VYSOKÁ ŠKOLA FINANČNÍ A SPRÁVNÍ, o.p.s. Fakulta ekonomických studií katedra řízení podniku Předmět: Řízení lidských zdrojů Téma 7: PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉMY

TOK INFORMACÍ Ředitel náměstkovi: zítra v 09.00 je zatmění slunce, tedy něco, co se nevidí každý den. Ať zaměstnanci nastoupí v pracovních oděvech na nádvoří. Při pozorování tohoto vzácného jevu podám sám příslušný výklad. Bude-li pršet, nebude nic vidět. V tom případě se sejdeme v jídělně. Náměstek vedoucímu odboru: na pokyn ředitele bude zítra v 09.00 zatmění slunce. Bude-li pršet, nebude to možné v pracovním oděvu na nádvoří vidět. V tom případě se provede zatmění slunce v jídelně, tedy něco, co se nevidí každý den. Vedoucí odboru vedoucímu oddělení: na pokyn ředitele dojde zítra v 09.00 v pracovním oděvu ke zmizení slunce v jídelně. Ředitel dá pokyn k tomu, má-li pršet, což se nevidí každý den. Vedoucí oddělení parťákovi: Bude-li zítra pršet v jídelně, tedy něco, co se nevidí každý den, zmizí náš ředitel v pracovním oděvu. Parťák dělníkům: zítra v 09.00 zmizí náš ředitel. Škoda, že se to nevidí každý den.

ZÁKLADNÍ POJMY = = = = data určitá následnost znaků; informace odborné označení pro čísla, zvuk, obraz, text; vyjadřuje určitou dílčí vlastnost reálného nebo virtuálního světa; jde o statický popis faktů, věcí, objektů; jako vstup do znalostního procesu – koordinace činností informace = = posuzuje její uživatel na základě svých potřeb; má subjektivní charakter; hodnota informace ucelená soustava informací využitelných k řešení určitého problému; vychází z několika znalostí (obsah, podmínka platnosti,vztah mezi nimi; je syntézou několika informací; Znalost (poznatek) = Znalosti nemohou být odděleny od procesu, ve kterém se uplatňují. Nepoužitelné a nepoužité znalosti zůstávají informacemi znalosti data informace Taxonomie znalostí posloupnost: 3

KVALITNÍ INFORMACE charakteru Informace by měla být: Relevantní = charakter informace odpovídá charakteru předpokládaného užití Správná = pravdivá, spolehlivá, přesná; Včasná = aktuální, úplná, přiměřeně podrobná Nákladově přiměřená Mít dobré informace znamená včas rozpoznat: nové konkurenty a nové výrobky na trhu; vlastní silné a slabé stránky; možné příležitosti a hrozby; potřeby a přání zákazníků; nové materiály a výrobní technologie; informace potřebné pro rozhodování manažera

I N F O R M A Č N Í S Y S T É M Y = Informační Účelové uspořádání vztahů mezi lidmi, datovými zdroji a procedurami jejich zpracování včetně technických prostředků = Umění pracovat s informacemi: rozhodování na základě chybějících informací; rozhodování na základě přemíry informací bez jejich filtrování, vyhodnocení, zpracování Manažerské myšlení Identifikovat, zobrazit a pochopit vnitřní i vnější podmínky manažerské práce; účelové uspořádání vztahů mezi lidmi, datovými zdroji a procedurami; jejich zpracování včetně technických prostředků. Informační systém Informační systém musí: pracovat v reálném čase a hospodárně; obsahovat dostatek potřebných datových zdrojů Požadavek manažera

I N F O R M A Č N Í S Y S T É M Y musí splňovat nároky na: OBSAH A KVALITU datových zdrojů účelnost požadovaných informačních nároků, úplnost, přiměřená přesnost a spolehlivost DISPONIBILITU datových zdrojů včasnost, požadovaná doba jejich dostupnosti, aktuálnost a frekvence pokrytí FORMU POKRYTÍ datových zdrojů srozumitelnost a názornost, potřebná (přiměřená) podrobnost, zařaditelnost a způsob prezentace

