PORADA

Co je to porada Porada je jakákoliv schůzka (schůze) svolaná s určitým cílem, který závisí na typu porady. Cílem porady může být např.: identifikace problémů, přijetí rozhodnutí, řešení problémů, předání informací apod. PORADY SE MAJÍ POŘÁDAT JEN TEHDY, JE-LI TO BEZPODMÍNEČNĚ NUTNÉ. PORADA, KTERÁ NESPLNILA SVŮJ CÍL, JE ZTRÁTOU ČASU.

K čemu jsou porady Jedná se o důležitý komunikační prostředek každé organizace. Zlepšují informovanost. Skupinová diskuse je účinným nástrojem přesvědčování, analyzování a kreativity . Lidé raději podporují rozhodnutí, na kterých se sami podíleli. Mohou učinit lidi odpovědnějšími za přijatá rozhodnutí. Možnost k ovlivnění přijímaných rozhodnutí. Možnost k předkládání vlastních návrhů. Možnost k obhájení návrhů, přijímaných rozhodnutí. Umožňují pohled z více úhlů, nové přístupy k problémům a jejich řešení.

Trochu čísel Člověk za svou pracovní kariéru stráví na poradách průměrně 6 000 hodin. Střední manažer stráví na poradách až 35 %, top manažer často více než 50% pracovního času. Cca 5–7% rozpočtu na lidské zdroje utrácí firmy za to, že se jejich zaměstnanci účastní porad (do toho není započtena příprava a čas po poradě). Na 75 % manažerů velkých a středních firem je nespokojeno s nízkou efektivitou porad ve svých podnicích.

Typy porad Formální – řídí se předem danými písemnými pravidly a postupy, např. pravidelné porady managementu, jednání zastupitelstva atd. Neformální – jejich pravidla a postupy bývají velmi málo formalizovány. Účelové – jsou svolávány z nějakého důvodu, např. v reakci na řešení krizové situace, v reakci na ohlasy v médiích atd. Řešitelské – cílem je vyřešení problému nebo návrhy nových řešení, nové nápady. Informační – cílem je informovat ostatní, např. ranní porady jednotlivých útvarů.

Formální porady Řídí se předem danými písemnými pravidly a postupy. Jsou svolávány prostřednictvím oficiálních pozvánek, obsahují obvykle program. Náležitosti – zápis z porady, datum a místo konání porady, prezence, omluvené absence, kontroly plnění úkolů, uložené úkoly, termíny plnění úkolů, zodpovědné osoby za plnění úkolů, datum a místo příští porady, minimální počet účastníků (usnášeníschopnost) atd. Námitky a připomínky vyřizovat prostřednictvím předsedajícího.

Příprava porady Nejprve si musíme poradu připravit. Stanovíme si cíl porady a vše ostatní mu podřídíme… Poradu naplánujeme a program porady sestavíme z odpovědí na otázky: Co? (body jednání, přiměřený počet témat, logická návaznost, priority, podklady) Proč? (co očekáváme, výsledek, rozhodnutí) Kdo? (předsedající, účastníci) Kdy? (den, hodina) Kde? (místo odpovídající počtu zúčastněných) Jak? (způsob projednání, potřebné vybavení) Kolik? (jak dlouho – čas na téma i poradu, náklady) Program má být připraven a znám účastníkům porady před jejím konáním (nejlépe 2 až 3 dny).

Klasifikace priorit dle Eisenhowerova principu: Body k jednání by měly být seřazeny podle priorit. Kategorie A – vysoce naléhavé a důležité záležitosti – projednávat jako první. Kategorie B – důležité, ale méně naléhavé záležitosti – projednávat následně (nevěnováním pozornosti vniká nebezpečí přesunu do kategorie A). Kategorie C - velice naléhavé, ale méně důležité záležitosti – řešit, ale nevěnovat příliš času, stanovit časový. Záležitosti málo důležité a málo naléhavé - na poradu nezařazovat.

Účastníci porady Předsedající. Účastníci. Předsedající - manažer (vedoucí, předseda), který vede poradu. Efektivní předsedající: dokáže udržet poradu v rychlém tempu, probere všechna témata v daném časovém rámci, rekapituluje projednávané záležitosti, dá prostor všem účastníkům, dokáže zvládnout různé typy účastníků, dovede diskusi k závěru.

Dobrý předsedající dokáže využít schopností rozdílných individualit. Účastníci porady by měli: znát program a cíl porady, přijít včas, být připraveni, být aktivní, vyjadřovat se k tématu, stručně a jasně. Základní typy účastníků pozitivní, učitel, plachý, nezúčastněný, upovídaný, hádavý, pochybovač, nekooperativní. Dobrý předsedající dokáže využít schopností rozdílných individualit.

Zásady efektivní porady Začínat včas. Ujistit se, že všichni znají cíl a program. Určit zapisovatele. Shrnovat a zaznamenávat. Dodržovat strukturu diskuse. Vtáhnout všechny do aktivní účasti. Dodržovat časový harmonogram. Směřovat k přijetí rozhodnutí. Zvládat agresi a konflikty. Končit včas.

