18. - 19. 10. 2011 www.drms.cz

Elektronický schvalovací proces (Jana Palánová, GORDIC spol. s r.o.) www.drms.cz

Elektronický schvalovací proces schvalování, podepisování, posuzování dokumentů v elektronické podobě s využitím modulu EPK (Elektronická podpisová kniha)

Jak funguje Elektronická podpisová kniha Zpracovatel dokumentu odešle žádost o podpis do podpisové knihy vedoucího. Možnost e-mailové avizace. Vedoucí buď provede nebo neprovede požadovanou akci, a tím uvede žádost do stavu „Vyřízeno“ / „Vráceno k přepracování“. Zpracovatel dokumentu může poslat několik žádostí několika různým vedoucím (po jednom nebo skupině). Jednotlivé žádosti se buď vyřizují nezávisle na ostatních – neřízený schvalovací proces. V EPK lze provádět také řízený schvalovací proces, který vznikl z potřeby ekonomického subsystému IS Ginis®.

Modulární integrovaný informační systém Informační systém GINIS® Modulární integrovaný informační systém subsystémy

Agendy Ekonomického subsystému ROZPOČET AKVIZIČNÍ ČINNOST FINANČNÍ ZÁVAZKY A POHLEDÁVKY Předběžná finanční kontrola BEZHOTOVOSTNÍ OPERACE HOTOVOSTNÍ OPERACE ZPRACOVÁNÍ MAJETKU ÚČETNICTVÍ ÚČETNÍ A ROZPOČTOVÉ VÝSTUPY CONTROLLING potřeba řízeného schvalovacího procesu

Předběžná finanční kontrola Schvalovací postupy předběžné finanční kontroly se řídí zákonem č.320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a prováděcí vyhláškou č.416/2003 Sb. Uvnitř organizace musí být definováni vedoucí zaměstnanci: Příkazce operace pověřený k nakládání s veřejnými prostředky Správce rozpočtu odpovědný za správu rozpočtu Hlavní účetní odpovědný za vedení účetnictví Při předběžné kontrole se posuzuje, zda plánované a připravované operace odpovídají stanoveným úkolům organizace a jsou v souladu s právními předpisy, schválenými rozpočty, programy, projekty, uzavřenými smlouvami nebo jinými rozhodnutími o nakládání s prostředky organizace.

Kdy a kdo provádí kontrolu? Veřejné výdaje: PŘED vznikem závazku: Příkazce operace; Správce rozpočtu. PO vzniku závazku: Hlavní účetní. Veřejné příjmy: PŘED vznikem nároku: Příkazce operace. PO vzniku nároku: Příkazce operace; Hlavní účetní.

Nakupujeme SMLOUVA FAKTURA dokument PFK lze podepsat smlouvu podpis PO podpis SR FAKTURA dokument PFK lze uhradit fakturu podpis PO podpis HU

Před podpisem smlouvy (SML) schvalovaný dokument: Individuální/ Limitovaný příslib; schvalovací proces: Zpracovatel vygeneruje dokument ke schválení a odešle ho do schvalovacího procesu - 1. Příkazce operace + - 2. Správce rozpočtu + Finanční kontrola v pořádku = smlouva je připravena ke schválení financování.

Před úhradou faktury (KDF) schvalovaný dokument: Pokyn k plnění veřejných výdajů; schvalovací proces: Zpracovatel vygeneruje dokument ke schválení a odešle ho do schvalovacího procesu - 1. Příkazce operace + - 2. Hlavní účetní + Finanční kontrola v pořádku = lze uhradit fakturu.

Řízený schvalovací proces v EPK Smlouva (SML) dokument PFK Pořadí (schvalovací úroveň) Role Funkce Požadavek Povinnost úkonu pro celk. vyřízení 1. PO Novák podepsat povinný 2. SR Malý schvalovací předpis Faktura (KDF) dokument PFK Pořadí (schvalovací úroveň) Role Funkce Požadavek Povinnost úkonu pro celk. vyřízení 1. PO Novák podepsat povinný 2. HU Černá schvalovací předpis

Schvalovací role Příkazce operace Správce rozpočtu Hlavní účetní Schvalující Auditor Kontrolor... Přiřazení rolí funkcím: ... povinné, dle zákona o finanční kontrole ... další, uživatelsky definované role FUNKCE ROLE ... jedna funkce může vykonávat více rolí

Schvalovací šablona Šablona obecně popisuje schvalovací proces určitého typu dokumentu: určuje, které role se účastní procesu; jakou činnost má každá role vykonat (podepsat/ schválit...); zda „schválení“ danou rolí je povinné pro celkové schválení dokumentu; pořadí úkonů ... PEVNÁ šablona Pořadí (schvalovací úroveň) Role Funkce Požadavek Povinnost úkonu pro celk. vyřízení 1. PO podepsat povinný 2. SR 1. úkon ... 2. úkon ... 3. úkon ...

Schvalovací předpis Schvalovací proces u konkrétního dokumentu se řídí schvalovacím předpisem, který vznikne doplněním vybrané šablony: závazné údaje se přebírají z šablony (role, pořadí...); další jsou zadány uživatelem (zejména konkrétní funkce, které budou v daném případě vykonávat požadovanou roli); Předpis podle PEVNÉ šablony Pořadí (schvalovací úroveň) Role Funkce Požadavek Povinnost úkonu pro celk. vyřízení 1. PO Novák Jan podepsat povinný 2. SR Malý Ivan 1. úkon ... 2. úkon ... 3. úkon ... u UŽIVATELSKÉ šablony lze přidat další úkony

Řízený elektronický schvalovací proces vložení/ vytvoření el. obrazu dokumentu v modulu výběr šablony definování schvalovacího předpisu: zadání funkcí... vložení schvalovacího předpisu (skupiny úkonů) do EPK zadaných osob vyřízení požadavků v EPK v požadovaném pořadí kladné vyřízení všech povinných úkonů = schvalovací proces OK záporné vyřízení některého povinného úkonu = schvalovací proces ukončen s negativním výsledkem

Obecný schvalovací proces Umožnění řízeného schvalovacího procesu bylo sice inspirováno potřebami Ekonomického subsystému, ale bude v budoucnu využitelné v podstatě u každého agendového dokumentu v systému Ginis®.

Děkuji za pozornost