14. Metodika řízení projektu Význam metodiky Metodické nástroje Struktura metodiky Metodiky dodavatelských firem Zákaznický a dodavatelský přístup Projektové fáze Iniciace (zadávání) projektu Plánování a návrh řešení Realizace Zavádění do provozu

Standardními postupy se vytváří nestandardní řešení Význam metodiky - 1 Metodika pro řízení projektu je pracovní nástroj, který pomáhá dosáhnout cílů projektu tím, že Všechny požadavky jsou řádně analyzovány a jednoznačně definovány Uživatelé (i vedoucí) jsou zapojeni do projektu ve správný čas a dostatečným způsobem Rizika jsou odhadnuta již v počátku projektu a průběžně „řízena“ Průběh projektu je předvídatelný / ovladatelný Standardními postupy se vytváří nestandardní řešení

Význam metodiky - 2 Metodika obsahuje definovaná pravidla a postupy Závazné Doporučené konkrétní vzory spoluvytváří jednotnou “pracovní základnu” (společný jazyk všech stran (partnerů), účastnících se na projektu) platformu pro spolupráci umožňuje podobný přístup k řešení snazší zastupitelnost CPLC, PRINCE2, PRIMAVERA, FocusPM, PMI

Význam metodiky - 3 Metodika popisuje Procesy – hierarchickou strukturu fází, aktivit, úkolů, pracovních kroků Dodávky (včetně ostatních projektových výstupů) a jejich kvalitativní kritéria Postupy tvorby projektových výstupů, zjištění jejich správnosti a úplnosti (včetně dokumentace) Role – znalosti, zkušenosti a očekávanou zodpovědnost členů projektové organizace Využití firemních „best practice“ (příklady, šablony, kontrolní seznamy, tipy, návody…)

Metodické nástroje Nástroje Popis závazných a doporučených postupů, sada šablon, formulářů, metrik, kontrolních seznamů, konkrétní příklady aj. Forma Tištěný manuál Elektronický manuál Implementovaný SW nástroj pro řízení projektů, který respektuje určitou metodiku (včetně workflow) Aktualizace a rozvoj (zodpovídá určený útvar) Periodická Průběžná Hlavní přispěvovatelé (oponenti) projektoví vedoucí vedoucí pracovních týmů

Struktura metodiky - 1 Životní cyklus projektu % dokončení Fáze IV Převzetí do provozu Akceptace integr. testů 100 % Smlouvy % dokončení Výběr řešení Fáze IV Fáze III Schválení projektu Vyhodno- cení proj. Fáze II Fáze I čas Iniciace (zadávání) projektu Plánování a návrh řešení Zavádění do provozu Realizace řešení

Struktura metodiky - 2 Postup realizace projektu, tj. popis činností v jednotlivých fázích projektu, rozdělené na fáze (několik, nejvyšší úroveň) činnosti (aktivity) úkoly (task) pracovní instrukce - někdy Úkol má Vlastníka (zodpovědného pracovníka) Vstupy (dokument nebo informace, nutné pro tvorbu výstupů) Výstupy (výsledek úkolu) Nástroje (pomocné nástroje, např. šablony, formuláře, kontrolní seznamy, příklady, SW aplikace aj.) Popis procesů na projektu (plánování, řízení..)

Metodiky dodavatelských firem - 1 Vycházejí z životního cyklu projektu Jsou založeny na znalostech a zkušenostech (positivních i negativních) z vlastních realizovaných projektů Jsou zohledňovány publikované znalosti a zkušenosti z problematiky řízení projektů a navazujících oblastí Dodavatelské firmy rozšiřují své metodiky o aktivity specifické pro dodavatelský přístup (problematika záruk, dalšího rozvoje systému atd.) využívají v metodikách funkcionalitu svých řešení pro rychlejší realizaci projektů (např. zavádění projektů ITSM, HelpDesk, CRM, CIC, Projekty ERP - SAP R/3, Baan) provazují metodické činnosti se svými podnikovými procesy (např. řízení rizik, plánování a řízení nákladů, řízení vlastních kapacit, tvorbu komponent řešení atd.) zařazují činnosti, zajišťující dosažení certifikované úrovně řízení kvality apod.

