Metody kvality na Městském úřadě ve Vsetíně 10. Národní konference kvality ve veřejné správě Hradec Králové 18. - 19. 2. 2014

Cíl prezentace: Představení uplatňovaných metod kvality ve Vsetíně v posledním desetiletí, MA 21 jako pojítko metod řízení a cesta ke kvalitě. 2) Ekonomický a finanční vývoj hospodaření posledních let vyvolává nutnost zvýšení povědomí o efektivním využití finančních zdrojů v rozpočtu města, představení manažerského nástroje pro sledování vývoje a plnění rozpočtu. 3) Seznámení účastníků konference s procesy optimalizace v oblasti lidských zdrojů ve Vsetíně, představení nástroje ročního hodnocení pracovníků úřadu a vedoucích pracovníků Městského úřadu ve Vsetíně.

Struktura příspěvku: Úvod – představení města Vsetína Tucet let s metodami kvality – rekapitulace MA 21 jako pojítko metod a cesta ke kvalitě Ekonomicko-personální nástroje kvality. Nástroj manažerského sledování vývoje plnění rozpočtu Analýza pracovních postupů na odborech města Nastavení systému hodnocení pracovníků Hodnocení vedoucích pracovníků, obhajoby pozic. Závěr

1. Základní údaje o Vsetíně Město Vsetín leží ve Zlínském kraji. Dle správního určení se jedná o obec III. stupně jejíž správní obvod čítá cca 67.928 obyvatel a výměra činí 66.236 ha. Počet obyvatel = 26.951 Počet domácností = 11.620 Počet domů = 2.368 Rozloha = 6.900 ha Nadmořská výška = 345 m n. m. Vsetín

2. Tucet let s metodami kvality – rekapitulace

3. MA 21 jako pojítko metod a cesta ke kvalitě Expanzivní model řízení – platil do roku 2011 Velká administrativně personální náročnost pro kontinuální udržitelnost všech metod kvality v korelaci na přidanou vypovídací a užitnou hodnotu informací z procesů vycházejících.

Optimalizovaný model řízení kvality od roku 2012 3. MA 21 jako pojítko metod a cesta ke kvalitě Optimalizovaný model řízení kvality od roku 2012 Ponechány metody expertně srovnávací na základě typizovaných či individuálních indikátorových sad. Základnu těmto metodám tvoří manažerský ekonomický nástroj Business Inteligent.

MA 21 – Nástroj řízení města k udržitelnému rozvoji „PROCESNÍ ŘÍZENÍ KE KVALITĚ VE VEŘEJNÉ SPRÁVĚ A METODY KVALITY VE VEŘEJNÉ SPRÁVĚ VE ZDRAVÉM MĚSTĚ“ Místní partnerství Zapojování veřejnosti - komunitní práce Projektový zásobník Expertní plánování – strategické řízení Akce pro udržitelný rozvoj

4. Ekonomicko-personální nástroje kvality Zřízení pozice Manažer kvality a lidských zdrojů pro oblasti ekonomiky a lidských zdrojů. Zavedení a využití manažersko-ekonomického systému Business Inteligence vedením města. Zavedení systému hodnocení zaměstnanců a řízení pracovního výkonu formou nastavení ročních cílů na MÚ Vsetín v roce 2013. Zavedení systému hodnocení vedoucích zaměstnanců úřadu Obhajoba pracovní pozice pro vedoucí pracovníky.

5. Nástroj manažerského sledování vývoje plnění rozpočtu

BI – Přehled o účtech

BI – Denní přehled plnění rozpočtu

BI – Manažerský pohled

BI – Rozvaha

6. Analýza pracovních postupů na odborech města V kontextu zaváděných úsporných opatření bylo v roce 2012 rozhodnuto provést zmapování pracovních činností a postupů u pracovníků úřadu. V praxi byl využit systém plánování práce samotnými pracovníky vždy na další týden společně s příslušným vedoucím v písemné formě. V dalším týdnu proběhlo vyhodnocení činností uplynulého týdne formou pohovoru a naplánování dalšího pracovního týdne. Cílem procesu bylo zapojení pracovníků do plnění úkolů pracovního týdne, účast pracovníků na organizaci práce a vedení diskuse nad problematikou splnění úkolů. Dát pracovníkům možnost samokontroly své práce a prostor k obhajobě své práce. Podpořila se role vedoucích na všech úrovních a byl vytvořen prostor ke komunikaci na pracovištích.

6. Analýza pracovních postupů na odborech města Ve druhém kole kontroly pracovních postupů v roce 2012, byl zadán požadavek provést monitoring využití času na jednotlivých pracovištích. Monitoring byl prováděn tak, aby kontrolované období souhlasilo s obdobím týdenního plánování práce pracovníků. Následně byly výsledky šetření počítačového času konfrontovány s jejich vlastními plány práce v konkrétním období. U každého pracovníka byl zpracován koláčový graf celkového využití počítačového času a dále byl podrobně zkoumán internetový čas z pohledu procentního využití aplikací na webu nutných k výkonu práce. Vyhodnocení bylo prováděno tajemníkem úřadu s příslušným vedoucím odboru a MKLZ. Každý vedoucí získal podrobné informace o svém odboru. Při pohovoru byl zdůrazněn preventivní charakter monitoringu.

