Administrace změn v projektech EQUAL

 Podstatné náležitosti změn  Formální stránka žádosti  Typologie změn  Nastavení rozpočtu  Otázky Obsah prezentace:

PricewaterhouseCoopers Date Page 3 Podstatné náležitosti změn změnou nesmí být narušen charakter a hlavní záměr projektu, změna musí být NPS/ poskytovateli neprodleně oznámena, nelze žádat o změny se zpětnou účinností (tj. před datem nahlášení změny na NPS), jakákoliv změna musí být řádně zdůvodněna, změna musí být předložena na stanoveném formuláři a musí k ní být přiloženy veškeré relevantní přílohy, žádost musí být přehledná a jasná, v případech, kdy dochází ke změně rozpočtu, je nutné podrobně popsat přesun částek z jednotlivých položek a ke každé položce uvést důvod změny.

Formální stránka žádosti Zdůvodnění: Expert č.8 Jana Malá, lektor, byl nově zařazen do projektu z důvodu rozšíření plnění aktivity č. 5 – Kurzy pro neslyšící. Částka odpovídající 20 ČLD byla převedena z položky – expert č. 7 Ján Novák, neboť tento expert je do realizace projektu zapojen menší mírou než se původně očekávalo. (Pokud mají experti jiné jednotky, bude v součtovém řádku pouze částka za Akci 2, za Akci 3 a celková částka za Akci 2 a 3.) Původní znění: 1.2. Odměny partnera č. 2den Expert č.7 - Ján Novákden Aktualizované znění: 1.2. Odměny partnera č. 2den Expert č.7 - Ján Novákden Expert č.8 – Jana Maláden

PricewaterhouseCoopers Date Page 5 Typy žádostí 1. Rozpočtové změny U všech žádostí o změnu, při kterých dochází ke změně rozpočtu, musí být detailně popsáno:  které rozpočtové položky se mění,  zda dochází ke změně počtu jednotek, jednotkových sazeb nebo obojího,  zda se při změně překračují některá ze stanovených % omezení,  řádné zdůvodnění změn.  procentní změna zdrojových kapilol Po provedení změn nesmí dojít ke změně celkové výše rozpočtu. Nutnou podmínkou ke schválení je dodržení všech obecných náležitostí a přiložení aktuálního rozpočtu zachycujícího změny popsané v žádosti.

PricewaterhouseCoopers Date Page 6 2. Změny týkající se zapojení nových pracovníků Příjemce musí popsat, jestli nově zařazený zaměstnanec nastupuje na pozici experta nebo administrativního pracovníka. Přílohami k tomuto typu změn jsou:  životopisy všech nově zařazených expertů,  nebo aktualizovaný seznam administrativních pracovníků a/nebo expertů,  aktualizovaný rozpočet v případě, že zařazením experta dochází k rozpočtové změně,  pracovní smlouvy (požaduje se taky v případě, kdy dochází k jakékoliv změně jednotky nebo sazby v kap. I u již zapojených pracovníků).

PricewaterhouseCoopers Date Page 7 3. Změny v plánu pracovního programu Jestliže dochází k mírnému časovému skluzu plnění jedné nebo více klíčových aktivit, je příjemce povinen žádat o nepodstatnou změnu. V samotném textu žádosti je třeba detailně popsat, z jakých důvodů dochází k prodlení a kdy je předpokládaný termín plnění dané aktivity (Časové posuny plnění klíčových aktivit do období 1–2 měsíců nejsou důvodem k zasílání žádosti o změnu ale příjemce je povinen tyto změny popsat a zdůvodnit v průběžné technické monitorovací zprávě.) Přílohou k tomuto typu žádosti je vždy aktualizovaný plán pracovního programu. (doporučujeme s barevným odlišením změn).

PricewaterhouseCoopers Date Page 8 Nastavení rozpočtu Nastavení úvazku v pracovní smlouvě by mělo odpovídat nastavení jednotky v rozpočtu.  v případě, že pracovník pracuje v rámci projektu Equal např. na 0,7 úvazku, měla by být v rozpočtu uvedena jednotka 0,7 měsíce Nastavení sazby v rozpočtu by mělo odpovídat pracovní smlouvě.  mzdová sazba v rozpočtu může být mírně nadhodnocena oproti sazbě v pracovní smlouvě tak, aby bylo pokryto případné překročení základní sazby v případě čerpání dovolené (vztahuje se pouze k měsíčním sazbám) V případě změny jednotky nesmí dojít k neodůvodněnému navýšení mzdové sazby.  Při změně jednotky (měsíc/den/hodina) by měla být výše mzdové sazby upravena tak, aby nedocházelo k navýšení průměrné hodinové sazby.  Jediná výjimka je změna prac. smlouvy z DPP na DPČ nebo obráceně.

