Organizační změny a zvyšování efektivity Magistrátu města Karviné PhDr. Roman Nogol, MPA

Přípravná fáze I. 2008 červen – ukončena funkční analýza s popisy procesů, 3 interní zam. (tajemník, zástupce +vedoucí OLZ) +1 externí poradce Pojmenování jednotlivých procesů, aktivit, agend – logické setřídění Přiřazení pracovních úvazků s navrhovanou redukcí Přeskupení a přetřídění náplní činností odborů a oddělení Identifikace duplicit a redundancí Identifikace a kvantifikace úspor – během 3let odhadnuta úspora 40 mil Kč. 2008 září – projednání závěrů ve vedení, rámcový souhlas, odklad realizace na období po kom. volbách 2010

Identifikace základních aktivit – závěry z roku 2008 Nově seskupené činnosti 7 logických celků: Vnitřní chod úřadu Ekonomika a rozpočet Majetková správa Rozvojové agendy Občansko-správní agendy Technicko-správní agendy Sociální agendy

2010/2011 iniciace změny v novém vedení města Přípravná fáze II. 2010/2011 iniciace změny v novém vedení města 2011 – start projektu ESF 53 – “Zvýšení kvality řízení Magistrátu Města Karviné“ Zavedení Projektového řízení metodou Balanced Scorecard (realizace leden-srpen 2012) Změna organizační struktury (realizace k 1.1.2012) Delegování odpovědnosti a motivace za efektivitu a snížení mzdových nákladů na vedoucí odborů (2012-2013) V rámci Projektového řízení optimalizace řízení Magistrátu (2012-2013) – činnosti týmů K01-K08 5.4. 2011 – programové prohlášení rady závazek zvýšení efektivity MMK a snížení nákladů na veřejnou správu 2011 květen - dopracování celého formalizovaného konceptu změny v nové podobě, Příprava změny v součinnosti s týmem projektu 53 – K 04 (3 ved. odborů, 3 ved. oddělení, 3 řadoví zam.) a s externím partnerem dlouhodobě spolupracujícím PhDr. Jiřím řebíčkem, fa Activconsult, s.r.o.

Východiska a podklady: Definice cílů změny základní cíl = naplnění vize MMK – Profesionalita, výkonnost a vstřícnost = spokojený klient, zvýšení a zlepšení 4E (Economy - úspornost, Efficiency - výkonnost, Effectiveness – účinnost, Ethics - etika) přenastavením organizace procesů dosažení konkrétních úspor v konkrétním čase jako důsledek naplňování cíle Východiska a podklady: projekt 53 Funkční analýza procesů - koncepční návrh z roku 2008 průběžné zprávy o rozvoji lidských zdrojů MMK s údaji sledovanými od r. 2003 benchmarkingové údaje z účasti na BI 2004 benchmarkingové údaje KÚ MSK – správní řízení, kriteriální analýzy BSC, EFQM

Usnesení Rady města Karviné č 778 ze dne 28. června 2011 Název: „Organizační změny v Magistrátu města Karviné za účelem racionalizace a zvýšení efektivnosti práce“ RM s účinností od 1.1.2012: zrušila 10 ze 14 odborů, 17 z 35 oddělení zřídila 4 nové odbory a 8 nových oddělení změnila název 4 již existujících oddělení Poznámka: do doby realizace sociální „reformy“ (tj. do 31.3.3012 byly ponechány 2 sociální odbory – tj. samostatně odbor SPOD Formulace v návaznosti na možné pracovněprávní spory, na převažující charakter nových či stejných činností a podobně, s jasným záměrem zamezit případné námitce účelovosti změny . Příprava ve spolupráci s Mgr. Chrástkovou , fa Aliaves,a.s.

uložila tajemníkovi MMK: zpracovat nový Organizační řád MMK (prosinec 2011) Vytvořit pracovní skupinu a realizovat všechna potřebná opatření k zajištění fungování MMK v podmínkách nové organizační struktury

