouhodobé uložení Elektronická spisovna

Provozní úložiště dokumentů pro Spisovou službu a další agendy Detail – původce Listinné dokumenty, emaily, faxy, datové zprávy IS Původce Spisová služba Spisovna Digitalizační pracoviště Účetnictví Stavební řízení …. Jednotlivé agendové systémy, včetně spisové služby a dalších systémů pro práci s dokumenty, jako je DMS by měly vycházet z jednotného pojetí ukládání a péče o dokumety a to včetně standardizace metadat s ohledem na použití dokumentů při komunikaci „se zbytkem světa“ Spisový plán indexující všechny dokumenty organizace DMS Formuláře Provozní úložiště dokumentů pro Spisovou službu a další agendy

Elektronická spisovna - Životní cyklus dokumentů Dokumenty a spisy se do El.Spisovny ukládají ze spisové služby (či dalších aplikací). Ukládá se metadata + vlastní soubor s dokumentem. Životnost dokumentů a spisů uložených v El.Spisovně je řízena spisovým plánem. Uložené dokumenty zde čekají na skartační řízení. Po uplynutí skartační lhůty dojde buď ke skartaci dokumentů nebo dojde k výběru archiválií, které se předávají do nadřazeného archivu (např. Národní digitální archiv).

Základní funkce uložení v El. spisovně Zajištění neměnnosti uložených informací Zajištění důvěryhodnosti jednotlivých dokumentů infrastruktury ES Zajištění čitelnosti uložených informací v budoucnosti Předcházení problémům vzniklým generačními změnami HW a SW Dlouhodobé uložení digitálních dokumentů

Dlouhodobé uložení digitálních dokumentů Filozofický pohled: Fakta: neexistují dokonale permanentní ukládací média či způsob ukládání! Pravděpodobně nebudou existovat ani v budoucnu Počítačové systémy – neustálý vývoj jak HW, tak SW Návrh archivních systémů se snaží trvale postihnout možnost potencionální změny a její zvládnutí, namísto dosažení nějakého permanentního stavu!

Proč dlouhodobé ukládání? Běžná rizika uchovávání informací: Nefungující software Nefungující hardware Změna obsahu Smazání obsahu Rizika, kterým čelí elektronické dokumenty při dlouhodobém uložení: degradace nosiče zastarávání hardware zastarávání formátu zastarávání SW technologií a principů ztráta autenticity – platnost autentizačních prvků

Zastarávání médií, HW a SW Média – opatření proti zastarávání vytvoření vhodných podmínek pro uložení volba vhodného média - kombinace médií obměna médií před vypršením životnosti vytvoření bezpečnostních kopií kontrola uložení – periodická detekce chyb Zastarávání HW a SW systematická správa a údržba HW, aktualizace SW včasná migrace před morálním zestárnutím – každých 10 – 15 let (podle rychlosti vývoje) migrace obsahu archivu na nový HW+SW.

DESA - zajištění dlouhodobé čitelnosti Opatření proti zastarávání formátu - dokumenty musí být v dlouhodobě udržitelném formátu. Standardizace formátů – výběr akceptovatelných formátů pro dlouhodobou archivaci jednotlivých druhů dokumentů (viz. vyhláška č.191/2009 Sb.) Odmítnutí nestandardního formátu na vstupu, případně migrace formátu při vstupu dokumentu Sledování vývoje formátů a konverze všech dokumentů zastaralého formátu do nového (migrace formátů). Původní-originální soubor zůstává zachován! Opatření proti degradaci nosiče, zastarávání hardware, zastarávání SW technologií a principů Periodická kontrola konzistence uložených dat Dvě geograficky oddělené lokality (online / offline media?) Dva různé typy médií Velký objem, možnost postupného doplňování kapacity Trvalé vyhodnocování stavu vývoje systémů – životní cykly Včasný přechod do nového IT prostředí – každých 10/15 let (podle rychlosti vývoje) migrace obsahu archivu na nový HW+SW.

DESA - zajištění důvěryhodnosti Důvěryhodnost = prokázání původu dokumentu a toho, že kopie, kterou vidí uživatel, souhlasí s originálním dokumentem, tj. nic v něm nebylo během doby změněno a pokud ano, je jasné co a za jakých podmínek. Systém musí uchovávat metadata o všech procesech, akcích a změnách, které se na určitém objektu odehrály v průběhu jeho uložení tak, aby bylo možné tyto změny sledovat až k původnímu dokumentu (např. po několika migracích apod.).

DESA - zajištění důvěryhodnosti Dokumenty jsou na vstupu opatřeny časovým razítkem Časové razítko je periodicky obnovováno Systém poskytuje funkce pro ověření důvěryhodnosti (nezměněný dokument a nepřerušená řada časových razítek) Systém na vyžádání poskytuje důvěryhodné kopie dokumentu

Model OAIS pro dlouhodobé uchování elektronických dokumentů SIP DIP Administrace PŮVODCE BADATEL dotazy výsledky MANAGEMENT Příjem Přístup Správa dat DM Archivní úložiště AS Plánování uchovávání žádosti AIP Popisné info SIP, AIP, DOP = Archivní balíčky (dokument/y + metadata)

Procesní řízení a administrace Systémová a síťová infrastruktura Architektura Řídící Systém Spisovny Procesní řízení a administrace Balíček SIP dotazy a výsledky Kontrola Vstup Systém správy dat (DM) Přístup Provozní úložiště Backup Balíček AIP Archivní úložiště (AS) Systémová a síťová infrastruktura

Datový obsah – způsob uložení Základní ukládací jednotka = informační balíček Informační balíček = metadata + vlastní obsah (dokument) Metadata: Popisná (archivní) – Používají se pro hledání a třídění Příklad: identifikace, název, popis, původ, datum vzniku, kategorizace, … Uchovávací (administrativní, technická) – používají se pro správu uložených elektronických dokumentů Příklad: technické údaje o uložených digitálních objektech, údaje o událostech provedených nad digitálními objekty Strukturální – používají se pro strukturování informačních balíčků, Příklad: vazby jednotlivých souborů dokumentu (dokument, příloha, …) Obsah = soubor nebo několik souborů (např. rozhodnutí + přílohy)

Elektronická spisovna - Co je to? HW nebo SW? SW + HW + lidi + metodika Software PŮVODCI KONZUMENTI Administrátoři, správci Elektronická spisovna Hardware

Metodika provozu Dlouhodobé uložení není (jen) o technologii: Řízení provozu podle závazných metodických předpisů Důležité činnosti plánovány a jejich provedení auditovatelně zaznamenáno Pravidelný audit činností Certifikace systému

Elektronická spisovna - na co se často zapomíná: Stabilita organizace provozovatele Trvalé organizační zajištění Dlouhodobá finanční stabilita Zabezpečení ochrany v krizových situacích Dlouhodobé uložení vyžaduje trvalou starost Dlouhodobé uložení znamená trvalé náklady!!!

Děkuji za pozornost Pavel Pačes pavel.paces@i.cz