Jak realizovat projekt?

Projektové řízení Posledních 30. let – obrovský rozvoj projektového řízení Dříve: ozbrojené složky, stavebnictví Dnes: ICT, vývoj organizací, vývoj produktů, marketingové změny, politické, právní, vzdělávací, sociální projekty atd. Projekty investiční a neinvestiční ČSN ISO 10006 - Základní zásady a postupy pro přípravu a realizaci projektů IKI 2010

Jak projektové řízení vnímá veřejnost "Znalost teorie projektového řízení má jen omezený vliv na ochotu jednotlivce přijmout pověření k řízení projektu a jeho sebedůvěru. Výraznějšími faktory se zdají být míra předchozích zkušeností a znalost problematiky konkrétního předmětu projektu." [VLACH, M., 2008] IKI 2010

Projekt Cokoliv, co vyžaduje několik na sebe navazujících kroků Projekt je organizované úsilí k dosažení určitého cíle („Projekt je řízený proces, který má svůj začátek i konec a přesná pravidla řízení a usměrňování, jinak se jedná o sled úkolů, jejichž výsledek se nemusí v závěru snažení setkat s očekáváním, stejně jako původní předpoklad objemu vstupů nemusí odpovídat získanému výstupu.“) [ Svozilová, s. 21] IKI 2010

Každý den řídíme nějaký „projekt“ Mezi nejčastější projekty jednotlivců patří: Řešení bydlení (rekonstrukce, novostavba) Prodej nemovitosti Svatba Diplomová práce Pořádaní akcí Začátek podnikání [VLACH, M., 2008] IKI 2010

Jak zvýšit šance na úspěch Kvalifikovaný, zkušený a schopný projektový manager Kvalifikovaný, vyvážený, motivovaný, efektivní a harmonický pracovní tým Dobrý projektový plán Podpora managementu IKI 2010

Plán projektu mám ještě dříve, než je vyhlášena „výzva“ ESF - Akce „Dobrý plán, který máte dnes, je lepší než skvělý plán, který budete mít zítra“ George S. Patton Plán projektu mám ještě dříve, než je vyhlášena „výzva“ ESF - Akce http://www.prahafondy.eu/cz/oppa/vyzvy/256_harmonogram-vyzev-oppa.html http://www.ecs-eurofinance.cz/aktualni-vyzvy Grantový kalendář Grants of the European Union IKI 2010

Je potřeba si uvědomit Plánování není popis toho, co se stane, ale toho,co je požadováno, aby se stalo Ten, kdo neplánuje, neví, v čem se zmýlil Pravděpodobnost vzniku náhodných jevů je tím větší, čím hrubší je plánování. IKI 2010

Plán je více než harmonogram Čas, který si vyhradíte pro tvorbu plánu bude pravděpodobně tou největší investicí do projektu, který jste získali (chcete získat) Cíle Vymezení předmětu Hlavní výstupy Nezbytné zdroje Časový rozvrh, milníky dodávek IKI 2010

1. Vyjasnění cílů projektu Je důležité rozlišovat mezi cílem projektu a požadavkem, který je na projekt kladen Cíle popisují požadovaný výsledek projektu jako celek Požadavky specifikují, co je potřeba dodat IKI 2010

2. Stanovení předmětu projektu Jde o stanovení hranic toho, co projekt dodá a toho, co již není jeho součástí. (u projektu v rámci OP je předmět stanoven podporovanými aktivitami) V každém projektu existuje riziko, že předmět projektu nenápadně nabývá na rozměrech Je velmi důležité stanovit, co všechno se v rámci projektu nebude dělat IKI 2010

3. Definice hlavních výstupů Je nutné, aby hlavní výstupy projektu odpovídaly hlavním cílům Projekt, jehož hlavním úkolem je vytvoření hmotných výstupů, je z hlediska řízení mnohem jednodušší. IKI 2010

WBS Pomůcky při tvorbě WBS Šablony - Project template - http://office.microsoft.com/en-us/templates Myšlenkové mapy – např. FreeMind http://freemind.sourceforge.net/wiki/index.php/Download Wikimindmap IKI 2010

4. Nezbytné zdroje Nejdůležitější náklady, o nichž se musí přemýšlet při sestavování rozpočtu: Cena za práci lidí Technické vybavení, které bylo pro projekt pořízeno nebo pronajato Budovy či prostory, které projekt potřebuje Náklady, které nastanou, když se výsledný produkt dostane do rukou zákazníka - zaškolení, marketing Náklady, které vzniknou na straně zákazníka v období, kdy budou výstupy projektu v každodenním provozu IKI 2010