FÁZE VYTVÁŘENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU jaké informace mají být zpracovávány; komu budou sloužit; jaké budou zdroje jejich poskytování; co se od informačního systému očekává Východiska Cyklus Identifikace současných a budoucích potřeb podniku Příprava doporučení pro schvalovací proces vrcholovým orgánům Definování požadovaných výstupů Analýza a shrnutí získaných poznatků 7

I N F O R M A Č N Í S Y S T É M Y musí splňovat nároky na: OBSAH A KVALITU datových zdrojů účelnost požadovaných informačních nároků, úplnost, přiměřená přesnost a spolehlivost DISPONIBILITU datových zdrojů včasnost, požadovaná doba jejich dostupnosti, aktuálnost a frekvence pokrytí FORMU POKRYTÍ datových zdrojů srozumitelnost a názornost, potřebná (přiměřená) podrobnost, zařaditelnost a způsob prezentace

BEZPEČNOST INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮ Prevence = zabezpečení počítačové místnosti, přístupová hesla; diferencovat oprávnění k přístupu do databáze; pečlivý výběr a školení zaměstnanců; OPATŘENÍ Detekce = pravidelná kontrola vstupních a výstupních dat; aktualizace uživatelských oprávnění; nepravidelná konbtrola platebních dokladů; Nahrazování = vytváření záložních kopií, ukládání mimo pevný disk; Opravování = instalace kontrolních mechanismů Odstrašování = zavedení trestů za porušování bezpečnosti počítačového provozu

ARCHITEKTURA INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮ Nutnost identifikovat strukturu, stupně řízení Volba architektury info systémů Existují základní stavební bloky - systémy Vychází ze specifických potřeb organizace Jsou to: Systémy datových transakcí Transaction Processing Systems (TPS) Manažerské informační systémy Management Information Systems (MIS) Systémy pro podporu TOP vedení Executive Information systems (EIS)

ARCHITEKTURA INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮ Systémy datových transakcí Transaction Progressing Systems (TPS) pro úlohy operativního charakteru na nejnižších stupních hierarchické výstavby organizace; data pro informační podporu individuální nebo opakované činnosti Součástí mohou být také práce: 1. spojené s automatizací řízení předvýrobních a výrobních procesů, či služeb: Computer Aided Design – CAD, Computer Aided Manufacturing – CAM, Computer Integrated Manufacturing - CIM 2. spojené se zajišťováním jejich jakosti, např.: Computer Aided Quality - CAQ

ARCHITEKTURA INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮ Manažerské informační systémy Management Information Systems (MIS) Pro úlohy taktického charakteru Výrazná je převaha provádění na středních stupních řízení Jsou založeny na rozsáhlé a vhodně organizované databázi Převážně jsou využívána data vytvářená na úrovni systémů datových transakcí = operační úroveň agendy personalistiky, mzdové a platové agendy, zajištění kalkulací hospodářských výsledků, Mají obvykle rutinní charakter, mohou to být: Zajišťují včasnou disponibilitu a dodávání potřebných dat pro řešení úloh taktického charakteru

ARCHITEKTURA INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮ Systémy pro podporu rozhodování Decision Support Systems (DSS) Databáze je často propojena s ostatními databázemi manažerských info systémů veřejného sektoru Informační podpora analytických a rozhodovacích operací manažerské práce Modely a algoritmy přiřazování činností a zdrojů plánovaných úloh, které jsou v prostoru a čase neúplně zadané. Obsahuje prostředky pro modelované a simulované řešení některých typicky manažerských úloh Expertní systémy Expert systems (ES) Posláním je modelová aplikace ověřených postupů Prohloubení znalostí a citu pro „diagnostiku a chování systémů“ Postupy využívající tzv. umělé inteligence jako dílčí discipliny informatiky, která se zabývá myšlenkovými procesy.

