Projektový management a strukturální fondy EU Inovace bakalářského studijního programu v kontextu Boloňského procesu s důrazem na výsledky učení CZ.2.17/3.1.00/32599 Vysoká škola regionálního rozvoje Praha

ÚVOD DO PROJEKTOVÉHO MANAGEMENTU Přednášky 1 - 2 Doc. Ing. Hana Bartošová, CSc. Ing. Mgr. Jan Bartoš

Co je Projektový management Proces plánování, organizování, monitorování, řízení a reportování všech částí projektu a motivování všech účastněných za účelem dosažení cílů projektu. Použití znalostí, dovedností, nástrojů a technik vhodných pro splnění požadavků projektu.

Co je projektový management? Aplikace znalostí, dovedností, nástrojů a technik v projektových činnostech tak, aby byly naplněny či překročeny očekávání a potřeby zainteresovaných stran projektu Organizační přístup k řízení provozních událostí (= „řízení pomocí projektů“). (Project Management Institute)

PŘI NUTNOSTI ZAVÉST ZMĚNU, PŘESAHUJÍCÍ RÁMEC JEDNOHO ÚTVARU Proč řídit projektově? PŘI NUTNOSTI ZAVÉST ZMĚNU, PŘESAHUJÍCÍ RÁMEC JEDNOHO ÚTVARU Střet kompetencí jednotlivých vedoucích Užívané postupy a stereotypy Přirozený odpor lidí ke změně Obava riskovat Více je oceňována „poslušnost“ než kreativita

Čím se liší PM od operativního řízení? Dočasnost PM Přidělení zdrojů pro jeho realizaci podle potřeb projektu Dosažení cílů projektu - projekt končí. Dosažení cílů v operativním řízení - nastaveny nové cíle a práce jednotky pokračuje.

Co musíme zvládnout při Managementu projektu 1. Personál 2. Odhadování 3. Rozpočtování 4. Pravomoc 5. Kontrolu 6. Komunikaci Mělo by být jasné, že řídit projekty není totéž, jako řídit běžný provoz!

Hranice PM Předmět projektu Čas Náklady Míra neurčitosti a rizika Kvalita realizovaných výstupů

Management projektu Zahrnuje plánování, organizování, sledování a řízení všech hledisek projektu v nepřetržitém procesu, aby se dosáhly cíle projektu. (ISO 10006) Provádí se prostřednictvím procesů jako zahájení, plánování, provádění, kontrola a ukončení. (PMBOK – Project Management Body of Knowledge)

Principy projektového managementu Chápání projektu jako černé skřínky na složité problémy: Hmotná část: a)    Zdroje - materiálové, lidské, finanční b)   Výstupy – hmotné, nehmotné Logická část: c)    cíl – strategický, nestrategický b)   Přínos – finanční, nefinanční

PMBOK Příloha 1 ŘÍZENÍ PROJEKTŮ 1. Řízení integrace projektu 2. Řízení rozsahu projektu 3. Řízení projektu v čase 1.1 Tvorba plánu projektu 1.2 Provedení plánu projektu 1.3 Celkové řízení změny 2.1 Iniciace 2.2 Plánování rozsahu 2.3 Definování rozsahu 2.4 Ověření rozsahu 2.5 Řízení změny rozsahu 3.1 Definování činností 3.2 Seřazování činností 3.3 Odhad doby trvání činností 3.4 Tvorba rozsahu 3.5 Kontrola rozsahu 4. Řízení nákladů v projektu 5. Řízení kvality v projektu 6. Řízení lidských zdrojů v projektu 4.1 Plánování zdrojů 4.2 Odhadování nákladů 4.3 Rozpočtování nákladů 4.4 Kontrola nákladů 5.1 Plánování kvality 5.2 Zajištění kvality 5.3 Kontrola kvality 6.1 Organizační plánování 6.2 Nábor personálu 6.3 Rozvoj týmu 7. Řízení komunikace v projektu 8. Řízení rizik v projektu 9. Řízení obstaravatelské činnosti v projektu 7.1 Plánování komunikace 7.2 Distribuce informací 7.3 Hlášení o výkonnosti 7.4 Administrativní uzavření 8.1 Plánování řízení rizik 8.2 Identifikace rizik 8.3 Kvalitativní analýza 8.4 Kvantitativní analýza 8.5 Plánování odezvy 8.6 Monitorování a kontrola 9.1 Plánování obst. činnosti 9.2 Plánování náboru 9.3 Nábor (získávání) 9.4 Výběr zdrojů 9.5 Správa kontraktů 9.6 Uzavření kontraktu

Úspěšný projektový management Dosažení plánovaného cíle projektu (akceptace zákazníka projektu) Dodržení časového limitu Dodržení předpokládaných nákladů (jiných zdrojů, např. limit přidělených pracovníků)

Co je to projekt? PROJEKT JE POSLOUPNOST JEDINEČNÝCH, KOMPLEXNÍCH A SOUVISEJÍCÍCH ČINNOSTÍ, KTERÉ MAJÍ JEDEN CÍL NEBO ÚČEL A KTERÉ MUSÍ BÝT DOKONČENY VE STANOVENÉM ČASE, V RÁMCI ROZPOČTU A PODLE ZADÁNÍ.