Přípravná fáze III. červen – prosinec 2011 Vytvoření prac. týmu pro realizaci změny: primátor, 1. náměstek primátora., tajemník, pověření zaměstnanci pro: legislativu,majetek, logistiku, lidské zdroje, ICT, procesy ( interní auditor) Tajemník MMK vyhlásil a provedl výběrová řízení na pozice dle nové organizační struktury na 12 pozic (s použitím metody Assessment center a s externími spolupracovníky) jmenování nových vedoucích odborů RM (září 2011) jmenování nových vedoucích oddělení tajemníkem MMK (září – prosinec 2011) Proces legislativních změn vnitřních předpisů Návrh logistiky, dislokace a transferů

ukončení procesu změn pracovněprávních vztahů u všech zaměstnanců (změny druhů práce, prac. smluv, prac. náplní, ukončení prac. poměrů, jmenování vedoucích zaměstnanců aj.) zajištění plynulého přechodu agend do nové struktury, včetně spisové rozluky ukončení převodu kompetencí včetně předávacích protokolů dopracování systému vnitřních předpisů v nové struktuře ukončení změny ICT logistiky – zajištění plné funkčnosti všech agend na ICT platformách v nové struktuře změna kontaktů, označení a další logistika, stěhování průběžné PR změny pro veřejnost organizace vlastního přechodu na novou strukturu, organizace konce roku

Nová organizační struktura k 1.1.2012 Tajemník MMK Odbor ekonomický (OE) oddělení poplatků a pohledávek oddělení rozpočtů oddělení účtárny Odbor majetkový (OM) oddělení investiční oddělení majetkoprávní oddělení provozu a údržby majetku oddělení veřejných prací Odbor organizační (OO) oddělení administrativní oddělení informatiky oddělení lidských zdrojů oddělení právní a kontrolní oddělení vnitřních služeb Odbor rozvoje (OR) oddělení marketingu oddělení strategií a plánování oddělení školství a organizací města Odbor sociálně-právní ochrany dětí (OSPOD) oddělení péče o děti oddělení sociální prevence Odbor sociálních věcí (OSV) oddělení pomoci v hmotné nouzi 1 oddělení pomoci v hmotné nouzi 2 oddělení sociálních služeb Odbor správní (OS) oddělení dopravněsprávní oddělení občanskosprávní oddělení přestupkové oddělení živnostenské Odbor stavební a ekologie (OSE) oddělení ekologie oddělení stavebního úřadu Interní auditor

Aktuální organizační struktura MMK Odbor sociální (Oso) oddělení sociálně-právní ochrany dětí oddělení sociálních věcí Odbor správní (OS) oddělení dopravněsprávní oddělení občanskosprávní oddělení přestupkové oddělení živnostenské Odbor stavební a životního prostředí (OSŽP) oddělení stavebního úřadu oddělení životního prostředí Interní auditor Tajemník MMK Odbor ekonomický (OE) oddělení poplatků a pohledávek oddělení rozpočtů oddělení účtárny Odbor majetkový (OM) oddělení majetkoprávní oddělení provozu a údržby majetku oddělení veřejných prací Odbor organizační (OO) kancelář primátora oddělení informatiky oddělení lidských zdrojů oddělení právní a kontrolní oddělení vnitřních služeb Odbor rozvoje (OR) oddělení marketingu a školství oddělení strategií a plánování

Fáze realizace změny 1. etapa realizace změny – do 31.3.2012 – náběh fungování v nové struktuře (1. pracovní den – pondělí - úřední den 2.1.2012), vylaďování systému, optimalizace procesů, pokračování změny v sociálních odborech, souhrnná analýza výsledků změny – funkčnost přenastavení procesů 2. etapa realizace změny – do 31.12.2012 – optimalizace počtu úvazků v nové struktuře, celkové meziroční snížení o více než 50 pracovních míst z toho převod na ÚP 20 úvazků (bez pracovněprávních sporů!, pouze 1 výpověď, ostatní dohodou) 3. etapa realizace změny - do 31.12. 2013 – dosažení finálních parametrů – ukončení procesu změny, včetně přemístění na nová pracoviště (rekonstrukce objektu pro kontaktní agendy), evaluace a případná korekce změny

