Juraj Boldiš Travel and Expenses

Obsah Peoplesoft workshop Travel and Expenses 2 Popis T&E Ukázky vstupů, schvalování, zpracování Reporty Silné stránky a výzvy pro implementaci v ČR Budoucnost

Hlavní rysy T&E Peoplesoft workshop Travel and Expenses 3 Pokrytí procesů: – Travel office – Cestovní příkazy – Zálohy zaměstnancům – Vyúčtování nákladů – Timesheety a Time forecasting Práce se zaměstnanci Self-service rozhraní Podpora schvalovacích procesů Notifikace a eskalace vybraných událostí

T & E Vstupy : Zaměstnanci Kontraktoři Mobilní zařízení Upload karetních transakcí Mobilní zařízení Nastavení HR data Diety, konstanty etc. Následné zpracování Účetnictví Project costing Platby Převody – zaměstnanci Převody – dodavatelé Payroll – srážky Travel Partneři Rezervace Doklady Itineráře Kontext modulu Peoplesoft workshop Travel and Expenses 4

Skladba modulu T&E Peoplesoft workshop Travel and Expenses 5 Self-service stránky: Manuální vložení dokladů Self-service stránky: Manuální vložení dokladů Zpracování: Zaúčtování Přenos do Project costingu Komunikace s Travel partnerem Zpracování: Zaúčtování Přenos do Project costingu Komunikace s Travel partnerem Interface: Karty Banka Interface: Karty Banka Platby: Zaměstnanec Dodavatel Payroll Platby: Zaměstnanec Dodavatel Payroll Reporting – Pagelety - Notifikace Rekonciliace MyWallet Schvalování

Typ dokladuPopisSchvalováníProject costing PlatbaZaúčtování Cestovní příkaz Dokument s předpokládaným rozpočtem služební cesty, příp. jiného výdaje AnoNe Záloha Doklad o vyplacení (schválení, zpracování) zálohy. AnoNeAno Vyúčtování Doklad o výdajích zaměstance ve prospěch zaměstnavatele. Ano Timesheet Doklad o počtu odpracovaných hodin a jejich struktuře. Ano Ne Rezervace, Itinerář Rezervace hotelů, cestovní itineráře Ne Doklady v T&E Peoplesoft workshop Travel and Expenses 6

Zadávání dokladů v T&E Peoplesoft workshop Travel and Expenses 7 Self-service stránky: – Zobrazují jen relevantní data pro zaměstance – 2 módy zadávání – Využití defaultů pro rychlé vyplnění stránek – Formální kontrola na stránce – na požádání a před odesláním – Lze přiložit skeny dokladů – V případě opravy či zamítnutí – zobrazení komentáře Možnost kopírovat z návazných a existujících dokladů Šablony – osobní a na úrovni BU MyWallet – repository výdajů

Schvalování v T&E Peoplesoft workshop Travel and Expenses 8 Možnost podmíněného schvalování Nastavení limitů Přidělení schvalovatelů podle chartfieldů Podpora schvalování – manager self-service: – Rizikové šablony – Hromadné schválení – Úpravy dokladů schvalovatelem na základě priviledge template Notifikace pro schvalovatele a zadavatele Send back funkčnost

Schvalování v T&E - proces Peoplesoft workshop Travel and Expenses 9 Vstup dat Odeslání formuláře Revize dokladů Kontrola/edi tace dokumentů Schválení nadřízeným Schválení vlastníkem rozpočtu / projektovým manažerem Schválení pre-pay auditorem Platba Schválení post-pay auditorem Zaúčtování

Ideál schvalovacího procesu Peoplesoft workshop Travel and Expenses 10 Doklady v TE Odeslané ke schválení Došlé k 1. schvalovateli S riskovým profilem Vyžadující detailní kontrolu Vrácené po formální kontrole Automaticky schválené Hromadně schválené

Zpracování v T&E Peoplesoft workshop Travel and Expenses 11 Jedna komponenta řídí zpracování: – Obvykle se nastavuje dávkové zpracování – Přehled stavu dokladů Možnost oprav dokladů před a po zaúčtování Rekonciliační stránky pro zálohy a letenky Transaction in progress – rychlý přehled stavu dokladů

Cash advance source Cash advance aging by Department Cash advance aging by Business unit Cash advance transaction by Department Credit card info Credit card transactions vs. Other transactions Employee average expenses Employee top spenders Employee data per department Expense type groups Přehled standardních reportů Peoplesoft workshop Travel and Expenses 12 Expense transactions by Department Expense transactions by BU Travel authorization Standard budgets vs. Expense sheet GL Balancing report

Lze je nakonfigurovat na hlavní stranu (homepage) Slouží pro rychlý přehled Dodávané pagelety: – Total Predicted Expenses – Expenses not Submitted – přehled počtu rozpracovaných expense sheetů, které jsou před odesláním do workflow – Expenses Recorded/not Approved – přehled neschválených expense reportů – Expenses Approved / not Paid – přehled schválených a nezaplacených expensů Pagelety - online reporty Peoplesoft workshop Travel and Expenses 13

Pagelety pro TE - ukázka Travel and Expenses 14 Peoplesoft workshop

Výzvy při implementaci T&E v ČR Peoplesoft workshop Travel and Expenses 15 Práce s cizími měnami: – T&E neúčtuje o kurzových rozdílech (narozdíl od AP) – Zálohy jen v měně BU Malá podpora práce s hotovostí – Lze řešit pomocí AR, ale není hlubší integrace – Dobrá podpora šeků Výpočet diet – Nedefaultuje měnu na základě destinace – Jiná definice intervalu než v zákoně (problém 1 minuty)

Silné stránky T&E Peoplesoft workshop Travel and Expenses 16 Schvalovací proces a dodané workflow – Možnosti nastavení – Robusnost Self-service rozhraní pro zaměstnance a manažery Možnosti konfigurace Uživatelské defaulty Dodané interface: – Kreditní karty – Travel partneři Dodané reporty a pagelety

Budoucnost T&E Peoplesoft workshop Travel and Expenses 17 Nové změny ve verzi 9.2: – Nové uživatelské rozhraní včetně zabudované podory při zadávání – Uživatelské rozhraní pro mobilní zařízení – zadávání – Mobilní schvalování pro manažery – Možnost stažení dokladu před schválením – Širší možnosti v nastavení diet a srážek – Vyhledávání v dokladech – Nové reporty a vylepšené interface

Otázky ? Peoplesoft workshop Travel and Expenses 18 Děkuji za pozornost.