JAK JE PROJEKT DEFINOVÁN? Všechny projekty mají dvě podstatné charakteristiky: Každý projekt má začátek a konec Každý projekt vytváří unikátní produkt Projekty jsou jedinečné a dočasné Výsledky projektu mohou být hmotné i nehmotné

Charakteristiky projektu Co se má dosáhnout? Jak je projekt omezen? Časové Obsahové Nákladové 3.Je projekt opakovatelný? 4. Jak se provádí? Cíl Omezení Začátek a konec Požadavky Rozpočet Unikátní průběh Koordinované a řízené činnosti

Charakteristiky projektu 5. Je zaručen úspěch? 6. Forma spolupráce 7. Organizace týmu 8. Jak vzniká produkt? 9. Mohou vznikat nepředvídané situace? 10. Obsahuje projekt rizika a nejistotu? Ne, předem není Tým Tým je dočasný Postupný vývoj Ano Ano, vždy

Základní znaky projektu Jedinečnost, neopakovatelnost aktivit Určitý stupeň rizika a nejistoty Definované kvantifikované výsledky s předem určenou kvalitou Plánovaný začátek a konec s jasně specifikovanými náklady a omezenými zdroji Dočasně uvolnění lidé pro realizaci projektu V případě dlouhodobého trvání projektu přezkoumání z hlediska vnějších a vnitřních vlivů

Paradoxy Projekt existuje krátkodobě, aby dosáhl dlouhodobých cílů – úředníci existují dlouhodobě pro krátkodobé cíle a na ně jsou zaměřeni Projekt ruší status quo, úředníci status quo udržují

Změna a projekty Projekt je definován jako práce, která se vykonává jen jedenkrát (je jedinečná) a má jasně definovaný začátek i konec. Tento způsob práce je v kontrastu s nepřetržitým provozem organizace, zahrnující opakovanou práci bez jasného definování konce. Svět se mění a vzrůstá rychlost změn. To vede ke zvýšené poptávce po projektech, protože projekty jsou cesta, jak se efektivně přizpůsobit měnícím se podmínkám.

Na co projekty použít Realizace zásadní změny v organizaci (struktura, vnitřní kultura, obměna personálu) Vývoj nového produktu (např. služby) Pro řízení významné investice (informační systém, zařízení) Rozsáhlá oprava nebo modernizace zařízení Řešení mezi - útvarového problému Řešení opakujících se stížností – prevence Zavedení nové procedury, postupu nebo procesu v organizaci

Co rozhoduje o úspěchu projektu 1.Shoda o cílech projektu mezi projektovým týmem, zadavatelem a managementem 2.Plán, který ukazuje celkovou cestu a zodpovědnosti a bude využit k měření pokroku během projektu 3.Stálá, efektivní komunikace mezi každým, kdo je do projektu zapojen 4.Řízený průběh Každý přesně chápe, čeho může být dosaženo v rámci daného časového rámce a rozpočtu 5.Manažerská podpora

Co rozhoduje o úspěchu projektu ŘÍZENÉ OČEKÁVÁNÍ 1.Stanovte realistická očekávání ohledně rovnováhy nákladů, času a kvality, a to se všemi zainteresovanými stranami projektu. 2. Řiďte očekávání po celou dobu projektu. Změní-li se rovnováha, zajistěte, aby každý o nové rovnováze věděl a akceptoval ji. 3. Dodávejte slíbený produkt včas, v rámci rozpočtu.

Jak poznáme úspěch 1.Projekt je dokončen VČAS, výsledek projektu je dodán podle časového harmonogramu 2.Projekt je v RÁMCI rozpočtu. Projekt dodržel předvídané odhady nákladů 3.Výsledek projektu je KVALITNÍ tzn. splnil napoprvé odsouhlasené požadavky zadavatele.

Trojimperativ (Barnesův trojůhelník) Kvalita, užitná hodnota, specifikace Neoptimální řízení - soustředění na jeden z faktorů Integrované řízení - optimální Čas Náklady

Definice „Kvality“ Kvalita je schopnost základních znaků produktu, systému nebo procesu plnit požadavky zadavatelů a jiných zainteresovaných stran Kvalita dle filosofie Totální Kvality Řízení (TQM) je splnění odsouhlasených požadavků zadavatelů vždy, napoprvé a s nejnižšími náklady.