5. Realistický časový rozvrh Tipy pro sestavení realistického časového návrhu Navrhnout rozvrh pro celý projekt, návrh by měl zahrnovat souhrn všech činností až do konce projektu. Jasně nastavit vizi klíčových výstupů projektu. Předání každého produktu by mělo být vyznačeno jako významný milník projektu Navrhnout časový rozvrh tak, aby usnadnil sledování a hlášení o postupu – průběžný reporting (monitoring) http://openproj.org/ http://www.ganttproject.biz/ Ganttův diagram v Excelu http://www.youtube.com/watch?v=CW_wGSFavTc IKI 2010

Zdánlivá maličkost Pozor na státní svátky a další dny pracovního klidu v projektech - Zákon č. 245/2000 sb., Státní svátky v Evropské unii) IKI 2010

Plány jsou důležité, ale: Nikdy plánu nevěnujte více času, než byste potřebovali k nápravě problémů vzniklých v důsledku toho, že byste žádný plán neměli IKI 2010

Shrnutí – trojimperativ Projekty mají trojrozměrný cíl Musíme přesně vědět CO? má být výsledkem naší práce, znát časový plán DO KDY? - po jakou dobu má projekt trvat a finanční rozpočet ZA KOLIK? - peníze jsou na prvním místě. (OTIFOB - On Time, In Full, On Budget) Rosenau, M.D. Řízení projektů. IKI 2010

Řízení rizik I nejlépe řízené projekty běží málokdy podle plánu Riziko je něco špatného co může nastat Problém je něco špatného, co už nastalo IKI 2010

Základní typy rizik Organizační - velikost zásahu do rutinní práce uživatele Plánovací – spojena s prostředím, ve kterém je projekt realizován Technická – náročnost a a jednoznačnost technických a technologických požadavků uživatele Věcného rámce – týkající se překročení rozpočtu a nevyjasněnosti přínosů Externí závislosti – závislost na externích dodavatelích, nedostatkových zdrojích apod. IKI 2010

3 kroky v procesu řízení rizik Identifikace Plánovaní činností Monitorování a kontrola = proces řízení rizik je iterativní IKI 2010

1. Identifikace Co ohrožuje výsledek projektu? Co ohrožuje to, abyste udrželi náklady v dohodnutých mezích Co ohrožuje plánované termíny? Výstup: Kompletní seznam rizik Neplýtvejte časem a netrapte se věcmi, které jsou mimo vaši kontrolu IKI 2010

2. Plánování zásahů Je nutné stanovit co udělat pro to, aby rizika nenastala – preventivní činnosti (pozor, je nutné stanovit i podmíněné činnosti – co když riziko nastane?) IKI 2010

3. Monitoring a kontrola Je potřeba se seznamem rizik neustále pracovat Záznamy o rizicích používejte i tehdy, když potřebujete prověřit celkové zdraví projektu Řízení rizik není něco navíc IKI 2010

Analýza rizik RIPRAN (RIsk PRoject ANalysis), Doc. B. Lacko. RIPRAN™ je ochranná známka, registrovaná autorem v Úřadu průmyslového vlastnictví Praha pod reg. 283536. www.ripran.cz IKI 2010

Zásady úspěšných projektů cíle projektu – ujasněte si, čeho má projekt dosáhnout, a zamyslete se, jestli je projekt realizovatelný nebo zdali neexistují nějaké lepší alternativy podpora zadavatele – je-li vám projekt někým zadán, vyjednejte si hned na začátku od zadavatele jasnou podporu projektu včetně jeho závazků k dodání potřebných zdrojů (peněz, lidí, vlastního času aj.) spolupracovníci – lidé, se kterými spolupracujete, jsou klíčem k výsledku a proto je vybírejte s rozvahou pravomoce a odpovědnost – pokud se vás na projektu podílí více, jasně si rozdělte pravomoce i odpovědnost a určete člověka s celkovou odpovědností za výsledek, který bude koordinovat a kontrolovat práci ostatních IKI 2010

Zásady úspěšných projektů sledování kvality – určete požadavky na kvalitu výsledku a sledujte její vývoj v průběhu celého projektu (pokud jsou kontroly prováděny průběžně zadavatelem, zaznamenávejte jejich výsledky a nechte jej zápisy podepsat) rozdělení na etapy – projekty si rozdělte na snadno měřitelné a dosažitelné úseky plánování – větší a složitější záměry vyžadují hrubé plánování celého projektu a podrobnější plánování jeho aktuálních částí; plánujte ale jen tolik, kolik je nezbytně nutné pro předcházení zbytečným chybám, protože může být lepší provést dobrý plán dnes než dokonalý zítra revize projektu – pravidelně se zastavte a překontrolujte, jak si vedete oproti původnímu plánu a není-li třeba pod vlivem nových okolností projekt pozměnit nebo dokonce úplně zrušit IKI 2010