PricewaterhouseCoopers Date Page 9 Prostor pro otázky

CIP EQUAL Princip Partnerství Peter Jurečka CIP EQUAL Základní principy

PricewaterhouseCoopers Date Page 11 Principy CIP Equal  Princip tématický přístup  Princip partnerství  Princip společné rozhodování  Princip gender mainstreaming  Princip mezinárodní spolupráce  Princip inovativnost  Princip mainstreaming

PricewaterhouseCoopers Date Page 12 Partnerství Společnérozhodování &

PricewaterhouseCoopers Date Page 13 Partnerství v projektu Equal Základní pojetí:  Sdružení dvou nebo více organizací, které sledují společný cíl a vystupují pod společným projektovým názvem. Na projektové úrovni RP přispívají k:  zvyšování efektivity sociální politiky koordinovaným poskytováním komplementárních řešení,  stimulaci šíření vědomostí a zkušeností prostřednictvím expertní spolupráce,  podpoře porozumění různých organizačních struktur a kultur (statní správa vs. soukromí sektor)

PricewaterhouseCoopers Date Page 14 5 principů úspěšného fungování RP Jednoduchost  Fungování partnerství se může komplikovat s rostoucím počtem různých typů partnerských organizací. Je proto důležité snažit se o co možno nejjednodušší formy dohod. Flexibilita  Dá se předpokládat, že v průběhu projektu vzniknou důsledkem změn vnějších podmínek tlaky na změnu RP. Z toho důvodu se doporučuje zapracovat určitý stupeň flexibility do pracovních plánů, pravidel a dohod.

PricewaterhouseCoopers Date Page 15 Srozumitelnost  Nejasnosti a nedostatek porozumění mezi jednotlivými partneři může ohrozit vzájemnou spolupráci a plnění cílu projektu. Je nevyhnutné věnovat dostatek času na vyjasnění všech postupů a perspektiv předtím než se vůbec začne cokoliv podnikat. Konsenzus  Před rozběhnutím jakýchkoliv projektových aktivit je nevyhnutné aby všichni členové RP souhlasili se společnými cíli a postupy jejich dosažení. Rovné zacházení  Je důležité, aby nebyli potlačeny zájmy členů se nižší vyjednávací silou (z důvodů jejich velikosti, nižší zkušenosti atd.)

PricewaterhouseCoopers Date Page 16 Naplňování principu v ČR – hlavní nedostatky  Nízký stupeň zařazení některých partnerů do aktivit projektu.  Při kontrolách na místě bude sledováno nejen formální uvádění skutečností, ale i odkaz na relevantní doklady potvrzující tyto skutečnosti (zápisy z jednání a schůzek, sebehodnotící zprávy atd..).  Málo časté nebo nepravidelné schůzky  Bude kontrolováno zejména adekvátní zapojení všech partnerů do implementace a řízení projektu.

PricewaterhouseCoopers Date Page 17  Nedostatečná účast cílových skupin při řízení, monitorování a evaluaci projektových aktivit.  Neexistence účinného nástroje pro zhodnocení míry “společného rozhodování”. Doporučuje se používat tzv. „beneficiary survey“, nebo-li průzkum konečných uživatelů zaměřený na měření měkkých výstupu.  V TZ příjemci nevykazují jak dochází k naplňovaní principu partnerství – uvádění vágních formulací: „probíhají porady“, „princip je uplatňován“,… bez dostačující konkretizace Naplňování principu v ČR – hlavní nedostatky

PricewaterhouseCoopers Date Page 18  Stanovení řídícího výboru, ve kterým má každý partner po jednom zástupci. Všichni zástupci mají stejnou váhu při hlasování.  Snaha o konsensuální rozhodování.  Zapojení zástupců cílových skupin do rozhodování.  Analýza a zapracování zpětné vazby ze strany cílových skupin i jednotlivých partnerů do rozhodování a plánování. Naplňování principu v ČR – příklady dobré praxe

PricewaterhouseCoopers Date Page 19 Jak vykazovat naplňování principu partnerství a společného rozhodování v TZ  Jaké je složení partnerství?  Jaký styl komunikace a řízení byl zaveden?  Jaké způsoby komunikace a spolupráce byly stanoveny při řešení problémů a přijímání rozhodnutí?  Jaké rozhodnutí se v rámci RP uplatňují?  Kdo se účastní jednání např. pracovních skupin, řídící rady/výboru  Jaké mají jednotliví partneři možnosti při rozhodování v rámci projektu?  Je zapojena do aktivit projektu i primární cílová skupina, a to jak do řídícího procesu a do samotné tvorby výstupů?