Zásady efektivní porady Začínat včas. Buďte nekompromisní a netolerujte nedochvilnost (např. poslední opozdilec platí všem účastníkům kávu nebo dělá zápis z porady atd.). Kvůli opozdilcům nepřerušujte průběh jednání. V případě absence klíčových účastníků, poradu zrušte a přesuňte na jiný termín. O vzniklých potížích spojených s přesunem porady a navrhovaných opatřeních k nápravě informujte zúčastněné.

Zásady efektivní porady Ujistit se, že všichni znají cíl a program. Kdo přijde na poradu nepřipraven má raději poslouchat a nezasahovat. Na počátku porady si stanovte pravidla (např. vždy mluví jen jeden, vypneme mobilní telefony atd.), odsouhlaste je a pak se jich držte.

Zásady efektivní porady Určit zapisovatele. Shrnovat a zaznamenávat. Přehledný zápis na tabuli včetně schémat urychlí proces porady a napomůže snadnějšímu dorozumění. Pokud je něco zapsáno chybně, účastníci mají možnost na to hned upozornit. Srozumitelně přepsaný zápis doručit zúčastněným co nejdříve po poradě (nejlépe na jedné straně, s uvedením vytýčených úkolů, termíny jejich splnění a zodpovědnými osobami, kontrolou).

Zásady efektivní porady Dodržovat strukturu diskuse. Neodbíhat od tématu. Nezabývat se zbytečnými detaily. Zdržet se „společenských hovorů“. Každé téma uzavřít krátkým shrnutím.

Zásady efektivní porady Vtáhnout všechny do aktivní účasti. Vytvořit tvůrčí atmosféru. Poznat typy účastníků. Využít jejich potenciál.

Zásady efektivní porady Dodržovat časový harmonogram. Pověřit jednoho z účastníků, aby hlídal čas (dodržení času přestávek, délky projevu jednotlivých účastníků). Domluvit si signál k upozornění na blížící se konec času na dané téma.

Zásady efektivní porady Zvládat agresi a konflikty. Při vzniku konfliktu nepřecházet k dalšímu bodu programu (neutíkat od konfliktu, objeví se znovu). Získat nad ním kontrolu. Soustředit se na fakta. Probrat všechna pro a proti. Neignorovat pocity účastníků. Uplatňovat trpělivost, uvážlivost, zdvořilost, rozhodnost.

Zásady efektivní porady Vždy směřovat k přijetí rozhodnutí. Rozhodnutí by mělo obsahovat: co a jak má být řešeno (uděláno), osobu zodpovědnou za daný úkol, termín plnění, kontrolu. Úkol bez stanoveného termínu splnění a zodpovědné osoby je stanoven zbytečně. S největší pravděpodobností nebude splněn.

Zásady efektivní porady Končit včas. Pověřit jednoho z účastníků, aby hlídal čas (viz bod Dodržovat časový harmonogram). Pozor, po cca 45 minutách klesá pozornost posluchačů. V závěru vyzvat účastníky ke kritice průběhu porady. Končit optimisticky, pozitivně.

Dobrý manažer by si měl každou poradu vyhodnotit. Bylo dosaženo plánovaného cíle? Byl dodržen program a časový rámec porady? K jakým chybám při poradě došlo a proč? Co příště udělat jinak a lépe?

Zvláštní typy porad Brainstorming (bouře mozků), Brainwriting, Vymykají se běžným zvyklostem. Jedná se o techniky tvůrčího řešení problémů. Neplatí pro ně dříve uvedené zásady. Patří mezi ně: Brainstorming (bouře mozků), Brainwriting, Thing thank (zásobárna nápadů).

Pár kontrolních otázek na konec Pokuste se vybrat správnou odpověď. (Po chvíli se správná odpověď zvýrazní červeně.) Jestliže se porada řídí předem danými písemnými pravidly a postupy, jedná se o: a) poradu formální, b) poradu neformální, c) zvláštní typ porady, např. brainstorming, d) ani jedna z uvedených odpovědí není správná.

Jestliže účastník porady rád a dlouze diskutuje k daným tématům a zpravidla mu nestačí vyhrazený časový prostor k vyjádření, jedná se o typ účastníka: pozitivní, učitel, plachý, nezúčastněný, upovídaný, hádavý, pochybovač, nekooperativní.

Jestliže účastník porady u projednávaných bodů spolupracuje, ale často vznáší dotazy a připomínky, které mají za cíl upozornit i na problémové stránky řešené problematiky, jedná se o typ účastníka: pozitivní, učitel, plachý, nezúčastněný, upovídaný, hádavý, pochybovač, nekooperativní.

Použité zdroje ŠULEŘ, O. Manažerské techniky. 1.vyd. Olomouc: Rubico 1995, 225 s. ISBN 80-85839-06-7 PALMER, S., WEAVER, M. Úloha informací v manažerském rozhodování. 1. vyd. Praha: Grada, 2000. 168 s. ISBN 80-7169-940-3 HAMPLOVÁ, A. Neděste se porad, lépe je organizujte. [online] © září 1998, [cit. 30. 7. 2007]. URL: <http://expand-media.cz/kancelar/ obsah/praxe/praxe-porada.htm> ZVONEK, R. PORADA = ZTRÁTA ČASU? / EFEKTIVNÍ VEDENÍ PORADY. [online] © 25. 10. 2004, [cit. 30. 7. 2007]. URL: <http://http://www.orlita.cz/detail.php?clanek=61 >

KONEC