snížení počtu manažerských pozic: Principy změny snížení počtu manažerských pozic: tajemník 7 vedoucích odborů (ze 14) 21 vedoucích oddělení (z 35) zvýšení počtu řízených zaměstanců 1 manažerem ze 7 na 10 zachování lidských zdrojů s výraznými a dlouhodobými investicemi do nich a jejich know-how nová struktura se stejným počtem pracovních míst (tj. nabídka řadových pozic pro VO a Vodd. neúspěšných ve VŘ – 4 VO, 8 Vodd.) akcent na manažerskou roli vedoucích odborů – 2/3 manažer, 1/3 odbornost zjednodušení komunikace s UF – stabilní účast VO na PUF, změna systému porad zjednodušený přenos informací

centralizace a koncentrace procesů – zejména správa a údržba majetku Principy změny centralizace a koncentrace procesů – zejména správa a údržba majetku odstranění duplicit a multiplicit- např. ekonomické činnosti, sekretariáty, organizační diferenciace samostatné a přenesené působnosti zachování vysoké kvality výkonu přenesené působnosti i samostatné působnosti odstranění zbytných administrativních bariér zejména ve vztahu k vnějšímu klientovi, zejména ve správních řízeních vnitřní časové úspory při vyřizování spisů – „koordinovaná stanoviska“ - ve vztahu k vnitřnímu klientovi ekonomické úspory

Témata k případným korekcím disproporce u oddělení provozu a údržby Odboru majetkového - 25 zaměstnanců disproporce u oddělení vnitřních služeb Odboru organizačního - 24 zaměstnanců

Srovnání výsledků změn – ekonomické ukazatele Vytvoření vlastního know-how ke kvantifikaci nákladů na 1 zaměstnance a hodinu práce pro sledování účinnosti změn Personální obligatorní náklady – spojené s existencí LZ Platy, pojistné, sociální fond, pracovnělékařská péče, náhrady platů v době nemoci, cestovné, ošatné, vzdělávání Provozní fakultativní náklady – spojené s pracovní aktivitou LZ Ochranné pomůcky,knihy, tisk, spotř. materiál, DHM, PHM, poštovné, telekomunikace, SW, konzultační a poradenské služby, dohody Provozní obligatorní náklady – bez vlivu pracovní aktivity LZ Topení , TUV, elektřina, plyn, voda, opravy - IT, budovy, vozidla; služby - servis, úklid, ostraha, IT – tech. podpora, renovace, nájem budov,

Srovnávací kvantifikace nákladů MMK

Prokazatelné úspory v souvislosti s organizační změnou   úspora 2011/2010 úspora 2012/2011 úspora 2012/2010 úspora 2012+2011/2010 Personální obligatorní náklady -13 687 124 -3 173 758 -16 860 882 -30 548 006 Provozní fakultativní náklady -1 458 057 -3 086 955 -4 545 012 -6 003 069 Provozní obligatorní náklady -2 114 762 -1 666 461 -3 781 223 -5 895 985 Celkem náklady na zaměstnance -17 259 943 -7 927 174 -25 187 117 -42 447 060

Srovnání kvantifikace správních rozhodnutí dle metodiky KÚ MSK Oblast Agenda Počet rozhodnutí vydaných MMK 2010 2011 2012 vnitra I. přestupky 2 958 3 173 3 713   II. ostatní agendy 544 487 445 živnostenský úřad vykazováno souhrnně 479 463 451 územní plánování, stavební řád a kultura I. územní rozhodnutí 70 89 59 II. stavební povolení 199 386 116 III. rozhodnutí o vyvlastnění 1 2 IV. ostatní agendy 952 871 682 životní prostředí a zemědělství I. lovecké a rybářské lístky 278 186 195 793 577 366 sociální věci 11 346 13 482 doprava a silniční hospodářství I. přestupky na úseku pojištění X 29 33 II. dopravní přestupky 885 815 738 III. ostatní agendy 2 057 1 753 1 884 ostatní 262 253 191 Celkem 20 824 22 566 8 873 Celkem bez sociálních agend 9478 9048 8873

Děkuji za pozornost PhDr. Roman Nogol, MPA