Metodiky dodavatelských firem - 2 PHASE 1.0 INITIATION 2.0 PLANNING AND PROPOSAL 3.0 SELECTION 4.0 IMPLEMENTATION 5.0 WARRANTY 6.0 SUPPORT 1.1 Appoint Project Manager 1.2 Estimate Bid Effort of Engagement 1.3 Perform Quality Review 1.4 Request Authorization to Bid Activities 3.1 Reach Agreement on Proposal 3.2 Produce Final Proposal and Project Baseline 3.3 Complete Contract 3.4 Perform Selection Quality Review Activities 4.1 Start Up Project 4.2 Conduct Project Control Project Plan Execution Schedule Tracking and Control Financial Tracking and Control Human Resources Mgt. Communications Mgt. Quality Control Risk Management Change Control Configuration Mgt. Contract and Procurement Mgt. 4.3 Implement Solution Manage to the Project Plan Project Teams Client Expectations Project Deliverables Perform Client Acceptance Transfer to Warranty and Support 4.4 Close Project Implementation 4.5 Perform Implementation Quality Review Activities 5.1 Fulfill Warranty Commitments 5.2 Perform Warranty Quality Review Activities 6.1 Initiate Post-Warranty Support Services 6.2 Perform Support Quality Review Activities Activities 2.1 2.2 … 2.N Příklad A Steps Tasks 2.N.1 2.N.2 … 2.N.Z 2.O 2.P

Metodiky dodavatelských firem - 3 1. Initiation phase 1.1 Appoint Project Manager 1.2 Estimate BID Effort 1.3 Perform Quality Review of Engagement 1.4 Request Authorisation to Bid Engagement Opportunity Planning and Proposal Input Output Tools Activity 1.1 Appoint Project Manager Local Authorisation Form Opportunity Investigation Request for Proposal (RFP) or Invitation to Quote (ITQ) Risk & Opportunity Analysis Model (ROAM) HPC Form Task 1.1.1 Select Project Manager 1.1.1 Project Manager Engagement Letter and Project Charter PMT5200 PMT5200 Task 1.1.2 Establish Project File 1.1.2 Project File - Established PMC1250 Příklad A – pokrač. PMC1250 Task 1.1.3 Review Project Requirements 1.1.3 Client Requirements PMF1080

Zákaznický a dodavatelský přístup Akceptace 100 % Smlouvy Převzetí do provozu dokončení Výběr řešení Fáze IV Fáze III Zadání projektu Vyhodno- cení proj. Fáze II Fáze I čas Zadávání projektu Plánování a návrh řešení Realizace řešení Zavádění do provozu zákazník Řízení změn P R O J E K T Provoz Záruka Servis Akvizice P R O J E K T Dodávka A Dodávka B C ? Další rozvoj dodavatel

Projektové fáze Postup zákazník dodavatel RFC Poptávka Iniciace Zpracování podnětu, resp. požadavku na změnu „Rámcové zadání projektu“ Analýza příležitosti Vymezení řešení Rozhodnutí o přípravě nabídky Plánování a návrh řešení Vytvoření projektové organizace Specifikace řešení, plány jeho realizace Návrh řešení a jeho realizace Nabídka, její projednání, resp. přijetí či odmítnutí Realizace Tvorba a integrace komponent, testování Akceptační testy Zahájení dodávek Vývoj, testování Integrace systému Zavedení do provozu Zkušební a pilotní provoz Zavedení do ostrého provozu Podpora zavádění do provozu Podpora a rozvoj Podpora uživatelů Provoz systému Rozvoj Plnění záruk Podpora provozu Rozvoj komponent systému Poptávka