ARCHITEKTURA INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮ Systémy pro podporu vrcholového vedení Executive Information Systems (EIS) Jsou určeny: vrcholovému vedení firmy, organizace, klíčovým štábním vedoucím pracovníkům firmy Zajišťují vazby a vhodné zpracování dat: ze státní, krajské databáze, z expertních databází a jiných datových zdrojů, Zajištění informační podpory nestandardních úloh strategického charakteru Může jít například o: komplexnější rozbory vstupující do procesu tvorby strategie, restrukturalizační změny, záměry vytváření strategických partnerství, marketingových úvah.

ARCHITEKTURA INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮ Informační systémy pro podporu kancelářských činností Office Information Systems (OIS) K zajištění snadné dostupnosti dat pro individuální potřebu zaměstnanců firmy Systémy interní a externí komunikace elektronická výměna dat v rámci úřadu, organizace i navenek = Electronic Data Interchange (EID); přístup a vyhledávání v interní podnikové síti (INTRANET) přístup a vyhledávání ve světové síti (INTERNET)

ROZVOJ A EKONOMIKA INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮ klíčové faktory Zvyšuje se rozsah a vliv informačních systémů zvyšuje se počet uživatelů, rozšiřuje se aplikační sféra informatiky; významný vliv na personální řízení; Zvyšuje se úroveň integrace informačních systémů uvnitř, mezi moduly podnikového řízení; směrem k externím partnerům, tj. zákazníkům, dodavatelům, bankám, atd. uplatněním softwarových nástrojů pro analýzu a návrh procesů (správní řízení, audit, apod.) ; podporou realizace navržených procesů na základě technologií pracovních toků Informační technologie posilují orientaci organizace na procesní řízení Zkracuje se doba mezi inovacemi z několika let na pár měsíců Integrovaný aplikační softwar pro komplexní řízení podniku Enterprise Resource Planning (ERP) Narůstá globalizace informačního prostředí

EFEKTY ROZVOJE INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮ Přínosy informačních systémů a technologie mají vliv na zvýšení výkonnosti, např.: možnost zvýšení produktivity efektivnosti práce podniku, nabídka volné kapacity externím organizacím pro zpracování některých úloh (např. subdodavatelé); nabídka řešení speciálních úloh díly tomu, že podnik disponuje speciálními programy. Přímé efekty Nepřímé efekty zajištění provozu a funkce daného podniku, organizace; některé činnosti již nelze bez využití informačních systémů a technologií vůbec realizovat. (např. různé simulační programy.)

PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM pojetí a úkoly Podmínka kvalitního personálního řízení = dostupnost potřebných informací a) věrohodné, b) detailní, c) aktuální Definice Uspořádaný počítačový systém zjišťování, uchovávání, zpracovávání a poskytování informací o všem, co se týká personální práce v podniku. Nedílnou součástí je soubor metod a postupů používaných v práci s informacemi. Obsahuje pravidla přístupu k personálním informacím. o zaměstnancích a pracovnících firmy; o pracovních místech; o personálních činnostech ; o vnějších podmínkách informací Struktura soubor postupů používaných k získávání informací a jejich aktualizaci; menu metod a ukazatelů pro jejich zpracování a analýzu; soubor dokumentů = popisy a specifikace pracovních míst; = profil a požadavky na schopnosti zaměstnanců, = výsledky hodnocení a plány osobního rozvoje zaměstnanců; = k výběru, adaptaci zaměstnanců; = zákony, resortní předpisy, platnou kolektivní smlouvu. Data se vkládají průběžně a aktualizují průběžně, včetně data aktualizace. Dlouhodobě se uchovávají i retrospektivní data.

PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM Personální informační systém = uspořádaný počítačový systém zjišťování, uchovávání, zpracovávání a poskytování informací o obsahu řízení lidských zdrojů v podniku. Nedílnou součástí je soubor metod a postupů pro práci s informacemi, včetně přístupu k nim. zlepšený přístup k údajům o lidských zdrojích; moderní, úsporné, praktické, racionální a standardizované procesy; přiměřenější a relativně přesné údaje, většinou on line; lepší vnitřní profil, kvalitnější práci personálního útvaru. Výhody: = systém, který umožňuje zaměstnancům: mít přehled o svých údajích a informacích, které firma v systému zpracovává; spolupodílet se na rozhodování o své osobě; vyžaduje aktivní přístup při sledování poskytovaných informací a zodpovědnost za aktualizaci poskytovaných dat. Empowerment: Ochrana IS: Vyplývá ze zákona. chránit data před únikem mimo firmu; zajištění diferencovaného přístupu oprávněných osob; autentizace = jednoznačné prokázání identity uživatele, autorizace = přiřazení uživateli příslušná práva pro přístup do systému; audit = monitoring změn údajů provedených tímto uživatelem.

PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM výhody Česká republika = ojedinělá výhoda usnadňující fungování informačního systému r o d n é č í s l o každého jedince. omezení a diferenciace přístupu k různým skupinám individuálních dat; přístup k hromadným (statistickým) informacím o personálních činnostech pro vedoucí i řadové zaměstnance i vnější instituce Segmentace dat Výhody usnadňuje a zkvalitňuje personální práci manažerům; efektivní propojení všech úrovní managementu a personálního útvaru; umožňuje efektivní zapojení vedoucích zaměstnanců do personální práce; urychluje provádění personálních činností, snižuje jejich náklady; usnadňuje aktualizaci a uchovávání získaných informací a jejich analýzu; usnadňuje propojení podniku s vnějším okolím.

PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM využití Podmínka efektivního provádění všech personálních činností. Plánování potřeby zaměstnanců, jejich personálního a sociálního rozvoje, kariéry; Archivace dokumentů o pracovních místech, popisy a specifikace, požadavky na schopnosti zaměstnanců; Pro proces získávání a výběru zaměstnanců: možnost automatizace jednotlivých kroků (předvýběr, analýza efektivnosti inzerátu; vytváření a vyhodnocování testů, strukturovaných pohovorů; porovnávání uchazečů. Proces hodnocení zaměstnanců: uchovávání dokumentů = kontrola plnění závěrů hodnocení; evidence aspektů pracovního výkonu jejich analýzu; Rozhodování o rozmisťování zaměstnanců, ukončování jejich pracovního poměru; Oblast mezd – mzdová agenda

PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM možnosti využití manažerem Nutnost: neustálý přísun kvalitních a aktuálních informací od manažerů (všech úrovní); personalisté = možnost vytváření harmonogramů personální práce; oblast pracovních vztahů: = archivace agendy disciplinárního řízení a stížností; = kontrola plnění dohod obsažených v kolektivní smlouvě; péče o zaměstnance: = evidence poskytované péče; = zkoumání preferencí a požadavků; = analýza míry plnění závazných norem pro parametry pracovního prostředí; BOZP: = data o pracovních úrazech, nemocích z povolání, Využití: Pracný a časově náročný úkol = manažer nemá dostatečné pochopení; neumějí nebo nechtějí možnosti personálního systému využívat; chybí potřebná informovanost a ochota využívat. Problémy:

VYUŽITÍ POČÍTAČŮ V PODNIKÁNÍ Zkvalitnění a zrychlení různých řídících aktivit výrazně zrychlují komunikaci (přenos dat, informací, chat); umožňují pružné zpracování získaných informací; umožňují využít řadu modelů pro rozhodování; usnadňují skladování rozsáhlých datových souborů. Rozvoj nových možností při realizaci cílů Moderní výpočetní a komunikační technika jako prostředek podpory strategie podniku (inovace, změny) Typické oblasti aplikací počítačové a komunikační techniky „prodej“ služeb po internetu = e-commerce; individuální marketing = one-to-one marketing

KONTROLNÍ OTÁZKY 1. Charakterizujte místo informačních systémů v praxi manažera 2. Jak lze vymezit požadavky manažera na počítačem řízený informační systém ? 3. Které jsou klíčové faktory rozvoje informačních systémů ? 4. Které efekty rozvoje informačních systémů jsou v práci manažera aktuální ? 5. Jak lze charakterizovat vztah manažera k informačnímu systému ? 6. Jaké jsou možnosti využití počítačů v praxi organizace veřejného sektoru ? 7. Jaké nároky na kvalifikaci manažera klade využívání informačních systémů ?