Zásady úspěšných projektů sledování souvislostí – žádný projekt neexistuje ve vzduchoprázdnu a proto věnujte náležitou pozornost komunikaci se všemi zainteresovanými lidmi, zvažujte možná rizika a zohledňujte návaznost na ostatní projekty osobní nasazení – nic nedovede projekt ke zdárnému cíli lépe, než když vám na výsledku osobně záleží a pustíte se do něj s buldočí povahou a vytrvalostí honícího psa dokumentace – nespoléhejte se pouze na paměť a veďte si přehlednou dokumentaci pro celkově lepší přehled a budoucí návraty k projektu dokončení a předání – úspěšné ukončení projektu zahrnuje mimo jiné náležité předání celé dokumentace a výsledku projektu (např. do užívání či provozu) závěrečná rekapitulace – z každého ukončeného projektu se snažte co nejvíce naučit a nikdy neopakujte tytéž chyby [Vlach. M., 2007] IKI 2010

Zásady úspěšných projektů Zkrátka: Věřte svému projektu  IKI 2010

Dobře založeny projekt odpovídá na otázky: CO? KDO? JAK? KDY? KOLIK? TROJIMPERATIV IKI 2010

PROČ? Poslání CO? Cíle a výstupy KDO? Nositel JAK? Akce KDY? Se realizuje Poslání CO? Se musí udělat Cíle a výstupy KDO? Realizuje Nositel JAK? Se dosáhne cílů, výstupů Akce KDY? Se p.ú.realizují Milníky, termíny KOLIK? Se utratí Rozpočet IKI 2010

Lidské zdroje Celkový úspěch projektu a dosažení vytyčeného cíle je výrazně závislé na spolupráci celého projektového týmu Projektový manažer - člověk, který na svých bedrech nese tíhu odpovědnosti a na němž záleží až v první řadě IKI 2010

Budování projektového týmu Projektový manažer řídí lidi, ne činnosti Je třeba si osvojit základní sadu vlastností podněcujících oblíbenost  Hledat lidi s pozitivním přístupem Přemýšlet o tom, v jakém složení může tým pracovat Nemyslet si, že mít kohokoliv je lepší než nemít nikoho Je potřeba řídit, ale i řešit (rovnováha) Projektový manažer je tak dobrý jako je dobrý jeho tým IKI 2010

Pět důvodů, proč stojí za to stát se projektovým manažerem Je to zajímavá a náročná práce. Vaši pozornost bude vždy zaměstnávat nějaký problém a nikdy se nebudete nudit. Uspokojení z práce je nezměrné. Zejména tehdy, když jste u něčeho od začátku až do konce Různorodost je kořením života. Žádné dva projekty nejsou úplně stejné a vždy se můžete naučit něco nového Jedná se o práci s lidmi. Nikdy nebudete bez práce. Svět se nikdy nedostane do situace, že by došly projekty, které je potřeba řídit Zdroj: Barker, S., Cole, R. Projektový management pro praxi. IKI 2010

Víme, že: Projekt je jedinečný kus práce, který má jasně stanoven začátek a konec a alespoň jednu velkou krizi IKI 2010

A proto: „Musíme se učit z chyb, které udělali ostatní. Není totiž možné, abyste žili tak dlouho, abyste je všechny mohli udělat sami“. Sam Levenson IKI 2010

Dopředu se seznámit s: Příručka pro žadatele Příručka pro hodnotitele http://www.msmt.cz/uploads/soubory/ESF/dokumenty/Prirucka_pro_hodnotitele_IP_a_GP_OP_VK_091030.pdf Formulář Benefit https://benefit7.mssf.cz/uvod.aspx (www.eu-zadost.cz ) IKI 2010

Slovník Společnost pro projektové řízení Výkladový slovník - www.ipma.cz/web/files/IPMA-CzNCB-slovnik-pojmu-v3.1.doc IKI 2010

Použité zdroje BARKER, S., COLE, R. Projektový management v praxi. 1. vyd. Praha: Grada, 2009. 160 s. ISBN 978-80-247-2838-4. Národní standard kompetencí projektového řízení [online] [cit. dne 2010-01-11]. Dostupné z: www.ipma.cz/.../narodni-standard-kompentenci-projektoveho-rizeni.pdf ROSENAU, M. D. Řízení projektů. 3. vyd. Brno: Computer Press, 2007. 344 s. ISBN 978-80-251-1506-0. SVOZILOVÁ, A. Projektový management. 1. vyd. Praha: Grada Publishing, 2006. 356 s. ISBN 80-247-1501-5. VLACH, M. Výsledky průzkumu veřejného mínění… [online ]. 31.5.2008. [cit. dne 2010-01-11]. Dostupné z: http://www.mira-vlach.cz/vysledky-pruzkumu-zamereneho-na-projekty-jednotlivcu. VLACH, M. Projektové řízení [online ]. 17.1.2007 [cit. dne 2010-01-11 ]. Dostupné z: http://navolnenoze.cz/blog/projektove-rizeni/ IKI 2010

Děkuji za pozornost. mmedkova@email.cz IKI 2010