PricewaterhouseCoopers Date Page 20 GenderMainstreaming

PricewaterhouseCoopers Date Page 21 Definice Gender mainstreaming:  Aktivní proces vypracovaný s cílem řešit nerovnosti, jež mohou – a také tak činí - diskriminovat jedno z pohlaví.  Proces mobilizace veškerých obecný politik a opatření za účelem dosáhnutí rovnosti tím, že aktivně a otevřeně, již ve stadiu plánování, zvažuje jejich případné účinky na budoucí postavení mužů a žen (genderové hledisko)  Systematické zvažování odlišností podmínek, postavení a potřeb žen a mužů ve všech politikách a činnostech Společenství

PricewaterhouseCoopers Date Page 22 Pojetí gender mainstreamingu

PricewaterhouseCoopers Date Page 23 GM ve vztahu k cílovým skupinám  Analyzovali jste, kolik žen a kolik mužů využívá vámi nabízených služeb nebo kolik z nich se účastní vašich aktivit na každé jednotlivé úrovni? Je možno z toho odvodit nějaký vzorec?  Jak přistupujete k principu rovného zacházení ve vztahu k cílovým skupinám?  Máte k dispozici opatření, která uznávají a respektují odlišné potřeby vašich cílových skupin a uspokojují je? Jak tyto jejich specifické potřeby zjišťujete a jak je řešíte?

PricewaterhouseCoopers Date Page 24 GM v rozvojovém partnerství  Kolik je mezi zaměstnanci Vaší organizace žen a kolik mužů, na jaké úrovni a v jakých oblastech odpovědnosti?  Je jedním z požadavků přijetí do zaměstnání schopnost chápat otázky genderové rovnosti?  Poskytujete nově přijatým zaměstnancům, kteří dříve nezískali potřebné znalosti, odborné školení v oblasti genderových otázek?

PricewaterhouseCoopers Date Page 25  Nabízíte zaměstnancům – ženám i mužům - možnosti flexibilního uspořádání pracovního úvazku? Kolik z nich této možnosti využívá?  Navázali jste partnerství s organizacemi zabývajícími se rovnoprávností, s cílem zvýšit vědomosti a odborné znalosti o strategiích rovnosti?  Jsou cíle zohledňování genderového přístupu zahrnuty do všeobecného hodnocení výkonů zaměstnanců? GM v rozvojovém partnerství

PricewaterhouseCoopers Date Page 26 Naplňování zásad GM v ČR Hlavní nedostatky:  Zaměření pouze na cílové skupiny nebo na RP.  Rozvojová partnerství ve svých sebehodnotících zprávách neřeší naplňovaní zásad gender mainstreamingu.  V TZ příjemci nevykazují jak dochází k naplňovaní principu GM – uvádění vágních formulací: „věnujeme tomu pozornost“, „princip je průběžně naplňován“,… bez potřebné konkretizace

PricewaterhouseCoopers Date Page 27 Příklady dobré praxe:  Přeškolování zaměstnanců v principech gender mainstreamingu.  Zaručení a doložení rovného postavení žen a mužů v pracovní skupině.  Vytvoření samostatné pracovní skupiny pro problematiku genderové rovnosti a mainstreamingu.  Odpovídající podíl žen ve vedoucích funkcích projektů.  Důraz na rovné postavení a účast žen a mužů v aktivitách pro cílové skupiny. Naplňování zásad GM v ČR

PricewaterhouseCoopers Date Page 28 Inovativnost a Mainstreaming

PricewaterhouseCoopers Date Page 29 Provedení výzkumu a analýzy. Stanovení cílů. Vytvoření/realizace pracovního programu. Definování/měření indikátorů úspěšnosti. Plánování/tvorba inovativních prvků. Testování a ověřování (validace) inovace. Úprava/modifikace inovativních prvků. Plánování a prosazování inovačního přístupu (mainstreaming). Průběžné sebehodnocení. Závěrečné/ex-post hodnocení. Desatero koncipování a řízení inovativního projektu:

PricewaterhouseCoopers Date Page 30 Vyvinuté inovativní produkty je následně nutné šířit a prosazovat do relevantní praxe a politik. Transfer inovativních řešení může probíhat různými způsoby:  uvnitř RP nebo mezi národními a mezinárodními partnery  některé organizace mohou akceptovat a využít přenositelné výsledky  využitím produktu dalšími cílovými skupinami  širokou adaptací a využitím řešení na úrovni institucí lokálních, regionálních a národních jako součást politiky (nejužitečnější transfer) Transfer inovativních řešení

PricewaterhouseCoopers Date Page 31 Jak reportovat naplňování principu v TZ  V čem je vyvíjený produkt odlišný od produktů dostupných na trhu?  Přináší Váš produkt zlepšení oproti dostupným produktům a o jaké zlepšení se jedná?  Odpovídá produkt situaci na trhu a splňuje potřeby cílové skupiny?  Jakým způsobem byl inovativní produkt otestován a jaké byly provedeny modifikace?Využít další možnosti MS – např. evaluace RP, ověření inovativních produktů apod.

PricewaterhouseCoopers Date Page 32   Definice principu  Příručka pro řízení rozvojových partnerství  Poučení se ze zkušeností partnerství Iniciativy Společenství EQUAL  Příspěvky ze semináře k implementaci principů  Příručka „Gender mainstreaming“  Příspěvky ze semináře k gender mainstreamingu  Průvodce mezinárodní spoluprácí Iniciativy Společenství Equal  Informace ze semináře k implementaci principů  NPS Equal Kde najít další užitečné informace?

Děkujeme za pozornost.