Iniciace (zadávání) projektu Vytvoření rámcové specifikace („zadání“) projektu Předběžné stanovení nákladů, termínů a potřebných kapacit Určení projektové organizace (sponzor, PM, klíčoví pracovníci ..) Projednávání a schvalování projektu koordinace s ostatními projektovými aktivitami zohlednění dopadů realizovaného projektu (průběh, výstupy, provoz systému) volba dodavatelského modelu schválení, resp. odmítnutí projektu (+ zavedení monitorování: sledování kapacit, nákladů atd.) Výstup: Zadávací list projektu

Plánování a návrh řešení - 1 Analýza kritických faktorů úspěchu z pohledu zákazníka/zadavatele, určení priorit Vymezení (ohraničení) projektu Předběžný odhad rizik Požadavky na technické řešení (dodávky) Identifikace požadavků na projekt Analýza stávajícího systému Analýza požadavků a potřeb zákazníka Základní datové požadavky Popis klíčových vazeb (interních, externích) Předpokládané okolí systému v době realizace Stanovení požadavků na partnerská řešení

Plánování a návrh řešení - 2 Vypracování řešení a jeho realizace Výběr řešení oslovených partnerů integrování nabídek vybraných partnerů posouzení nabídek a jejich začlenění do finálního řešení, resp. nabídky příprava smluv se subdodavateli (Nabídka řešení a její projednávání Přijetí, resp. odmítnutí nabídky) Vypracování konečného návrhu řešení a postupu realizace (projektové plány: plán činností (WBS), zdrojů, kontroly kvality, řízení rizik, testování, školení, plošného nasazení aj.)

Plánování a návrh řešení - 3 Výběr a schvalování řešení Příprava, projednávání a schvalování smluv Projednávání smluvních vztahů a promítání úprav do technického řešení podmínek dodávek (záruky, podpora, součinnost) ceny, harmonogramů …

Zahájení změnového řízení Realizace - 1 Zahájení dodávek externí Kick-off Meeting top-management dodavatele přehled řešení výklad průběhu projektu představení projektového týmu interní Kick-off Meeting Vývoj komponent řešení Nákup komponent řešení Interní testy (u subdodavatelů) Zahájení změnového řízení

Realizace - 2 Integrace komponent, subsystémů Instalace u zákazníka Školení Testování Příprava pro zavedení do provozu Tvorba plánů pro zavedení do provozu Vytvoření podmínek pro zavádění do provozu Příprava smluv na záruční činnosti podporu systému další rozvoj systému

Zavádění do provozu - 1 Hlavní činnosti u zákazníka (provozovatele systému) Ověření připravenosti pro ostrý provoz (všichni pracovníci (pracující se systémem) prostory, znalosti, dokumentace, technika, organizační změny, motivační systém, systém hodnocení..) Výkonnostní testy v reálném prostředí Vyladění provozního režimu (režimy spouštění a časování aplikací..) Test omezeného provozu, havarijního režimu, provozní restart Ověření zálohovacího systému Zpřesnění záručních smluv, smluv o údržbě a dalším rozvoji systému

Zavádění do provozu - 2 Banka Rámcový dodavatelský model Zadavatel Koncový uživatel Dodavatel (realizátor) IT služby Provozovatel IT služby Náměty Požadavek na IT službu Specifikace řešení Řešení předané do provozu Potvrzení kvality dodávané IT služby Popisy obchodních procesů Poskytování IT služby Hlášení o událostech

Zavádění do provozu - 3 Hlavní činnosti u zákazníka (provozovatele systému) - pokrač. (Vytvoření SLA) Zkušební provoz Pilotní provoz Instalace na jednotlivé lokality Převzetí zodpovědnosti za provoz systému Činnosti dodavatele zahájení plnění záručních podmínek (smlouva!) systémová podpora provozu (smlouva!) Ukončení a vyhodnocení projektu