ODLIŠNOST PROJEKTŮ OD RUTINNÍCH PROCESŮ RUTINNÍ PROCES TRVALÝ OPAKOVANÝ PRÁCE V PEVNÉ ORGANIZAČNÍ STRUKTUŘE DOČASNÝ UNIKÁTNÍ, JEDINEČNÝ TÝMOVÁ PRÁCE (ZPRAVIDLA INTERDISCIPLINÁRNI)

Projekt???? Proces Ano Ne Zavedení nového produktu na trh Zavedení systému kvality Instalace nové telefonní linky Stěhování organizace do nové budovy Vzdělávání manažerů Zavedení E-governmentu Výběr dodavatele IT

Typy projektů Investiční (tvrdé) projekty Př. Výstavba (rekonstrukce) nemovitostí, nákup technologií aj. Neinvestiční (měkké) projekty Př. Investice do lidských zdrojů (vzdělávání, rekvalifikace, zaměstnanost aj. Rozlišení podle typu výdajů, zaměření projektu, cílová skupina, výstupy projektu

Procesní přístup Požadovaných výsledů je dosaženo efektivněji pokud se realizuje procesní přístup Identifikace vhodných procesů pro projekt Identifikace vstupů a cílů procesů projektu Identifikace vlastníků procesů a stanovení jejich odpovědností a pravomocí Definování vztahů mezi procesy

Řízení procesu – zpětná vazba vVSTUPV VSTUP VÝSTUP VSTUPV Zákazník Zpětná vazba Zpětná vazba

Řízení projektového týmu Angažovanost projektového týmu na všech úrovních a jejich plné zapojení do projektu je nezbytnou podmínkou úspěšnosti Jasně definovat a vzájemně sladit odpovědnosti a pravomoci lidí zapojených do projektu Lidé zapojení do projektu by měli zunát zásady PM v organizaci, vhodné techniky, nástroje a metody

12 zlatých pravidel PM Získej konsensus na výstupy projektu Zvol nejlepší tým, který jsi schopen Udělej stručný a názorný plán a dodržuj ho Urči kolik lidí budeš skutečně k realizaci potřebovat Udělej reálný plán Nezkoušej udělat více než co má být uděláno 7. Uvědom si, že pracuješ s lidmi 8. Získej formální i skutečnou podporu managementu a vlastníků 9. Buď ochotný udělat změny 10. Buď připraven informovat v jaké fázi se projekt nachází 11. Buď ochoten zkoušet nové věci 12. Musíš se stát vůdcem

SOUHRN PROJEKT JE NÁSTROJEM PROVEDENÍ ZMĚNY Projekt je jedinečný proces, skládá se z koordinovaných a řízených činností zaměřených na dosažení cíle. Projekt má datum zahájení a ukončení, týmová organizace je dočasná. ROVNOVÁHA ČASU, NÁKLADŮ A KVALITY VÝSTUPU JE ZOBRAZENA „MAGICKÝM TROJÚHELNÍKEM“. V PRŮBĚHU PROJEKTU DOCHÁZÍ KE ZMĚNÁM JEDNOTLIVÝCH PARAMETRŮ (STRAN TROJÚHELNÍKU) A JE TŘEBA NAJÍT ROVNOVÁHU PŘIZPŮSOBENÍM ZBÝVAJÍCÍCH STRAN. Řízení projektu zahrnuje plánování, organizování, sledování, řízení a předkládání zpráv o všech aspektech projektu. ÚSPĚCH PROJEKTU JE VÝSLEDKEM MOTIVACE TÝMU NA DOSŽENÍ CÍLŮ PROJEKTU

PROČ SE NAUČIT ZÁKLADŮM PŘ? ČASTO UŽÍVANÁ METODA ŘÍZENÍ V ORGANIZACI EFEKTIVNĚJŠÍ PRO PROVÁDĚNÍ ZMĚN NEŽ LINIOVÉ ŘÍZENÍ PATŘÍ K ZÁKLADNÍM KOMPETENCÍM MANAŽERA DOVEDNOST, KTERÁ ZAZÁŘÍ V CV UŠETŘÍM 20 000 KČ – CENA KOMPATIBILNÍCH KURZŮ PŘ

Literatura: SVOZILOVÁ, A. Projektový management. Praha: Grada Publishing, 2011. 380 s. ISBN 978-80-247-3611-2. DOLEŽAL A KOL. Projektový management podle IPMA. Grada Publishing, 2009. 509 s. ISBN 978-80-247-2848-3. BARTOŠOVÁ A KOL. Projektový management. Praha: VŠRR, 2012. 151 s. ISBN 978-80-87174-13-5.