6. Analýza pracovních postupů na odborech města Analýza počítačového času celkem, z toho Internet 15 %

6. Analýza pracovních postupů na odborech města Analýza počítačového času, Internet detailní pohled

6. Analýza pracovních postupů na odborech města Byl zpracován detailní přehled výsledků monitoringu počítačového času pracovníků ve struktuře:

7. Nastavení systému hodnocení pracovníků Výstupy analýz pracovních postupů potvrdily nutnost vytvoření systému hodnocení pracovníků. Vytvoření Manuálu hodnocení zaměstnanců a řízení pracovního výkonu V prvním čtvrtletí roku 2013 byla zaveden modul hodnocení pracovníků formou nastavení ročních cílů s následným vyhodnocením. Nastavení systému hodnocení pracovníků provádějí vedoucí odborů a přímí nadřízení formou pohovorů s pracovníky. Cílem pohovorů bylo získat informace od pracovníků na uplatnění nejen ve stávající pozici, ale také případná možnost využití odbornosti na jiných pozicích. Cílem procesu je také získání informací k sestavení kariérového plánu zaměstnanců. Vznik personální databáze.

7. Nastavení systému hodnocení pracovníků Výstupy z pohovorů jsou uloženy v databázi s možností třídění, výběrů apd.

7. Nastavení systému hodnocení pracovníků V databázi je možno vyhledávat a třídit informace dle kritérií Je zde možno pomocí tlačítka zobraz záznam vstupovat přímo do formulářů hodnocení jednotlivých pracovníků Informace z pohovorů jsou vedení města dostupné on line

7. Nastavení systému hodnocení pracovníků Ukázka informací z pohovorů

8. Hodnocení vedoucích pracovníků, obhajoby pozic Hlavním cílem řízení lidských zdrojů je zajistit, aby organizace byla schopna prostřednictvím svých zaměstnanců (vedoucích pracovníků i výkonných pracovníků) úspěšně plnit své cíle a úkoly. Všichni vedoucí pracovníci města, včetně ředitele Městské policie, absolvovali v průběhu roku 2013 pohovory s vedením města ve formě obhajob pozice vedoucích pracovníků, tzv. re-konkurzů Všem obhajobám byla přítomna starostka úřadu, tajemník úřadu a příslušný místostarosta, odpovědný za agendu příslušného odboru Po ukončení pohovoru byl vyhotoven písemný záznam z hodnocení, který je podepsán příslušným vedoucím pracovníkem a tajemníkem úřadu. Záznam obsahuje zásadní cíle a úkoly kladné z pohledu vedení města na příslušný odbor i vedoucího pracovníka v konkrétním roce.

8. Hodnocení vedoucích pracovníků, obhajoby pozic K obhajobám pozic vedoucích byla vypracována jednotná metodika, obsahuje osnovu témat obhajoby

8. Hodnocení vedoucích pracovníků, obhajoby pozic V rámci obhajob pozic vedlo vedení města s jednotlivými vedoucími diskusi nad: Silnými a slabými stránkami jimi řízených pracovišť. Nad dosaženými úspěchy z pohledu posledních dvou let. Vizemi a cíli jednotlivých odborů na období příštích 2 let. Rolemi stěžejních pracovníků na jednotlivých odborech. Nad zastupitelností a perspektivními pracovníky jednotlivých odborů. Možnostmi lepší spolupráce mezi odbory úřadu a zřízenými organizacemi města. Možnostmi rozvoje a využití schopností a kvalifikace pracovníků odborů města Rozvojem týmové práce. Zlepšením partnerství mezi vedením a pracovníky odborů. Zvyšováním motivace zaměstnanců a zlepšení sounáležitosti pracovníků k zaměstnavateli.

8. Hodnocení vedoucích pracovníků, obhajoby pozic Hlavní výstupy procesu je možno chápat v rovinách: Oboustranné diskuse nad plněním cílů a vizemi z pohledu vedoucího odboru. Zpětné vazby pro vedení města o atmosféře v jednotlivých odborech, o rezervách i personální situaci na jednotlivých pracovištích. Pohovory byly podkladem pro rozhodování vedení města při optimalizaci procesů, při využití kapacit jednotlivých odborů a řešení kompetencí mezi odbory. Obhajoby práce jednotlivých odborů příslušnými vedoucími. Zastupitelnost a personálně perspektivní pracovníci na pracovištích z pohledu příštích let.

9. Závěr Možnost manažerského sledování plnění rozpočtu vedením města, nové metody komunikace s pracovníky a provedené optimalizační kroky na úřadě v posledních letech, přinesly úspěchy v oblasti úspor financí. Byly vytvořeny dostupné informační zdroje a databáze pro vedení města Jen pro informaci – Město Vsetín bylo za rok 2012 časopisem Ekonom vyhlášeno nejlépe ekonomicky hospodařící obcí Zlínského kraje. Rovněž v přehledu Ministerstva financí za rok 2012 patří Vsetínu třetí místo  z pohledu nejméně zadlužených obci v ČR.

Děkuji za pozornost Ing. Radomír Zimek – tajemník úřadu radomir.zimek@mestovsetin.cz Ing. Pavel Pelc-manažer kvality a lidských zdrojů pavel.pelc@mestovsetin.cz